Im Jahr 2025 haben Arbeitgebende die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter*innen steuerfreie Essenszuschüsse von bis zu 112,50 Euro (2024: 108,45 Euro) monatlich anzubieten. Der Essenszuschuss kann ein toller Benefit für Mitarbeiter*innen sein!
Erfahren Sie hier mehr über die steuerlichen Regelungen rund um den Essenszuschuss und was Sie als Arbeitgebende beachten müssen.
- Key Facts
- Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgebenden?
- Wie können Sie als Arbeitgebende das Essen bezuschussen?
- Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2025
- Essenszuschuss Beispiele
- Essenszuschuss Regeln
- Essenszuschuss Vorteile
Key Facts
- Arbeitgebende können steuerfreie Essenszuschüsse über den Sachbezugswert „Verpflegung“ zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewähren.
- Im Jahr 2025 können Arbeitgebende monatlich bis zu 112,50 Euro (entsprechend 7,50 Euro täglich) steuerfrei an ihre Mitarbeiter*innen auszahlen.
Beträgt der Eigenanteil des Arbeitnehmenden weniger als 4,40 Euro, ist der verbleibende Betrag des amtlichen Sachbezugswertes vom Arbeitgebenden pauschal zu versteuern.
Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgebenden?
Arbeitgebende können ihre Arbeitnehmer*innen bei den Lebenshaltungskosten unterstützen, indem sie ihnen einen Essenszuschuss gewähren. Durch diesen Zuschuss erhalten die Mitarbeiter*innen kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten, entweder in der Kantine des Unternehmens oder außerhalb des Unternehmens, z. B. in einem Restaurant oder einer extern betriebenen Kantine.
Essenszuschüsse können steuerbegünstigt über den Sachbezugswert „Verpflegung“ abgerechnet werden. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Arbeitnehmer*innen nicht als direkte Geldleistung erhalten. Sie werden also zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt. Beispiele für Sachbezugswerte sind unter anderem Kleidung, Unterkunft oder Verpflegung.
Weitere Informationen darüber, was genau ein geldwerter Vorteil ist und wie er besteuert wird, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema.
Wie können Sie als Arbeitgebende das Essen bezuschussen?
Unternehmen können die Verpflegung ihrer Belegschaft auf verschiedene Weise bezuschussen. Die gängigsten Methoden sind:
1. Kantine
Unternehmen mit eigener Kantine können ihren Mitarbeiter*innen kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten anbieten.
2. Essensgutscheine
Unternehmen können ihren Mitarbeiter*innen Essensgutscheine oder digitale Essensgutscheine ausstellen, die in Restaurants oder Kantinen eingelöst werden können.
Früher wurden den Angestellten in der Regel Essensmarken in Papierform ausgehändigt. Heute gibt es zunehmend „digitale Essensmarken“.
Exkurs: Digitale Essensmarken – wie funktionieren sie?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papiermarken oder Chipkarten, die nur an ausgewählten Akzeptanzstellen wie Restaurantketten oder bestimmten Supermärkten eingelöst werden können, bietet die digitale Essensmarke absolute Flexibilität und kann als eine Art Kantine für die Hosentasche betrachtet werden.
3. Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken
Der Verpflegungszuschuss kann alternativ zum regulären Lohn gewährt werden, indem Mitarbeiter*innen auf einen Teil ihres Gehalts zugunsten von Essensmarken oder Restaurant-Schecks verzichten. Damit dies für die Mitarbeiter*innen steuerlich vorteilhaft ist, muss diese Entgeltumwandlung im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Dann wird steuerlich nur der Sachbezugswert (2025: 4,40 Euro) dem reduzierten Gehalt hinzugerechnet. Es ist jedoch darauf zu achten, dass der Wert der Essensmarke den Betrag von 7,50 EUR nicht übersteigt.
Ist die Entgeltumwandlung nicht im Arbeitsvertrag geregelt, wird der tatsächliche Wert der Essensmarke, der in der Regel deutlich über dem Sachbezugswert liegt, zum verminderten Arbeitsentgelt hinzugerechnet.
Beispiel:
Eine arbeitnehmende Person verdient 3.800 EUR brutto im Monat und verzichtet zugunsten von Essensmarken auf 120 EUR Barlohn. Dafür erhält er oder sie 18 Essensmarken im Wert von je 6,00 EUR, die in einem nahe gelegenen Restaurant eingelöst werden können. Insgesamt erhält er oder sie somit einen monatlichen Sachbezug von 79,20 EUR (18 x 4,40 EUR). Dieser Betrag wird auf den reduzierten Lohn aufgeschlagen. Der Arbeitnehmende kommt somit auf einen zu versteuernden Bruttolohn von insgesamt 3.800 EUR (3.800 EUR – 120 EUR + 79,20 EUR).
