Die HR-Abteilung wird zunehmend digitaler, und auch Workflows können durch bestimmte Softwarelösungen automatisiert und vereinfacht werden. In diesem Zusammenhang wird oft von Workflow Management Systemen gesprochen. Was sich dahinter verbirgt, wie so ein System genau funktioniert und welche Vorteile solche Lösungen bieten, erfahren Sie hier in einem Überblick.
Key Facts
- Ein Workflow Management System automatisiert, digitalisiert, überwacht und optimiert Geschäftsprozesse.
- Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Abläufen, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig sind.
- Durch Workflow Management Systeme sparen Unternehmen Zeit, senken Kosten, stellen die Gesetzeskonformität sicher, optimieren und standardisieren betriebliche Abläufe und reduzieren Fehler.
- Was ist ein Workflow System Management? – eine Definition
- Was ist ein Workflow?
- Zweck und Funktion von Workflow Management Software Lösungen
- Vorteile von Workflow Management Systemen
Was ist ein Workflow System Management? – eine Definition
Ein Workflow Management System ist eine Softwarelösung zur Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe (Workflows) innerhalb eines Unternehmens.
Neben der Automatisierung werden Arbeitsabläufe auch digitalisiert und überwacht. Arbeitsabläufe können definiert, erstellt, überwacht und weiter optimiert werden.
Essenziell bei solchen Lösungen ist, dass die Software in der Regel keine Programmierkenntnisse erfordert. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass auch Laien mit allgemeinen digitalen und EDV-Kenntnissen die Workflow-Management-Tools bedienen und anwenden können.
Die Software-Lösungen können zudem für einzelne Abteilungen und Teams bedürfnisorientiert angepasst und individualisiert werden.
Letztendlich tragen Workflow Management Systeme zur optimierten und effizienten Arbeitsprozessen in Betrieben bei.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow bezeichnet eine festgelegte Abfolge von Aufgaben und Prozessen. Er beschreibt also eine bestimmte Aufgabe, in welcher Reihenfolge und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen diese Aufgabe erledigt werden soll.
Ein Workflow besteht also aus der Definition, wie Beginn, Verlauf und Ende von bestimmten Geschäftsprozessen aussehen.
Der Newsletter – ein Workflow-Beispiel
Der Newsletter einer Firma unterliegt einem bestimmten Genehmigungs-Workflow. Ist der Newsletter einmal erstellt, müssen die zuständigen Mitarbeitenden diesen an eine bestimmte Person X zur Korrektur senden. Ggf. werden die Korrekturen eingearbeitet, bevor das fertige Dokument an die Führungskraft Y zur Freigabe weitergeleitet wird. Erst wenn die Führungskraft Y den Newsletter freigegeben hat, darf er versandt werden.
Weitere typische Workflows in Unternehmen
Dabei sind Workflow-Management-Plattformen und -Systeme nicht nur für die Nutzung in der Personalabteilung bestimmt. Viele andere Bereiche eines Unternehmens profitieren ebenfalls von diesen Systemen. Das können zum Beispiel sein:
- IT-Abteilung: Verwaltung von Tickets, Fehlerbehebungen, Updates
- Projektmanagement: Steuerung und Koordinierung von Aufgaben innerhalb von Projekten, Überwachung von Deadlines sowie Genehmigungen und Entscheidungen
- Produktion und Lager: Koordination des Produktionsprozesses, Automatisierung der Bestandsverwaltung und Bestellungen, Optimierung der Produktionsprozesse
Speziell in der HR-Abteilung sind folgende Workflows relevant, die durch ein Workflow-Tool automatisiert werden können:
- Recruiting
- Onboarding
- Abwesenheitsverwaltung inklusive Genehmigung von Urlaubsanträgen
- Talentmanagement
- Dokumentenmanagement durch ein Dokumentenmanagement-System wie das von Factorial beispielsweise, hier können alle Dokumente zentral an einem Ort gespeichert werden, und von überall darauf zugegriffen werden – inklusive e-Signatur, besonders hilfreich für remote arbeitende Teams
- Erstellung und Austausch von Schichtplänen
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Leistungsbeurteilungen
- Alles rund um die Dienstreise, wie Reisekostenabrechnungen
- Mitarbeiterbefragungen
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Zweck und Funktion von Workflow Management Software-Lösungen
Die Zukunft der HR ist digital
Grundsätzlich gilt immer mehr, dass die Zukunft auch in der HR und der Prozessoptimierung in Unternehmen digital ist. Immer mehr Firmen setzen auf digitale Tools, beispielsweise im Projektmanagement, um ihre Abläufe effizienter zu gestalten.
