Das Human Management System Workday ist Ihnen zu umständlich? Sie sind auf der Suche nach einer guten Business Management Software für Ihr Unternehmen, mit dem Sie Ihre Prozesse optimieren können? Wir haben für Sie einige Anbieter zusammengestellt, die eine gute Workday-Alternative bilden.
Nach einem kurzen Überblick über die Features der jeweiligen Anbieter sollte wir außerdem klären, welche Funktionen eine HCM-Software überhaupt erfüllen muss.
Anbieter im Überblick
| Funktion | Workday HCM | Factorial | HRworks | Sage HR |
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – funktional, aber komplizierter | Sehr gut – einfach zu bedienen | Mittel – funktional, aber komplizierter |
Mittel–Gut – solide, aber weniger modern
|
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtplanung | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| DATEV Integration | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| DATEV Marktplatz Schnittstellen-Partner | ✅ | ✅ | ||
| Bewerbermangement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ Add-on |
| mobile App | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Ausgaben und Reisekosten | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ Add-on |
| Firmenkreditkarte | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Zahlungsmanagement | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Serverstandort | u. a. Irland, Niederlande | Frankfurt, Deutschland | Irland | Irland |
Was macht eine gute HCM-Software aus?
Softwarelösungen im Bereich Human Capital Management (HCM) bzw. Betriebsmanagementsysteme (BMS) haben vor allem ein Ziel: eine zentrale Verwaltung des Humankapitals, die sich durch Übersichtlichkeit, Transparenz und Digitalisierung auszeichnet.
Im Idealfall sorgt eine solche Software für Prozessoptimierungen, die in effizienteren Workflows und einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit resultieren. Auf Unternehmensebene legt sie damit den Grundstein für Ihren Erfolg auf dem Arbeitsmarkt.
Eine All-in-one-Lösung im HR-Bereich sollte folgende Funktionen aufweisen:
- Zeitwirtschaft: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement etc.
- Finanzen: Ausgabenmanagement, Entgeltabrechnung, Budgetierung, Projektmanagement
- Organisation: u. a. Dokumentenmanagement, Organigramm, Automatisierungen
- Talentmanagement: Performance Management, Mitarbeiterentwicklung, Personalgewinnung
- Sicherheit und Datenschutz: Berechtigungen, Compliance, Zertifikate usw.
- Schnittstellen und Integrationen
Damit sich ein entsprechendes Tool auch im Unternehmen durchsetzt und genutzt wird, ist neben dem Vorhandensein relevanter Features vor allem eines wichtig: Benutzerfreundlichkeit. Die Software soll eine Unterstützung für Arbeitsabläufe sein.
Ihre Mitarbeitenden sollten diese also ohne Schwierigkeiten bedienen können und von den Vorteilen einer solchen Lösung profitieren.
Anbieter Workday
Das Unternehmen aus den USA verfügt neben anderen Business-Tools über eine eigene Personalsoftware: Workday HCM.
Hinweis: Funktionen zur Finanz- und Personalplanung sowie Ausgabenmanagement sind nicht im HCM, sondern in anderen Paketen von Workday enthalten.
Self-Service und Administratives
Die digitale Personalakte sorgt für eine zentrale Speicherung und Organisation von Informationen, welche unter anderem von den Mitarbeitenden selbst verwaltet und up to date gehalten werden können. Workday HCM unterstützt Teambuilding-Aktivitäten und verfügt über ein interaktives Organigramm.
Laut Userberichten ist die Implementierung der Software und auch deren Bedienoberfläche etwas kompliziert und langwierig, was schnell zu Frustration bei der Anwendung führt. Die Eingewöhnung für neue Nutzer*innen kann sich ohne eine entsprechende Schulung als schwierig herausstellen.
Analysefunktionen & Rekrutierung
Mit Workday HCM erhalten Sie umfassende Analysemöglichkeiten: Die Software bietet detaillierte Auswertungen und visuelle Darstellungen, mit denen Sie die Mitarbeiterperformance tracken und unternehmensbezogene Risikofaktoren identifizieren können. Außerdem werden Ihnen Insights zum Personalbedarf gewährt, sodass Sie sich mithilfe des Bewerbermanagement-Tools dem Recruiting widmen können.
