Um sicherzustellen, dass alle Schichten in einem Unternehmen besetzt sind, wird in der Regel ein Dienstplan erstellt. Dieser dient zum einen der Planung und Koordination, zum anderen aber auch als Informationsquelle für die Mitarbeitenden.
Was Unternehmen bei der Dienstplangestaltung beachten müssen und wie digitale Lösungen die Dienstplanung erleichtern können, wird im folgenden Beitrag erläutert.
Key Facts
- Der Dienstplan ist ein Dokument bzw. ein Instrument, mit dem die Personalplanung in einem Unternehmen durchgeführt und koordiniert wird.
- Gute Dienstpläne versuchen, ein Gleichgewicht zwischen den wirtschaftlichen Erfordernissen und Notwendigkeiten und den Wünschen und Bedürfnissen der Beschäftigten herzustellen.
- Mit Softwarelösungen können Dienstpläne automatisiert erstellt werden, was Zeit spart, Fehler reduziert und mehr Flexibilität sowie Transparenz für alle Beteiligten bietet.
- Was ist ein Dienstplan?
- Warum ist ein guter Dienstplan so wichtig und was macht einen guten Schichtplan überhaupt aus?
- Welche Fehler sollten bei der Dienstplanerstellung vermieden werden?
- Dienstplan erstellen – So geht’s
- Dienstplangestaltung einfach gemacht mit Dienstplan-Software
Was ist ein Dienstplan?
Der Dienstplan ist ein Instrument, mit dem in Organisationen und Unternehmen die verschiedenen Schichten der einzelnen Mitarbeitenden koordiniert und geplant werden.
Er kommt also vor allem in Betrieben zum Einsatz, in denen es mehr als eine Schicht gibt, in dem Beschäftigte also beispielsweise im Wechselschichtsystem arbeiten. Der Dienstplan soll sicherstellen, dass alle Schichten abgedeckt sind, dass genügend Personal dafür zur Verfügung steht und dass jeder weiß, wo und wann er im Betrieb eingesetzt wird.
Gerade bei vielen abzudeckenden Schichten und mehreren Beschäftigten kann die Koordination unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Betriebes und der Beschäftigten nicht einfach sein. Dienstpläne helfen hier, den Überblick zu behalten.
Dienstpläne haben daher im Wesentlichen zwei Ziele:
- Sicherstellung der Koordination und Planung der einzelnen Schichten bzw. Dienste unter Berücksichtigung der Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen von Betrieb und Beschäftigten
- Funktion als Dokument zur Ansicht, aus dem die Mitarbeitenden ersehen können, wann sie wo arbeiten.
Darüber hinaus gewährleisten Dienstpläne die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten und dienen gleichzeitig der Personalabteilung als Zeiterfassungsinstrument.
Ein Synonym für den Dienstplan ist der Schichtplan.
Was beinhaltet ein Dienstplan?
In Dienstplänen bzw. Schichtplänen sind in der Regel folgende Informationen enthalten:
- Mitarbeitende: Die Namen der Beschäftigten, die zu bestimmten Schichten eingeteilt sind.
- Zeitraum und Tage: Der Dienstplan zeigt an, zu welcher Uhrzeit, für wie lange und an welchen Tagen Beschäftigte zum Dienst zu erscheinen haben.
- Arbeitsort: Wenn das Personal an verschiedenen Orten arbeitet, z. B. in der Gastronomie eine Schicht hinter der Bar und eine andere Schicht im Service hat, wird dies im Dienstplan vermerkt.
- Aufgaben: Auch die Aufgaben am gleichen Arbeitsort können vielfältig sein. Das wird dann ebenso im Dienstplan notiert. So kann es beispielsweise in einem Supermarkt vorkommen, dass Mitarbeiter X an einem Tag für den Kassendienst eingeteilt ist und an einem anderen Tag Ware einräumen soll.
Wer macht die Dienstplanung?
