Der Urlaubsanspruch und das Urlaubsentgelt sind im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Damit dabei alles mit rechten Dingen zugeht und Vorgesetzte ihren Beschäftigten den richtigen Betrag auszahlen, sind einige Regelungen und Gesetze zu beachten.
Im folgenden Blogbeitrag haben wir daher alles Wissenswerte für Arbeitgebende rund um das Thema Urlaubsentgelt zusammengefasst.
Key Facts
- Das Urlaubsentgelt ist die Lohnfortzahlung, die Arbeitnehmende während ihres Urlaubs erhalten, obwohl sie in dieser Zeit keine Arbeitsleistung erbringen.
- Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld sind nicht das Gleiche. Das Urlaubsentgelt ist ein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung während des Urlaubs, während Urlaubsgeld eine freiwillige Zusatzleistung der Arbeitgebenden ist, die nicht gesetzlich geregelt ist.
- Das Urlaubsentgelt wird auf Basis des Durchschnittsverdiensts der letzten 13 Wochen (bei schwankendem Gehalt 12 Monate) berechnet und dann auf die Anzahl der Urlaubstage angewendet.
- Was ist das Urlaubsentgelt?
- Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt?
- Voraussetzungen für die Zahlung von Urlaubsentgelt
- FAQ rund um das Urlaubsentgelt
- Urlaubsentgelt berechnen – So geht’s
- Digitale Software: Unterstützung bei der Urlaubsverwaltung
Was ist das Urlaubsentgelt?
Als Urlaubsentgelt bezeichnet man im Arbeitsrecht die Lohnfortzahlung, die Arbeitnehmende während ihres Urlaubs erhalten. Sie bekommen in dieser Zeit weiterhin ihren Lohn bzw. ihr Gehalt, obwohl sie in dieser Zeit keine Arbeitsleistung erbringen.
Die Höhe des Urlaubsentgelts orientiert sich dabei am durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen.
Eine kleine Geschichte des Urlaubsentgelts
Das Urlaubsentgelt und der Urlaubsanspruch sind eine wichtige Errungenschaft der Arbeiterbewegung.
Die erste Arbeitergruppe, die sich bezahlte Urlaubstage erkämpfte, war der Zentralverband der Brauereiarbeiter*innen. 1903 erhielten sie erstmals 3 freie, bezahlte Tage im Jahr. Eine große Errungenschaft. Bis zum Ende des Zweiten Weltkriegs setzen sich dann in vielen Branchen vereinzelte Tarifverträge mit bezahlten Urlaubsansprüchen durch. Es gab jedoch keine flächendeckenden Regelungen für Gesamtdeutschland.
In Westdeutschland wurde der Anspruch auf Urlaubsentgelt schließlich im Jahr 1963 im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) festgelegt. Hier stand zum ersten Mal festgeschrieben, dass alle Arbeitnehmende während ihres gesetzlichen Mindesturlaubs Anspruch auf ihren Lohn haben.
In der DDR wurde das Recht auf bezahlten Urlaub bereits 1951 verankert.
Aktuell ist das Urlaubsentgelt im § 11 BUrlG geregelt. Die Dauer des bezahlten Urlaubs muss bei einer 6-Tage-Woche mindestens 24 Werktage im Jahr betragen (§ 3 BUrlG). Arbeitgebende können ihren Beschäftigten selbstverständlich mehr Urlaubstage gewähren. Sie dürfen die gesetzlich festgelegten Tage des Urlaubsanspruchs jedoch nicht unterschreiten.
Der durchschnittliche Urlaub in Deutschland
Nach Angaben des Portals Stepstone liegen die gewährten Urlaubstage jedoch deutlich über dem gesetzlichen Anspruch: Vollzeitbeschäftigte können durchschnittlich 28,3 Tage Urlaub nehmen. Männer haben im Durchschnitt mehr Urlaubstage als Frauen (1,1 Tage mehr). Beschäftigte mit Führungsaufgaben haben in der Regel mehr Urlaubstage als Beschäftigte ohne Führungsaufgaben. Auch die Unternehmensgröße spielt eine Rolle bei den gewährten Urlaubstagen. Hier gilt laut Studie: Je größer das Unternehmen, desto mehr Urlaubstage erhalten die Beschäftigten.
Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt?
Die Abgrenzung zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt ist sehr wichtig, weil mit den Begriffen zwei sehr verschiedene Konzepte im Arbeitsrecht bezeichnet werden.
