Der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens? Klar: die Mitarbeitenden. Nicht nur, weil sie für die Qualität des Produkts verantwortlich sind, sondern weil ihre Gehälter meist einen Großteil der Kosten ausmachen. Deshalb ist es für Unternehmen entscheidend, gute Mitarbeitende zu binden und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass die Belegschaft weder zu klein noch zu groß ist.
Es ist also essenziell, dass als Arbeitgebender wissen, wie Sie Ihren Personalbedarf berechnen und auf was Sie bei Ihrer Planung Acht geben sollten.
Key Facts
- Eine präzise Personalplanung ist essenziell, um Unternehmensziele zu erreichen und gleichzeitig Kosten durch Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden.
- Neben der Anzahl der benötigten Mitarbeitenden sind auch deren Kompetenzen entscheidend, um eine effiziente und leistungsfähige Belegschaft sicherzustellen.
- Personalbedarfsplanung sollte kontinuierlich vorgenommen und angepasst werden, um auf Veränderungen wie Unternehmensstrategien, saisonale Schwankungen oder wirtschaftliche Entwicklungen reagieren zu können.
- Definition und Bedeutung des Personalbedarfs
- Wann sollte man den Personalbedarf berechnen?
- Personalbedarf berechnen: So geht’s!
- Beispiel: Personalbedarf berechnen
- Fazit
Definition und Bedeutung des Personalbedarfs
Der Personalbedarf ist die Anzahl der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen zur Umsetzung seiner Strategie und Ziele benötigt. Das Ziel der Personalbedarfsplanung sollte es sein, möglichst jederzeit über die richtige Anzahl von Beschäftigten mit den benötigten Qualifikationen zu verfügen.
Themen des Human Resource Managements wie Rekrutierung und Personalauswahl sowie eine gute Personalplanung werden in Zukunft noch wichtiger werden als bisher – zu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle PWC-Studie.
Es ist daher sinnvoll, den Personalbedarf regelmäßig zu überprüfen und Mitarbeitende auch qualitativ weiterzubilden, denn nur so kann man seine Personalkosten und die Qualität seines Angebots optimieren. Dabei kann der Personalbedarf in verschiedene Gruppen eingeteilt werden:
Qualitativer Personalbedarf
Beim qualitativen Personalbedarf geht es – wie der Name schon sagt – um die Qualifikationen der Belegschaft, also um die Frage, inwiefern die Mitarbeitenden für ihre Aufgaben geeignet sind und ob das Personal die richtigen Fähigkeiten besitzt, um die Ziele des Unternehmens zu realisieren.
Dafür müssen zunächst die Kompetenzen definiert werden, die von den Angestellten erwartet und welche Anforderungen an sie gestellt werden.
Sollten an dieser Stelle Diskrepanzen im Unternehmen bestehen, kann man nach neuen Mitarbeitenden Ausschau halten oder die Lücke bei der qualitativen Personalbedarfsplanung mit Weiterbildungsmaßnahmen schließen.
Quantitativer Personalbedarf
Beim quantitativen Personalbedarf geht es um die richtige Anzahl der Mitarbeitenden. Hier unterscheidet man zwischen verschiedenen Kategorien:
- Der Einsatzbedarf ist die Zahl der Beschäftigten, die ständig benötigt werden, um das Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Mit dem Reservebedarf sollen ungeplante Stunden, die durch Krankheit oder Entlassungen anfallen, gedeckt werden.
- Saisonale Hochphasen beispielsweise können einen Zusatzbedarf nötig machen. Wenn Kapazitätserhöhungen nötig werden, braucht man neues Personal, den sogenannten Neubedarf.
- Ersatzbedarf entsteht, wenn Mitarbeitende planmäßig oder unvorhergesehen ausscheiden und Stellen vakant werden.
- Wenn Umsätze einbrechen und Personal nicht mehr benötigt wird, spricht man von einem sogenannten Minderbedarf. In diesem Fall könnten Personalfreisetzungen nötig sein.
