So ist der Sonderurlaub für Mitarbeitende geregelt

Sonderurlaub ist eine befristete Freistellung von der Arbeit bei besonderen persönlichen Anlässen wie Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Todesfällen naher Angehöriger. Er kann bezahlt oder unbezahlt sein, je nach gesetzlicher Grundlage, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag. In diesem Artikel erfahren Führungskräfte, wann Sonderurlaub gewährt werden sollte, wie er beantragt wird und worauf sie bei der Planung und Genehmigung im Team achten müssen.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Sonderurlaub ist eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeit bei besonderen persönlichen Anlässen.
2. Typische Anlässe sind: Geburt eines Kindes, Todesfall naher Angehöriger, Umzug aus betrieblichen Gründen oder schwere Erkrankung von Familienmitglieder

Gesetzliche Grundlage:

1. Die gesetzliche Grundlage bildet § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), der bei unverschuldeter, vorübergehender Verhinderung einen Lohnfortzahlungsanspruch gewährt.
2. Darüber hinaus können Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag den Anspruch auf Sonderurlaub einschränken oder ausschließen, sodass die Freistellung unter Umständen unbezahlt erfolgt.

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Definition: Ist Sonderurlaub unbezahlter Urlaub?

Sonderurlaub ist eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht bei besonderen persönlichen Anlässen – unabhängig vom regulären Erholungsurlaub. Die gesetzliche Grundlage bildet § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), die bei unverschuldeter, vorübergehender Verhinderung einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gewährt.

Wichtig: Arbeitgebende können diesen Anspruch im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vollständig ausschließen. In diesem Fall kann die Freistellung ganz entfallen oder freiwillig, zum Beispiel unbezahlt, gewährt werden.

Rahmenbedingungen

• Urlaubsanspruch: Mitarbeitende haben pro Jahr laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) eine vertraglich geregelte Anzahl an Urlaubstagen (gesetzlicher Mindestanspruch: 20 Tage bei 5-Tage-Woche, 24 Tage bei 6-Tage-Woche).

• Unabhängig vom Jahresurlaub: Sonderurlaub verringert den regulären Erholungsurlaub nicht.

• Typische Anlässe: Hochzeit, Geburt eines Kindes, Todesfall naher Angehöriger, betriebsbedingter Umzug oder schwere Erkrankung von Familienmitgliedern.

Praxishinweis für Führungskräfte

Bei besonderen Anlässen, wie der Geburt eines Kindes oder dem Verlust eines nahen Angehörigen, können Mitarbeitende oft nicht wie gewohnt arbeiten – sie sind emotional belastet oder haben organisatorische Aufgaben zu bewältigen. Sonderurlaub bietet in solchen Situationen den nötigen Freiraum, um persönliche Angelegenheiten zu regeln und sich zu erholen.

Die Bedeutung dieser Unterstützung wird durch den DGB-Index Gute Arbeit 2025 belegt. Der Bericht hält fest, dass gute Arbeit wesentlich mit wertschätzenden und unterstützenden sozialen Beziehungen im Betrieb zusammenhängt. Diese Betriebskultur fungiert als wichtige Ressource und ist eng mit dem Wohlbefinden und der Gesundheit der Beschäftigten verbunden. Die unkomplizierte Gewährung von Sonderurlaub bei persönlichen Krisen ist somit eine konkrete Maßnahme der Unterstützung und Wertschätzung. Sie reduziert nachweislich die psychische Belastung und ist ein entscheidender Beitrag zur langfristigen Erhaltung der Arbeitsfähigkeit und zur Mitarbeiterbindung.

Eine offene Kommunikation über Abwesenheiten hilft, den Ablauf im Team zu koordinieren und gleichzeitig die Mitarbeitenden in schwierigen Momenten zu unterstützen. So kann Sonderurlaub fair und nachvollziehbar gewährt werden, ohne dass das Team darunter leidet.

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Die gesetzliche Sonderurlaubsverordnung

Die Regelungen zum Sonderurlaub sind im § 616 BGB festgelegt. Dort heißt es:

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.

Kurz gesagt: Mitarbeitende behalten ihren Lohn, solange die Abwesenheit unverschuldet und nur kurzfristig ist – vorausgesetzt, Arbeits- oder Tarifvertrag schließen den Anspruch nicht aus.

Damit ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Persönlicher Verhinderungsgrund: Der Anlass liegt in der Person des Mitarbeitenden.

• Unverschuldet: Die Situation ist nicht selbst verschuldet.

• Verhältnismäßig kurz: Die Dauer muss angemessen sein und wird im Einzelfall geprüft; sie hängt vom Anlass, der betrieblichen Situation und der Dauer des Arbeitsverhältnisses ab.

Wichtig: Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte so im Dezember 2024 (Az. 3 C 7.23), dass selbst eine 14-tägige Corona-Quarantäne noch als „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ gelten kann.

Was sind Gründe für einen Sonderurlaub?

Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgebenden nach den Regelungen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD, siehe unten).

