Für eine korrekte Berechnung der Gehälter spielt die Stundenabrechnung in Unternehmen eine zentrale Rolle. Sie stellt sicher, dass jede geleistete Arbeitsstunde rechtskonform entlohnt wird. Für die Stundenabrechnung ist eine Vorlage hilfreich, in der sich die wesentlichen Daten direkt eintragen lassen. Viele Arbeitgebende setzen in der heutigen Zeit auf Online-Tools. Der folgende Beitrag zeigt auf, was Sie bei der Abrechnung von Arbeitsstunden beachten müssen.
Kurz erklärt
- Die digitale Erfassung der Arbeitszeit erleichtert die Stundenabrechnung, bietet mehr Datensicherheit und ermöglicht es, die geleistete Arbeit sekundengenau nachzuhalten.
- Für die Gehaltsabrechnung fungiert die Erfassung der Arbeitszeit als Grundlage. Sie liefert außerdem Daten für die Unternehmensplanung und für Analysen.
Gesetzliche Grundlage
Die Stundenabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben. Laut Bundesarbeitsgericht, dass sich auf das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) beruft, sind Arbeitgebende verpflichtet, eine Zeiterfassung im Betrieb umzusetzen. Ein Gesetzesentwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung liegt bereits vor – es ist also nur noch eine Frage der Zeit, bis Unternehmen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden digital erfassen müssen.
- Definition: Was bedeutet Stundenabrechnung?
- Wie werden Arbeitsstunden abgerechnet?
- Wie werden Feiertage in der Stundenabrechnung behandelt?
- Ziele und Vorteile der Stundenerfassungn
Definition: Was bedeutet Stundenabrechnung?
Der Begriff der Stundenabrechnung umschreibt die Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden von Beschäftigten. Für die Erfassung der Arbeitsstunden gibt es verschiedene Methoden. Manche Unternehmen nutzen immer noch den klassischen Stundenzettel als Vorlage in PDF-Format. Eine besonders effiziente Lösung für die Stundenabrechnung bilden digitale Zeiterfassungssysteme. Sie bieten eine hohe Datensicherheit und lassen sich direkt in die monatliche Lohnabrechnung übertragen.
Tipp: Die HR-Software Factorial ermöglicht eine rechtskonforme und unkomplizierte Zeiterfassung für Ihre Mitarbeitenden, entweder auf dem Desktop oder in der mobilen App. Auf diese Weise ermöglichen Sie eine effiziente Verwaltung der Arbeitszeit und Anwesenheiten Ihrer Beschäftigten und sind bereits jetzt schon rechtlich abgesichert.
Wie werden Arbeitsstunden abgerechnet?
Die Zeiterfassung ist für Unternehmen nicht optional. Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 ist jeder Arbeitgebende verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Überstunden, sondern auf jede geleistete Arbeitsstunde. Grundlage hierfür bildet das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), das Arbeitgebende verpflichtet, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“.
Für die Stundenabrechnung können Sie verschiedene Methoden einsetzen. In der heutigen Zeit nutzen die meisten Arbeitgeber digitale Systeme. Hierbei loggen sich Beschäftigte zum Arbeitsbeginn ein und am Ende des Arbeitstages wieder aus. Auf diese Weise ist es möglich, die Arbeitszeit sekundengenau zu erfassen. Dies verschafft beiden Seiten einen präzisen Einblick in die kompletten Arbeitsstunden. Die erfassten Stunden werden schließlich in der Lohnabrechnung berücksichtigt. Dabei werden reguläre Stunden, Überstunden, Feiertags– und Zuschlagsstunden getrennt ausgewiesen.
Gerade in Zeiten von Remote Work, Homeoffice und projektbasierter Arbeit kommt der digitalen Stundenabrechnung eine wachsende Bedeutung zu. Denn sie ermöglicht es, von jedem PC oder mobilen Endgerät aus auf das Zeiterfassungssystem zuzugreifen und sich ein- und auszuloggen. Bei der Projektarbeit ist es überdies möglich, geleistete Stunden den verschiedenen Projekten exakt zuzuordnen.
Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitenden natürlich auch eine Stundenzettel-Vorlage bereitstellen, die Sie hier herunterladen können.
Wie werden Feiertage in der Stundenabrechnung behandelt?
Feiertage werden in der Stundenabrechnung wie reguläre Arbeitstage behandelt, sofern der Arbeitnehmende an diesem Tag normalerweise gearbeitet hätte. Die genaue Handhabung kann je nach Arbeitszeitmodell und Branche leicht variieren. Fällt der Feiertag auf einen normalen Werktag und arbeitet die beschäftigte Person dann nicht, erfolgt auch keine Abrechnung der Arbeitszeit.
Grundlage für die Bezahlung bildet das Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 2 EFZG), wonach Arbeitnehmende an gesetzlichen Feiertagen das Gehalt bzw. die Stundenvergütung erhalten, die sie erhalten hätten, wenn sie regulär gearbeitet hätten. Es darf keine Minderung des Arbeitsentgelts entstehen. Mitunter gelten auch spezielle Regelungen wie höhere Stundenlöhne oder zusätzliche Vergütungen als Ausgleich für die Arbeit am Feiertag.
Ziele und Vorteile der Stundenerfassung
Die Stundenabrechnung dient normalerweise zwei zentralen Zielen. Einerseits stellt sie die Grundlage für die monatliche Gehaltsabrechnung der Beschäftigten dar. Andererseits liefert sie wichtige und nützliche Informationen und Daten, die für die betriebswirtschaftliche Analyse und Unternehmensplanung verwendet werden können. Darüber hinaus bietet die genaue Abrechnung der erbrachten Arbeitsstunden weitere Vorteile, sowohl für Arbeitgebende als auch für die Mitarbeitenden:
- Transparenz: Das genaue Nachhalten von Arbeitsstunden verschafft Unternehmen und Beschäftigten eine klare Übersicht der geleisteten Arbeit. Dies verbessert das Verständnis für die Arbeitsabläufe und dafür anfallende Kosten.
- Verbesserung der Effizienz: Eine exakte Stundenabrechnung erleichtert die Planung und Steuerung von Projekten. So können Sie die geplante Arbeitszeit genauer einschätzen, was die Abläufe effizienter gestaltet.
- Kosten sparen: Die Zeiterfassung hilft dabei, Überstunden zu vermeiden und stellt sicher, dass Sie Ihre Mitarbeitenden für die tatsächlich geleistete Arbeit entlohnen.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die Gewissheit, für den realen Arbeitsaufwand bezahlt zu werden, verschafft den Arbeitnehmenden das Gefühl, fair und gerecht behandelt zu werden. Dadurch sind sie zufriedener.
- Genauigkeit: Durch die exakte Zeiterfassung ist es möglich, genauere Rechnungen an Kunden auszustellen. Die Stundenabrechnung senkt das Fehlerrisiko und mögliche Unstimmigkeiten.
- Compliance: Indem geleistete Stunden korrekt abgerechnet werden, ist gewährleistet, dass rechtliche Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze oder Überstundenregelungen erfüllt werden.