Grundsätzlich liegt die Festlegung von Arbeitszeit und Arbeitsort im Direktionsrecht (Weisungsrecht) der Arbeitgebenden. Sie sind also zur Erstellung von Dienstplänen befugt. Darüber hinaus können die Vorgesetzten diese Arbeit aber auch an Schicht- oder Abteilungsleitung oder an Manager*innen auslagern. Auch die Personalabteilung kann in manchen Unternehmen zuständig für die Dienstplanung sein.
Wichtig: Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser auch ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 1. Abs. 2 BetrVG) bei der Schichtplanung.
Warum ist ein guter Dienstplan so wichtig und was macht einen guten Schichtplan überhaupt aus?
Die Erstellung eines einwandfreien Dienstplans ist für den Erfolg des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden essenziell.
Mit ihm wird die Personaleinsatzplanung koordiniert. D. h. die Personalabteilung bzw. der Personalverantwortliche im Unternehmen sorgt dafür, dass die Personalressourcen im Unternehmen optimal eingesetzt und verteilt werden. Auf diese Weise werden Engpässe vermieden und es wird sichergestellt, dass alle Aufgaben bestmöglich erfüllt werden können.
So kann z. B. bei der Dienstplanung im Einzelhandel berücksichtigt werden, dass zu Stoßzeiten am Abend und am Wochenende mehr Personal zur Verfügung stehen muss als z. B. zur Mittagszeit. Es wäre unwirtschaftlich, zur Mittagszeit genauso viel Personal einzusetzen wie zu Stoßzeiten, obwohl dies nicht erforderlich ist.
Darüber hinaus ist ein guter Dienstplan entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen. Ist die Schichtarbeit fair und transparent gestaltet, fühlen sich die Beschäftigten also auch in ihren Bedürfnissen berücksichtigt oder eben nicht: Arbeitgeber X teilt Arbeitnehmerin Y jeden Tag zur Frühsicht ein, obwohl diese lieber abends arbeitet. So eine Dienstplangestaltung würde sich auf lange Sicht negativ auf die Zufriedenheit der Arbeitnehmerin auswirken.
Hier hilft es auch, direkt auf die Mitarbeitenden zuzugehen und mit ihnen über ihre Wünsche und Vorstellungen zu sprechen. Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Der eine arbeitet lieber morgens, die andere lieber abends, wieder ein anderer bevorzugt mehrere Tage am Stück und ein weiterer hat gerne einen freien Tag unter der Woche.
Ein guter Dienstplan ist darüber hinaus so gestaltet, dass er schnell auf Veränderungen reagieren kann. Flexibilität ist ein Schlüsselelement, vor allem in Betrieben mit Spitzenzeiten. Außerdem muss Transparenz und Übersichtlichkeit gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden schnell und einfach erkennen können, wann sie arbeiten.
Welche Fehler sollten bei der Dienstplanerstellung vermieden werden?
Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz
Eindeutige Fehler in den Dienstplänen sind z. B. die Nichteinhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen. Ausreichende Ruhezeiten, z. B. bei Nachtdiensten, müssen eingehalten werden. So müssen zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 ArbZG). Alles andere wäre ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz.
Ausnahmen gelten hier jedoch für bestimmte Branchen und Betriebe. Dazu gehören:
- Krankenhäuser
- Pflegeeinrichtungen
- Gaststätten
- Behebungsbetriebe
- Verkehrsbetriebe
- Betriebe der Tierhaltung
- Rundfunk
- Landwirtschaft
Hier darf die Ruhezeit ausnahmsweise um 1 Stunde verkürzt werden. Sie ist jedoch nur zulässig, wenn sie innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch eine Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird.
Eine weitere Ausnahme gilt für Krankenhäuser und Einrichtungen für die Pflege von Personen. Hier kann die gesetzliche Ruhezeit während des Rufdienstes verkürzt werden. Die Arbeitszeit während des Rufdienstes darf jedoch die Hälfte der regelmäßigen Ruhezeit nicht überschreiten.
