Die All-in-one-Software Kenjo hilft dabei, HR-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Dennoch weist das Tool einige Schwächen auf, die andere Anbieter möglicherweise besser lösen. Im folgenden Beitrag vergleichen wir daher HR-Softwares miteinander, die für eine Kenjo-Alternative infrage kommen.
Anforderungen an eine Personalmanagement-Software
Ziel einer solchen Software ist es, organisatorische und administrative Prozesse im Bereich Human Resources zu vereinfachen und für alle Mitarbeitenden transparent darzustellen.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten HR-Softwarelösung achten?
Das von Ihnen gewählte Tool soll eine Unterstützung sein und Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringen. Eine Alternative zu Kenjo sollte daher alle essenziellen Funktionen abdecken.
Features, die jede All-in-one-Lösung aufweisen sollte:
- Zeitmanagement: Time Tracking, Abwesenheitsmanagement, Projektzeiterfassung etc.
- Talentmanagement: u. a. Bewerbermanagement, Performance und OKR Tracking, Schulungsmanagement
- Finanzmanagement: Gehaltsabrechnung, Spesenmanagement usw.
Außerdem sollte eine zentrale Organisation gegeben sein sowie Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden. Besonders bei cloudbasierten Lösungen spielt der Sicherheitsfaktor ebenfalls eine wichtige Rolle.
Zudem können Sie auf Soft Features wie Kundensupport, individuelle Anpassungsfähigkeit und Usability achten.
Weitere Einflussfaktoren
Modernes Personalmanagement wird nicht nur durch ein Programm gewährleistet, sondern muss auch in der Unternehmenskultur etabliert werden. Bei der Einführung eines solchen Systems ist Employer Engagement essenziell:
- Gehen Sie auf die Bedürfnisse ihrer Beschäftigten ein und achten Sie auf eine offene und vertrauensvolle Kommunikation.
- Reflektieren Sie regelmäßig Ihre Entscheidungen. Wenn Sie neue Wege gehen oder HR-Trends folgen, sollten Sie deren Umsetzung kontrollieren und entsprechende Rückschlüsse für zukünftige Maßnahmen ziehen.
- Beziehen Sie Rückmeldungen und Feedback von Anwender*innen ein! Nur so stellen Sie sicher, dass eine motivierte Arbeitsatmosphäre herrscht und Ihre Mitarbeitenden die Personalmanagement-Software auch aktiv und gewinnbringend einsetzen.
Anbieter Kenjo
Das im Jahr 2017 in Berlin gegründete Unternehmen ist mittlerweile international aktiv und wurde vor allem aus dem Bedarf nach einer besseren Verwaltung von Personalprozessen entwickelt. Die HR-Software eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs).
Tatsächlich macht Kenjo hier keine leeren Versprechungen: Die Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung und Dokumentenmanagement sind durchdacht und beinhalten viele Automatisierungen, darunter smarte Dokumentenzuweisungen und Optionen individueller Kennzeichnungen.
Zeitsparend sind vor allem Features wie der Massenimport von Personaldaten und verschiedene Workflows. Selbst erstellbare E-Mail-Vorlagen erleichtern beispielsweise die Kommunikation im Bereich Bewerbermanagement. Wird ein neues Personalprofil aktiviert, startet direkt der Onboarding-Flow und der zukünftige Mitarbeitende wird benachrichtigt.
Die Einstellung solcher Auslöser und das Anwenden der Software stellt sich manches Mal allerdings als aufwändig heraus. Umständlich ist unter anderem das Zusammenstellen von Teams. Des Weiteren gibt es keine Möglichkeit der direkten Kommunikation, etwa in Form einer Chatfunktion.
Sind Sie auf der Suche nach neuen Talenten und wollen den Fokus auf das Recruiting setzen, sind Sie bei Kenjo leider an der falschen Stelle: Das Tool hat keine direkte Möglichkeit des Multipostings von Stellenausschreibungen – hier müssen Sie auf eine externe Agentur zugehen. Grafische Analysen zur Personalbedarfsplanung und individuelle Berichte sind nur bei teureren Abonnements verfügbar.
Preislich startet die HR-Software bei 6 Euro pro Person bei einem monatlichen Abonnement. Was sind also gute Alternativen zu Kenjo?
1. Factorial
Unsere Kenjo-Alternative Nummer eins: Factorial. In Sachen Personalverwaltung kann die Software zweifellos mithalten. Der Mitarbeiter-Self-Service und die digitale Personalakte sind intuitiv und bestens ausgebaut.
Beschäftigte können dank der mobilen App jederzeit über ihre Daten und Dokumente verfügen und auch die Zeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement ist mit wenigen Klicks erledigt.
Personalstammdaten sind durch die Massenimportfunktion schnell digitalisiert. Die wichtigsten Features und Informationen sind dank eines persönlichen Dashboards direkt zugänglich. Gruppenbeiträge mit Kommentarfunktion erlauben eine offene und transparente Kommunikation im gesamten Unternehmen.
