Wie viel Arbeitnehmende verdienen und wie sich deren Gehalt zusammensetzt – genau darüber informiert die Entgeltbescheinigung. Hierbei ist zugleich eine wichtige Unterscheidung vorzunehmen. Es gibt ebenso noch die elektronische Entgeltbescheinigung, die sich an Sozialversicherungsträger richtet. Wir zeigen Ihnen nachfolgend auf, worin sich beide unterscheiden und wie eine korrekte Abrechnung für das Krankengeld und Kinderkrankengeld aussehen sollte.
Key Facts
- Die klassische Entgeltbescheinigung (auch: Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) richtet sich an Arbeitnehmende und dient als offizieller Einkommensnachweis, zum Beispiel zur Vorlage bei Vermieter*innen oder Banken.
- Die elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) schicken Arbeitgebende indes an Krankenkassen, zum Beispiel für Bezüge aus dem Krankengeld und Kinderkrankengeld.
- Aufbau und Informationsgehalt werden vom Gesetzgeber über die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO) vorgegeben.
- Nutzen und Unterscheidung der (elektronischen) Entgeltbescheinigung
- Warum wird eine Entgeltbescheinigung an Sozialversicherungsträger übermittelt?
- Entgeltbescheinigung: Muster für Krankenkassen
- Arbeitgebender schickt keine Entgeltbescheinigung an Krankenkasse – Was tun?
Nutzen und Unterscheidung der (elektronischen) Entgeltbescheinigung
Was ist eine Entgeltbescheinigung?
Mit der Entgeltbescheinigung erhalten Arbeitnehmende einen präzisen Überblick: Darüber, wie viel sie verdienen, welche Abgaben sie leisten und welche Steuerdaten diesen Abgaben zu Grunde liegen. Ausgestellt wird sie auf monatlicher Basis, daher bezeichnet man sie oft schlicht als „monatliche Verdienstabrechnung“ oder „Gehaltsabrechnung“. Den Aufbau und die Inhalte der Entgeltabrechnung regelt der § 108 der Gewerbeordnung sowie die explizit dafür erstellte Entgeltbescheinigungsverordnung.
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Die elektronische Entgeltbescheinigung (abgekürzt: EEL) ist im Aufbau ähnlich, erfüllt aber einen völligen anderen Zweck und wird nur dann ausgestellt, wenn dafür ein konkreter Grund vorliegt. Diese Variante der Entgeltabrechnung geht nämlich direkt an die Krankenkassen, sofern Arbeitnehmende von diesen eine Leistung beziehen müssen.
Warum wird eine Entgeltbescheinigung an Sozialversicherungsträger übermittelt?
Arbeitnehmende können ihre Entgeltabrechnung flexibel verwenden und müssen das auch oft genug, zum Beispiel:
- bei der Beantragung eines Kredits
- um ein Einkommen gegenüber Vermieter*innen nachzuweisen
- um die eigenen Abzüge (Steuern und Abgaben) transparent nachzuvollziehen
- um über Zuschläge, Zulagen, geldwerte Vorteile und Co. zu informieren
Die elektronische Entgeltbescheinigung erfüllt einen anderen Zweck, obwohl die enthaltenen Informationen identisch sind. Diese Bescheinigung versenden Arbeitgebende direkt an Sozialversicherungsträger, also zum Beispiel die gesetzliche Krankenkasse. Diese können anhand der Angaben ermitteln, wie hoch das Mutterschaftsgeld, das Krankengeld oder das Kinderkrankengeld ausfällt. Die Bescheinigung erfüllt nun also die Funktion einer Berechnungsgrundlage für die weiteren Bezüge von diesen Sozialversicherungsträgern.
Entgeltbescheinigung für Krankengeld
Die ersten 42 Tage im Jahr stehen Arbeitgebende in der Pflicht: Fallen Arbeitnehmende krankheitsbedingt aus, leisten die Unternehmen eine Entgeltfortzahlung. Eine Rolle spielt die Entgeltbescheinigung für Krankengeld dann, wenn Mitarbeitende länger als sechs Wochen krank sind. Diese erhalten dann weiterhin Bezüge, aber nicht mehr vom Unternehmen, sondern von ihrer Krankenkasse.
Eben diese Krankenkasse benötigt nun die Entgeltbescheinigung für Krankengeld, um die Höhe der Bezüge anhand des erhaltenen Lohns zu errechnen. Bleiben Mitarbeitende weiterhin krankgeschrieben, erfolgen die Zahlungen nach dem 42. Tag durch die Krankenkasse. Hier ist aus Unternehmenssicht essenziell, die notwendigen Dokumente rechtzeitig zu übermitteln. Das geschieht idealerweise nicht erst, nachdem Mitarbeitende schon sechs Wochen krank sind, sondern bereits vorher.