Ungleiche Verteilung
Ein weiterer gravierender Fehler in der Dienstplanung ist die ungerechte Verteilung der Schichten. Wenn z. B. bestimmte Mitarbeitende immer wieder zu unbeliebten Zeiten (z. B. Nachtdienst) eingeteilt werden und andere nicht, führt dies zu Unmut in der Belegschaft. Ein häufiger Fehler, der hier von der Personalabteilung gemacht wird, ist, dass gerade diejenigen, die besonders gute Arbeit leisten, zu unbeliebten Zeiten eingeteilt werden.
Dies geschieht oft, weil man davon ausgeht, dass sie ihre Arbeit so gut machen, dass sie z. B. eine Nachtschicht, in der sie alleine arbeiten, gut bewältigen können. Andere Beschäftigte, die nicht so gute Arbeit leisten, werden für diesen Dienst nicht eingeteilt, weil die Befürchtung besteht, dass sie die Schicht nicht alleine bewältigen können. Auf lange Sicht ändert dies jedoch nichts am Status Quo: Die Mitarbeitenden, die weniger wertvolle Arbeit leisten, werden auch in Zukunft nicht besser arbeiten; die kompetenten Beschäftigten hingegen werden unzufrieden und demotiviert sein und möglicherweise sogar kündigen.
Keine Berücksichtigung von Wünschen
Die Dienstplanung sollte auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen. Es ist klar, dass in der betrieblichen Schichtarbeit nie alle Wünsche zu 100 Prozent umgesetzt werden können. Aber die Unternehmen sollten hier an die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden und an die Vereinbarkeit von Familie und Beruf denken. So ist es beispielsweise eine gute Lösung, wenn Eltern in den Ferienzeiten Urlaub nehmen können.
Einplanung von zu wenig Ressourcen
Häufig wird der Personaleinsatz so geplant, dass die Schichten gerade so besetzt sind, aber bei eventuellen Veränderungen, z. B. durch Krankheitsausfälle, die Aufgaben nicht mehr zu 100 % oder nur durch erheblichen Mehraufwand der noch arbeitenden Beschäftigten kompensiert werden können. Wenn diese Situation über mehrere Wochen anhält oder regelmäßig so geplant wird, kann dies zu erheblicher Unzufriedenheit bei den Beschäftigten führen.
Mangelnde Kommunikation und Transparenz
Dienstplaner*innen sollten außerdem dafür sorgen, dass der Dienstplan den Mitarbeitenden rechtzeitig zur Einsicht zur Verfügung steht. Der beste Dienstplan nützt nichts, wenn die Mitarbeitenden zur Einsicht extra zur Arbeit kommen müssen oder ihre Schichten regelmäßig erst am Vortag erhalten.
Moderne Tools und digitale Lösungen können das Personalmanagement dabei enorm unterstützen – Factorial bietet zum Beispiel eine App an, mit der Ihre Mitarbeitenden ganz einfach ihre Schichten einsehen können und bei Änderungen im Dienstplan automatisch informiert werden.
Digitale Tools sind ohnehin das Nonplusultra im Personalmanagement geworden, weil sie vieles so viel einfacher machen. Wie das genau funktioniert, erklären wir in den nächsten Abschnitten.
Dienstplan erstellen – So geht’s
Die Dienstplanung kann auf unterschiedliche Weise vorgenommen werden. Im Grunde lässt sich zwischen der manuellen und der digitalen Erstellung der Dienstpläne unterscheiden.
Manuelle Dienstplanerstellung
Bei der manuellen Dienstplanerstellung werden die einzelnen Schichten von Hand entweder auf Papier oder in Excel eingetragen. Natürlich ist insbesondere die Variante mit Papier und Stift sehr kostengünstig und bei wenigen Mitarbeitenden sicherlich die Lösung der Wahl. Doch je mehr Beschäftigte es gibt, desto schwieriger wird diese Methode: Es kann schnell unübersichtlich werden und Fehler können sich leicht einschleichen.
