Es ist jeden Monat aufs Neue einer der schönsten Momente im Arbeitsleben: Für Angestellte steht die Entgeltabrechnung an, die Unternehmen an ihre Belegschaft für deren Arbeitsleistung erstellen. Anhand der Entgeltabrechnung wird bei Mitarbeitenden die Lohn- und Gehaltsauszahlung veranlasst.
Aber was genau ist eigentlich eine Entgeltabrechnung? Wie setzt sie sich zusammen und wie wird das Entgelt berechnet?
Wichtige Aspekte und häufige Fragen beantworten wir in diesem Blog-Artikel.
Key Facts
- Auf einer Entgeltabrechnung wird die genaue Zusammensetzung des Gehalts oder Lohns dokumentiert.
- Anhand der Entgeltabrechnung werden der Unterschied zwischen Bruttogehalt und Nettogehalt sowie die abzuführenden Abgaben aufgeschlüsselt.
- Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, das die Berechnung des Arbeitsentgelts eines Mitarbeitenden enthält.
- Was ist die Entgeltabrechnung?
- Bedeutung der Entgeltabrechnung
- Wer macht die Entgeltabrechnung?
- Was sind die Bestandteile einer Entgeltabrechnung?
- Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?
- Welche Vorzüge gibt es, wenn man die Gehaltsabrechnung eigenständig abwickelt?
- Vorteile einer Software zur Gehaltsabrechnung
Was ist die Entgeltabrechnung?
Die Entgeltabrechnung ist ein Dokument, das die Berechnung des Arbeitsentgelts eines Mitarbeitenden enthält. Auf einer Entgeltabrechnung wird die genaue Zusammensetzung des Gehalts dokumentiert.
Anhand der Entgeltabrechnung werden der Unterschied zwischen Bruttogehalt und Nettogehalt sowie die abzuführenden Abgaben aufgeschlüsselt. Der Nettobetrag einer Lohn- und Gehaltsabrechnung errechnet sich aus dem Bruttobetrag abzüglich aller verpflichtenden Abgaben wie Steuern, Versicherungs- und Sozialabgaben.
Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiger Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung und muss von jedem Unternehmen monatlich erstellt und an die Belegschaft ausgegeben werden. Die Entgeltabrechnung wird auch Entgeltbescheinigung genannt.
Der Begriff stammt aus der Sozialversicherung und umfasst einerseits das Abwickeln einer Lohnabrechnung durch Arbeitgebende. Andererseits wird damit das genau aufgeschlüsselte Gehalt von Angestellten in einem schriftlichen Dokument bezeichnet.
Der Arbeitgebende hat zudem die Pflicht, dem jeweils zuständigen Finanzamt den Nachweis über die erfolgte Lohnabrechnung der Angestellten zu übermitteln.
Bedeutung der Entgeltabrechnung
Da die Erstellung der Dokumente einer Entgeltabrechnung als steuerrelevant gilt, sollte sie keine Fehler enthalten. In der Regel sorgt die Buchhaltung anhand gewisser Vorgaben für die Bereitstellung der Abrechnungen sowie deren Zahlung.
Um falsche Berechnungen durch Änderungen von z. B. Abgaben- und Steuerqsätzen zu vermeiden und so effizient und fehlerfrei wie möglich zu arbeiten, lohnt es sich für Unternehmen, zur Bewerkstelligung der Lohnabrechnung über geeignete Software nachzudenken.
Im heutigen Wettbewerb ist die schnelle, effiziente und fehlerfreie Verwaltung aller administrativen Aufgaben – egal ob Start-up, KMU oder Großunternehmen – enorm wichtig. Die Zentralisierung und Automatisierung der Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt dabei viele Vorteile mit sich.
Tipp: Mit HR-Software wie der von Factorial sind alle relevanten Daten wie die erfasste Arbeitszeit, Ausgaben und Zulagen sowie relevante Informationen aus der digitalen Personalakte zentral einsehbar und lassen sich automatisch mit der integrierten Abrechnungssoftware DATEV synchronisieren. Mehr Informationen zur vorbereitenden Lohnabrechnung finden Sie hier.
Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Lohn und Gehalt sind zwei verschiedene Formen der Vergütung von Arbeitnehmenden. Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist schnell erklärt:
Lohn wird anhand der erbrachten Arbeitsstunden bezahlt, während Gehalt eine im Arbeitsvertrag festgelegte Summe darstellt, die unabhängig von der erbrachten Leistung ausbezahlt wird.
Die Entgeltabrechnung kann sowohl für Lohn als auch für Gehalt erstellt werden. In diesem Artikel werden daher die Begriffe Lohn, Gehalt und Entgelt bzw. Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zusammenhang mit den Funktionen der Abrechnung als Synonyme verwendet.
Wer macht die Entgeltabrechnung?
Die Entgeltabrechnung wird von jedem Unternehmen erstellt, das Mitarbeitende beschäftigt. Geregelt wird das nach Paragraf 108 der Gewerbeordnung, der besagt, dass „die Abrechnung mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten“ muss.
Der Arbeitgebende ist für die korrekte Berechnung von Lohn oder Gehalt der Angestellten sowie die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben verantwortlich. In Unternehmen wird die Entgeltabrechnung in der Regel von der Lohnbuchhaltung bzw. der Payroll-Abteilung durchgeführt.
Bestandteil in der Entgelt- bzw. Lohnabrechnung ist zum Beispiel auch die Ausweisung von genauem Bruttogehalt, Nettogehalt, der Lohnsteuer und sämtlicher Sozialversicherungsbeiträge aller Angestellten.
Das Gehalt bzw. Entgelt muss also mit all seinen Bestandteilen und inklusive aller Abzüge exakt aufgeschlüsselt und transparent dargestellt werden. Auf diese Art und Weise wird die tatsächliche Auszahlung inklusive aller Abzüge nachvollziehbar und überprüfbar.
Da es sich bei Entgeltabrechnungen um steuerliche Dokumente handelt, greifen immer mehr Unternehmen auf die Hilfe von Software und externen Dienstleistern zurück. Denn: Fehlerhafte Gehaltsabrechnungen können zu Problemen führen und Steuernachzahlungen oder Sozialabgaben nach sich ziehen.
Was sind die Bestandteile einer Entgeltabrechnung?
Der konkrete Bestandteil einer jeden Entgelt- bzw. Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist in der Gewerbeordnung festgelegt. Alle Einflussfaktoren auf das Gehalt samt Zuschlägen und Abzügen kommen hier zum Tragen.
Ob Art und Höhe aller Abzüge, die Art und Höhe aller Zuschläge und Zulagen, Vorschüsse, mögliche Abschlagszahlungen oder sonstige Vergütungen: Aufgrund der eingeforderten Vollständigkeit und Transparenz der Angaben werden hier alle relevanten Daten aufgeführt.
Welche sind die größten Abzüge bei Gehaltsabrechnungen?
Prozentual am meisten Abzüge bei der Lohnabrechnung ergeben sich aus den Posten Lohnsteuer, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung, Krankenversicherung, Kirchensteuer und Pflegeversicherung.
Lohnsteuer: Jeder Angestellte in Deutschland muss Lohnsteuer abführen. Die Höhe der Lohnsteuer wird dabei anhand des jeweiligen Einkommens berechnet. Je nach familiärem Stand und je nach Steuerklasse variieren also die Abgaben bei Angestellten. Die Zugehörigkeit zu einer der sechs verschiedenen Steuerklassen werden dem Arbeitnehmenden vom zuständigen Finanzamt zugeteilt.
Auf die Lohnsteuer wird für das Jahr 2024 ein Freibetrag in Höhe von 11.604 Euro pro Person gewährt. Eheleute oder Lebenspartner, die ihre Steuererklärung gemeinsam veranschlagen, profitieren vom doppelten Freibetrag.
Die Lohnsteuerklassen staffeln sich wie folgt:
| Lohnsteuerkl. 1 | Alleinstehende (unverheiratete Personen ohne eingetragene Lebenspartnerschaft und ohne Kinder) |
| Lohnsteuerkl. 2 | Alleinerziehende (Angestellte, die ein oder mehrere Kinder versorgen) |
| Lohnsteuerkl. 3 | verheiratete Arbeitnehmende mit Partner*in in Klasse 5 oder keiner Klasse |
| Lohnsteuerkl. 4 | verheiratete Personen mit ähnlich hohem oder gleichem Verdienst |
| Lohnsteuerkl. 5 | Arbeitnehmende mit Partner*in in Lohnsteuerklasse 3 |
| Lohnsteuerkl. 6 | Zweit- und Nebenjobs, die als geringfügige Beschäftigung ausgeschrieben sind |
Arbeitslosenversicherung: Die Arbeitslosenversicherung wird in Deutschland derzeit mit einem Beitragssatz von 2,6 Prozent des Bruttolohns erhoben. Der Arbeitgebende muss die Hälfte davon übernehmen.
