Vakanz – Definition und Methoden des Vakanzmanangements

In der HR-Welt spielt der Begriff „Vakanz“ eine wichtige Rolle und bedeutet vor allem eins für die HR-Abteilung: Arbeit. Die Vakanzzeit sollte dabei so kurz wie möglich bleiben. Wir haben es hier mit frei gewordenen oder unbesetzten Positionen zu tun. Was genau der Begriff bedeutet, welche Gründe es für Vakanzen gibt und wie die Personalabteilung am besten auf die Herausforderungen reagieren kann, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

1. Eine Vakanz bezeichnet eine unbesetzte, frei gewordene oder temporär frei werdende Stelle in einem Unternehmen.
2. Gründe für Vakanzen sind vielfältig und erfordern unterschiedliche Herangehensweisen: natürliche Wechsel, saisonale Schwankungen, Umstrukturierungen oder auch die Besetzung von spezialisierten Rollen.
3. HR-Lösungen unterstützen bei vielen Aufgaben rund um Vakanzen. Laut Benchmarking-Studien ist der Digitalisierungsgrad in deutschen Unternehmen im Bereich Recruiting am höchsten.

• Vakanz Definition: Was bedeutet Vakanz?
• Welche Arten von Vakanzen gibt es?
• Vakanzmanagement: Herausforderungen und Maßnahmen der Personalabteilung
• Optimiertes Vakanzmanagement mit HR-Software

Vakanz Definition: Was bedeutet Vakanz?

Im Arbeitskontext ist der Begriff Vakanz ein zentraler Begriff. Er bezeichnet eine offene oder unbesetzte Stelle im Unternehmen oder in einer Organisation. Diese Stelle kann entweder freigeworden sein, weil ein*e Mitarbeitende*r das Unternehmen verlassen hat, oder weil eine neue Stelle in einer Abteilung oder im Team geschaffen wurde.

Eine Vakanz bedeutet immer Handlungsbedarf, vor allem für die HR-Abteilung. Unbesetzte Stellen – insbesondere freigewordene Stellen, die lange unbesetzt bleiben – bringen Beeinträchtigungen im Betriebsablauf mit sich, verursachen Kosten (z. B. durch Produktivitätsverluste, Überstunden anderer Mitarbeitender oder externe Übergangslösungen) und beeinträchtigen die Effizienz. Die „Time-to-Hire“, also die Zeitspanne (die Vakanzzeit) vom Start des Rekrutierungsprozesses bis zur endgültigen Einstellung und dem Arbeitsbeginn, sollte daher so niedrig wie möglich sein.

Idealerweise beginnt das Recruiting bereits, bevor scheidende Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Das ist der Idealfall, aber natürlich nicht immer möglich.

Vakanz – Bedeutung: Das Wort Vakanz (Substantiv, feminin) stammt aus dem Mittellateinischen vacantia (Ende 15. Jh.), was ursprünglich „Befreiung“ oder „Entlastung“ bedeutete. Das zugrunde liegende lateinische Verb vacāre bedeutet „leer, unbesetzt, entblößt sein“ oder „frei (von etwas) sein“. Das Adjektiv vakant (Anfang 17. Jh.) leitet sich vom lateinischen vacans (Genitiv vacantis), dem Partizip Präsens von vacāre, ab.

Vakanz kann sich neben dem Arbeitskontext auch auf frei gewordene Positionen oder Ämter in Politik und Kirche beziehen.

Welche Arten von Vakanzen gibt es?

1. Temporäre Vakanzen:
   Hierbei handelt es sich um eine Stelle, die vorübergehend im Unternehmen unbesetzt ist.
   Beispiele: durch Elternzeit, längere Krankheit oder Abwesenheit von Mitarbeitenden befristet frei gewordene Stellen.
2. Langfristige Vakanzen:
   Diese treten ein, wenn eine Position längerfristig bzw. dauerhaft frei wird, zum Beispiel durch das Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen – in der Regel durch Kündigung oder Eintritt in den Ruhestand.
3. Neu geschaffene Vakanzen:
   Neu geschaffene Vakanzen entstehen, wenn ein Unternehmen beispielsweise aufgrund von Wachstum oder Umstrukturierungen (z. B. um auf Veränderungen in der Branche oder auf dem Markt zu reagieren) neue Stellen schafft.

Vakanzmanagement: Herausforderungen und Maßnahmen der Personalabteilung

Wie bereits gesehen, gibt es viele Gründe, warum Vakanzen in Unternehmen entstehen. Diese unterschiedlichen Ursachen erfordern auch unterschiedliche Maßnahmen seitens der Personalabteilung. Schauen wir uns im Folgenden daher typische Gründe und passende Vorgehensweisen an:

Saisonale Schwankungen

In einigen Branchen kommt es zu starken saisonalen Schwankungen hinsichtlich des Bedarfs an Arbeitskräften. Insbesondere im Tourismus oder in der Landwirtschaft wird beispielsweise im Sommer mehr Personal benötigt, ebenso in der Gastronomie, Hotellerie und im Einzelhandel zur Weihnachtszeit.

