Ein Enterprise Management System wie Workday übersteigt Ihre Bedürfnisse? Sie sind auf der Suche nach einer guten Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen, mit dem Sie HR-Prozesse optimieren können? Wir haben für Sie einige Anbieter zusammengestellt, die eine gute Workday-Alternative bilden.
Für einen besseren Vergleich mit Konkurrenten ziehen wir in diesem Artikel Workday HCM (Human Capital Management) in Betracht. Als Erstes wollen wir allerdings klären, welche Funktionen eine entsprechende Software erfüllen sollte.
Was macht eine gute HR-Software aus?
Softwarelösungen auf dem Feld Human Resources haben vor allem ein Ziel: eine zentrale Personalverwaltung, welche sich durch Übersichtlichkeit, Transparenz und Digitalisierung auszeichnet.
Sie bieten Mitarbeitenden eine Plattform und tragen dazu bei, dass Aufgaben effizient und zeitnah bearbeitet werden. Insgesamt sorgt eine Personalmanagement-Software also für eine Prozessoptimierung und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Auf Unternehmensebene legt sie damit den Grundstein für Ihren Erfolg auf dem Arbeitsmarkt.
Eine All-in-one-Lösung im HR-Bereich sollte folgende Funktionen aufweisen:
- Zeitwirtschaft: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement etc.
- Finanzen: Spesen, Firmenkreditkarte, Entgeltabrechnung
- Organisation: u. a. Dokumentenmanagement, Organigramm, Automatisierungen
- Talentförderung: Performance Management, Mitarbeiterentwicklung, Personalgewinnung
- Sicherheit und Datenschutz: Berechtigungen, Compliance, Zertifikate usw.
- Schnittstellen und Integrationen
Damit sich ein entsprechendes Tool auch im Unternehmen durchsetzt und für HR-Aufgaben genutzt wird, ist neben dem Vorhandensein relevanter Features vor allem eines wichtig: Benutzerfreundlichkeit. Die Software soll eine Unterstützung für Arbeitsabläufe sein.
Ihre Mitarbeitenden sollten diese also ohne Schwierigkeiten bedienen können und von den Vorteilen einer solchen Lösung profitieren. Ein positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise steigern Sie gleichzeitig das Engagement der Beschäftigten Ihres Unternehmens und werden zum attraktiven Arbeitgebenden.
Anbieter Workday
Das Unternehmen aus den USA verfügt neben anderen Business-Tools über eine eigene Personalsoftware: Workday HCM.
Self-Service und Administratives
Die digitale Personalakte sorgt für eine zentrale Speicherung und Organisation von Informationen, welche unter anderem von den Mitarbeitenden selbst verwaltet und up to date gehalten werden können. Workday HCM unterstützt Teambuilding-Aktivitäten und verfügt über ein interaktives Organigramm.
Allerdings fehlt ein integriertes Modul zur Zeiterfassung, was insbesondere hinsichtlich der in Deutschland geltenden Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ungünstig gelöst ist.
Analysefunktionen & Rekrutierung
Mit Workday HCM erhalten Sie umfassende Analysemöglichkeiten: Die Software bietet detaillierte Auswertungen und visuelle Darstellungen, mit denen Sie die Mitarbeiterperformance tracken und unternehmensbezogene Risikofaktoren identifizieren können. Außerdem werden Ihnen Insights zum Personalbedarf gewährt, sodass Sie sich mithilfe des Bewerbermanagement-Tools dem Recruiting widmen können.
Dieser Bereich enthält Features wie die Erstellung von Karriereseiten, Multiposting und Interviewplanung.
Sie wollen Ihre Mitarbeitenden fördern? Stellen Sie Ihrem Team Schulungen bereit und verbessern Sie die Leistung Ihrer Beschäftigten mithilfe von Feedback-Funktionen und Kompetenzbewertungen. In Einklang mit Personal und Unternehmenszielen können Sie überdies strategische Personalpläne anfertigen.
Gehaltsabrechnung
Mit der HR-Software lässt sich zwar die Vergütung Ihrer Mitarbeitenden überwachen, allerdings können Sie die Gehaltsabrechnung auch nicht mit Workday Payroll durchführen, da diese nicht für deutsche Lohnabrechnungssysteme ausgelegt ist. Leider gibt es derzeit auch keine DATEV-Partnerschaft. Abgesehen davon ist eine Integration mit einigen bestehenden Abrechnungssystemen möglich.
Sicherheitsstandards und Serverstandort
Workday legt großen Wert auf Sicherheit und ist sowohl ISO 27001- als auch ISO 27018-zertifiziert. Die Daten werden SSL-verschlüsselt und in Rechenzentren in Irland gehostet.
Preis auf Anfrage
Da die Kosten nicht transparent über die Website des Anbieters einsehbar sind, müssen Sie eine individuelle Anfrage stellen, um Informationen über die Preisgestaltung der für Sie interessanten Pakete zu erhalten.