Rentenversicherung: 18,6 Prozent des Bruttolohns beträgt der Beitragssatz zur Rentenversicherung. Der Arbeitgebende bezahlt davon die Hälfte, also 9,3 Prozent. Es gilt die Beitragsbemessungsgrenze, die in den alten Bundesländern 7.550 Euro, in den neuen 7.450 Euro beträgt (Stand: 10/2024). Die Rentenversicherungsbeiträge werden nur bis zu diesem Einkommen berechnet. Höhere Gehälter werden nicht zusätzlich besteuert.
Krankenversicherung: Auch die Krankenversicherungsbeiträge werden zur Hälfte vom Arbeitgebenden, zur anderen Hälfte vom Arbeitnehmenden getragen. Der Gesamtbeitrag liegt derzeit bei 14,6 Prozent des Bruttolohns. Der Beitrag für Angestellte kann aber je nach Wahl der gesetzlichen Krankenkasse variieren, da Krankenkassen ihre Zusatzbeiträge eigenständig bis zur Beitragsbemessungsgrenze (derzeit 5.175 Euro/Monat) erhöhen können.
Kirchensteuer: Kirchensteuer kann ausschließlich von staatlich anerkannten Religionsgemeinschaften wie der katholischen und der evangelischen Kirche erhoben werden. Je nach Bundesland werden ca. 8 bis 9 Prozent erhoben. Die Kirchensteuer wird anhand der fälligen Lohnsteuer berechnet und abgezogen.
Pflegeversicherung: Beiträge zur Pflegeversicherung gelten ebenfalls als Sozialversicherungsbeiträge. Die Pflegeversicherung sichert Angestellte im Falle einer Pflegebedürftigkeit ab. Seit dem Jahr 2024 werden hier 3,4 Prozent des Bruttolohns erhoben. Arbeitnehmende und Arbeitgebende teilen sich die Pflegeversicherung ebenfalls zur Hälfte. Für Kinderlose liegt der Beitrag bei 4,0 Prozent.
Eine Übersicht über die Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland bieten die Werte der Deutschen Rentenversicherung.
Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?
- Die Lohnabrechnung muss die korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts und die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben enthalten.
- Die Gehaltsabrechnung muss auch die Stammdaten des Arbeitnehmenden enthalten.
Der Aufbau der Rechnungen gestaltet sich meist ähnlich und umfasst in der Regel die folgenden Punkte:
- Name und Anschrift des Arbeitgebenden (Unternehmens)
- Vorname, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmenden
- Versicherungsnummer des Arbeitgebenden
- Einstellungsdatum des Arbeitnehmenden
- Austrittsdatum, sofern bekannt
- Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherung des Angestellten
- Steuerklasse des Arbeitnehmenden (Klassen 1 -6 )
- Abrechnungszeitraum inkl. Steuertage und Sozialversicherungstage
- Kirchensteuerabzug (wenn einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft zugehörig; andere Religionsgemeinschaften können keine Kirchensteuer erheben)
- Kinderfreibeträge (meist bis zum 18. Lebensjahr)
- Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
- Bankverbindung des Angestellten für die Auszahlung des Lohns oder Gehalts
- Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung inkl. Hinweis zur Gewerbeverordnung § 108 Abs. 3 Satz 1
- Beitragsgruppenschlüssel
- Nettogehalt
Beispiel für die Entgeltabrechnung
Um einen beispielhaften Überblick zur Berechnung des korrekten Entgelts zu erhalten, haben wir Ihnen hier alle relevanten Einflussfaktoren zusammengestellt.
Bruttolohn zuzüglich:
- plus geldwerte Vorteile (wie Dienstwagen, Dienstwohnung, Handy, etc.)