Wichtig:
Arbeitgebende dürfen Ihren Beschäftigten den Essenszuschuss nicht in bar auszahlen.
Haben Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf einen Essenszuschuss vom Arbeitgebenden?
Nein, die Mitarbeiter*innen haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Essenszuschüsse vom Arbeitgebenden. Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebenden.
Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2025
1. Der amtliche Sachbezugswert:
Der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung wird jährlich durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt und ist steuer- und abgabenpflichtig. Verpflegungszuschüsse des Arbeitgebenden können bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei sein. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer*innen den Zuschuss nicht als Einkommen versteuern müssen. Für 2025 gelten folgende Sachbezugswerte:
Frühstück: 2,30 €
Mittagessen: 4,40 €
Abendessen: 4,40 €
2. Zuschuss des Arbeitgebenden:
Zusätzlich zum Sachbezugswert kann der Arbeitgebende einen steuerfreien Zuschuss von bis zu 3,10 € gewähren. Somit ist ein maximaler Zuschuss von 7,50 € pro Mahlzeit möglich (4,40 € + 3,10 €). Der Arbeitgebende kann diesen Zuschuss freiwillig gewähren und ist nicht dazu verpflichtet.
3. Zuzahlung von Mitarbeiterseite:
Zahlt der Arbeitnehmende den vollen Sachbezugswert, liegt kein geldwerter Vorteil vor. In diesem Fall muss der Arbeitnehmende den Zuschuss nicht versteuern. Liegt die Zuzahlung unter dem Sachbezugswert, wird der Differenzbetrag pauschal mit 25 Prozent sozialversicherungsfrei versteuert. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmende zwar Steuern auf den Differenzbetrag zahlen muss, aber keine Sozialversicherungsbeiträge.
Essenszuschuss Arbeitgeber*in Beispiele
Um diese Informationen zu verdeutlichen, seien hier 2 Beispiele aufgeführt. Angenommen, der oder die Arbeitgeber*in gewährt den maximalen Zuschuss von 7,50 Euro:
- Mitarbeiterin A zahlt für ihre Mahlzeit 11,36 Euro und leistet somit einen Eigenanteil von 3,86 Euro (11,36 Euro – 7,50 Euro). Da dieser Eigenanteil unterhalb des Sachbezugswerts von 4,40 Euro liegt, bleibt der maximale Zuschuss von 7,50 Euro (3,86 Euro + 3,10 Euro Zuschuss) steuerfrei.
- Der Arbeitnehmer J zahlt für seine Mahlzeit 7,50 Euro und leistet somit keinen Eigenanteil. Da kein Eigenanteil anfällt, sind die gesamten 7,50 Euro (3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss + 4,40 Euro Sachbezugswert) steuerfrei.
- Die Arbeitnehmerin Z zahlt 4,50 Euro für ihre Mahlzeit und leistet somit einen Eigenanteil von 0,10 Euro (4,50 Euro – 4,40 Euro). Da der Eigenanteil von 0,10 Euro lunterhalb des Sachbezugswerts von 4,40 Euro liegt, sind die gesamten 4,50 Euro (0,10 Euro Eigenanteil + 4,40 Euro Arbeitgeberzuschuss) steuerfrei.
Studie Essenzuschuss
Der aktuelle Höchstzuschuss von 7,50 Euro entspricht den durchschnittlichen Ausgaben, die Arbeitnehmer*innen laut einer Lunchit-Studie im Jahr 2023 für ihr Mittagessen während der Arbeitszeit haben werden. Im Jahr 2023 gaben Arbeitnehmer*innen in Deutschland durchschnittlich 7,43 Euro für ihr Mittagessen aus.
Regeln, die Sie als Arbeitgebende beim Essenszuschuss beachten müssen
Die Regelungen zum Arbeitgeberzuschuss zum Mittagessen können etwas verwirrend sein, deshalb haben wir hier für Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammengefasst.
Die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) legen in R.8.1 Absatz 7 bestimmte Voraussetzungen fest, die für die Gewährung eines steuerfreien Essenszuschusses im Jahr 2024 erfüllt sein müssen.
1. Der steuerfreie Höchstzuschuss pro Tag beträgt 7,50 € (für 2025). Dieser Betrag kann sowohl für das Mittagessen als auch für das Abendessen gewährt werden.
