Unbezahlter Urlaub wird in Deutschland eher selten genommen. Dabei gibt es genug Gründe für die zusätzlichen freien Tage: Weiterbildung, Zeit mit der Familie, einen längeren Jahresurlaub, Sonderurlaub oder ein Sabbatical. Die Freistellung ermöglicht es Arbeitnehmenden zusätzlich zu ihren vertraglich vereinbarten Urlaubstagen freizunehmen. Also, wenn Sie Ihren Urlaubsanspruch berechnen, gibt es auch darüber hinaus noch Möglichkeiten, außerordentlichen Urlaub zu nehmen.
Aber kann jeder einfach so unbezahlten Urlaub nehmen? Müssen Vorgesetzte zustimmen? Kann der Antrag abgelehnt werden? Wie sind die Regelungen für Arbeitnehmende?
Wir erklären, was bei der Beantragung zu beachten ist, welche Regelungen es bei der Urlaubsverwaltung gibt, ob Versicherungen normal weiterlaufen und alles, was Sie sonst noch wissen müssen.
Das Wichtgste in Kürze:
- Unbezahlter Urlaub ist eine Freistellung vom Arbeitsverhältnis ohne Lohnfortzahlung, auf die kein gesetzlicher Anspruch besteht.
- Die Sozialversicherung läuft nur einen Monat kostenfrei weiter, danach müssen sich Arbeitnehmende selbst versichern.
- Vorgesetzte entscheiden über den Antrag; er kann aus betrieblichen Gründen abgelehnt werden.
Unbezahlter Urlaub: Sabbatical, Sonderurlaub & Weiterbildung
Was bedeutet unbezahlter Urlaub für Arbeitnehmende und Arbeitgebende?
Bezahlte Urlaubstage sind bereits aufgebraucht, doch Beschäftigte möchten noch einmal in den Urlaub fahren, einen Sprachkurs belegen oder Zeit mit der Familie verbringen, zum Beispiel in Form eines Sabbaticals. Zusätzliche Urlaubstage machen dies möglich, jedoch sind diese Tage oder Monate unbezahlt in den meisten Fällen.
Wie funktioniert unbezahlter Urlaub?
Unbezahlter Urlaub muss vom Arbeitnehmenden bei den Vorgesetzten beantragt werden. Je nach Vereinbarung müssen oder können die Vorgesetzten dem Antrag zustimmen. Es gibt jedoch einige Regelungen, die dabei beachtet werden müssen. Eine Vergütung steht dem Arbeitnehmenden während seines unbezahlten Urlaubs jedoch nicht zu.
Was genau ist Sonderurlaub?
Arbeitnehmende können neben dem regulären Erholungsurlaub unter bestimmten persönlichen Umständen Sonderurlaub beanspruchen, zum Beispiel bei eigener Hochzeit, Geburt eines Kindes, Todesfall in der Familie oder einem Umzug. Sonderurlaub kann bezahlt oder unbezahlt sein, je nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betrieblicher Vereinbarung.
Sonderurlaub ist nicht dasselbe wie unbezahlter Urlaub. Unbezahlter Urlaub ist eine freiwillige Freistellung ohne Lohnfortzahlung, etwa für Sabbaticals, Weiterbildung oder private Auszeiten, auf die kein gesetzlicher Anspruch besteht. Sonderurlaub hingegen ist oft vertraglich oder gesetzlich geregelt.
Bildungsurlaub als bezahlte Alternative
Ein zentraler Unterschied zum unbezahlten Urlaub ist der Bildungsurlaub (oder Bildungsfreistellung).
Als Arbeitgebende müssen Sie wissen: Wenn Beschäftigte eine Weiterbildung als Begründung für eine Freistellung anführen, besteht in 14 von 16 Bundesländern (Ausnahmen: Bayern und Sachsen) ein gesetzlicher Anspruch auf diese Freistellung.
Dieser Anspruch ist in länderspezifischen Gesetzen verankert und verpflichtet Sie in der Regel zur Fortzahlung des vollen Entgelts für meist fünf Tage pro Kalenderjahr.
Für eine Übersicht der spezifischen Gesetze der 14 Bundesländer, in denen Anspruch besteht, konsultieren Sie bitte die zentrale Informationsseite: Gesetze zum Bildungsurlaub nach Bundesländern.
