Die Zeiten, in denen ein Diensthandy ausschließlich Beschäftigten in Führungspositionen vorbehalten und damit ein Statussymbol war, sind langsam vorbei. Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden die Nutzung von Diensthandys an. Dies wirft insbesondere dann Fragen auf, wenn diese auch privat genutzt werden.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.
Key Facts
- Es besteht grundsätzlich kein Anspruch auf ein Diensthandy. Allerdings können Arbeitnehmende zur Nutzung verpflichtet werden, wenn dies aus dienstlichen Gründen erforderlich ist.
- Eine private Nutzung des Firmenhandys ist nur zulässig, wenn Vorgesetzte dies ausdrücklich erlauben.
- Ein Diensthandy verpflichtet Beschäftigte nicht automatisch dazu, rund um die Uhr erreichbar zu sein.
- Was versteht man genau unter einem Diensthandy?
- Wer hat Anspruch auf ein Diensthandy?
- Private Nutzung und Nutzung für berufliche Zwecke
- Dürfen Angestellte ein Diensthandy nach einer Kündigung behalten?
- Diensthandy und Schäden – Wer haftet?
- Diensthandy und Steuer
- Wie wählen Sie Firmenhandys am besten aus?
- Modelle zur Bereitstellung
Was versteht man genau unter einem Diensthandy?
Ein Diensthandy (oder Firmenhandy) ist ein Mobiltelefon, das von Unternehmen an (bestimmte) Mitarbeitende ausgegeben wird. Es wird in der Regel Beschäftigten zur Verfügung gestellt, die beruflich telefonisch erreichbar sein müssen oder deren Job sehr viel telefonische Kommunikation erfordert. Es soll die Zusammenarbeit erleichtern, insbesondere auch dann, wenn die jeweiligen Beschäftigten dienstlich viel unterwegs sind.
Die Kosten des Diensthandys trägt das Unternehmen in der Regel selbst.
Welche Rechte und Pflichten gelten in diesem Zusammenhang?
Wer hat Anspruch auf ein Diensthandy?
Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Regelung im Arbeitsrecht, die einen Anspruch auf ein Firmenhandy festlegen würde. Ob ein Smartphone für berufliche Zwecke notwendig ist oder nicht, entscheiden die Vorgesetzten. Auch wenn also bestimmte Kolleg*innen bereits ein Handy von ihren Vorgesetzten bekommen haben, ergibt sich daraus kein Anspruch für andere Beschäftigte.
Dennoch gilt: Die dienstliche Notwendigkeit eines Firmenhandys unterliegt dem Weisungsrecht der Vorgesetzten. Mitarbeitende müssen daher ein Firmenhandy akzeptieren, das ihnen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird.
Müssen Beschäftigte mit Diensthandy rund um die Uhr erreichbar sein?
Nein. Ein Firmenhandy bedeutet nicht, dass Ihre Angestellten plötzlich rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Auch für die Erreichbarkeit auf dem Firmenhandy sind die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten maßgeblich.
Sieht der Arbeitsvertrag allerdings vor, dass die Erreichbarkeit auch außerhalb der regulären Arbeitszeit gewährleistet sein muss, kann dies auch für eingehende Anrufe auf dem Firmenhandy gelten. Das ist aber in der Regel nur bei Beschäftigten in höheren Positionen der Fall, für die unter Umständen auch Ausnahmeregelungen für Mehrarbeit und Überstunden gelten.
Private Nutzung und Nutzung für berufliche Zwecke
Diensthandy privat nutzen
Rund 88 Prozent der Beschäftigten mit Diensthandy dürfen dieses auch für private Telefonate nutzen. Das ergab eine Bitkom-Studie aus dem Jahr 2023. Nur knapp 20 Prozent von diesen 88 Prozent nutzt das Telefon dann aber auch tatsächlich für private Zwecke.
Wichtig: Ein Firmenhandy darf nur privat genutzt werden, wenn dies von den Arbeitgebenden ausdrücklich erlaubt ist. Untersagen Vorgesetzte also die private Nutzung auf dem dienstlichen Smartphone, dürfen Beschäftigte dieses weder für private Telefonate noch zum Beantworten privater E-Mails, SMS oder anderen Nachrichten und auch nicht für das private Surfen im Internet nutzen.
Private Nutzung erlaubt – was gilt es zu beachten?
Ist die Privatnutzung auf dem Diensthandy erlaubt, haben Sie als arbeitgebende Person das Recht, den Nutzungsumfang zu spezifizieren. So dürfen Sie die Nutzung bestimmter Apps oder Seiten einschränken oder verbieten.
Wichtig für Arbeitgebende: Nutzen Ihre Angestellten das Diensthandy ausschließlich beruflich, dürfen Sie es einsehen. Das heißt, Sie dürfen beispielsweise sämtliche E-Mails oder Verbindungsnachweise überprüfen.