Zentrale HR-Funktionen, welche mit Factorial gelöst werden, sind außerdem Performance und Talentmanagement: Mitarbeitende können greifbare Ziele festlegen und Ihre Leistungen anhand von individualisierbaren Beurteilungen und Fragebögen tracken wie auch Feedback und Umfragen mit dem Team teilen.
Besonders im Bewerbermanagement ist es wichtig, dass Unternehmen zeitnah antworten und Employer Branding betreiben, indem Sie ihre Marke attraktiv präsentieren. Mit der HR-Software lässt sich eine personalisierbare Karriereseite erstellen.
Mithilfe des Factorial AI-Tools können Stellenausschreibungen in sekundenschnelle verfasst werden. Auch das Auswählen passender Talente wird durch künstliche Intelligenz unterstützt und erlaubt eine objektive Entscheidungsfindung: Dank des CV-Screenings werden Lebensläufe gefiltert und mit den Anforderungen an die Position verglichen.
Ein weiterer Vorteil der All-in-one-HR-Software gegenüber Kenjo: Beide Tools verfügen über eine DATEV-LODAS-Integration für die Lohnabrechnung – mit Factorial ist es möglich, die abrechnungsrelevanten Dateien direkt in die DATEV-Cloud zu laden.
Factorial funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Als Unternehmen können Sie sich die diversen Module (wie etwa Recruiting oder Projektmanagement) beliebig nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen, sodass Sie keine Features bezahlen, die Sie überhaupt nicht benötigen.
Die Grundlage bildet bei dieser HR-Softwarelösung immer Factorial Core, dessen Kosten sich bei einem Jahresabonnement auf monatlich 3,75 Euro pro Mitarbeitender belaufen.
2. HeavenHR
Die Stärken dieser Kenjo-Alternative liegen insbesondere auf den Gebieten Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und Gehaltsabrechnung.
Eine Optimierung von HR-Prozessen gewährleistet HeavenHR ebenfalls durch die Bereitstellung einer digitalen Personalakte, die sowohl vom Personalmanagement als auch von den Mitarbeitenden selbst bearbeitet werden kann. Dokumente lassen sich ohne Schwierigkeiten über die Plattform teilen – nennenswerte Wege zur internen Kommunikation gibt es allerdings nicht.
Die Zeiterfassung ist über ein Terminal-Gerät verfügbar sowie mobil über eine entsprechende App. Das Schichtplanungstool der Software ist gut ausgebaut und enthält eine Live-Tracking-Funktion, ist anfangs jedoch etwas mühsam.
Im Allgemeinen sind die HR-Prozesse über HeavenHR umständlicher im Vergleich zu anderen Alternativen und auch die Analysemöglichkeiten sind etwas mangelhaft.
Im HR-Bereich Recruiting haben Unternehmen unter anderem die Möglichkeit, eine Karriereseite zu erstellen und können auch das Multiposting-Feature nutzen. Bewerbungen können bewertet, Interviews geplant und E-Mails über das integrierte Tool an Kandidat*innen verschickt werden.
Sobald die Person zur Besetzung einer Stelle feststeht, beginnt ein strukturiertes Onboarding und neuen Mitarbeitenden können alle notwendigen Aufgaben zugewiesen werden. Die All-in-one-Software stellt diverse Möglichkeiten zum Talentmanagement zur Verfügung, wie beispielsweise diverse Feedback-Fragebögen und Vorlagen zur Performance-Reflexion und Zielsetzung.
Punkten kann die Kenjo-Alternative mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie einer automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Letztere nimmt viele Aufgaben wie Anmeldungen und Überweisungen ab – allerdings auch gegen einen Preis von 12,53 Euro pro Mitarbeiter im Monat.
Auch bei HeavenHR können Sie zwischen verschiedenen Modulen wählen bzw. diese miteinander kombinieren. HR Admin, also das Personalverwaltungstool, kostet beispielsweise 5,46 Euro pro monatliche*r User*in. Grundsätzlich berechnet der Anbieter immer einen Mindestpreis von 99 Euro.
Weitere Alternativen für HeavenHR finden Sie hier.
3. HiBob
Das All-in-one-Tool HiBob wurde 2015 in Tel Aviv gegründet und hat sich seitdem global etabliert, unter anderem auch mit einem Standort in Deutschland.
Die cloudbasierte HR-Software richtet sich dabei an KMUs sowie Unternehmen, die schnell skalieren und sich auf Mitarbeiterbindung, HR-Automatisierung und digitale Lösungen konzentrieren wollen sowie sich gegebenenfalls auch im internationalen Umfeld etablieren möchten.
HiBob verfügt, wie auch Factorial, über ein Core-Modul, welches sich unter anderem aus einer digitalen Personalakte sowie HR-Analysen für Mitarbeiterinsights und einem Organigramm zusammensetzt. Die ausgewählten Features sind als Widgets auf einem übersichtlichen Dashboard sichtbar.
