Das Geschäftsessen mit Mitarbeitenden dient der Motivation der Arbeitnehmenden, ist ein Anlass, um geschäftliche Beziehungen zu vertiefen oder fungiert als Verpflegung auf Geschäftsreisen. Gründe für ein solches Arbeitsessen mit Beschäftigten gibt es reichlich. Soll das Geschäftsessen steuerlich geltend gemacht werden, gibt es allerdings einige Regelungen und Vorgaben, die Sie einhalten müssen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie ein Geschäftsessen absetzen möchten.
Kurz erklärt
- Geschäftsessen mit Mitarbeitenden liegen vor, wenn Sie Ihren Beschäftigten ein Arbeitsessen vergünstigt oder unentgeltlich anbieten und es ausschließlich der Besprechung geschäftlicher Themen dient.
- Betragen die Kosten pro Mahlzeit mehr als 60 Euro, gilt ein Arbeitsessen automatisch als Belohnungsessen und ist somit als tatsächlicher Arbeitslohn anzusetzen.
- Damit ein Geschäftsessen absetzbar ist, muss ein Bewirtungsbeleg vorhanden sein. Dieser muss bestimmte Angaben enthalten, damit das Finanzamt diesen anerkennt.
- Wie ist das Geschäftsessen definiert?
- Wie muss ein Arbeitsessen verbucht werden?
- Bewirtung von Beschäftigten auf Dienstreisen
- Was darf ein Mitarbeiteressen kosten?
- Gründe für ein Geschäftsessen mit Mitarbeitenden
- Spesenverwaltung: Geschäftsessen effizient abrechnen
Wie ist das Geschäftsessen definiert?
Wann eine gemeinsame Mahlzeit im unternehmerischen Kontext als Geschäftsessen mit Mitarbeitenden gilt, unterliegt klaren Bestimmungen. Erfolgt die Bewirtung von Mitarbeitenden durch den Arbeitgebenden unentgeltlich oder vergünstigt, ist von einem Arbeitsessen die Rede. Es muss zudem als Anlass fungieren, um geschäftliche Dinge zu besprechen.
Das Arbeitsessen ist vom Geschäftsessen mit Business-Partner*innen außerhalb des Unternehmens abzugrenzen. Somit zählt es nicht zu den Bewirtungskosten. Ferner dient es nur der Verpflegung von Beschäftigten. Dies unterscheidet das Geschäftsessen mit Mitarbeitenden von Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern.
Wie muss ein Arbeitsessen verbucht werden?
Es ist möglich, das Arbeitsessen vollständig steuerlich geltend zu machen, da es eine betrieblich veranlasste Bewirtung darstellt. Damit dies möglich ist, muss das Geschäftsessen mit Mitarbeitenden einem betrieblichen Anlass dienen und in einem Restaurant stattfinden.
Um ein Geschäftsessen absetzen zu können, müssen Sie es korrekt verbuchen. Das Geschäftsessen mit Mitarbeitenden ist über das Konto „Aufmerksamkeiten“ zu erfassen. Für die steuerliche Absetzbarkeit benötigen Sie zudem einen Bewirtungsbeleg, welcher allen Anforderungen des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) entsprechen muss. Dazu gehören Informationen wie:
- Bewirtungsanlass
- Namen und Unternehmenszugehörigkeit aller Teilnehmenden
- Unterschrift des Gastgebers
Zu beachten ist hierbei, dass der Anlass möglichst genau umschrieben werden muss. Die Angabe „Geschäftsessen“ ist allein nicht ausreichend, um die Bewirtungskosten für Arbeitnehmende geltend zu machen.