Dieser Bereich enthält Features wie die Erstellung von Karriereseiten, Multiposting und Interviewplanung.
Sie wollen Ihre Mitarbeitenden fördern? Stellen Sie Ihrem Team Schulungen bereit und verbessern Sie die Leistung Ihrer Beschäftigten mithilfe von Feedback-Funktionen und Kompetenzbewertungen. In Einklang mit Personal und Unternehmenszielen können Sie überdies strategische Personalpläne anfertigen.
Gehaltsabrechnung
Mit der HR-Software lässt sich zwar die Vergütung Ihrer Mitarbeitenden überwachen, allerdings können Sie die Gehaltsabrechnung nicht mit Workday Payroll durchführen, da diese nicht für deutsche Lohnabrechnungssysteme ausgelegt ist. Eine Integration mit DATEV ist aber vorhanden.
Sicherheitsstandards und Serverstandort
Workday legt großen Wert auf Sicherheit und ist sowohl ISO 27001- als auch ISO 27018-zertifiziert. Die Daten werden SSL-verschlüsselt und in Rechenzentren in Irland gehostet.
Preis auf Anfrage
Da die Kosten nicht transparent über die Website des Anbieters einsehbar sind, müssen Sie eine individuelle Anfrage stellen, um Informationen über die Preisgestaltung der für Sie interessanten Pakete zu erhalten.
Was sind also Workday HCM-Alternativen für Ihr Unternehmen, die möglicherweise eine bessere Lösung für Management-Prozesse darstellen?
1. Factorial
Die Cloud-Lösung Factorial bietet eine flexible Business Management Software und ist besonders auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet.
Verwaltung und Dokumentenmanagement
Auch Factorial verfügt über eine digitale Personalakte, auf welche die User*innen sowohl über die Desktop-Version als auch über die mobile App zugreifen können. Der Mitarbeiter-Self-Service-Bereich ist intuitiv und umfangreich, sodass die HR-Abteilung an vielen Stellen entlastet wird und Prozesse, beispielsweise das e-Signieren von Dokumenten, schnell und effizient erledigt werden können.
Das Zeitmanagement-Modul, ergänzt durch ein Schichtplanungs-Tool, ermöglicht ein einfaches Erfassen der Arbeitszeiten und eine flexible Dienstorganisation. Abwesenheiten können ebenfalls mit wenigen Klicks beantragt werden.
Leistungstracking und Bewerbermanagement
Factorial erstellt Ihnen detaillierte Analysen und Auswertungen, die Sie als Entscheidungsgrundlage verwenden können. Nutzen Sie außerdem Feedback-Optionen und die Performance Review, um mit Ihren Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen.
Sie haben Personalbedarf? Verwenden Sie Factorials moderne Technik wie das Bewerber-Tracking-System (ATS) und KI-Unterstützung für eine gezielte Rekrutierung neuer Mitarbeitender. Die CV-Screening-Option erleichtert Ihnen die Bewerberauswahl zusätzlich.
Stellenanzeigen können Sie nicht nur auf Ihrer personalisierten Karriereseite, sondern auch auf dem internen Jobportal sowie weiteren Jobplattformen posten. Außerdem können Kandidat*innen für zukünftige Stellen in einem entsprechenden Talent Pool gespeichert werden.
Onboarding findet bei Factorial bereits vor dem ersten Arbeitstag statt: Zukünftige Mitarbeitende haben über einen extra Bereich in der Anwendung die Möglichkeit, Informationen auszufüllen, Tasks zu bearbeiten und Dokumente zu signieren.
Vorbereitende Lohnabrechnung und Finanzmanagement
Factorial ist offizieller Marktplatz Schnittstellen-Partner der Lohnabrechnugssoftware DATEV, was eine nahtlose Integration für die Gehaltsabrechnung bedeutetet und eine bilaterale Schnittstelle mit sicherer Datenübertragung.