Wird das Diensthandy auch privat genutzt, ist Ihnen diese Einsicht untersagt, da Sie gegen den Datenschutz der Beschäftigten verstößt. Allerdings dürfen Vorgesetzte überprüfen, ob etwaige Auflagen bzw. eingeschränkte Nutzungsrechte auch eingehalten werden.
Sinnvoll ist es, solche Vereinbarungen direkt im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Diensthandyvertrag mit aufzunehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Mitarbeitende, die ein Firmenhandy zurückgeben und es für private Zwecke genutzt hatten, dürfen ihre privaten Daten vor Abgabe löschen. Berufliche Daten dürfen selbstverständlich nicht gelöscht werden.
Privates Handy für berufliche Zwecke nutzen
Und wenn Beschäftigte ihr privates Telefon als Diensthandy nutzen? Ist das zulässig?
Grundsätzlich dürfen Arbeitgebende ihre Beschäftigten nicht zwingen, ihr privates Telefon für dienstliche Zwecke zu nutzen. Verwenden Arbeitnehmende ihr Mobiltelefon auch beruflich, sollten Arbeitgebende die Kosten übernehmen bzw. sich an diesen beteiligen.
Tipp: In jedem Fall sollten Unternehmen sich mit Mobile Device Management beschäftigen, sofern Diensthandys in welcher Form auch immer im Unternehmen eingesetzt werden. Dieses ermöglicht es IT-Abteilungen, Arbeitsgeräte wie Smartphone oder Laptops zu konfigurieren, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und Software zu installieren.
Dürfen Angestellte ein Diensthandy nach einer Kündigung behalten?
Standen die Handys ausschließlich für die berufliche Nutzung zur Verfügung, so müssen die jeweiligen Beschäftigten diese grundsätzlich im Falle einer Kündigung an das Unternehmen zurückgeben.
Hier hängt es ganz von den Verträgen und den Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden ab, ob die Beschäftigten bei einer Kündigung das Smartphone behalten dürfen. Klare Vereinbarungen sind ebenfalls nützlich, um Missverständnisse in einem solchen Fall zu vermeiden.
Auch hier gilt, dass berufliche Daten an den Betrieb zurückgegeben werden.
Tipp und Benefit
Tipp: Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden generell erlauben, das Mobiltelefon auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu behalten, kann es sich lohnen, von Anfang an auf Mobiltelefone zurückzugreifen, die Platz für zwei SIM-Karten bieten. So kann die beruflich genutzte SIM-Karte einfach aus dem Handy entfernt und zurückgegeben werden.
Darüber hinaus sind Smartphones heutzutage aus dem Leben der meisten Menschen nicht mehr wegzudenken. Das Angebot, ein neues Smartphone auch privat zu nutzen und/oder es nach einer Kündigung zu behalten, kann ein toller Benefit für potenzielle Bewerbende sein.
Diensthandy und Schäden – Wer haftet?
Die Frage, wer bei Schäden am Handy oder Verlust des Diensthandys haftet, ist nicht immer eindeutig zu beantworten und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend ist dabei, ob grobe oder leichte Fahrlässigkeit vorliegt. Das ist allerdings nicht immer leicht festzustellen.
Grob fahrlässig wäre es z. B., wenn Beschäftigte ihr Diensthandy ungesichert an einem öffentlichen Ort liegen lassen. In diesem Fall wären die Arbeitnehmenden selbst haftbar. Anders sieht es aus, wenn das Handy durch normale Abnutzung oder durch leichte Fahrlässigkeit, z. B. durch Fallenlassen, beschädigt wurde, dann haften Arbeitgebende in der Regel voll oder zumindest anteilig.
Wichtig: Mitarbeitende sind dazu angehalten, das Diensthandy vor unbefugter Nutzung zu schützen.
Die Haftungsfrage sollte unbedingt im Diensthandyvertrag, im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Die Haftungsfrage ergibt sich auch aus den konkreten Bedingungen des Handyvertrags selbst. Möglicherweise gibt es spezielle Zusatzversicherungen, die alle Eventualitäten abdecken.
Diensthandy privat nutzen – ein geldwerter Vorteil?
Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung oder ein Vorteil, den Arbeitgebende ihren Angestellten zusätzlich zum Lohn gewähren. Diese Sachleistungen oder Vorteile werden nicht in Geld ausgezahlt, haben aber an sich einen materiellen Wert. Typische Beispiele sind Firmenwagen, Tankgutscheine oder Monatskarten für den ÖPNV. Auch wenn den Arbeitnehmenden kein Geld direkt ausgezahlt wird, erhalten sie dennoch den sogenannten geldwerten Vorteil. Daher müssen auch diese Sachbezüge nach § 8 des Einkommenssteuergesetzes versteuert werden.