Die Personalabteilung kann hier nicht einfach mit regulären, unbefristeten Vollzeitstellen planen. Stattdessen kommen in diesen Branchen häufig folgende Maßnahmen zum Einsatz:

• Einsatz von befristeten Verträgen
• Besetzung der Stellen mit Zeitarbeitskräften
• Aufbau eines Talentpools für schnellere Nachbesetzungen

Umstrukturierungen

Wenn sich die Rahmenbedingungen für ein Unternehmen ändern – zum Beispiel durch technologische Entwicklungen, Fusionen, eine veränderte Marktsituation oder eine neue Geschäftsstrategie – können Umstrukturierungen notwendig werden. In diesem Zusammenhang kommt es häufig vor, dass

• Stellen zusammengelegt,
• gestrichen oder
• neu geschaffen werden.

Diese Veränderungen stellen besondere Anforderungen an das Vakanzmanagement.

Typische Strategien der HR-Abteilung im Umgang mit solchen Situationen sind:

• Qualifikationsausbau der Mitarbeitenden, z. B. durch Schulungen und Weiterbildungen, um sie auf neue oder geänderte Aufgaben durch gezielten Ausbau ihrer Qualifikationen vorzubereiten
• Versetzungen oder interne Vermittlung, um Personal gezielt innerhalb des Unternehmens einzusetzen
• Transparente Kommunikation, insbesondere bei Stellenabbau, z. B. um Modelle wie Teilzeit oder Kurzarbeit mit Mitarbeitenden abzustimmen und Ängsten frühzeitig zu begegnen

Positionen mit spezialisiertem Wissen

Insbesondere bei Positionen, die sehr spezielles Fachwissen oder seltene Qualifikationen erfordern, kann die Besetzung schwierig sein. Solche Fachkräfte sind oft rar und stark umworben – das verlängert häufig die Time-to-Hire. Um dem entgegenzuwirken, kann die HR-Abteilung gezielte Maßnahmen ergreifen, z. B.:

• Active Sourcing und Headhunting, um passende Kandidat*innen direkt anzusprechen
• Kooperationen mit Hochschulen und Fachhochschulen, z. B. durch Messeauftritte, Karrieretage oder Veranstaltungen an den Instituten
• Interne Talentförderung, um Mitarbeitende frühzeitig auf spezialisierte Aufgaben vorzubereiten
• Attraktive Benefits, wettbewerbsfähige Gehälter und ein starkes Employer Branding (starkes Arbeitgeber-Image), um sich auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgebender zu positionieren

Natürliche Wechsel und altersbedingtes Ausscheiden

Vakanzen entstehen auch durch planbare, natürliche Personalveränderungen – etwa durch Ruhestand, berufliche Neuorientierung oder interne Versetzungen. Solche Abgänge lassen sich in der Regel frühzeitig absehen, wodurch sich die HR-Abteilung besonders gut vorbereiten kann.

Typische Strategien der Personalabteilung in diesem Zusammenhang sind:

• Frühzeitiger Start des Recruiting-Prozesses: Idealerweise erfolgt dieser bereits Monate vor dem geplanten Ausscheiden – z. B. durch eine aussagekräftige und ansprechende Stellenanzeige (vor allem die Beschreibung ist wichtig).
• Es sollten strukturierte Übergabeprozesse etabliert werden, um sicherzustellen, dass Fachwissen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe systematisch an die nachfolgende Person übergehen.
• Aufbau und Pflege eines internen Talentpools: Auf diese Weise kann geprüft werden, ob vakante Positionen mit vorhandenen Mitarbeitenden nachbesetzt werden können.
• Eine attraktive Karriereseite auf der Unternehmenswebseite trägt dazu bei, externe Bewerber*innen anzusprechen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgebenden zu präsentieren.

Optimiertes Vakanzmanagement mit HR-Software

Viele Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Management von Vakanzen entstehen, lassen sich einfacher, schneller und effizienter mit digitalen Lösungen bewältigen – zum Beispiel mit einer HR-Software wie der von Factorial.

Die Software unterstützt die Personalabteilung unter anderem bei folgenden Aufgaben:

• Ausschreibung und Multiposting: Stellenanzeigen lassen sich zentral erstellen und automatisiert auf mehreren Plattformen gleichzeitig veröffentlichen.
• Bewerbermanagement: Bewerbungen können effizient gesammelt, (mit KI-gestützten Filtern) verglichen und verwaltet werden.
• Talentpool-Verwaltung: Potenzielle Talente aus früheren Bewerbungsrunden oder internen Empfehlungen können gespeichert und bei künftigen Vakanzen leicht wieder eingebunden werden.
• Berichtswesen und KPIs: Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire lassen sich nachvollziehen, analysieren, visuell aufbereiten und zur Optimierung künftiger Prozesse nutzen.

Und damit liegen Sie voll im Trend: Laut Benchmarking-Studie ist der Digitalisierungsgrad im Bereich Recruiting und Personalauswahl innerhalb der HR-Prozesse am höchsten. Am niedrigsten fällt dieser Wert hingegen im Bereich der strategischen Personalplanung aus.