- plus Zulagen (wie Schicht-, Nachtarbeit)
- plus vermögenswirksame Leistungen
- plus betriebliche Altersvorsorge
- plus Pauschbeträge wie Verpflegungs-, Pendler-, Übernachtungspauschale
- plus Entgeltfortzahlung (bei Krankheit)
= Gesamtbrutto
Gesamtbrutto abzüglich:
- minus Lohnsteuer
- minus Kirchensteuer (falls relevant)
- minus Solidaritätszuschlag (falls relevant)
- minus Sozialversicherungsbeiträge wie: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung
= Nettogehalt
Das Nettogehalt entspricht noch nicht dem Auszahlungsbetrag! Es fehlen noch weitere Abzüge und gegebenenfalls Zuschläge, wie:
- minus vermögenswirksame Leistungen
- minus Vorschuss
- plus Reisekosten
- plus Zuschuss zur Sozialversicherung
= Auszahlungsbetrag
Das Bruttogehalt zuzüglich aller gewährten Zuschüsse ergibt den Posten Gesamtbrutto. Gesamtbrutto inklusive der Abzüge aller Zuschläge und Steuern ergibt das Nettogehalt. Das Nettogehalt abzüglich weiterer Abzüge (s. o.) und gegebenenfalls weiterer Zuschläge ergibt schließlich den Auszahlungsbetrag.
Tipps für HR: Die Auszahlung steuerfreier Arbeitgeberzuschüsse wie Zusatzzahlungen und Sachzuwendungen an Arbeitnehmende können für beide Seiten von Vorteil sein: Das Unternehmen kann Sozialversicherungsabgaben einsparen, während der Arbeitnehmende mehr „Netto vom Brutto“ erhält.
Bei der sog. Entgeltumwandlung kann die Umwandlung von Arbeitsentgelt in andere Formen von Vergütung erfolgen. Dabei kann der Arbeitnehmende einen Teil des Arbeitsentgelts für die betriebliche Altersvorsorge nutzen. So entfallen Einkommenssteuer und Sozialabgaben für den vereinbarten Betrag dank staatlicher Unterstützung.
Die Gehaltsabrechnung im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) regelt die Rechte und Pflichten von Arbietgebenden und Arbeitnehmenden bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Dabei schreibt das BetrVG vor, dass die Gehaltsabrechnung korrekt und vollständig sein muss. Das BetrVG regelt auch die Aufbewahrung und Vorlage von Gehaltsabrechnungen.
Hat ein Unternehmen einen Betriebsrat, greift ein Mitbestimmungsrecht bei der betrieblichen Lohngestaltung. Das Mitbestimmungsrecht nach § 87 I Nr. 10 BetrVG dient der Transparenz sowie der Gewährleistung innerbetrieblicher Lohngerechtigkeit. Arbeitnehmende sollen so an den Entscheidungen des Unternehmens hinsichtlich der Lohnabrechnung beteiligt werden.
Das Mitbestimmungsrecht im Betriebsverfassungsgesetz umfasst sowohl das Grundgehalt als auch die weiteren Vergütungsbestandteile wie betriebliche Altersvorsorge, eine mögliche private Nutzung eines Dienstwagens oder andere gewährte Zuschüsse, Auslagen oder Aufwendungen.
Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats greift aber nicht bei allen Zahlungen und Leistungen: Bei der Erstattung von Reisekosten besteht zum Beispiel keine Möglichkeit der Einflussnahme.
Der Hintergrund von Lohnabrechnung, Zuschüssen, Zulagen und steuerlichen Vorteilen
Die Lohnabrechnung beinhaltet nicht nur die Berechnung von Brutto- und Nettolohn, sondern formuliert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z. B. der Beitragsbemessungsgrenze oder von Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall.
Für Firmen und deren Abteilungen ist daher eine profunde Kenntnis der aktuellen Gesetzgebung, der aktuellen Beiträge, Bemessungsgrenzen und geltenden Freibeträgen sehr wichtig.
Vereinfachte Regelungen mit der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung gelten bei Minijobs. Hier greift in der Lohnabrechnung die eigens eingeführte Minijob-Rentenversicherung. Minijobbende haben die Möglichkeit, sich von dieser Rentenversicherung befreien zu lassen. Das gilt für die Dauer der geringfügigen Beschäftigung.