Wann sollte man den Personalbedarf berechnen?
Der Personalbedarf sollte regelmäßig berechnet werden, beispielsweise, wenn mehrere Mitarbeitende altersbedingt aus dem Unternehmen ausscheiden. Der Bedarf kann allerdings auch durch verschiedene, kurzfristige Faktoren beeinflusst werden. Wann lohnt sich eine Neuberechnung?
Neuausrichtung der Unternehmensstrategie
Bringt ein Unternehmen ein neues Produkt auf den Markt, stampft eine Produktlinie ein oder richtet die gesamte Strategie neu aus, sollte der Personalbedarf überprüft werden. Denn möglicherweise braucht man mehr Mitarbeitende oder muss die Belegschaft reduzieren, um weiterhin profitabel zu wirtschaften.
Saisongeschäft
In manchen Unternehmen schwankt die Produktion saisonbedingt und damit auch der Personalbedarf. Beispielsweise bei Unternehmen, deren Leistungen rund um die Feiertage wie Ostern, Weihnachten oder Pfingsten besonders stark nachgefragt sind oder im Winter stärker als im Sommer. Dann muss die Personalplanung angepasst werden. Diese Phasen lassen sich jedoch gut voraussehen. So kann der Personalbedarf rechtzeitig berechnet und die Personaldecke angepasst werden.
Wirtschaftliche Situation
Weniger gut prognostiziert werden kann die wirtschaftliche Situation. Auch diese kann einen Einfluss auf den Personalbedarf haben. Wenn Aufträge oder Projekte platzen, Kund*innen abspringen oder Bestellungen ausbleiben, hat das Auswirkungen auf den quantitativen Personalbedarf. Dann muss die Unternehmensführung entscheiden, ob Kurzarbeit oder gar Entlassungen nötig sind.
Personalbedarf berechnen: So geht’s!
Vor der Personalplanung steht das Festlegen der Ziele. Je kurzfristiger die Bedarfsplanung ist, desto genauer ist sie zu berechnen und desto weniger unvorhersehbare Einflussfaktoren gibt es.
Von der Unternehmensstrategie lassen sich die einzelnen Aufgabenfelder der verschiedenen Abteilungen ableiten. Um die Berechnung des Personalbedarfs präzise durchführen zu können, muss zunächst der Personalbestand erfasst werden. Dann sollte mit den Bereichsleitungen analysiert werden, wie viele Mitarbeitende man für die einzelnen Aufgaben braucht und über welche Qualifikationen diese verfügen sollten. Auch beim bestehenden Personal sollte man klären, ob Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich sind.
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5 Schritte zur Berechnung des Personalbedarfs
- Einsatzbedarf: Der Mindestbedarf, der nötig ist, um die Aufgaben zu bewältigen und die Unternehmensziele zu erreichen. Dazu analysiert man, welche Mengen hergestellt werden sollen und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Diese Zeit vergleicht man mit der regulären Arbeitszeit, die bei einer Vollzeitstelle 40 Stunden pro Woche über 52 Wochen beträgt.Tipp: So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent.
- Verteilzeitfaktor: Der Verteilzeitfaktor ergibt sich aus den Fehlzeiten und den verbleibenden Arbeitstagen. Zu den Fehlzeiten zählen Krankheitstage, Urlaub, Feiertage sowie Zeiten für Führungsbesprechungen und Betriebsversammlungen.
- Reservebedarf: Bei der Berechnung des Reservebedarfs werden nur die tatsächlichen Arbeitstage berücksichtigt. Wochenenden, Feiertage und andere freie Tage werden herausgerechnet. Dieser zusätzliche Personalbedarf ergibt sich durch die Anwendung des Verteilzeitfaktors auf den Einsatzbedarf.Hier greift die Formel: Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor.