Generell kann man jedoch sagen, dass die folgenden Ereignisse einen Sonderurlaub begründen:

• Eheschließung und Lebenspartnerschaft
• Goldene Hochzeit
• Eheschließung und Goldene Hochzeit von nahestehenden Verwandten (Eltern, Geschwister, Kinder)
• Geburt des eigenen Kindes
• Todesfall in der Familie (Kind, Ehepartner, eingetragener Lebenspartner)
• Firmenjubiläum
• Betriebsbedingter Umzug
• Schwere Erkrankung des eigenen Kindes oder eines im Haushalt lebenden Familienangehörigen
• Notwendige Arztbesuche oder ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit stattfinden können
• Kommunion oder Konfirmation des eigenen Kindes

Wichtig! Arbeitnehmende können sich trotz genannter Gründe nicht einfach selbst von der Arbeit freistellen. Der Sonderurlaub muss mit den Vorgesetzten abgesprochen und ausdrücklich gewährt werden. Zudem müssen die jeweiligen Beschäftigten die Gründe unbedingt nachweisen können.

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Können Arbeitgebende Sonderurlaub ausschließen?

Ja – und das kommt in der Praxis häufig vor. § 616 BGB ist dispositives Recht, das heißt, die gesetzlichen Vorgaben gelten nur, sofern sie nicht durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung abgeändert oder ausgeschlossen werden. Folgende Regelungen können den Anspruch auf Sonderurlaub daher einschränken oder aufheben:

• Arbeitsvertrag: Formulierungen wie „Ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht nicht“ oder „§ 616 BGB findet keine Anwendung“
• Tarifvertrag: TVöD § 29 ersetzt § 616 BGB vollständig – nur die dort genannten Anlässe sind abgedeckt
• Betriebsvereinbarung: Kann eigene Sonderurlaubsregelungen definieren

Praxistipp: Enthält der Tarifvertrag einen klaren Freistellungskatalog und die Formulierung „Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Tarifvertrags…“, greift § 616 BGB in der Regel nicht. Mitarbeitende haben dann nur Anspruch auf Sonderurlaub bei den ausdrücklich aufgeführten Anlässen.

Typische Anlässe für Sonderurlaub im Detail

Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht konkretisiert. Die meisten Arbeitgebenden orientieren sich daher an den Regelungen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), der die Freistellungstage verbindlich festlegt.

Sonderurlaub bei einer Hochzeit

ie eigene Hochzeit oder die Begründung einer Lebenspartnerschaft wird, basierend auf der Auslegung des § 616 BGB durch die Rechtsprechung, als wichtiger persönlicher Anlass für einen Tag bezahlte Freistellung als üblich angesehen.

• Für die Trauung der Eltern, Geschwister oder Kinder sowie die Goldene Hochzeit der Eltern wird ebenfalls üblicherweise ein Tag gewährt.

• Im TVöD wird die eigene Hochzeit nicht explizit unter § 29 gelistet, kann aber im Rahmen der Regelung über die Arbeitsbefreiung in sonstigen dringenden Fällen bis zu drei Tage gewährt werden.

Sonderurlaub bei Geburt des eigenen Kindes

Werdende Väter (oder nicht verheiratete Partner, die als zweiter Elternteil das Kind anerkennen) erhalten am Tag der Geburt des eigenen Kindes in der Regel einen Arbeitstag bezahlten Sonderurlaub.

• Im TVöD ist dieser eine Tag für die Partnerin/den Partner des gebärenden Elternteils fest geregelt.

• Organisation: Da der Geburtstermin nicht exakt planbar ist, ist eine rechtzeitige Kommunikation mit dem Team und den Vorgesetzten entscheidend, um Vertretungen organisieren zu können.

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Sonderurlaub bei Todesfall

Bei einem Todesfall im engsten Familienkreis besteht in Deutschland Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Die genaue Dauer wird durch Tarif- oder Arbeitsverträge festgelegt (nicht direkt durch $\S 616$ BGB).

• Regelung TVöD: Bestätigt zwei Arbeitstage bei Tod der*des Ehepartner*in/Lebenspartner*in, Kindes oder Elternteils.

• Die Freistellung von zwei Tagen wird typischerweise für den Todestag und den Tag der Beerdigung gewährt.

• Nach Absprache und je nach vereinbarten Regelungen können auch mehrere Tage Sonderurlaub infrage kommen – beispielsweise wenn die Beerdigung im Ausland stattfindet oder die Arbeitnehmenden bereits eine lange Betriebszugehörigkeit haben.

Sonderurlaub bei Umzug und Arztbesuchen sowie Behördengängen

• Umzug: Der TVöD sieht einen Sonderurlaub von einem Arbeitstag vor, wenn der Umzug aus dienstlichen/betrieblichen Gründen erfolgt. In der Privatwirtschaft wird ein Tag bei betriebsbedingten Umzügen oft freiwillig gewährt.