Was sind also Workday HCM-Alternativen für Ihr Unternehmen, die möglicherweise eine bessere Lösung für Prozesse rund ums Personalwesen darstellen?
1. Factorial
Die Cloud-Lösung Factorial bietet eine modulare All-in-one-Software und ist besonders auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet.
Verwaltung und Dokumentenmanagement
Auch Factorial verfügt über eine digitale Personalakte, auf welche die User*innen sowohl über die Desktop-Version als auch über die mobile App zugreifen können. Der Mitarbeiter-Self-Service-Bereich ist intuitiv und umfangreich, sodass die HR-Abteilung an vielen Stellen entlastet wird und Prozesse, beispielsweise das e-Signieren von Dokumenten, schnell und effizient erledigt werden können.
Das Zeitmanagement-Modul, ergänzt durch ein Schichtplanungs-Tool, ermöglicht ein einfaches Erfassen der Arbeitszeiten und eine flexible Dienstorganisation. Abwesenheiten können ebenfalls mit wenigen Klicks beantragt werden.
Leistungstracking und Bewerbermanagement
Im Bereich Performance Management können Sie detaillierte Analysen und Auswertungen einsehen und entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten. Nutzen Sie Feedback-Optionen und Review-Ergebnisse, um mit Ihren Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen.
Sie haben Personalbedarf? Verwenden Sie Factorials moderne Technik wie das Bewerber-Tracking-System (ATS) und die KI-Unterstützung für eine gezielte Rekrutierung neuer Mitarbeitender. Die CV-Screening-Option erleichtert Ihnen die Bewerberauswahl zusätzlich.
Stellenanzeigen können Sie nicht nur auf Ihrer personalisierten Karriereseite, sondern auch auf dem internen Jobportal sowie weiteren Jobplattformen posten. Außerdem können Kandidat*innen für zukünftige Stellen in einem entsprechenden Talent Pool gespeichert werden.
Onboarding findet bei Factorial bereits vor dem ersten Arbeitstag statt: Zukünftige Mitarbeitende haben über einen extra Bereich in der Anwendung die Möglichkeit, Informationen auszufüllen, Tasks zu bearbeiten und Dokumente zu signieren.
Vorbereitende Lohnabrechnung
Die in Deutschland weit verbreitete Lohnabrechnungssoftware DATEV ist Corporate Partner von Factorial und lässt sich nahtlos integrieren, sodass nach der vorbereitenden Abrechnung alle Gehaltsdaten über DATEV-LODAS sicher in der DATEV-Cloud gespeichert werden können.
Sicherheit
Die Workday HCM-Alternative erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards und verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung sowie SSL-Verschlüsselung. Auch wenn Factorial seinen Hauptsitz in Barcelona hat, befinden sich die Server in Deutschland, wodurch alle deutschen Datenschutzbestimmungen gewährleistet sind.
Flexibler Preis
Die Preisstruktur von Factorial basiert auf einem modularen Baukastensystem. Das Basis-Modul, Factorial Core, ist bei einem jährlichen Abonnement bereits ab 3,75 Euro pro User*in und Monat erhältlich.
Sie können je nach Bedarf zusätzliche Module wie Projekt- oder Talentmanagement hinzufügen und so die ideale Lösung für Ihr Unternehmen zusammenstellen, ohne extra Geld für Tools auszugeben, die Sie am Ende eh nicht benutzen.
2. HRworks
Eine weitere Workday-Alternative und Personalmanagement-Lösung für HR-Teams stellt die Software HRworks dar, welche bereits im 1998 gegründet wurde.
Organisation und Personalverwaltung
Auch HRworks stellt eine digitale Akte zur Mitarbeiterverwaltung bereit. Die Software unterstützt den Massenimport von Dateien und verfügt über einen gut ausgebauten Employee Self Service, sodass Anwender*innen jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen bzw. diese aktualisieren können.
Des Weiteren besitzt das Tool ein Tool zum einfachen Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsbeantragung sowie Krankmeldungen sind mit wenigen Schritten getan. Sie sind auf Dienstreise? Laden Sie Belege einfach in die mobile Applikation und lassen Sie sich die Reisekosten erstatten.
Analysen und Recruiting-Prozess
Erfahren Sie wertvolle Insights mit HRworks Analytics und unterstützen Sie die Performance Ihrer Mitarbeitenden mithilfe von OKR-Zielen und 360-Grad-Feedback. Finden Sie heraus, wann die beste Time-to-Hire ist und erstellen Sie eine personalisierbare Karriereseite.
Die Grundlagen des Bewerbermanagements sind mit der Workday-Alternative auf jeden Fall gegeben. Geht es jedoch ans Job-Posting, mangelt es der Software an einigen Stellen: Multiposting ist nur über externe Anbieter möglich und ein internes Stellenportal gibt es nicht.
Hinsichtlich des Onboardings hat HRworks außer einem funktionalen Formular nicht viel zu bieten.
