Obwohl Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden erst nach erbrachter Leistung bezahlen, kann es in gewissen Lebenssituationen nötig sein, dass Arbeitnehmende eine Lohnvorauszahlung benötigen. Diese können Sie Ihren Mitarbeitenden gewähren.
Wichtig ist nur, dass Sie einheitliche Richtlinien aufstellen und die Bedingungen transparent kommunizieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Regelungen, Muster sowie Vor- und Nachteile eines Lohnvorschusses.
Das Wichtigste in Kürze:
- Vorschuss Gehalt: Eine Lohnvorauszahlung ist eine vorzeitige Zahlung eines Teils des regulären Lohns.
- Ein Lohnvorschuss ist eine freiwillige Leistung der Arbeitgebenden, um finanzielle Notlagen der Arbeitnehmenden zu unterstützen.
- § 614 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) regelt die nachträgliche Lohnzahlung. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgebende, einen Lohnvorschuss zu gewähren.
Was ist eine Lohnvorauszahlung?
Vorab: Wird Gehalt im Voraus oder rückwirkend gezahlt?
§ 614 BGB bestimmt, dass Arbeitgebende die Vergütung für eine Leistung in einem Arbeitsverhältnis erst nach deren Erbringung zu bezahlen haben. Das Gehalt oder der Lohn wird also gemäß § 614 BGB stets erst rückwirkend gezahlt. In der Regel erfolgt die Zahlung am Ende des Monats des jeweiligen Leistungszeitraums oder zum 15. des darauffolgenden Monats.
Gehaltsvorschuss – Bedeutung
Es kann jedoch vorkommen, dass Arbeitnehmende finanzielle Unterstützung und somit Vorauszahlungen benötigen. Beispielsweise, wenn diese dringende Ausgaben haben oder aufgrund unvorhergesehener Umstände vorübergehend in finanzielle Not geraten sind. Arbeitgebende können dann den Lohn vor dem üblichen Lohnzahlungstermin als Vorschuss auszahlen.
Vorschuss von den Vorgesetzten – Freiwillig
Eine Lohnvorauszahlung oder auch ein Lohn- oder Gehaltsvorschuss sind also eine Zahlung, die Arbeitgebende im Voraus an die Arbeitnehmenden leisten.
Wichtig!
Ein Vorschuss ist keine zusätzliche Zahlung oder Prämie. Stattdessen handelt es sich bei Vorschüssen um einen Teil des regulären Arbeitslohns, der vorzeitig an die Arbeitnehmenden ausgezahlt wird.
Wichtig: Ein Vorschuss ist auch kein Darlehen – rechtlich bleibt es Arbeitsentgelt.
Wie funktioniert ein Lohnvorschuss?
Da Vorschusszahlungen keine Pflicht der Arbeitgebenden sind, gibt es auch keine gesetzlichen Bestimmungen, wie ein solcher Prozess bei einer Gehaltszahlung ablaufen soll oder muss. Als Arbeitgebender können Sie Ihren jeweiligen Mitarbeitenden prinzipiell einfach eine bestimmte Summe X des Lohns auszahlen und das Ganze unbürokratisch im nächsten Monat verrechnen.
Ablauf der Auszahlung
Gerade bei etwas größeren Betrieben empfiehlt sich jedoch eine einheitliche und vor allem dokumentierte Vorgehensweise. Diese könnte wie folgt aussehen:
- Schaffung einer Richtlinie/Aufnahme in den Arbeitsvertrag: Damit die Lohnvorauszahlung für alle Mitarbeitenden gleich gilt und einheitliche Rückzahlbedingungen geschaffen sind, sollten Sie als Arbeitgebender eine Richtlinie aufstellen. Alternativ können Sie eine entsprechende Klausel in den Arbeitsvertrag aufnehmen.
