Riesige Aktenschränke, Zettelberge auf, unter und neben dem Schreibtisch sowie Post-It-Notes, die den halben Monitor verkleben: Was sagt uns all das? Hier befinden wir uns in einem (noch) nicht digitalisierten Büro. Das lässt sich aber leicht ändern. Ein papierloses Büro ist, unabhängig von der Unternehmensgröße, Branche oder internen Organisation, eine dringende Überlegung wert. Nicht nur aus Liebe zur Umwelt, sondern auch um bisher ungenutzte Effizienzpotenziale freizulegen.
Kurz erklärt
- Der Umstieg auf ein papierloses Büro senkt nicht nur den Papierverbrauch und damit den CO₂-Ausstoß, sondern reduziert auch die Kosten für Material, Lagerfläche und Verwaltung.
- Über eine Software lassen sich Dokumente schneller finden, bearbeiten und teilen – das spart Zeit, erhöht die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
- Digitale Dokumente erfüllen gesetzliche Anforderungen (GoBD, HGB, DSGVO) oft besser als Papierunterlagen – und sind im digitalen Büro jederzeit ortsunabhängig abrufbar und sicher gespeichert.
- Papierloses Büro: Software, Cloud, High-Speed-Internet und Co. machen es möglich
- Gründe für ein papierloses Büro
- Welche Nachteile hat ein papierloses Büro?
- Welches Programm für ein papierloses Büro verwenden?
Papierloses Büro: Software, Cloud, High-Speed-Internet und Co. machen es möglich
Ein digitales Büro ist immer auch weitgehend ein papierloses Büro: Je mehr Prozesse, Tätigkeiten und Dokumente digitalisiert werden, desto stärker reduziert sich der Papierbedarf – so weit, so logisch. Trotzdem muss Ihr persönliches Unternehmensziel noch nicht einmal die hundertprozentige Papierlosigkeit sein.
Vielmals ist das zumindest zum aktuellen Stand nämlich auch gar nicht möglich. Kündigungen sind in Deutschland nach § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) beispielsweise an die Papierform mit handschriftlicher Signatur gebunden. Das gilt sowohl, wenn Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende die Kündigung ausstellen.
Damit möchten wir Ihnen aber gar nicht den symbolischen Wind aus den Segeln nehmen. In 99 % der Fälle kann tatsächlich auf physische Dokumente verzichtet werden. Wenn Sie an all den kleinen und großen Stellschrauben drehen, um Ihr Büro zu digitalisieren, dann ist es de facto irgendwann tatsächlich so weit papierlos, wie der Gesetzgeber es zulässt.
Damit befinden Sie sich dann übrigens in guter Gesellschaft. Bitkom befragte im Jahr 2024 schon mehr als 1.100 Unternehmen nach dem Stand der Dinge. 15 % der Unternehmen gaben an, völlig papierlos zu sein. 62 % gaben an, immerhin weitgehend oder zur Hälfte auf Papier zu verzichten. Eine Studie von Adobe untermauert indes, dass deutsche Unternehmen durchaus offen dafür sind, ihr Büro zu digitalisieren. 89 % der Befragten gaben an, einer papierlosen Arbeitsumgebung einen (hohen) Stellenwert beizumessen.
Gründe für ein papierloses Büro
Gründe, Mehrwerte, Vorteile: Wir auch immer wir es nennen wollen, ein modernes, digitales Büro verschafft dem Unternehmen Rückenwind. Wie? So:
1. Nachhaltigkeit nicht zur kommunizieren, sondern vorleben
Nachhaltigkeit gilt als eines der großen Themen unserer Zeit – in Anbetracht der Lage völlig zurecht. Der Abschied von Papier verbessert nahezu zwangsläufig auch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. Ein gutes Beispiel dafür: Werden Papierrechnungen auf digitale Rechnungsprozesse umgestellt, sieht das Umweltbundesamt CO2-Reduzierungen von bis zu 63 %.
Ein weiterer großer Vorteil, der sich dadurch ergibt: Viele Nachhaltigkeitstransformationen kosten Unternehmen zunächst (viel) Geld. Speziell für KMUs ist es oftmals gar nicht so einfach möglich, diese Transformation quer über alle Prozesse und Lieferketten finanziell zu stemmen. Bei einem Verzicht auf Papier ist das anders: Ein papierloses Büro, in dem die Software das vorherige physische Dokumentenmanagement ersetzt, erzielt unmittelbar wirtschaftliche Mehrgewinne und Kostenreduzierungen. Das bringt uns zum nächsten Punkt.
2. Höhere Effizienz und wirtschaftliche Mehrwerte
Welche erheblichen Effizienz- und Produktivitätsgewinne die Digitalisierung mit sich brachte, müssen wir an dieser Stelle wohl gar nicht mehr erläutern. Aber natürlich ist auch das ein großer Vorteil. Lassen Sie uns den kurz an einem Beispiel verdeutlichen:
Szenario A:
Ihre Mitarbeitenden benötigen ein spezielles Dokument. Sie stehen vom Schreibtisch auf, begeben sich zum Aktenschrank, durchwühlen Ordner, heften Dinge ab oder aus und am Ende haben die Mitarbeitenden hoffentlich genau die Kopie gefunden, die sie suchten. Selbst bei schnellen Mitarbeitenden wird die Suche sicherlich 20 Minuten in Anspruch nehmen.
