Die Personalkostenplanung ist ein zentrales Instrument im HR-Management, um fundierte Budgetentscheidungen zu treffen und wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten. Ein nüchterner Blick auf das, was finanziell überhaupt möglich ist, ist eben auch Teil des Unternehmertums. Ob Personalkostenplanung in Excel oder mit moderner Software: Ziel ist immer, Transparenz über direkte und indirekte Personalkosten zu schaffen, Potenziale zu erkennen und Ressourcen effizient einzusetzen.
Key Facts
- Es gibt direkte und indirekte Personalkosten. Beide sind getrennt zu ermitteln, aber ganzheitlich zu betrachten.
- Zur Personalkostenplanung stehen verschiedene Berechnungsmethoden zur Verfügung, die auch in Kombination genutzt werden können.
- Mit der Personalkostenplanung verfolgen Sie mehrere fundierte Ziele: Eine nachhaltig tragbare Gehaltsstruktur, ein wirtschaftlich solides Kostenfundament und eine sinnvolle Deckung des Personalbedarfs.
- Sinn und Zweck der Personalkostenplanung
- Wie budgetiert man Personalkosten?
- Auf die Personalkostenplanung folgt die Konsequenz
Sinn und Zweck der Personalkostenplanung
Die Personalkostenplanung gehört zur Personalplanung. Aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Die Personalplanung bringt zum Ausdruck, welche und wie viele Mitarbeitende zur Erreichung der Ziele gewünscht und notwendig sind. Mit der daran angelehnten Kostenplanung wird hingegen eine Aussage darüber getroffen, was das Unternehmen für einen finanziellen Aufwand zu erwarten hat. Kurzum also: Was tatsächlich möglich ist.
Nun hätte natürlich jedes Unternehmen der Welt gern besonders viele und ausgesprochen hoch qualifizierte Mitarbeitende. In der Realität sind diesem Wunsch finanzielle Grenzen gesetzt, denn das Personal gehört auch bezahlt. Folglich können sich Unternehmen nicht mit beliebig vielen Mitarbeitenden und Neueinstellungen überladen. Gleichermaßen müssen wirtschaftliche Grundsätze das interne Gehaltsgefüge diktieren.
Des Weiteren sind die Personalkosten in Unternehmen ein dauerhaft hoher Kostenblock. Da sollte es nicht überraschen, dass bei einer Haufe-Studie 91 % der befragten Unternehmen angaben, die Personalkosten operativ fortlaufend zu berücksichtigen. Eine Kienbaum-Studie bestätigt das für den DACH-Raum: Hier nannten 42 % der befragten HR-Mitarbeitenden unbesetzte Stellen als großes Unternehmensrisiko, 26 % sprachen sich für zu hohe Personalkosten als omnipräsentes Risiko aus.
Bei mittleren und großen Unternehmen, auch solchen mit hoher Fluktuation aufgrund variabler Auftragslagen, ist die Personalkostenplanung besonders wichtig. Bei Kleinstunternehmen mit drei Mitarbeitenden spielt sie natürlich eine kleinere Rolle, zumal die nötige Übersicht dort schnell herbeigeführt ist. Trotzdem gilt: Eben weil die Personalkosten am Gesamtkostengefüge so groß sind, müssen Unternehmen sie analysieren, um die eigene Reaktionsfähigkeit ebenso zu gewährleisten wie eine agile Anpassung.
Wie budgetiert man Personalkosten?
Eine Variante: Sie könnten die Personalkostenplanung in Excel durchführen. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel unseren Excel Personalkostenrechner.
Eine andere Variante: Mit der Factorial HR-Software können Sie Insights und aussagekräftige Analysen zu Personalkosten gewinnen, um das Budget effizient zu nutzen und vorausschauende Personalplanung zu betreiben.
Idealerweise gehen Sie bei der Personalkostenplanung wie folgt vor:
Schritt 1: Überblick verschaffen
Zunächst einmal rechnen Sie die Kosten für alle Mitarbeitenden zusammen. Dafür ist erst einmal die Anzahl aller Beschäftigten zu erfassen. Berücksichtigen Sie gegebenenfalls auch zeitnah zu besetzende Stellen oder Mitarbeitende, die planbar demnächst aus dem Unternehmen ausscheiden. Scheidet eine bestimmte Fachkraft beispielsweise zur Mitte des Jahres aus, müssen Sie da natürlich nur die Hälfte der Kosten hinzuziehen.