- Gehaltsvorschuss beantragen: Arbeitnehmende stellen einen formellen Antrag auf Gehaltsvorschüsse bei den Vorgesetzten. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Unternehmen variieren. In einigen Fällen kann ein spezielles Formular ausgefüllt werden, während in anderen Fällen ein informeller Antrag auf Vorschüsse ausreicht.
Vorschuss Lohn Vorlage
Ein Beispiel für den Aufbau und Inhalt eines solchen Antrags für Gehaltsvorschüsse finden Sie zahlreich online, so wie diesen hier vom Land NRW.
- Bewertung durch die Arbeitgebenden/Genehmigung: Die Vorgesetzten prüfen den Antrag auf Vorschüsse des Arbeitsentgelts. Arbeitgebende entscheiden letztlich, ob ein Lohnvorschuss gewährt wird und in welcher Höhe.
- Auszahlung: Nach der Vereinbarung erfolgt die Auszahlung der Vorschüsse an die jeweiligen Beschäftigten. Wie Sie diese Gehaltsvorschüsse auszahlen, ist unerheblich. Sie sollten ihn allerdings explizit als Lohnvorauszahlung kennzeichnen. So sollten Sie bei einer Überweisung im Verwendungszweck einen entsprechenden Vermerk machen.
- Buchhaltung: Sie müssen den Lohnvorschuss ordentlich und gesondert von den regulären Gehaltszahlungen in der Buchhaltung verbuchen.
- Rückzahlung: Die Angestellten müssen gemäß den festgelegten Bedingungen den Lohnvorschuss zurückzahlen. Dies kann bedeuten, dass der Betrag in Raten vom Gehalt abgezogen wird, bis der Vorschuss vollständig beglichen ist. Die Rückzahlung kann auch durch eine Einmalzahlung erfolgen, falls dies vereinbart wurde.
Lohnvorauszahlung – Öffentlicher Dienst
Für Angestellte des öffentlichen Dienstes gelten speziell festgelegte Regeln. Diese sind in einer Richtlinie festgehalten: Richtlinien für die Gewährung von Vorschüssen in besonderen Fällen (Vorschussrichtlinien – VR).
Maximale Höhe: NRW gewährt bis zu 3.840 €, andere Bundesländer bis zu 2.560 € bei definierten Anlässen (Wohnungswechsel, Ersthausstand).
Richtlinie für die Lohnvorauszahlung
Arbeitgebende in der freien Wirtschaft können sich an dieser Richtlinie orientieren. Viele öffentliche Einrichtungen haben eigene Richtlinien, wie z. B. die der Evangelischen Kirche Kurhessen.
Vorgesetzte sollten in jedem Fall darauf achten, dass folgende Aspekte in der Richtlinie für einen Lohnvorschuss enthalten sind:
- Bedingungen: Welche Voraussetzungen müssen für einen Anspruch auf Lohnvorschuss erfüllt sein? Bedingungen können hier bspw. die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, eine bestimmte Gehaltsstufe oder besonders dringende Gründe sein.
- Antragstellung: Es sollte festgelegt werden, wie Arbeitnehmende ihre Vorgesetzten um Vorschuss bitten können. Der Grad der Formalität ist dabei Ihnen selbst überlassen.
- Höhe und Häufigkeit des Vorschusses: Arbeitgebende können einen maximalen Betrag oder Prozentsatz festlegen. Darüber hinaus sollte in der Richtlinie auch enthalten sein, wie oft und in welchen Abständen Mitarbeitende einen Vorschuss beantragen können.
- Rückzahlungskonditionen: Auch hier sollten Arbeitgebende ganz genau festlegen, wie und in welchem Zeitraum Lohnvorschüsse zurückgezahlt bzw. verrechnet werden. Es sollte also auch ein Datum für die Fälligkeit vereinbart werden.
Was können Gründe für einen Lohnvorschuss sein bzw. wann gibt es einen Lohnvorschuss?
Es gibt verschiedene Gründe, aus denen Beschäftigte einen Lohnvorschuss benötigen könnten.