Sie wollen auch Ihre Lizenzen und Ausgaben managen, benötigen ein Tool zum Projektmanagement und möchten von fortgeschrittenen Funktionen wie OCR-Software und Firmenkreditkarten profitieren? Dann sind Sie bei Factorial genau richtig, denn all diese Produkte gehören zu unserem smarten Finanzmanagement!
Sicherheit
Die Workday HCM-Alternative erfüllt mehr als nur die nötigsten Sicherheitsstandards. Factorial verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung und SSL-Verschlüsselung und ist außerdem SOC2-zertifiziert. Auch wenn der Hauptsitz des Unternehmens Barcelona ist, befinden sich die Server in Deutschland, wodurch alle deutschen Datenschutzbestimmungen gewährleistet sind.
Flexibler Preis
Factorial lässt sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens individualisieren. So erhalten Sie eine Lösung, die perfekt auf Faktoren und Rahmenbedingungen wie Ihre Branche, Mitarbeiterzahl oder Entwicklungsziele abgestimmt ist und zahlen für ein Produkt, dass Ihr Unternehmen auch tatsächlich weiterbringt.
2. HRworks
Eine weitere Workday-Alternative und Personalmanagement-Lösung für HR-Teams stellt die Software HRworks dar, welche bereits im 1998 gegründet wurde.
Organisation und Personalverwaltung
Auch HRworks stellt eine digitale Akte zur Mitarbeiterverwaltung bereit. Die Software unterstützt den Massenimport von Dateien und verfügt über einen gut ausgebauten Employee Self Service, sodass Anwender*innen jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen bzw. diese aktualisieren können.
Des Weiteren besitzt das Tool ein Tool zum einfachen Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsbeantragung sowie Krankmeldungen sind mit wenigen Schritten getan. Sie sind auf Dienstreise? Laden Sie Belege hoch und lassen Sie sich die Reisekosten erstatten.
Was leider komplett fehlt, ist eine mobile Applikation, welche die Software im Vergleich zu anderen Anbietern hier weniger flexibel macht.
Analysen und Recruiting-Prozess
Erfahren Sie wertvolle Insights mit HRworks Analytics und unterstützen Sie die Performance Ihrer Mitarbeitenden mithilfe von OKR-Zielen und 360-Grad-Feedback. Analysieren Sie Ihre Time-to-Hire und erstellen Sie eine personalisierbare Karriereseite.
Hinsichtlich aller Talentmanagement-Funktionen hat HRworks 2024 die Plattform bonrepublic übernommen, ein im Jahr 2020 gegründetes Startup. Wer das Talent-Tool nutzen möchte, kann dieses extra zum ausgewählten Plan hinzubuchen. bonrepublic bietet unter anderem Mitarbeiterumfragen, eine Ideenmanagement-Software sowie einen Social Hub.
Lohn- & Gehaltsabrechnung
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist wie in Factorial gut umgesetzt. Durch die DATEV-Integration ermöglicht HRworks, Lohndokumente und Reisekostenabrechnungen direkt zu übertragen und zu verbuchen. Dadurch wird die Lohnabrechnung erleichtert und eine DSGVO-Konformität sichergestellt.
Sicherheit und Datenschutz
Die in Irland befindlichen Server des Softwareanbieters sind nach den ISO/IEC 27001- und 27018-Standards zertifiziert. Ebenfalls nutzt HRworks SSL-Verschlüsselung für eine sichere Kommunikation.
Preisgestaltung
Die Software ist ab 20 User*innen verfügbar. Zusätzlich zu dem in einem Beratungsgespräch offengelegten Preis wird eine Grundgebühr erhoben, deren Höhe von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens abhängt.
3. Sage HR
Die cloud-basierte Personalmanagement-Software Sage HR eignet sich ebenfalls gut für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Der Anbieter Sage besitzt diverse Tools für unterschiedliche Bedürfnisse, beispielsweise eine Cloud-ERP-Lösung und branchenspezifische Software.