Während es sich beim Urlaubsentgelt um einen gesetzlichen Anspruch für alle Arbeitnehmenden in Deutschland handelt, das den Ausfall des Arbeitsverdienstes ausgleichen soll, besteht auf das Urlaubsgeld keinen Anspruch.
Das Urlaubsgeld ist eine freiwillige Leistung der Arbeitgebenden. Es handelt sich um eine zusätzliche Leistung, die Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden gewähren können. Dies geschieht heute immer häufiger. Unternehmen und Vorgesetzte nutzen das Urlaubsgeld aktiv als Benefit, um Talente zu gewinnen und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Wichtig: Für das Urlaubsgeld gibt es keine gesetzliche Grundlage, die die Höhe oder die Berechnung dieser Zusatzleistung regelt. Regelungen zum Urlaubsgeld finden sich für gewöhnlich in Einzelarbeitsverträgen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.
Ausführlichere Informationen zum Thema Urlaubsgeld finden Sie in unserem Blogartikel zum Thema.
Voraussetzungen für die Zahlung von Urlaubsentgelt
Um einen Anspruch auf bezahlten Urlaub geltend machen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Das sind:
- Nur Arbeitnehmende haben einen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Selbstständige haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub.
- Ein voller Anspruch auf Zahlung des Urlaubsentgelts entsteht gemäß § 4 BUrlG erstmals nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Ein Teilanspruch besteht jedoch bereits ab dem ersten Arbeitstag ihres Beschäftigungsverhältnisses.
- Zudem besteht kein Anspruch, wenn den Arbeitnehmenden im laufenden Kalenderjahr bereits Urlaub vom früheren Arbeitgebenden gewährt wurde. (§ 6 BUrlG). (Bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses sind Arbeitgebende verpflichtet, eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszustellen.)
FAQ rund um das Urlaubsentgelt
Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmenden zu?
Die Anzahl der Urlaubstage richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage. Das Bundesurlaubsgesetz geht von einer 6-Tage-Woche aus. Das bedeutet, dass der gesetzliche Mindestanspruch von 25 Arbeitstagen nur bei einer 6-Tage-Woche gilt. Arbeiten Arbeitnehmende (wie die Mehrheit der Erwerbstätigen) in einer 5-Tage-Woche, so ist der Anspruch entsprechend zu berechnen. Bei einer 5-Tage-Woche beträgt der Mindesturlaubsanspruch dann 20 Tage.
Der Urlaubsanspruch gilt auch für Teilzeitbeschäftigte und Minijobbende. Auch hier richtet sich der Anspruch nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche (nicht nach den Stunden).
Beispiel:
Arbeitnehmer David arbeitet in Teilzeit an fünf Tagen die Woche. Arbeitnehmerin Yvonne arbeitet in Vollzeit an 5 Tagen pro Woche. Obwohl Yvonne in Vollzeit und also mehr als David arbeitet, haben beiden den gleichen gesetzlichen Mindestanspruch auf bezahlten Urlaub.
Warum ist das so?
Weil David, wenn er eine Woche Urlaub nehmen will, fünf Tage Urlaub nehmen muss, genau so viel wie Yvonne.
Würde David nur an drei festen Tagen in der Woche arbeiten (z. B. Dienstag bis Donnerstag), bräuchte er nur drei Urlaubstage, um eine ganze Woche freizubekommen, aber dann hätte er nicht 20 gesetzliche Urlaubstage, sondern nur 12 (3 Tage x 4 Wochen).
Kann man den bezahlten Urlaub mit ins nächste Kalenderjahr nehmen? – die Übertragung
Prinzipiell ist eine Übertragung von Resturlaub ins Folgejahr möglich – das allerdings nur unter ganz bestimmten Bedingungen.
Die Übertragung von Resturlaub ist nur dann erlaubt, wenn dringende persönliche oder betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Der Resturlaub muss dann allerdings bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
Dringende betriebliche Gründe sind in diesem Fall beispielsweise:
- Aufträge (Saison oder terminbedingt), die es nicht erlauben, dass Arbeitnehmende ihren Resturlaub noch zum Ende des Jahres nehmen können.
- Auch technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf können einen dringenden betrieblichen Grund darstellen.
Zu den dringenden persönlichen Gründen gehören unter anderem:
- Arbeitsunfähigkeit (Krankheit)
- Zu pflegende Angehörige, derentwegen der Urlaub nicht genommen werden kann.
- Als dringender persönlicher Grund gilt auch, wenn der*die Lebensgefährt*in während der Urlaubszeit erkrankt und deshalb der Urlaub nicht angetreten werden kann.