Gründe für einen Vorschuss können sein:
- Unerwartete finanzielle Notlage: Arbeitnehmende können unvorhergesehene Ausgaben haben, wie medizinische Notfälle, dringende Reparaturen, unerwartete Rechnungen oder andere finanzielle Verpflichtungen, die sofortige Zahlungen erfordern.
- Arbeitsplatzwechsel oder Neueinstellung: Bei einem Arbeitsplatzwechsel kann es vorkommen, dass Beschäftigte eine finanzielle Unterstützung benötigen, um die Zeit zwischen den Gehaltszahlungen der vorherigen und der neuen Arbeitgebenden zu überbrücken.
- Bedürftigkeit von Familienangehörigen: Ein Lohnvorschuss kann nötig sein, weil Familienmitglieder sich in einer bedürftigen Lage befinden (bspw. schwere Krankheit).
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Wie hoch darf ein Lohnvorschuss sein?
Die Höhe des Lohnvorschusses, den Arbeitgebende gewähren können, variiert und hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der internen Richtlinien des Unternehmens und der individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Es gibt keinen gesetzlich festgelegten Höchstbetrag.
In der Regel wird der Lohnvorschuss jedoch als Teil des regulären Gehalts betrachtet und sollte daher nicht den gesamten Lohn übersteigen, den Arbeitnehmende für einen bestimmten Abrechnungszeitraum verdient hätten.
Es ist üblich, dass Arbeitgebende einen bestimmten Prozentsatz des voraussichtlichen Gehalts oder einen festen Betrag als Vorschuss gewähren. Dies kann beispielsweise 50–70 % des erwarteten Lohns oder eine andere vereinbarte Summe sein.
Beispiel: Bei 3.000 € Bruttogehalt (ca. 1.950 € netto) wären 975–1.365 € üblich. Im öffentlichen Dienst gelten feste Obergrenzen (siehe Abschnitt oben).
Sind Arbeitgebende verpflichtet, eine Lohnvorauszahlung zu geben?
Nein, Arbeitgebende sind in Deutschland gesetzlich nicht verpflichtet, Arbeitnehmenden eine Lohnfortzahlung zu gewährleisten. Die Zahlung eines Lohnvorschusses liegt im Ermessen der Vorgesetzten und wird normalerweise auf freiwilliger Basis gewährt.
Unterschied: Lohnvorschuss vs. Arbeitgeberdarlehen
Oft werden Lohnvorschuss und Arbeitgeberdarlehen verwechselt – rechtlich handelt es sich jedoch um unterschiedliche Instrumente:
Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie eindeutig, ob es sich um einen Vorschuss (Teil des Lohns) oder ein Darlehen handelt – dies hat erhebliche steuerrechtliche Konsequenzen (BAG NZA 1987, 485)
Haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf einen Vorschuss?
Sofern keine tarifliche Regelung oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden besteht, haben Mitarbeitende in Deutschland keinen Anspruch auf einen Lohnvorschuss.
Ausnahme (sehr selten): In extremen und nachgewiesenen finanziellen Notlagen der Arbeitnehmenden kann die arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht eine Verpflichtung zur Vorauszahlung begründen. Diese Fälle sind jedoch vor Gericht sehr schwer durchzusetzen.
Anders ist dies in der Schweiz. Hier haben Arbeitgebende laut Art. 323 OR die Pflicht – sofern sie dazu finanziell in der Lage sind –, ihren Arbeitnehmenden unter bestimmten Umständen einen Vorschuss zu zahlen.
Warum zahlen Arbeitgebende Abschlagszahlung? – Vorteile und Nachteile
Arbeitgebende können Abschlagszahlungen aus verschiedenen Gründen leisten. Eine Lohnvorauszahlung bietet einem Unternehmen nämlich auch Vorteile, weshalb Arbeitgebende unter Umständen gerne ihren Mitarbeitenden unter die Arme greifen.