Workation und digitales Nomadentum als Alternative
Eine attraktive Alternative zum unbezahlten Urlaub ist die Workation – also das Arbeiten vom Urlaubsort aus, oft kombiniert mit Homeoffice im Ausland. Seit dem 1. Juli 2023 gilt zudem eine neue EU‑Rahmenvereinbarung auf Basis von Art. 16 der Verordnung (EG) 883/2004, die es ermöglicht, dass Mitarbeitende bis zu 49,99 % ihrer Arbeitszeit aus dem EU-Ausland arbeiten und dennoch in der Sozialversicherung ihres Arbeitgeberstaates versichert bleiben.
Für Arbeitgebende ist dafür eine A1-Bescheinigung erforderlich, die die fortlaufende Sozialversicherung im Heimatstaat bestätigt. Zuständig ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).
Steuerlich ist zusätzlich die 183-Tage-Regel zu beachten: Wer länger als 183 Tage im Ausland arbeitet, kann dort steuerpflichtig werden.
Haben Mitarbeitende Anspruch auf unbezahlten Urlaub?
Viele Arbeitgebende fragen sich zu Recht, ob ihre Beschäftigten gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben. Denn im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist dies nicht geregelt. Eine gesetzliche Regelung gibt es nur bezüglich der Dauer des bezahlten Urlaubs. Ob unbezahlter Urlaub gewährt wird, liegt daher im Ermessen des Unternehmens.
Am besten ist es, wenn bereits im Arbeitsvertrag eine Regelung enthalten ist, die unbezahlten Urlaub ermöglicht, beispielsweise in Form eines Sabbaticals. Enthält der Vertrag keine entsprechende Klausel, besteht zunächst kein gesetzlicher Anspruch. Mitarbeitende können ihren Wunsch dennoch direkt mit der Führungskraft besprechen. Die Vorgesetzten sollten dem Anliegen offen gegenüberstehen, die Gründe anhören und gemeinsam nach einer Lösung suchen.
Damit Arbeitgebende auch Rücksicht darauf nehmen können, wann andere Teammitglieder abwesend sind und die Entscheidung darauf basierend treffen können, ist es ratsam, Abwesenheiten in einer HR-Software zu vermerken. Tipp: Eine digitale Zeiterfassung für Mitarbeitende wird bald gesetzliche Pflicht. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie die Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihrer Beschäftigten jetzt schon elektronisch verwalten. Factorial ist dafür eine gute Lösung.
Anspruch auf Freistellungen – kein unbezahlter Urlaub
Es gibt für Mitarbeitende Anspruch auf bestimmte Freistellungen, wenn besondere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Freistellungen sind nicht dasselbe wie unbezahlter Urlaub, der freiwillig und ohne Gehaltszahlung genommen wird.
Gesetzlich geregelte Freistellungen bestehen beispielsweise in folgenden Fällen:
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Krankes Kind (unter 12 Jahre) oder schwerkrankes Kind
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Anspruch auf Kinderkrankengeld nach Fünftes Buch Sozialgesetzbuch (§ 45 SGB V)
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Bezahlung erfolgt über die Krankenkasse, nicht über die Arbeitgebenden.
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Pflege eines nahen Angehörigen
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Mitarbeitende haben nach dem Pflegezeitgesetz (§ 3 PflegeZG) Anspruch auf Freistellung, wenn sie pflegebedürftige nahe Angehörige zu Hause betreuen. Die Freistellung kann vollständig oder teilweise erfolgen, in der Regel unbezahlt, es sei denn, es gibt eine vertragliche Vereinbarung. Arbeitgebende müssen den Antrag genehmigen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
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Unverschuldete Notlage
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Kurzfristige Freistellung z. B. bei Hausbrand oder Überschwemmung nach § 616 BGB
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Kann bezahlt oder unbezahlt sein, kein regulärer unbezahlter Urlaub.
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Schwangerschaft / Vorsorgeuntersuchungen
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Anspruch auf Freistellung nach dem Mutterschutzgesetz (§ 7 MuSchG)
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Bezahlte Freistellung, gesetzlich vorgeschrieben.