Die Dienstplanerstellung mit Excel ermöglicht es zumindest, maximale Arbeitszeiten über Formeln festzulegen und die Zeiterfassung direkt zu berechnen. Auch Überstunden können bei Bedarf mit Excel leicht ermittelt werden. Mittlerweile ist es auch möglich, Excel in Clouds zu nutzen, z. B. über Google, sodass die Personalplanung auch von mehreren Personen durchgeführt werden kann und Änderungen ohne großen Aufwand eingetragen werden können.
Excel hat aber auch seine Grenzen. Es kann zwar einfache Berechnungen und Formeln durchführen, aber komplexe Anforderungen wie die Berücksichtigung von Gesetzen oder Verfügbarkeiten müssen manuell eingegeben bzw. abgelesen und analysiert werden.
Digitale Dienstplanerstellung
Digitale Lösungen gehen einen Schritt weiter. Sie planen nach Eingabe bestimmter Variablen wie Verfügbarkeit, Wünsche und Anforderungen automatisch einen Dienstplan, berücksichtigen dabei auch gesetzliche Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz und bieten in der Regel auch eine übersichtliche digitale Ansicht, die von überall digital abrufbar ist.
Dienstplansoftware ist mittlerweile so gut, dass sie unter Berücksichtigung der eingegebenen Informationen den bestmöglichen Dienstplan erstellt. Das erspart der Personalabteilung bzw. den Dienstplaner*innen viel Zeit und erhöht auch die Zufriedenheit des Personals, weil die Dienstpläne so optimiert sind.
Dienstplangestaltung einfach gemacht mit Dienstplan-Software
Wie läuft so die Dienstplanerstellung mit einer digitalen Lösung genau ab und welche Funktionen bringen sie noch mit? Wir erklären es am Beispiel der Factorial-Software.
Dienstplanung mit Factorial
Mit dem Schichtplaner-Tool von Factorial können Sie Ihre Dienstpläne unkompliziert und fast völlig automatisiert erstellen lassen. Und das Beste ist: Das Ganze ist in wenigen Schritten erledigt! Alles, was Sie machen müssen, ist Folgendes:
Mitarbeiterprofile anlegen: Name, Abteilung und Verfügbarkeit eingeben.
Schichtarten definieren: Definieren Sie die verschiedenen Schichttypen und Pausen (z. B. Früh- und Spätdienst).
Vorlage erstellen: Erstellen Sie ein Grundgerüst mit Wochentagen, Feiertagen und Kernarbeitszeiten.
Bereitschaften und Wünsche eingeben: Erfassen Sie Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit, sowie individuelle Wünsche der Mitarbeitenden. Sie können diese Informationen manuell eintragen oder das Tool mit den bereits im System vorhandenen Daten aus anderen Softwaremodulen verbinden.
Dienstplan automatisch erstellen: Die Software erstellt den Dienstplan auf Basis der eingegebenen Informationen.
Das Schichtplanungstool von der HR-Software von Factorial bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile:
-
- Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden einfach erfasst und der Dienstplan automatisch angepasst.
- Außerdem können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit angeben und Schichtwechsel vorschlagen, was eine hohe Flexibilität ermöglicht.
- Automatisierte Berechnungen wie Überstunden und Arbeitszeitnachweise sorgen für eine fehlerfreie Planung, während die Integration mit anderen Tools und Softwareumgebungen eine nahtlose Zusammenarbeit gewährleistet.
- Es gibt darüber hinaus eine Reporting-Funktion. Diese ermöglicht die Erstellung von Berichten über Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personalkosten.
Dienstplan App
Besonders nützlich ist in diesem Zusammenhang auch die Factorial-App. Die meisten Menschen kommunizieren heute über ihr Smartphone. Hier setzt Factorial an und integriert in der mobilen App auch direkt die Dienstplanung. Das heißt, die Mitarbeitenden können ihren Dienstplan jederzeit vom Handy aus einsehen und auch hier direkt Änderungen oder Abwesenheiten mitteilen, die sofort automatisch im Dienstplan geändert werden. Die anderen Mitarbeitenden werden direkt über die Änderungen informiert.