Vorteile eines Lohnvorschusses:
- Finanzielle Unterstützung: Ein Lohnvorschuss kann Beschäftigten helfen, finanzielle Engpässe zu überbrücken und dringende Ausgaben zu decken, wenn sie in finanzielle Not geraten sind.
- Mitarbeiterbindung: Indem Arbeitgebende Lohnvorschüsse gewähren, zeigen sie ihre Unterstützung und Wertschätzung für ihre Mitarbeitenden. Dies kann das Engagement und die Loyalität der Mitarbeitenden stärken.
- Produktivitätserhaltung: Wenn Beschäftigte in finanziellen Schwierigkeiten sind, kann dies ihre Produktivität und Konzentration beeinträchtigen. Ein Lohnvorschuss kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeitenden auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne sich ständig um finanzielle Belange sorgen zu müssen.
- Image und Ruf des Unternehmens: Arbeitgebende, die Lohnvorschüsse anbieten, können als mitarbeiterfreundlich und sozial verantwortlich wahrgenommen werden. Dies kann zu einem positiven Image des Unternehmens beitragen.
Nachteile eines Lohnvorschusses:
- Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung von Lohnvorschüssen kann zeitaufwendig sein und erfordert zusätzliche Ressourcen seitens der Vorgesetzten.
- Probleme bei der Rückzahlung: Es besteht das Risiko, dass einige Mitarbeitenden den Lohnvorschuss nicht in der vereinbarten Zeit zurückzahlen.
- Finanzielle Belastung für das Unternehmen: Das Gewähren von Lohnvorschüssen bedeutet, dass das Unternehmen finanzielle Mittel im Voraus bereitstellen muss. Dies kann sich negativ auf die Liquidität auswirken.
Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Vorschüssen
Lohnsteuer: Ein Lohnvorschuss ist lohnsteuerpflichtig, da es sich um Arbeitsentgelt handelt. Allerdings gilt eine Vereinfachungsregel nach R 39b.5 Abs. 4 LStR (Lohnsteuer-Richtlinien): keine separate Lohnsteuererhebung beim Vorschuss, wenn der Abrechnungszeitraum ≤ 5 Wochen beträgt und die endgültige Abrechnung ≤ 3 Wochen nach Zeitraumende erfolgt.
Sozialversicherung: SV-Beiträge werden erst fällig, wenn der Anspruch auf Arbeitsentgelt entsteht (§ 22 Abs. 1 SGB IV) – nicht bei Auszahlung. Dies verhindert eine Doppelbelastung bei Vorschusszahlungen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält am 15. Januar einen Vorschuss von 1.000 € für Januar. Die SV-Beiträge werden erst mit der regulären Januarabrechnung Ende Januar/Anfang Februar fällig – nicht schon am 15. Januar.
Was bedeutet Vorauszahlung auf Bezüge?
Vorauszahlung auf Bezüge heißt, dass Arbeitnehmende einen Teil ihres zukünftigen Gehalts von den Arbeitgebenden erhalten. Es handelt sich um einen Lohnvorschuss, bei dem Arbeitnehmende einen Teil ihres regulären Gehalts vorzeitig erhalten, der normalerweise zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt worden wäre.
Der Begriff „Vorauszahlung auf Bezüge“ wird synonym für den Begriff „Lohnvorschuss“ verwendet.