Lohn- & Gehaltsabrechnung
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist wie in Factorial gut umgesetzt. Durch die DATEV-Integration ermöglicht HRworks, Lohndokumente und Reisekostenabrechnungen direkt zu übertragen und zu verbuchen. Dadurch wird die Lohnabrechnung erleichtert und eine DSGVO-Konformität sichergestellt.
Sicherheit und Datenschutz
Die in Irland befindlichen Server des Softwareanbieters sind nach den ISO/IEC 27001- und 27018-Standards zertifiziert. Ebenfalls nutzt HRworks SSL-Verschlüsselung für eine sichere Kommunikation.
Preisgestaltung
Die Software ist ab 20 User*innen verfügbar und kostet 9,90 Euro pro Monat und Nutzer*in. Zusätzlich wird eine Grundgebühr erhoben, deren Höhe von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens abhängt.
3. Sage HR
Die cloud-basierte Personalmanagement-Software Sage HR eignet sich ebenfalls gut für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Der Anbieter Sage besitzt diverse Tools für unterschiedliche Bedürfnisse, beispielsweise eine Cloud-ERP-Lösung und branchenspezifische Software.
Administration im Personalwesen
Im Basis-Modul der Workday HCM-Alternative sind wesentliche Funktionen wie ein Organigramm, eine Mitarbeiterdatenbank sowie ein Workflow-Assistent integriert, die eine effiziente Personalverwaltung ermöglichen.
Wie bei anderen Alternativen auch, gibt es eine digitale Personalakte, welche eine unkomplizierte Dokumentenverwaltung ermöglicht. Urlaubsanträge stellen, Arbeitszeiten erfassen – diese und weitere Features sind im Mitarbeiter-Self-Service enthalten.
Add-ons und Bewerbermanagement
Im Bereich Performance Management und Recruiting bietet Sage HR eine Reihe von Add-ons, die individuell hinzugebucht werden können. Dazu gehören zum Beispiel Tools zur Schichtplanung, zum Leistungstracking oder zur Verwaltung von Ausgaben.
Im Bewerbermanagement gibt es eine visualisierbare Bewerberpipeline, die Möglichkeit zur Erstellung individueller Karriereseiten sowie planbare Onboarding-Tasks. Allerdings ist das Rekrutierungs-Paket mit 175 Euro pro Monat vergleichsweise teuer.
Gehaltsabrechnung
Sage Lohnabrechnung ist ebenfalls als Add-on verfügbar und besitzt auch eine DATEV-Schnittstelle. Hierbei werden alle Vorschriften zur Compliance eingehalten und Daten zur Gehaltsabrechnung können in wenigen Schritten exportiert werden.
Sicherheitsvorkehrungen
Die Alternative zu Workday HCM erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards hinsichtlich der Verarbeitung und dem Speichern von Daten.
Kostenaufwand
Sage HR kostet im Basis-Modul 4,50 Euro monatlich je Nutzer*in. Weitere Funktionen bzw. Add-ons sind ab 2,50 Euro pro Monat und Anwender*in erhältlich.
Davon abgesehen gibt es auch Lösungen wie etwa das Recruiting-Paket, welches für 175 Euro im Monat erworben werden kann – oder für ein Gesamtpaket die Sage HR Suite, welche sich aus mehreren Modulen zusammensetzt, die miteinander kombiniert werden können.
Fazit
Pauschal zu sagen, welche der vorgestellten Alternativen zu Workday die beste Wahl ist, ist schwierig und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Besonders ausschlaggebend bei der Entscheidungsfindung ist Ihr eigenes Unternehmen: Welche Anforderungen soll Ihre HR-Software erfüllen und von welchen Funktionen profitieren Ihre HR-Teams?
Wie steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden? Ist Ihnen besonders wichtig, eine All-in-one-Lösung zu nutzen oder möchten Sie Ihren Fokus gezielt auf Funktionen wie die Rekrutierung oder Workforce Management setzen?
Sprechen Sie auch mit Ihren Teammitgliedern und berücksichtigen Sie deren Bedürfnisse. Möglicherweise haben Ihre Mitarbeitenden aus früheren Arbeitsverhältnissen bereits Erfahrung mit Alternativen im HR-Bereich.
Unabhängige Bewertungen von Vergleichsplattformen geben weiterhin Aufschluss über geeignete Softwarelösungen und helfen Ihnen bei der Auswahl.
Außerdem haben Sie fast immer die Möglichkeit, eine Demo zu buchen bzw. eine kostenlose Testversion zu starten, sodass Sie sich ein besseres Bild vom Funktionsumfang der Software machen können.
Bei Factorial erhalten Sie nicht nur eine Einführung in unsere Cloud-Lösung, sondern können unseren erfahrenen Berater*innen auch alle Fragen stellen, die während der Testphase auftauchen. Wir begleiten Sie bei der Entscheidungsfindung und sorgen dafür, dass Sie genau die Module erhalten, die Ihr Unternehmen auch wirklich weiterbringen.
Klingt zu gut, um wahr zu sein? Dann überzeugen sie sich selbst.