• Arztbesuche: Grundsätzlich müssen Termine außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden. Ein Freistellungsanspruch nach § 616 BGB besteht nur, wenn der Termin medizinisch dringend und nicht anders planbar war. TVöD-Beschäftigte erhalten bezahlte Freistellung für die nachgewiesene Behandlungs- und Fahrtzeit.

• Behördengänge: Für gewöhnliche Behördengänge (Passverlängerung, Anmeldung) besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub. Anders bei Ladungen zu Gericht als Zeug*in oder Schöff*in – hier besteht Freistellungspflicht, der Verdienstausfall wird jedoch oft vom Gericht erstattet § 18 und § 19 Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG).

Sonderurlaub im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst und für Beamte

Die Gründe für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub sind im BGB nicht geregelt. Daher richten sich die meisten Arbeitgebenden nach den Regelungen, die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) stehen. Für Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst und Beamtete begründen die folgenden Ereignisse den Sonderurlaub:

Disclaimer: Trotz intensiver Recherche zu unseren Artikeln, empfehlen wir Ihnen immer zusätzlich rechtliche Berater*innen aufzusuchen.

Hinweis: Ab 2027 erhalten alle TVöD-Beschäftigten einen zusätzlichen Tag Erholungsurlaub (22. Änderungstarifvertrag 2025).

Unterschiede zwischen Privatwirtschaft und öffentlichem Dienst

Im öffentlichen Dienst (TVöD) sind Sonderurlaubsansprüche also verbindlich im Tarifvertrag geregelt.

In der Privatwirtschaft kommt es auf den Einzelfall an:

• Ohne Arbeitsvertrag/Tarifvertrag gilt § 616 BGB als Auffangnorm
• Viele Arbeitgebende orientieren sich freiwillig am TVöD
• Tarifverträge (z.B. IG Metall, ver.di) können günstigere Regelungen enthalten

IG Metall Tarifvertrag 2024: Beschäftigte mit Kindern, Pflegeaufgaben oder in Schichtarbeit können statt des Tariflichen Zusatzgeldes (T-ZUG) bis zu 8 zusätzliche freie Tage pro Jahr wählen.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Sonderurlaub

1. Welche Sonderurlaubstage sind gesetzlich?

Das Gesetz (§ 616 BGB) nennt keine festen Tage. Es garantiert lediglich eine bezahlte Freistellung für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ bei persönlichen Gründen. In der Praxis bedeutet das meist zwischen 1 und 3 Tagen, abhängig vom Anlass und der bisherigen Rechtsprechung.

Wichtig: § 616 BGB ist dispositives Recht. Das heißt, der Anspruch kann durch einen Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung eingeschränkt oder vollständig ausgeschlossen werden.

Tarifverträge wie der TVöD enthalten dagegen konkrete Sonderurlaubsregelungen (z. B. 1 Tag bei Hochzeit, 2 Tage bei Todesfall), die dann verbindlich gelten.

2. Für was darf man Sonderurlaub beantragen?

§ 616 BGB nennt keine festen Anlässe. Ob Sonderurlaub zusteht, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder – falls dort nichts geregelt ist – aus einer Einzelfallprüfung nach § 616 BGB.

Typische, häufig anerkannte Gründe:
eigene Hochzeit, Geburt des eigenen Kindes, Todesfall naher Angehöriger, betrieblicher Umzug, unaufschiebbare Arzt- oder Gerichtstermine, schwere Erkrankung von im Haushalt lebenden Angehörigen.

Wichtig: Tarifverträge (z. B. TVöD) enthalten oft eine abschließende Liste, die alle anderen Ansprüche ersetzt. Arbeits- oder Betriebsvereinbarungen können Sonderurlaub zudem einschränken oder ausschließen.

3. Bei welchen Verwandten bekommt man Sonderurlaub?

Anspruch besteht in der Regel bei: Ehepartner*in/Lebenspartner*in, eigenen Kindern (inkl. Adoptiv- und Stiefkinder), Eltern und Schwiegereltern sowie Geschwistern. Bei Großeltern, Enkeln und entfernteren Verwandten besteht meist nur Anspruch für die Beerdigung. Tanten, Onkel und Cousins sind nicht abgedeckt.

4. Was zählt zu einem Sonderurlaub?

Sonderurlaub umfasst nur Freistellungen bei besonderen persönlichen Anlässen, die nicht zum Erholungsurlaub gehören. Dazu zählen:

• Bezahlte Freistellung nach § 616 BGB, sofern im Vertrag nicht ausgeschlossen

• Tarifvertragliche Sonderurlaubsregelungen (z. B. § 29 TVöD)

• Vertraglich vereinbarter Sonderurlaub, bezahlt oder unbezahlt

5. Können Arbeitgebende Sonderurlaub ablehnen?

Wenn § 616 BGB im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ausgeschlossen ist, besteht kein gesetzlicher Anspruch. Vorgesetzte können dann nach Ermessen entscheiden. Enthält der Tarifvertrag einen Freistellungskatalog (wie TVöD § 29), gilt dieser abschließend – andere Anlässe sind nicht abgedeckt.