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Diese Freistellungen sind gesetzlich geregelt und müssen von Vorgesetzten gewährt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Sie sind nicht mit unbezahltem Urlaub zu verwechseln, der auf freiwilliger Basis und ohne Lohnfortzahlung genommen wird.
Wann dürfen Vorgesetzte den Antrag ablehnen?
In manchen Fällen sprechen betriebliche Gründe gegen einen unbezahlten Urlaub. Zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeitermangel vorliegt. Auch bei einer absehbaren hohen Auftragslage, bei der der Beschäftigte entscheidende Aufgaben übernehmen und Verantwortung tragen, ist ein Grund gegen unbezahlten Urlaub.
Können Arbeitgebende unbezahlten Urlaub anordnen?
Arbeitgebende können keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Liegen „dringende betriebliche Erfordernisse“ vor, können Betriebsferien oder Zwangsurlaub angeordnet werden. Allerdings erhalten die Mitarbeitende in dieser Zeit weiterhin ihr volles Gehalt. Das heißt, wenn Unternehmen Betriebsferien anordnen, müssen diese nicht unvergütet genommen werden.
Wie wird unbezahlter Urlaub berechnet?
Unbezahlter Urlaub wird in Deutschland anteilig vom Gehalt abgezogen, da für diese Zeit keine Vergütung gezahlt wird. Arbeitgebende können die Berechnung entweder auf Basis der Kalendertage oder der Arbeitstage durchführen, je nach Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung. Die exakte Berechnung ist wichtig, um Gehaltsabrechnungen korrekt zu erstellen und Sozialversicherungsbeiträge richtig zu melden.
Beispiele für die Berechnung
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Ausgangslage: Monatsgehalt 3.000 € brutto, Monat mit 30 Tagen
- Ganzer Monat unbezahlter Urlaub
3.000 € ÷ 30 Tage = 100 € pro Tag
100 € × 0 bezahlte Tage = 0 €
→ Kein Gehalt für diesen Monat
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- Halber Monat unbezahlter Urlaub (15 Tage)
3.000 € ÷ 30 Tage = 100 € pro Tag
100 € × 15 bezahlte Tage = 1.500 €
→ Gehalt für die Hälfte des Monats
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Anderthalb Monate unbezahlter Urlaub (45 Tage)
- Monat 1: 30 Tage unbezahlter Urlaub → 0 €
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Monat 2: 15 Tage unbezahlter Urlaub → 1.500 €
→ Gehalt gesamt für 1,5 Monate = 1.500 €
Tools wie die HR-Software von Factorial erleichtern die Verwaltung unbezahlter Urlaube erheblich: Sie berechnen den anteiligen Gehaltsabzug automatisch, dokumentieren die Abwesenheiten transparent und integrieren die Daten direkt in die Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Fehler entstehen und der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert wird.
Kürzung des Jahresurlaubs – Die 1/12-Regelung
Bei unbezahltem Urlaub kann der gesetzliche Urlaubsanspruch anteilig gekürzt werden, da während der Freistellung die Hauptpflichten des Arbeitsverhältnisses – Arbeitspflicht und Lohnzahlung – ruhen. Grundlage dafür ist § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), der den Urlaubsanspruch an die tatsächliche Arbeitspflicht koppelt. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte in seinem Urteil vom 30.11.2021 (Az. 9 AZR 225/21), dass Urlaubstage für Zeiten ohne Arbeitspflicht nicht entstehen. In der Praxis wird dies häufig nach der sogenannten „1/12-Regel“ umgesetzt: Für jeden vollen Kalendermonat der unbezahlten Freistellung dürfen Arbeitgebenden den gesetzlichen Mindesturlaub um ein Zwölftel kürzen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Urlaubsanspruch nur für Zeiträume entsteht, in denen die Arbeitspflicht tatsächlich bestand.
Was gilt es bei der Versicherung zu beachten?
Ist man als Beschäftigter in der Zeit des unebzahlten Urlaubs weiterhin versichert? Eine berechtigte Frage, denn ohne Versicherung wird es teuer, wenn doch mal etwas passiert. Deshalb sollten sich Arbeitnehmende über die genauen Bedingungen und Regelungen zu ihren Versicherungen informieren.