Administration im Personalwesen
Im Basis-Modul der Workday HCM-Alternative sind wesentliche Funktionen wie ein Organigramm, eine Mitarbeiterdatenbank sowie ein Workflow-Assistent integriert, die eine effiziente Personalverwaltung ermöglichen.
Wie bei anderen Alternativen auch, gibt es eine digitale Personalakte, welche eine unkomplizierte Dokumentenverwaltung ermöglicht. Urlaubsanträge stellen, Arbeitszeiten erfassen – diese und weitere Features sind im Mitarbeiter-Self-Service enthalten.
Add-ons und Bewerbermanagement
Im Bereich Performance Management und Recruiting bietet Sage HR eine Reihe von Add-ons, die individuell hinzugebucht werden können. Dazu gehören zum Beispiel Tools zur Schichtplanung, zum Leistungstracking oder zur Verwaltung von Ausgaben.
Im Bewerbermanagement gibt es eine visualisierbare Bewerberpipeline, die Möglichkeit zur Erstellung individueller Karriereseiten sowie planbare Onboarding-Tasks. Allerdings ist das Rekrutierungs-Paket mit 175 Euro pro Monat vergleichsweise teuer.
Gehaltsabrechnung
Sage Lohnabrechnung ist ebenfalls als Add-on verfügbar und besitzt auch eine DATEV-Schnittstelle. Hierbei werden alle Vorschriften zur Compliance eingehalten und Daten zur Gehaltsabrechnung können in wenigen Schritten exportiert werden.
Sicherheitsvorkehrungen
Die Alternative zu Workday HCM erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards hinsichtlich der Verarbeitung und dem Speichern von Daten.
Kostenaufwand
Sage HR kostet im Basis-Modul 4,50 Euro monatlich je Nutzer*in. Weitere Funktionen bzw. Add-ons sind ab 2,50 Euro pro Monat und Anwender*in erhältlich.
Davon abgesehen gibt es auch Lösungen wie etwa das Recruiting-Paket oder für ein Gesamtpaket die Sage HR Suite, welche sich aus mehreren Modulen zusammensetzt, die miteinander kombiniert werden können.
Fazit
Pauschal zu sagen, welche der vorgestellten Alternativen zu Workday HCM die beste Wahl ist, ist schwierig und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Besonders ausschlaggebend bei der Entscheidungsfindung ist Ihr eigenes Unternehmen: Welche Anforderungen soll Ihre Software erfüllen und von welchen Funktionen profitieren Ihre Teams?
Wie steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden? Ist Ihnen besonders wichtig, eine All-in-one-Lösung zu nutzen oder möchten Sie Ihren Fokus gezielt auf Funktionen wie die Rekrutierung oder Workforce Management setzen?
Sprechen Sie auch mit Ihren Teammitgliedern und berücksichtigen Sie deren Bedürfnisse. Möglicherweise haben Ihre Mitarbeitenden aus früheren Arbeitsverhältnissen bereits Erfahrung mit anderen SaaS-Lösungen.
Unabhängige Bewertungen von Vergleichsplattformen geben weiterhin Aufschluss über geeignete Softwarelösungen und helfen Ihnen bei der Auswahl.
Außerdem haben Sie fast immer die Möglichkeit, eine Demo zu buchen bzw. eine kostenlose Testversion zu starten, sodass Sie sich ein besseres Bild vom Funktionsumfang der Software machen können.
Bei Factorial erhalten Sie nicht nur eine Einführung in unsere Cloud-Lösung, sondern können unseren erfahrenen Berater*innen auch alle Fragen stellen, die während der Testphase auftauchen. Wir begleiten Sie bei der Entscheidungsfindung und sorgen dafür, dass Sie eine Lösung erhalten, die Ihr Unternehmen auf das nächste Level hebt.
Klingt zu gut, um wahr zu sein? Dann überzeugen sie sich selbst.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