Szenario B:
Ihr Büro ist bereits papierlos. Die Mitarbeitenden müssen sich gar nicht vom Schreibtisch entfernen. Wenige Mausklicks, dann sind sie schon im digitalen Dokumentenmanagement und/oder der Cloud. Da wird kurz nach Stichworten gesucht, anschließend ist das Schriftstück auf dem Monitor geöffnet. Das dauert im Regelfall keine vier Minuten.
Durch die Digitalisierung des Büros haben Mitarbeitende also die Möglichkeit, viele manuelle, zeitaufwändige und oftmals schlicht nervige Suchzeiten nach bestimmten Dokumenten zu reduzieren. Dadurch können sie selbst produktiver sein und ihre Energie sowie Konzentration in Kernaufgaben stecken.
Das Ergebnis?
- das Unternehmen nutzt seine qualifizierten Mitarbeitenden effizienter
- die Kosten werden reduziert, sowohl für das eigentliche Papier als auch indirekt verursacht durch Suchzeiten nach physischen Dokumenten
- mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was die Effizienz steigert
- digitale Suchfunktionen reduzieren die Suchzeiten nach bestimmten Informationen innerhalb des Dokuments
- die Lagerkosten werden reduziert, außerdem kann freigewordene Bürofläche dank abgeschafften Aktenschränken besser genutzt werden
Übrigens: All diese Vorteile gelten im übertragenen Sinn natürlich ebenso, wenn ein papierloses Büro zu Hause geschaffen wird.
3. Compliance und Agilität
Ein digitales Dokumentenmanagement erfüllt die GoBD-Grundsätze ebenso wie relevante Gesetzesvorgaben in Form von § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung). Des Weiteren lassen sich digitale Dokumente weitaus umfangreicher sichern und verschlüsseln, auch die Erfüllung der Vorgaben durch die DSGVO ist digital anstandslos möglich. Lose Papierstücke sind indes immer ein Compliance-Risiko – und das nicht nur, sollte es zu einem Einbruch im Büro kommen.
Außerdem: Physische Dokumente sind nur vor Ort verfügbar, das liegt in der Natur der Sache. Auf digitalisierte Dokumente können Mitarbeitende hingegen orts- und zeitunabhängig zugreifen. Das ist zugleich perspektivisch ein Vorteil: Bereits digitalisierte Prozesse können nämlich viel leichter als analoge Prozesse skalieren.
Ein papierloses Büro zu Hause profitiert erneut davon: Denn in den heimischen vier Wänden soll in erster Linie viel Platz zum Leben sein, nicht für sich stapelnde Aktenberge.
Welche Nachteile hat ein papierloses Büro?
Richtig umgesetzt? Ehrlich gesagt: gar keine. Die Nachteile, wenn wir sie so nennen wollen, entstehen im Regelfall vor der eigentlichen Umsetzung. Die Frage hinsichtlich der Nachteile eines papierlosen Büros beziehen wir deshalb am besten auf den Transformationsprozess. Der kann tatsächlich Herausforderungen mit sich bringen:
- laut der eingangs angeführten Adobe-Studie sehen der Großteil der Befragten Herausforderungen schlicht in ihren festen Gewohnheiten
- zugleich entstehen anfänglich Kosten, für die Anschaffung der nötigen Software und gegebenenfalls neuer Hardware
- Mitarbeitende, die nicht sonderlich digital-affin sind, müssen außerdem intensiv geschult werden
- die Qualität der genutzten Software könnte zum Nachteil werden, wenn das Tool nicht hält, was es verspricht
Welches Programm für ein papierloses Büro genutzt wird, hat also unweigerlich ebenfalls Einfluss.
Welches Programm für ein papierloses Büro verwenden?
Selbstverständlich kann und muss unsere Antwort hier Factorial lauten. Als Business Management Software ist Factorial Ihr symbolischer Schlüssel, um die Tür zu einem wirklich papierlosen Büro aufzuschließen. Vorbereitende Gehaltsabrechnungen, elektronische Signaturen, Reisekostenabrechnungen, digitales Zeitmanagement, digitale Personalakte und Co.: Mit Factorial können Sie viele der Aktenschränke direkt ausmisten und entsorgen, denn die bis dato physisch verwahrten Dokumente und Berichte sind fortan digital verfügbar. Praktisch ist das auch, weil unser Tool direkt unzählige Features und Funktionen unter einem Dach bündelt. Dadurch entsteht für Ihre Mitarbeitenden eine One-Stop-Anlaufstelle, bei der sie direkt alles zur Hand und im Blick haben.
Auch andere Cloud-Umgebungen und Kollaborationsplattformen ersetzen auf nahtlose Weise bisherige analoge Prozesse. Ihren Weg hin zu einem (weitgehend) papierlosen Büro können Sie gleich beginnen: Indem Sie zunächst analoge, ineffiziente Prozesse identifizieren und anschließend Ihren digitalen Werkzeugkasten nutzen, um diese Schritt für Schritt ins digitale Zeitalter zu bringen.