Sozialversicherung
Die Ein-Monats-Regel nach § 7 Abs. 3 SGB IV besagt: Die Sozialversicherung in allen Zweigen (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung) läuft automatisch einen Monat kostenfrei weiter. Also, der erste Monat des unbezahlten Urlaubs ist versichert. Danach endet der Versicherungsschutz über den Vorgesetzten und dieser ist gesetzlich dazu verpflichtet, die jeweiligen Mitarbeitenden abzumelden. Nach einem Monat müssen sich Arbeitnehmende selbst darum kümmern, dass sie versichert sind. Beginnt der unbezahlte Urlaub also am 5. Juli, endet der Versicherungsschutz am 4. August. Ab dem 5. August müssen Mitarbeitende sich selbst um einen ausreichenden Versicherungsschutz kümmern. Bei einem unbezahlten Urlaub sollte man die Sozialversicherung unbedingt berücksichtigen und sich bereits im Vorfeld informieren.
Info: Es gibt keine Verlängerung der Monatsfrist bei „unechten Unterbrechungen“des unbezahlten Urlaubs. Von einer unechten Unterbrechung spricht man, wenn Mitarbeitende nur kurzzeitig zur Arbeit zurückkehren, ohne das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich wieder aufzunehmen – etwa wenn sie nur einzelne Stunden oder ein bis zwei Tage arbeiten und anschließend nahtlos in den unbezahlten Urlaub zurückkehren. In diesen Fällen startet die Ein-Monats-Frist nach § 7 Abs. 3 SGB IV nicht erneut. Die Sozialversicherungsträger verwenden diese Unterscheidung in ihren Auslegungshinweisen, z. B. im Gemeinsamen Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung.
Unbezahlter Urlaub: Krankenkasse
Unbezahlter Urlaub und Krankenversicherung widersprechen sich nicht zwangsläufig. In der Krankenversicherung haben Arbeitnehmende verschiedene Möglichkeiten, sich weiter zu versichern. Arbeitnehmende können dann beispielsweise eine beitragsfreie Familienversicherung, die freiwillige gesetzliche Versicherung oder die private Krankenversicherung wählen. Die Familienversicherung ist kostenlos möglich bei einem Einkommen unter 535 € monatlich (ab 2026: 565 €). Die freiwillige gesetzliche Versicherung kostet mindestens 179,11 € pro Monat (2025).
Rentenversicherung
Während des unbezahlten Urlaubs endet die Pflichtversicherung in der Rentenversicherung, sobald die Ein-Monats-Frist nach § 7 Abs. 3 SGB IV überschritten ist. Beschäftigte können dann auf Grundlage von § 2 Abs. 2 SGB VI freiwillig Beiträge einzahlen, um Rentenansprüche fortzuführen. Ohne Beiträge entstehen Beitragslücken, die die spätere Rentenhöhe nur geringfügig mindern.
Was ist mit freiwillig versicherten Personen?
Die freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung bleibt durch einen unbezahlten Urlaub unberührt. Auch bei einem längeren unbezahlten Urlaub bleibt die freiwillige Versicherung bestehen. Gleiches gilt für eine private Krankenversicherung.
Wie lange darf unbezahlter Urlaub dauern?
Wie lange ein unbezahlter Urlaub dauern darf, ist nur selten vertraglich geregelt. Deshalb entscheiden Arbeitgebende darüber. Bei dem Gespräch zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ist es wichtig, sowohl die Gründe, die für den unbezahlten Urlaub sprechen, als auch die Faktoren, die aus betrieblicher Sicht dagegen sprechen, darzulegen. Gemeinsam kann man dann auf einen Nenner kommen.
Was passiert bei einer Kündigung?
Zwar erbringen Arbeitnehmende während ihres unbezahlten Urlaubs keine Leistung und erhalten auch keine Vergütung, dennoch bleibt der Kündigungsschutz bestehen (Urlaubsanspruch bei Kündigung). Eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung ist aber weiterhin möglich – nur die Arbeitspflicht ruht.
Unbezahlten Urlaub beantragen: Wie beantragt man unbezahlten Urlaub?