Schritt 2: Personalkosten erfassen und kategorisieren
Ermitteln Sie für jeden Mitarbeitenden die Stammdaten und Personalkosten. Diese Daten sind die Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
- Name und Position
- Abteilung
- Beschäftigungsgrad (Vollzeit/Teilzeit)
- Eintritts- & ggf. Austrittsdatum
- Bruttogehalt
- Sonderzahlungen (z. B. Boni, Weihnachtsgeld)
- Geplante Gehaltserhöhungen
- Arbeitgebernebenkosten (z. B. Sozialversicherung)
Treffen Sie außerdem eine Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Personalkosten.
Direkte Personalkosten sind:
- Bruttogehalt mitsamt allen Zuschlägen
- betriebliche Altersvorsorge
- Arbeitgeberanteile zu Sozialversicherungen
- etwaige variable Vergütungen und erfolgsabhängige Boni
Indirekte Personalkosten sind:
- anfallende Kosten für Weiterbildungen, Schulungen und Co.
- Lohnnebenkosten
- notwendige Arbeitsmittel, wie unter anderem Dienstwagen
- Kosten, die für das Recruiting und Onboarding zustande kommen
Auf Basis dieser Daten können Sie nun die Personalkosten je Mitarbeitender berechnen.
Einfache Grundformel:
Bruttogehalt + variable Bezüge + Arbeitgeberanteile = Personalkosten pro Mitarbeitender
Tipp: Planen Sie Puffer und Sonderfälle ein, zum Beispiel für das Budget für Weiterbildung, Tarifänderungen oder gesetzliche Änderungen.
Schritt 3: Mit Methoden zur Personalkostenplanung einen Kontext schaffen
Wir können prinzipiell zwischen drei kontextgebenden Methoden unterscheiden. Das sind:
- Werte aus der Vergangenheit in die Zukunft extrapolieren, also Hochrechnungen anhand von bekannten Daten aus den Vorjahren.
- Planungsszenarien erstellen, indem Ist-Werte mit Anpassungen einiger Variablen zur Berechnung der kommenden Jahre dienen.
- Fixe Grenzen setzen und die Plankosten entsprechend anpassen, zum Beispiel durch Stellenabbau.
Sie sehen schon: Es geht hier nicht unbedingt darum, eine Methode zu nutzen und dann stur daran festzuhalten. Sie werden bei der Personalkostenplanung höchstwahrscheinlich sowieso verschiedene Szenarien und Modelle ausarbeiten, schließlich kann sich speziell bei einer mehrjährigen Planung viel ändern.
Der Kontext spielt aber bei der vorausschauenden Kostenplanung eine Schlüsselrolle. Damit erstellen Sie Modelle und Berechnungen, die die jeweiligen Einflüsse auf das Personalkostengefüge berücksichtigen. Denkbare Einflüsse sind zum Beispiel:
- Anpassungen des Mindestlohns
- Neuverhandlungen von Tarifverträgen
- hohe Inflation und daraus resultierende stärkere Gehaltssteigerungen
- zunehmender (oder abnehmender) Wettbewerb um Fachkräfte in Ihrer Branche
- gesetzliche Anpassungen, beispielsweise zu Arbeitgeberanteilen für Sozialversicherungen
Es geht also nicht nur um die reine Anzahl der Mitarbeitenden. Die Personalkosten können genauso steigen, wenn gar keine neuen Mitarbeitenden ins Unternehmen kommen. Hier spielen dann perspektivische, in den korrekten Kontext gesetzte Modellrechnungen und verlässliche Ausblicke ihren Mehrwert aus. So berücksichtigen Sie nicht nur eine Variable (Anzahl der Beschäftigten), sondern alle kleinen und großen Stellschrauben, die zusammen die Personalkosten bilden.
Auf die Personalkostenplanung folgt die Konsequenz
Welche Konsequenz das ist, kann ganz unterschiedlich sein. Ihr Ziel ist, das Personalbudget optimal einzusetzen und zugleich Einsparpotenziale zu identifizieren. Gleichermaßen werden Sie in der Führungsetage Rede und Antwort darüber stehen müssen, ob Neueinstellungen erforderlich und überhaupt machbar sind. Mit Factorial gewinnen Sie die notwendigen Insights, um die Personalkostenplanung effizient umzusetzen und das Beste aus den Mitarbeitenden herauszuholen.