2. Der Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt im Jahr 2025 € 4,40 pro Mahlzeit. Bis zu diesem Betrag kann der Arbeitgebende steuerfreie Zuschüsse zum Mittag- und Abendessen gewähren.
3. Die Arbeitnehmer*innen müssen mindestens den Sachbezugswert (4,40 €) als Eigenanteil leisten. Liegt der Eigenanteil unter dem Sachbezugswert, wird die Differenz pauschal versteuert.
5. Der Zuschuss muss arbeitstäglich gewährt werden. Der Zuschuss darf also nur an Tagen gewährt werden, an denen die Beschäftigten tatsächlich arbeiten.
6. Der tatsächliche Preis der Mahlzeit darf nicht überschritten werden. Der Arbeitgebende darf also nicht mehr bezuschussen, als die Mahlzeit tatsächlich kostet.
4. Der Arbeitgebende muss die Aufwendungen für die Mahlzeiten nachweisen können. Dies kann z. B. durch Rechnungen, Kassenbelege oder Quittungen geschehen.
Tipp:
Mit Factorial haben Sie alle Informationen rund um den Essenszuschuss zentralisiert an einem Ort. Mit der vorbereitenden Gehaltsabrechnung behalten Sie stets den Überblick über Ausgaben für Mahlzeiten und Co. Mehr dazu auf der Website von Factorial.
5. Die Unterlagen zum Nachweis der Aufwendungen müssen sowohl vom Arbeitgebenden als auch von den Arbeitnehmer*innen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
6. Der Essenszuschuss kann vor, während oder nach der Mahlzeit gewährt werden.
7. Mitarbeitende dürfen den steuerfreien Essenszuschuss für selbst bezahlte Mittag- und Abendessen verwenden. Gekaufte Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum sofortigen Verzehr oder zum Verzehr während der Mittagspause geeignet sind.
8. Non-food-Artikel, Alkohol und Tabak sind nicht erstattungsfähig. Nichtalkoholische Getränke sind jedoch erstattungsfähig, sofern sie in Verbindung mit einer Mahlzeit konsumiert werden.
9. Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da in diesem Zusammenhang bereits Spesen gewährt werden. Mehr zum Thema Verpflegungspauschale lesen Sie in unserem Blogartikel zum Thema mit den aktuellen Beträgen für das Jahr 2025.
Vorteile Essenszuschuss Arbeitgebende – Steuerfreier Benefit für Ihre Angestellten
Warum sind direkte Essenszuschüsse so viel vorteilhafter als eine Gehaltserhöhung?
Essenszuschuss Arbeitgeber*in: Vorteile für die Arbeitgebende
Essenszuschüsse haben für Sie als Arbeitgebende im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung folgende Vorteile:
Ersparnis
Der Essenszuschuss ist für den Arbeitgebenden bis zu einer Höhe von 7,50 Euro pro Arbeitstag steuer- und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass der Arbeitgebende für diesen Teil des Zuschusses keine Lohnnebenkosten zahlen muss.
Attraktivität
Der Essenszuschuss ist eine attraktive Zusatzleistung für Ihre Mitarbeiter*innen. Er kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Essenszuschuss Arbeitgeber*in: Vorteil für die Belegschaft
Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung hat der Essenszuschuss für die Mitarbeiter*innen folgende Vorteile:
Ersparnis
Der Essenszuschuss ist für Ihre Arbeitnehmer*innen steuer- und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden den vollen Wert des Essenszuschusses für ihre Verpflegung nutzen können.
Wenn Arbeitgeber*innen die Löhne ihrer Angestellten erhöhen, geht dies normalerweise mit einer zusätzlichen Steuerbelastung für sie einher. Dabei kommt nur ein Bruchteil der Lohnerhöhung tatsächlich bei den Mitarbeiter*innen an. Im Gegensatz dazu bieten Essenszuschüsse je nach Ausgestaltung die Möglichkeit, den Vorteil an die Mitarbeiter*innen weiterzugeben, ohne dabei die Steuerlast signifikant zu erhöhen.
Zeitersparnis
Die Mitarbeiter*innen müssen sich nicht selbst um ihre Verpflegung kümmern. Sie können direkt in der Kantine oder im Restaurant essen, ohne sich um die Kosten kümmern zu müssen.
Gesundheitliche Vorteile
Eine ausgewogene Ernährung während der Arbeitszeit trägt zu einer besseren Gesundheit bei. Der Essenszuschuss kann dazu beitragen, dass sich die Beschäftigten gesünder ernähren.