Es gibt keine vorgeschriebene Form oder Inhalte, wie genau ein Antrag auf unbezahlten Urlaub aussehen muss. Am besten wird er schriftlich gestellt und von beiden Seiten unterschrieben. Theoretisch wäre auch eine mündliche Abmachung möglich, aber auf der sicheren Seite ist man schriftlich.
Folgende Punkte sollten am besten enthalten sein:
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Name, Anschrift, Datum und Personalnummer (falls vorhanden)
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Zeitraum des unbezahlten Urlaubs
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Gründe für den unbezahlten Urlaub
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Eine Frist, bis wann sich die Vorgesetzten zurückmelden und Stellung zum Antrag beziehen sollen
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Unterschrift der Antragstellenden (und idealerweise des Vorgesetzten)
Beispiele für Musteranträge auf unbezahlten Urlaub finden Sie zum Download u.a. auf der Website von allright.de.
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Häufig gestellte Fragen zu unbezahltem Urlaub
Kann ich einfach so unbezahlten Urlaub nehmen?
Nein, einen gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub gibt es in Deutschland nicht. Das bedeutet, dass Mitarbeitende den Urlaub bei den Vorgesetzten beantragen müssen und die Genehmigung im Ermessen des Arbeitgebers liegt.
Ausnahmen bilden gesetzlich geregelte Freistellungen: Dazu gehören beispielsweise die Pflege eines nahen Angehörigen (§ 3 PflegeZG), die Betreuung eines kranken Kindes (§ 45 SGB V), eine unverschuldete Notlage (§ 616 BGB) oder Schwangerschaftsvorsorge (§ 7 MuSchG). In diesen Fällen handelt es sich nicht um unbezahlten Urlaub, sondern um rechtlich vorgeschriebene Freistellungen, die Arbeitgebende gewähren müssen – teilweise bezahlt, teilweise unbezahlt.
Welche Nachteile hat unbezahlter Urlaub?
Eine Vergütung steht den Arbeitnehmenden während ihres unbezahlten Urlaubs nicht zu. Und Arbeitnehmende sollten sich über die genauen Bedingungen und Regelungen zu ihren Versicherungen informieren.
Welche Konsequenzen hat unbezahlter Urlaub?
Die Hauptfolgen für die Beschäftigten sind der Entfall des Gehalts, das Ende des Versicherungsschutzes über das Unternehmen nach dem ersten Monat, die mögliche Kürzung des Jahresurlaubs um 1/12 pro vollem Monat, eine Minderung der Rentenansprüche und – je nach vertraglicher Gestaltung – unter Umständen keine Garantie auf die Rückkehr zur exakt gleichen Position innerhalb des Unternehmens.
Wie viel unbezahlter Urlaub steht mir zu?
Wie lange ein unbezahlter Urlaub dauern darf, ist nur selten vertraglich geregelt. Deshalb entscheiden Arbeitgebende darüber. Bei dem Gespräch zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ist es wichtig, sowohl die Gründe, die für den unbezahlten Urlaub sprechen, als auch die Faktoren, die aus betrieblicher Sicht dagegen sprechen, darzulegen. Gemeinsam kann man dann auf einen Nenner kommen.
Wer zahlt bei unbezahltem Urlaub die Krankenkasse?
Arbeitgebende zahlen nur für den ersten Monat der Freistellung die Beiträge zur Sozialversicherung; danach endet die automatische Absicherung, und die Beschäftigten müssen sich selbst versichern, wobei entweder eine beitragsfreie Familienversicherung über die Partner*innen oder die freiwillige gesetzliche Versicherung (Mindestbeitrag 2025: 179,11 € pro Monat) als Optionen zur Verfügung stehen.
Was kostet Vorgesetzten unebzahlter Urlaub?
Unbezahlter Urlaub verursacht für Arbeitgebende keine direkten Lohn- oder Sozialabgabenkosten (nach dem ersten Monat entfallen die Beiträge), führt jedoch zu indirekten Kosten durch den notwendigen administrativen Aufwand für die korrekte An- und Abmeldung bei der Sozialversicherung, die Organisation von Ersatzkräften zur Sicherstellung des Betriebsablaufs sowie den potenziellen Know-how-Verlust und Wiedereingliederungsaufwand der Beschäftigten.