Arbeitnehmende müssen hierfür keinen Antrag stellen. Liegt ein Übertragungsgrund vor, verschiebt sich der zeitliche Rahmen automatisch bis zum 31. März. Arbeitgebende sind dann verpflichtet, die Übertragung zu gewähren.
Urlaubsverfall
Wird der Urlaub im Falle der Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres nicht genommen, verfällt er ersatzlos. Ausnahmen gelten für bestimmte Personengruppen. Dies sind z. B. Mütter oder Eltern in Elternzeit. Urlaubsansprüche aus der Zeit davor können nach Rückkehr an den Arbeitsplatz geltend gemacht werden.
Was passiert mit meinem Anspruch auf Urlaubsentgelt bei Kündigung? – die Urlaubsabgeltung
Grundsätzlich gilt, dass der Urlaubsanspruch durch eine Kündigung nicht erlischt. Arbeitnehmende, die aus dem Unternehmen ausscheiden, ohne die ihnen zustehenden Urlaubstage genommen zu haben, haben Anspruch auf Auszahlung des Urlaubsentgelts. Dies wird auch als Urlaubsabgeltung bezeichnet.
In diesem Fall spielt es auch keine Rolle, wer die Kündigung initiiert hat. Auch wenn Beschäftigte die Kündigung einreichen, verfällt ihr Anspruch auf Urlaubsabgeltung nicht.
Wichtig: Auch eine außerordentliche Kündigung lässt den Anspruch auf Urlaubsabgeltung nicht entfallen. Grundsätzlich müsse Vorgesetzte es Beschäftigten ermöglichen, ihren bezahlten Urlaub vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu nehmen. Gerade bei einer fristlosen Kündigung besteht jedoch ein hohes Interesse, das Arbeitsverhältnis so schnell wie möglich zu beenden. In diesem Fall können die Arbeitnehmenden ihren Resturlaub nehmen. Ist dies nicht möglich, weil die Kündigungsfrist sehr kurz ist, muss auch in diesem Fall der Urlaub abgegolten werden.
Kündigung in der ersten Jahreshälfte – Besonderheit
Die Urlaubsabgeltung gilt allerdings nur eingeschränkt, wenn Beschäftigte in der ersten Jahreshälfte kündigen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz steht Arbeitnehmenden für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Das bedeutet, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf von sechs Monaten im Kalenderjahr ein anteiliger Urlaubsanspruch besteht.
Wichtig: Haben die Beschäftigten jedoch bereits mehr Urlaub genommen, als ihnen zusteht, können Vorgesetzte das zu viel gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückfordern.
Was gilt im Fall von Krankheit während des bezahlten Urlaubs?
Wenn Beschäftigte während ihres bezahlten Urlaubs erkranken und eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen können, werden diese Tage nicht auf den Urlaub angerechnet. Nach der Genesung können diese Urlaubstage nachgeholt werden.
Urlaubsentgelt berechnen – So geht’s
Urlaubsentgelt Berechnung
Das Urlaubsentgelt ist die Vergütung, die Beschäftigte während ihres gesetzlichen Urlaubs erhalten. Die Berechnung orientiert sich am Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen (bei unregelmäßiger Arbeitszeit: 12 Monate) vor Urlaubsbeginn.
Wie genau Sie bei einer Berechnung vorgehen, erklären wir im folgenden Abschnitt:
Berechnung des Urlaubsentgelts
- Ermittlung des Referenzzeitraums:
Zunächst wird der Referenzzeitraum ermittelt. Das sind in der Regel 13 Wochen vor Urlaubsantritt. Sind die Arbeitszeiten unregelmäßig bzw. schwankend, liegt der Referenzrahmen bei 12 Monaten. - Berechnung des Durchschnittsverdiensts und Berücksichtigung der Arbeitszeiten:
Für den Zeitraum des Referenzrahmens wird der Durchschnittsverdienst berechnet. Hierfür werden alle Lohnbestandteile wie das Grundgehalt, Überstundenzahlungen, Zulagen, Provisionen berücksichtigt. Nicht berücksichtigt werden Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld (Werden diese regelmäßig ausgezahlt, sind sie Teil des regulären Gehalts. In diesem Fall werden sie in der Rechnung zum Durchschnittsverdienst eingeschlossen). Das ermittelte durchschnittliche Arbeitsentgelt wird dann auf die Arbeitstage im Referenzzeitraum angewendet. - Anwendung auf den Urlaubszeitraum:
Schließlich werden die Werte auf den Urlaubszeitraum angewendet, um das Urlaubsentgelt für diesen Zeitraum zu ermitteln.