Eine nachträgliche Einreichung nach den 42 Tagen ist möglich. Aber: Das sollte binnen sieben Tagen geschehen, um den Krankenkassen genügend Zeit zur Berechnung zu gewähren. Andernfalls könnte es zu Verzögerungen kommen, die dann zu Lasten des sowieso schon erkrankten Arbeitnehmenden gehen – der aufgrund der Verzögerung natürlich auch den Rechtsweg gehen könnte.
Entgeltbescheinigung für Kinderkrankengeld
Die Entgeltbescheinigung für Kinderkrankengeld erfüllt im Prinzip eine nahezu identische Funktion. Da hier aber nicht Arbeitnehmenden direkt krank sind, sondern deren Kind, geht es um den Bezug von Kinderkrankengeld.
Dazu sind zunächst die folgenden gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen, die vom Bundesministerium für Gesundheit verabschiedet wurden:
- Eltern in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) haben aktuell Anspruch auf 15 Arbeitstage Kinderkrankengeld p.a.
- Alleinerziehende Elternteile haben einen Anspruch auf 30 Tage.
- Bei mehreren Kindern ist der jährliche Anspruch auf 35 Tage beziehungsweise 70 Tage bei Alleinerziehenden gedeckelt.
- Gilt für Kinder unter 12 Jahren und in Verbindung mit ärztlichem Attest.
- Das Kinderkrankengeld beziffert sich normalerweise auf 90 % des Nettoarbeitsentgelts.
Damit wären wir bei der Notwendigkeit der Entgeltbescheinigung für das Kinderkrankengeld. Erneut müssen die Sozialversicherungsträger hier die exakten Einkommensbezüge kennen, um in der Folge die Höhe der Auszahlungen berechnen zu können.
Unternehmen stehen nun in der Pflicht: Sobald Arbeitnehmende meldeten, dass sie selbst aufgrund des erkrankten Kindes arbeitsunfähig sind, muss eine Entgeltbescheinigung für Kinderkrankengeld erstellt und an die Krankenversicherung geschickt werden.
Entgeltbescheinigung: Muster für Krankenkassen
Die Entgeltbescheinigung enthält immer die folgenden Angaben:
- Name der Versicherten, Anschrift und Versichertennummer
- Name der Krankenkasse, des Arbeitgebenden und der Unternehmensanschrift
- aktuelle Entgeltdaten inklusive Abrechnungszeitraum, Brutto- und Nettoentgelt
- Informationen zum Krankheitszeitraum
- Unterschrift des Versicherten und Arbeitgebenden
Verschiedene Muster für Entgeltbescheinigungen können Sie unter anderem auf der Seite unseres Corporate Partners DATEV finden.
Wichtig: Die Daten zum Krankheitszeitraum müssen identisch mit dem Datum der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sein. Orientieren Sie sich da also exakt an dem Zeitraum, für den Mitarbeitende von einem Arzt krankgeschrieben wurden.
Arbeitgebender schickt keine Entgeltbescheinigung an Krankenkasse – Was tun?
Es ist nicht unwahrscheinlich, dass es sich dabei schlicht um ein Versehen handelt. Folglich gilt auch für Arbeitnehmende: Ruhe bewahren! Die Übermittlung der Entgeltbescheinigung ist aber nun einmal notwendig, um die Bezüge der Krankenkasse zu erhalten. Daher sollten Arbeitnehmende am besten freundlich in der HR-Abteilung nachfragen. Arbeitgebende sind verpflichtet, die Bescheinigung zeitnah zu übermitteln. Normalerweise schicken Krankenkassen dafür sogar eine Erinnerung.
Der Arbeitgebende schickt immer noch keine Entgeltbescheinigung an die Krankenkasse? Dann liegt hier ein Verstoß gegen die Meldepflichten vor. Ob das Unternehmen fahrlässig, vorsätzlich oder schlicht schusselig handelt, Arbeitnehmende können bei einer weiterhin nicht übermittelten Entgeltbescheinigung rechtliche Schritte einleiten. Unter anderem drohen Arbeitgebenden Bußgelder und Sanktionen, des Weiteren kann sich für das Unternehmen sogar ein Haftungsrisiko ergeben.
Dazu ein einfaches Beispiel: Weil die Krankenkasse nie die elektronische Entgeltbescheinigung erhielt, wurde nach sechs Wochen kein Krankengeld ausgezahlt. Deshalb konnte die Miete nicht rechtzeitig überwiesen werden, es entstanden in der Folge Mahnkosten. Arbeitnehmende können hier das Unternehmen in Haftung nehmen, weil das Krankengeld nur deshalb nicht überwiesen wurde, da die elektronische Entgeltbescheinigung nie die Krankenkasse erreichte.
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