Hinweis: Minijobbende sind übrigens nicht automatisch krankenversichert. Wenn sie nicht über ihren Hauptberuf versichert sind, müssen sie sich eigenständig um eine Krankenversicherung kümmern, da in Deutschland die Krankenversicherungspflicht gilt.
Die rechtmäßige Erstellung einer Lohnabrechnung sowie die Anwendung von möglichen Pauschalversteuerungen auf Teilaspekte der Gehaltsbestandteile sind wichtige Komponenten der korrekten Lohnabrechnung.
Welche Fehler können bei der Entgeltabrechnung passieren?
Um den gesetzlichen Anforderungen bei der Lohnabrechnung gerecht zu werden, ist es wichtig typische Fehler zu vermeiden. Dazu gehören die falsche Berechnung des Brutto- und Nettolohns sowie die falsche Angabe von Steuern und Sozialabgaben in der Entgeltbescheinigung. Oft enthält die Lohnabrechnung auch falsche Angaben bei der Entgeltumwandlung oder eine falsche Steuerklasse. Persönliche Abzüge individuell für jeden einzelnen Mitarbeitenden zu berechnen, stellt ebenfalls eine nicht zu unterschätzende Fehlerquelle dar.
Aus diesem Grund ist es mehr als nur eine Überlegung wert, die Gehaltsabrechnung mit der Unterstützung einer entsprechenden HR-Software wie der von Factorial zu lösen.
Welche Konsequenzen hat eine fehlerhafte Lohnabrechnung?
Fehlerhafte Entgeltabrechnungen können zu Problemen führen. Die Konsequenzen von fehlerhaften Abrechnungen können zu Steuernachzahlungen oder höheren Sozialabgaben sowie auch zu rechtlichen Problemen führen.
Welche Vorzüge gibt es, wenn man die Gehaltsabrechnung eigenständig abwickelt?
Wie bereits ausgeführt, ist es ein komplexer Prozess, eine Gehaltsabrechnung korrekt zu erstellen. Die dafür zuständige Lohnbuchhaltung bzw. HR- oder Payroll-Abteilung benötigt viel Know-how und viel Erfahrung. Auch der Faktor Zeit ist nicht zu unterschätzen. Der zeitliche Umfang steigt, je größer eine Belegschaft ist. Unterschiedliche Lohnsteuerklassen, Sozialabgaben, Steuern, usw.
Dennoch spricht einiges dafür, die Gehaltsabrechnung eigenständig im Unternehmen abzuwickeln und nicht auszulagern. Zuerst einmal ist es eine gute Möglichkeit, die eigenen Kosten zu reduzieren. Die externe Verwaltung von Personal und Löhnen (z. B. bei Lohnbüros oder Steuerberater*innen) ist viel Arbeit und somit in der Regel auch mit hohen Kosten verbunden.
Regelt ein Unternehmen die Verwaltung der Gehaltsabrechnung intern, am besten mit einer entsprechenden Software, bleibt die volle Kostenkontrolle im Haus. Zudem bleibt die Firma flexibel und unabhängig. Haben die Beschäftigten Fragen oder reichen Änderungen Ihrer Daten ein, kann so viel schneller reagiert werden.
Vorteile einer Software zur Gehaltsabrechnung
Eine Gehaltsabrechnungssoftware kann die Verwaltung von Personal und Löhnen deutlich erleichtern. Zudem ist sie meist erheblich günstiger als eine komplett extern ausgelagerte Verwaltung.
Alle Vorteile einer professionellen Software für die Entgeltabrechnung im Überblick:
- geringere Kosten
- mehr Unabhängigkeit des Unternehmens
- die Stammdaten des Arbeitnehmenden weden vollständig erfasst
- korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts und die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben
- Gesetzeskonformität und automatische Aktualisierungen bei Gesetzesänderungen oder Neuberechnungen der prozentual abzuführenden Steuer
- Sicherheit: Sensible Daten der Belegschaft müssen nicht verschickt werden und können nicht an unbefugte Dritte gelangen
Klingt nach der optimalen Lösung für Ihr Unternehmen? Mit Factorial profitieren Sie von unserer Corporate Partnerschaft mit DATEV und können dei gesamte Lohnabrechnung effektiv und gesetzeskonform in einem Flow abwickeln. Probieren Sie es doch aus: Factorial kostenlos und unverbindlich testen.