Folgende Formel wird hierbei verwendet:
Urlaubsentgelt = (Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen/Anzahl der Werktage) x Anzahl der Urlaubstage
Berechnung des Urlaubsentgelts bei schwankender Arbeitszeit
Das Bundesurlaubsgesetz enthält keine Regelungen dazu, wie im Falle von unregelmäßiger Arbeitszeit bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu verfahren ist. In diesen Fällen ist eine Orientierung an die Rechtsprechung zu empfehlen. Der Urlaub wird in solchen Situationen an die durchschnittliche Arbeitszeit der jeweiligen Beschäftigten angepasst.
Haben Beschäftigte beispielsweise in einigen Wochen mehr oder weniger Arbeitstage als üblich, wird der Urlaub anteilig berechnet. Es wird geprüft, wie viele Arbeitstage der jeweilige Beschäftigte durchschnittlich pro Woche hat. Der Urlaubsanspruch wird entsprechend angepasst.
Beispiel:
Der Arbeitsrhythmus des Arbeitnehmers X ist ein 2-Wochen-Rhythmus. Er arbeitet also jede Woche unterschiedliche Stunden.
- Woche 1: 5 Tage (35 Stunden)
- Woche 2: 4 Tage (28 Stunden)
Dies ergibt 9 Arbeitstage in 2 Wochen, also durchschnittlich 4,5 Arbeitstage pro Woche.
Der tarifliche Jahresurlaub beträgt 24 Tage. Da der Arbeitnehmer weniger als die übliche 5-Tage-Woche arbeitet, wird der Urlaub wie folgt berechnet:
24 Tage × 9 Arbeitstage/10 normale Wochenarbeitstage = 21,6 Urlaubstage
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf 21,6 Urlaubstage statt auf 24, da er weniger als die regulären Wochenarbeitstage hat.
Hinweis: In diesem Fall werden die Urlaubstage auf 22 aufgerundet. Das ist immer dann der Fall, wenn die Berechnung mindestens einen halben Urlaubstag ergibt.
Berechnung des Urlaubsentgelts bei schwankendem Gehalt
Bei schwankenden Gehältern und Löhnen ist der Referenzzeitraum für die Berechnung des Urlaubsentgelts nicht 13 Wochen, sondern stattdessen 12 Monate.
Mitarbeiterin Y hat in den letzten 12 Monaten unterschiedliche Gehälter erhalten, die insgesamt 27.600 Euro betragen. Das durchschnittliche Monatsgehalt ergibt sich also wie folgt:
27.600 Euro / 12 Monate = 2.300 Euro pro Monat.
Für die Berechnung des täglichen Urlaubsentgelts gehen wir davon aus, dass sie durchschnittlich 22 Arbeitstage pro Monat arbeitet. Um das tägliche Urlaubsentgelt zu berechnen, teilen wir das durchschnittliche Monatsgehalt durch die durchschnittliche Anzahl der Arbeitstage pro Monat:
2.300 Euro / 22 Arbeitstage = 104,55 Euro pro Arbeitstag
Auf dieser Grundlage wird nun das Urlaubsentgelt für die 20 der Mitarbeiterin zustehenden Urlaubstage berechnet.
104,55 Euro pro Arbeitstag x 20 Tage = 2.091,00 Euro
Insgesamt stehen der Arbeitnehmerin Y von ihrem Arbeitgeber X also 2.091,00 Euro Urlaubsentgelt im Jahr zu.
Hinweis: Überstunden sollten bei der Berechnung berücksichtigt werden.
Wie wird das Urlaubsentgelt versteuert?
Das Urlaubsentgelt wird rechtlich wie das reguläre Arbeitsentgelt (Lohn oder Gehalt) behandelt. Daher gelten die gleichen Regelungen für Abzüge wie für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
Digitale Software: Unterstützung bei der Urlaubsverwaltung
Zugegeben, die Berechnung des Urlaubsentgelts ist nicht ganz einfach. Auf den ersten Blick erscheint sie sogar recht kompliziert.
Doch HR-Software wie die von Factorial bietet mittlerweile zahlreiche Funktionen, die Personalverantwortliche bei der Berechnung von Urlaubsanträgen und Urlaubsentgelt unterstützen.
Zudem unterstützt Factorial insgesamt bei der Urlaubsverwaltung. Mitarbeitende können Abwesenheiten über den Desktop oder per App beantragen, während Vorgesetzte einen transparenten Überblick über Urlaubsansprüche erhalten. Factorial hilft Unternehmen, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren und den Prozess der Urlaubsverwaltung effizienter zu gestalten.