Dem Bewirtungsbeleg ist die Rechnung des Restaurants beizufügen. Sie muss maschinell erstellt sein und folgende Angaben enthalten:
- Name sowie Anschrift des Gastgebers
- Anschrift des Restaurants
- Rechnungsdatum
- Auflistung aller Posten
- Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer und Steuersatz
- Rechnungsnummer
- Steuernummer des Restaurants
- Höhe des Trinkgeldes
Bewirtung von Beschäftigten auf Dienstreisen
Ausgaben für das Essen während dienstlicher Reisen zählen zu den Reisekosten. Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand wird als Betriebsausgabe in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht. Bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, beträgt der Verpflegungsmehraufwand 28 Euro, bei über acht Stunden, jedoch unter einem Tag bei 14 Euro.
Was darf ein Mitarbeiteressen kosten?
Wie hoch die Kosten für ein Arbeitsessen sind, beeinflusst ebenfalls, in welcher Höhe sie steuerlich absetzbar sind. Beträgt der finanzielle Aufwand pro Mahlzeit mehr als 60 Euro, gilt es automatisch als Belohnungsessen. Somit ist der tatsächliche Preis geltend zu machen.
Bei Ausgaben bis 60 Euro sind andere Faktoren entscheidender als der Preis. So gilt eine Zuwendung als Aufmerksamkeit, wenn Getränke, Genussmittel und Speisen im Betrieb teil- oder unentgeltlich überlassen werden. Die Kosten für die Speisen müssen hier dann unter 60 Euro liegen. Überdies müssen sie dem betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs dienen oder während bzw. anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt werden.
Gründe für ein Geschäftsessen mit Mitarbeitenden
Generell unterscheidet man zwischen verschiedenen Bewirtungsformen. Sie beeinflussen die steuerliche Behandlung von Geschäftsessen.
Bewirtung mit Betriebsanlass
Kosten für Geschäftsessen mit Mitarbeitenden sowie betriebliche Veranstaltungen können Sie als betrieblich veranlasste Bewirtungen komplett absetzen. Ausgaben pro beschäftigte Person in Höhe von bis zu 110 Euro inklusive Umsatzsteuer sind steuerfrei. Unter Umständen sind Mitarbeitende dazu verpflichtet, einen geldwerten Vorteil zu versteuern.
Bewirtung mit Geschäftsanlass
Halten Sie ein Arbeitsessen mit Personen ab, zu denen Sie bereits eine geschäftliche Beziehung pflegen oder planen, gilt dies als Bewirtung mit Geschäftsanlass. Laut Einkommensteuergesetz(§ 4 Abs. 5 EStG) sind 70 Prozent der Aufwendungen steuerlich absetzbar.
Belohnungsessen
Mitunter dienen Geschäftsessen mit Mitarbeitenden der Belohnung, etwa für gute Ergebnisse oder arbeitsintensive Projekte. In diesem Fall gilt der Teil der Bewirtungskosten, der auf die Arbeitnehmenden entfällt, als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Belohnungsessen werden nicht aus betrieblichem Interesse durchgeführt, sondern lediglich zur Bewirtung von Mitarbeitenden.
Die Versteuerung kann mit unterschiedlichen Methoden versteuert werden:
- Über die Lohnsteuer mit einem Pauschalsatz von 30 Prozent
- Durch einen individuellen Steuersatz der beschäftigten Person
- Über einen pauschalen Einkommensteuersatz, der im EStG (Einkommenssteuergesetz) geregelt ist
Spesenverwaltung: Geschäftsessen effizient abrechnen
Geschäftsessen mit Mitarbeitenden bieten nicht nur eine gute Gelegenheit zur Teammotivation, sondern lassen sich unter bestimmten Bedingungen auch steuerlich geltend machen – vorausgesetzt, die Abrechnung erfolgt korrekt. Nutzen Sie moderne Tools wie das Spesenmanagement von der Business Management Software Factorial, um Bewirtungskosten transparent, effizient und rechtssicher zu verwalten. Dank OCR-Technologie, Firmenkarten und automatisierter Rückerstattung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Ein weiterer Vorteil: Das Einreichen und Genehmigen von Ausgaben klappt dank der mobilen App auch direkt von unterwegs aus!