Eine aktuelle Studie von Aconso zeigt, dass der Grad der Digitalisierung in der HR in den letzten Jahren in deutschen Unternehmen erheblich angestiegen ist. Im Jahr 2023 lag dieser bei 70 Prozent – Tendenz steigend.
Eine weitere Studie von Techconsult zeigt zudem, dass insbesondere in der Personalabteilung Herausforderungen bestehen, die mit Workflow-Management-Software gelöst werden können. Laut der Studie betrifft dies unter anderem Bereiche mit hohem Aufwand bei der Lohnabrechnung, der Personalverwaltung oder der Verwaltung von Abwesenheiten.
Wie funktioniert eine Workflow Management System Software?
In all den oben genannten Bereichen kann ein Workflow Management System eingesetzt werden. Schauen wir uns am Beispiel des Recruiting-Prozesses an, wie so ein System funktioniert.
Der Workflow „Neues Personal einstellen“ wird als erster Schritt damit definiert, dass die Stelle und ihre Anforderungen festgelegt werden.
Im nächsten Schritt muss die Stellenanzeige veröffentlicht werden. Hierfür kann ein solches System bereits viele Arbeitsschritte automatisieren. Das automatische Veröffentlichen durch Multiposting auf verschiedenen Jobbörsen mit nur einem Klick spart Zeit, anstatt mühsam jede Stellenanzeige auf jeder Jobbörse einzeln zu veröffentlichen.
Auch das automatische Posten auf der eigenen Karriereseite kann ermöglicht werden.
Im weiteren Verlauf gehen Bewerbungen auf die ausgeschriebene Position ein. Mit einem Bewerbermanagement-System werden diese automatisch sortiert und dann, falls gewünscht, von KI-gestützten Kriterien gefiltert, um so schneller die richtigen Bewerber*innen zu finden. Weiterhin kann der Schritt „Versenden der Absageschreiben“ auch automatisiert werden – die Absage wird dann an alle abgelehnten Bewerber*innen verschickt. Gleiches gilt für die Einladung zum Interview, auch diese kann mit wenigen manuellen Änderungen, wie z.B. Datum und Uhrzeit, automatisiert versandt werden, anstatt mühsam für die einzelnen Bewerber*innen eine eigene E-Mail zu schreiben.
Die Durchführung der Interviews erfolgt in der Regel noch nicht automatisiert. Es ist wichtig, das dies mit einer echten Person abläuft, damit die Kandidat*innen sich wohlfühlen. Alles, was jedoch im weiteren Verlauf des Workflows bei der Einstellung von Personal passiert, kann weiterhin automatisiert werden. Dazu gehört auch die Vertragsunterzeichnung, bei der Genehmigungen und Unterschriften automatisch online abgewickelt werden.
Auch der Onboarding-Prozess kann, sobald er einmal erstellt wurde, online erfolgen, in dem die neuen Mitarbeitenden auf alle für das Onboarding relevanten Infos und Dokumente über das Workflow Managements System zugreifen können.
Wie Sie sehen, können durch ein solches System enorm viele Arbeitsschritte manuell gespart werden. Zeit, die für andere Prozesse und Abläufe genutzt werden kann.
Vorteile von Workflow Management Systemen
Neben der offensichtlichen Zeitersparnis bieten Ihnen solche Systeme noch zahlreiche weitere Vorteile. Dazu gehören u. a. :
- Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden menschliche Fehler minimiert.
- Gesetzeskonformität
- Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Dokumente und Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert, was das mühsame Suchen nach Informationen überflüssig macht. Zudem können Mitarbeitende über den Desktop oder sogar eine App von überall auf die Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und den mobilen Arbeitsalltag unterstützt.
- Transparenz: Mit einem Workflow-Management-System behalten Sie jederzeit den Überblick über alle laufenden Prozesse.
- Standardisierung und Optimierung von Prozessen
- Kostenreduktion: Durch die Automatisierung und die Reduzierung manueller Aufgaben sinken die Betriebskosten.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Workflow-Management-Systeme können an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden und mit ihnen wachsen.