Time Tracking und Abwesenheitsmanagement ist neben der Desktop-Variante über eine mobile App möglich. Mitarbeiterkommunikation wird über das Posten von Mitteilungen, Events sowie Umfragen gewährleistet. Auch hier gibt es keine interne Chat-Möglichkeit.
In Sachen Recruiting ist HiBob ebenfalls gut aufgestellt. Neben einem Bewerber-Tracking-System können Stellenanzeigen auf einer großen Anzahl an Jobportalen veröffentlicht werden. Unternehmen haben außerdem die Möglichkeit, eine eigene Karriereseite zu konstruieren.
Sobald einmal eine Vorlage – sei es für Mails, Verträge oder Mitarbeitergespräche – verfasst wurde, kann diese für zukünftige Fälle angewandt werden. Des Weiteren können mit Bob personalisierte Pre- und Onboarding Workflows erstellt werden.
Bemängelt wird teilweise, dass Umfragen und Bewertungsbögen nicht ausreichend personalisierbar sind und dass es keine Erinnerungsfunktion für anstehende Aufgaben gibt.
Lohnabrechnungsdaten können über einen Hub geordnet werden, allerdings finden sich keine Informationen über eine DATEV-Schnittstelle. Generell scheint die Integration mit deutschen Gehaltsabrechnungsanbietern nicht besonders ausgebaut zu sein.
Außerdem ist die Preisstruktur der Kenjo-Alternative sehr intransparent. Um mehr zu erfahren, muss man eine Anfrage stellen. Dies ist bei anderen Softwareanbietern mit flexiblen Modulkombinationen besser gelöst.
4. Zoho
Die All-in-one-Lösung Zoho ist Teil eines umfangreichen Angebots von Zoho Business Software. Als Kenjo-Alternative kommt das Tool Zoho People Plus infrage. Allein für HR-Zwecke bietet das Unternehmen neun mobile Applikationen an.
Die People-Anwendung an sich ist ebenfalls sehr komplex und benötigt im Vergleich zu anderen Tools wahrscheinlich etwas mehr Zeit zur Implementierung. Hinzu kommt noch, dass der Support ausschließlich auf Englisch verfügbar ist und auch einige Übersetzungsfehler in der Software zu finden sind.
Abgesehen davon enthält die Software alle relevanten Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung, Daten- und Dokumentenmanagement, Zeitwirtschaft und Personenanalyse. Zoho verfügt über ein Netzwerk zur Kommunikation sowie einer Chatfunktion für Gruppen und Einzelgespräche, welche außerdem im Videoformat durchgeführt werden können.
In die Kenjo-Alternative integriert ist zudem Zoho Recruit zu Bewerbermanagent-Zwecken. Hier kann eine eigene Karrierewebsite realisiert werden. Gestärkt werden Personalentscheidungen beispielsweise durch aufbereitete Analysen und CV-Parsing. Allerdings ist die Multiposting-Funktion nicht besonders ausgebaut.
In Sachen Payroll ist bei Zoho People noch Luft nach oben: Lediglich die Verwaltung der Entgelte ist möglich. Das Unternehmen bietet keine Integration zu DATEV oder einer anderen Gehaltsabrechnungssoftware.
Die HR-Software von Zoho ist für monatlich 10 Euro pro Benutzer*in erhältlich.
Fazit
Bei der Wahl einer guten HR-Software ist eine pauschale Festlegung auf einen bestimmten Anbieter schwer möglich bzw. nicht zielführend. Die Bewertung und Entscheidung für ein Tool sollte immer von verschiedenen unternehmenseigenen Faktoren abhängig gemacht werden.
Achten Sie beim Vergleich der Softwarelösungen also inbesondere auf die Services und Features, die eine zentrale Rolle in Ihrem Arbeitsalltag spielen und holen Sie sich im Voraus Feedback von Ihren Mitarbeitenden, um deren Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich abdecken zu können.
Eine Personalmanagement-Lösung dient dazu, die HR-Prozesse in Ihrem Betrieb zu beschleunigen und die allgemeine Kommunikation sowie täglich anfallende Aufgaben der Beschäftigten so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten.
Neben den Hard Facts ist es zudem sinnvoll, Soft Features wie die Benutzerfreundlichkeit, den Kundensupport oder die Personalisierbarkeit mit einzubeziehen.
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Bevor Sie sich final festlegen, ist es zu empfehlen, eine kostenlose Testversion oder eine Demo zu buchen. Auf diese Weise wird Ihnen ein erster Einblick in alle Features gewährt und Sie können offene Fragen klären.
Bei Factorial stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner*innen zur Verfügung, welche Sie Schritt für Schritt von der ersten Überlegung bis zur finalen Implementierung und darüber hinaus begleiten. Wir sorgen dafür, dass Sie nur die Anwendungen buchen, die für Ihr Unternehmen auch sinnvolle Module darstellen. Worauf warten Sie also noch?