Buchhaltung: So verbuchen Sie Lohnvorschüsse korrekt
Die korrekte buchhalterische Behandlung von Lohnvorschüssen erfolgt in zwei Schritten:
Schritt 1: Auszahlung des Vorschusses
- SKR03: Konto 1740 (Geleistete Anzahlungen auf Löhne) an Bank
- SKR04: Konto 1500 (Geleistete Anzahlungen auf Löhne) an Bank
Schritt 2: Reguläre Lohnabrechnung
- Die Verrechnung erfolgt bei der monatlichen Gehaltsabrechnung
- Der Vorschussbetrag wird vom Auszahlungsbetrag abgezogen
- Buchung: Lohnaufwand an Anzahlungen Löhne (Auflösung) + Bank (Restbetrag)
Wichtig: Führen Sie für Vorschüsse eine separate Spalte in Ihrer Lohnliste, um Verwechslungen mit Darlehen oder Prämien zu vermeiden. Dokumentieren Sie jeden Vorschuss mit Datum, Betrag und Verwendungszweck.
Sonderfall: Lohnvorauszahlung bei Reisekosten
Ja, es ist möglich, dass Arbeitnehmende einen Lohnvorschuss für Reisekosten beantragen können. Wenn Arbeitnehmende beruflich bedingte Reisen durchführen und dabei Ausgaben wie Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung oder andere dienstliche Auslagen haben, können diese in einigen Fällen einen Lohnvorschuss beantragen, um diese Kosten im Voraus abzudecken.
Die genauen Bedingungen für einen Lohnvorschuss für Reisekosten können zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden individuell vereinbart werden.
Reisekostenvorschuss
Um die Steuer- und Beitragsfreiheit dieses Vorschusses zu gewährleisten, müssen Arbeitgebende Folgendes beachten (§ 3 Nr. 16 EStG):
- Der gewährte Lohnvorschuss sollte in etwa den zu erwartenden Kosten entsprechen, die den Arbeitnehmenden entstehen werden (geschätzte Höhe der Ausgaben für Essen, Übernachtung und Transport).
- Nach Abschluss der Auswärtstätigkeit wird eine Abrechnung der tatsächlichen Reisespesen durchgeführt, wobei der gewährte Vorschuss berücksichtigt wird.
- Der Lohnvorschuss muss klar einer bestimmten Auswärtstätigkeit zugeordnet werden.
Auswirkung von Lohnvorauszahlungen
Sozialversicherungsbeiträge
Bei der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen kommt es nicht auf die Auszahlung der Bezüge an, sondern auf die Entstehung (§ 22 Abs. 1 SGB IV).
Das bedeutet, dass eine Lohnfortzahlung keine Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbezüge hat. Diese werden fällig, wenn die entsprechende Leistung erbracht wurde, d. h. in der Regel nach Ablauf eines Monats.
Lohnvorschuss: Rückzahlung bei Kündigung
Kommt es im Falle einer Kündigung zu einer Überzahlung durch die Lohnvorauszahlung, sind die Beschäftigten dennoch verpflichtet, den Vorschuss zurückzuzahlen.
Praxis-Hinweis: Bei laufender Lohnpfändung sind die Pfändungsfreigrenzen (§ 850c Zivilprozessordnung – ZPO) zu beachten. Der pfändbare Betrag kann nicht unbegrenzt mit dem Vorschuss verrechnet werden.
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Sonderfälle: Minijob, befristete Verträge und Betriebsrat
Minijob (520-Euro-Grenze): Lohnvorschüsse sind grundsätzlich möglich, jedoch sollte die monatliche Geringfügigkeitsgrenze (556 € seit 2025) nicht überschritten werden – sonst wird der Minijob sozialversicherungspflichtig. Empfehlung: Maximal 50 % des monatlichen Entgelts als Vorschuss.
Befristete Arbeitsverträge: Bei einem am 31. März endenden Vertrag sollte ein im März gewährter Vorschuss noch im März verrechenbar sein. Vorsicht: Bei vorzeitiger Beendigung kann die Rückforderung schwierig werden – prüfen Sie die Bonität.
Betriebsrat-Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG – Betriebsverfassungsgesetz): Wenn Ihr Unternehmen eine generelle Richtlinie zu Lohnvorschüssen einführt, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des betrieblichen Entlohnungssystems. Einzelfallentscheidungen unterliegen nicht der Mitbestimmung.