- Bruttopersonalbedarf: Dieser zeigt an, wie viele Mitarbeitenden mit welchen Qualifikationen konkret benötigt werden, um die Ziele in den einzelnen Aufgabenbereichen zu erfüllen. Der Wert berechnet sich aus der Summe des Reserve- und des Einsatzbedarfs.Es gilt also die Formel: Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf.
Dieser Wert zeigt, wie viele Mitarbeitende bereits tätig sind oder in Zukunft im Betrieb arbeiten werden. - Nettopersonalbedarf: Um herauszufinden, ob Personal eingestellt oder freigesetzt werden sollte, muss eine Berechnung des Nettopersonalbedarfs vorgenommen werden.Dieser ergibt sich aus der Formel: Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand.
Um Personalbewegungen besser vorherzusagen, sollten Zu- und Abgänge monatlich statistisch erfasst und die jeweiligen Aufgaben der Mitarbeitenden ergänzt werden. Zu den Gründen für Zugänge zählen beispielsweise Neueinstellungen oder die Rückkehr aus Eltern- oder Pflegezeit. Abgänge können durch Kündigungen, Ruhestand, Elternzeit oder Mutterschutz entstehen.
Beispiel: Personalbedarf berechnen
Ein Fahrradhersteller mit einem Personalbestand von 45 Beschäftigten hat einen neuen Großkunden. In einem Jahr müssen 2.500 neue Fahrräder produziert werden. Die Herstellung eines Fahrrades dauert vier Tage. Folgende Personalplanung wäre dafür notwendig:
Einsatzbedarf berechnen
Einsatzbedarf = (2.500 Fahrräder 4 Tage 8 Stunden) : (40 Stunden 52 Wochen)
= (2500 * 32) : 2080
= 38,46 Mitarbeitende
Aufgerundet ergibt das einen Einsatzbedarf von 39 Mitarbeitenden.
Verteilzeitfaktor berechnen
Angenommene Fehlzeiten:
- 20 Krankheitstage
- 27 Urlaubstage
- 9 Feiertage
- 5 Tage für Führungsbesprechungen und Betriebsversammlungen
Das sind 61 Tage Fehlzeit.
Daraus ergeben sich folgende reale Arbeitstage:
365 Tage – 61 Fehlzeittage – 104 Wochenendtage = 200 Arbeitstage
Das entspricht einem Verteilzeitfaktor von 30,5 Prozent (61 / 200).
Reservebedarf berechnen
39 Mitarbeitende * 0,305 = 11,90 Mitarbeitende
Aufgerundet ergibt das einen Reservebedarf von 12 Mitarbeitenden.
Bruttopersonalbedarf berechnen
39 Mitarbeitende + 12 Mitarbeitende = 51 Mitarbeitende
Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen
Es stehen beispielsweise folgende Personalveränderungen fest:
- 2 Beschäftigte gehen in Elternzeit
- 3 haben gekündigt
- 2 wurden entlassen
- 2 neue Mitarbeitende wurden eingestellt
Aktueller Personalbestand: 45
Abgänge: 7
Zugänge: 2
Fortgeschriebener Personalbestand: 40 Mitarbeitende (45 – 7 + 2)
Nettopersonalbedarf berechnen
51 Mitarbeitende – 40 Mitarbeitende = 11 Mitarbeitende
Das bedeutet, dass das Unternehmen im nächsten halben Jahr elf neue Beschäftigte einstellen müsste.
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Fazit
Eine präzise Personalbedarfsplanung ist essenziell für den Unternehmenserfolg. Sie stellt sicher, dass ausreichend qualifizierte Mitarbeitende vorhanden sind, um die Betriebsziele zu erreichen, ohne Ressourcen zu verschwenden. Durch regelmäßige Überprüfung der Planung des Personalbedarfs und deren Anpassung kann das Unternehmen effizienter arbeiten, Kosten optimieren und flexibel auf wirtschaftliche oder strategische Veränderungen reagieren.