Im Falle einer Privatnutzung gilt ganz klar: Ein Diensthandy ist kein geldwerter Vorteil. Dementsprechend müssen Beschäftigte das Firmenhandy auch nicht versteuern. Entscheidend ist hier, dass das Handy dem Unternehmen gehört.
Wie wählen Sie Firmenhandys am besten aus?
Auf diese Punkte sollten Sie achten
Was sollten Unternehmen beachten, die überlegen, Firmenhandys anzuschaffen?
Gerade bei einem Diensthandy, das sowohl privat als auch beruflich genutzt wird, ist der Speicherplatz enorm wichtig. Es empfiehlt sich daher, ein Smartphone mit viel Speicherplatz zu wählen.
Für Branchen wiederum, in denen z. B. Video- und Fotoaufnahmen an der Tagesordnung stehen, beispielsweise für Mitarbeitende im Social-Media-Bereich, ist ein Smartphone mit einer guten Auflösung bzw. einer hochauflösenden Kamera notwendig.
Auch die Akkulaufzeit ist entscheidend. Vor allem Beschäftigte im Außendienst, die oft stundenlang unterwegs sind, ohne das Handy aufladen zu können, profitieren von einem guten Akku.
Beziehen Sie auch gerne Ihre Angestellten in den Auswahlprozess mit ein und fragen Sie diese nach ihren Bedürfnissen und ggf. auch, mit welchen Smartphones sie bereits vertraut sind.
Modelle zur Bereitstellung
Insgesamt haben Sie als Unternehmen die Wahl: Sie können Mobiltelefone für betriebliche Zwecke direkt kaufen und ggf. separate Verträge abschließen. Oder sie erwerben die Smartphones auf Raten oder leasen sie.
Die häufigste Option ist das sogenannte „Bundle“. Unternehmen schließen Verträge mit einem Mobilfunkbetreiber ab und bezahlen die Geräte zusammen mit dem Vertrag ab. Am Ende der Laufzeit erhalten sie ein neues Gerät. Dies ist besonders vorteilhaft, da sie so immer automatisch über die neuesten Mobiltelefone für ihr Unternehmen verfügen.
Für einen besseren Überblick haben wir Ihnen hier nochmal die verschiedenen Optionen, wie Sie Firmenhandys zur Verfügung stellen können, übersichtlich zusammengefasst:
COPE (Corporate Owned, Personally Enabled) – Unternehmenseigen, persönlich aktiviert
- Das Unternehmen besitzt die Geräte. Beschäftigte dürfen diese auch privat nutzen.
- Vorteile: Bessere Verwaltung, höhere Sicherheit und Wertschätzung der Mitarbeitenden.
- Nachteile: Höherer Investitionsbedarf.
COBO (Corporate Owned, Business Only) – Firmeneigen, nur für die Arbeit
- Geräte sind ausschließlich für geschäftliche Zwecke bestimmt, private Nutzung und Installation eigener Apps sind nicht erlaubt.
- Vorteile: Hohe Sicherheit durch volle Kontrolle.
- Nachteile: Geräte sind lediglich Arbeitsmittel, dadurch sinkt die Wertschätzung und der Benefit für die Mitarbeitenden.
CYOD (Choose Your Own Decvice) – Wähle dein eigenes Gerät
- Die Mitarbeitenden wählen aus einer vom Betrieb vorgegebenen Liste geeignete Geräte aus. Das Unternehmen trifft also bereits eine Vorauswahl an geeigneten Geräten.
- Vorteile: Mobilgeräte sind genau auf den unternehmensspezifischen Zweck abgestimmt.
- Nachteile: Möglicherweise entsprechen die ausgewählten Geräte nicht den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
COSU (Corporate Owned, Single Use) – Unternehmenseigene Geräte zur einmaligen Nutzung
Die Geräte gehören dem Unternehmen und sind auf einen bestimmten Zweck beschränkt. Dies kann z. B. bei Dienstreisen der Fall sein oder wenn eine Veranstaltung von bestimmten Mitarbeitenden in sozialen Medien gestreamt werden soll, diese das Handy danach aber nicht mehr zwingend beruflich nutzen müssen.
Dieses Modell eignet sich vor allem dann, wenn der dienstliche Nutzen eines Firmenhandys sehr begrenzt ist und es in der Tat wirtschaftlicher ist, ein oder wenige Diensthandys zu haben, die von bestimmten Mitarbeitenden für ganz bestimmte Zwecke genutzt werden.
Für welches Modell Sie sich entscheiden, hängt von den individuellen Anforderungen an Diensthandys in Ihrem Unternehmen ab.
