Das BAG hat entschieden: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist da. Von einem Arbeitszeiterfassungsgesetz ist seit dem Jahr 2019 immer wieder die Rede. Dieses bedeutet für alle Unternehmen, dass sie die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten aufzeichnen müssen. Ein Gesetzesentwurf von April 2023 sieht sogar vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und noch am selben Tag erfasst werden müssen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Entwicklungen des Arbeitszeiterfassungsgesetzes seit 2019 auf und bringen Sie auf den neuesten Stand.
- Arbeitszeiterfassung Gesetz – Entwicklung
- Was gilt 2025?
- Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassung
- Wie geht es nun weiter? – Handlungsempfehlung für Arbeitgebende
Arbeitszeiterfassung Gesetz – Entwicklung
Mai 2019
Im Mai 2019 wurde bereits in einem Urteil durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) verkündet, dass die Mitgliedsstaaten der EU-Unternehmen dazu veranlassen sollte, ein System einzurichten, mit welchem die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfasst werden können.
Dem vorausgegangen war die Klage der spanischen Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras gegen die Deutsche Bank in Spanien, welche die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einforderte.
Ziel der Entscheidung des EuGH war es, dass Beschäftigte in der EU die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten einhalten und die Obergrenze der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit beachtet wird. Wie das Gesetz ausgestaltet wird, wurde den Mitgliedsstaaten aber selber überlassen.
Eine Studie des Hugo Sinzheimer Instituts hatte daraufhin herausgefunden, dass auch in Deutschland Handlungsbedarf besteht – der Autor schlug eine Anpassung des deutschen Arbeitszeitenrechts vor.
Was ist seitdem passiert?
Februar 2022
Im Februar 2022 hat der deutsche Arbeitsminister Hubertus Heil einen Gesetzesentwurf für das Thema Entlohnung geringfügiger Beschäftigter vorgelegt. In diesem wurden auch Regelungen zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten in elf Branchen aufgelistet. Konkret handelte es sich bei diesen Branchen um solche, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausgeführt werden.
Branchen wie das Gebäudereinigerhandwerk oder auch das Bau- und Ausbaugewerbe wären also z. B. davon betroffen. Konkret sollten Arbeitgebende die Pflicht haben, die Arbeitszeit „jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen“.
Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) stellte heraus, dass eine elektronische Arbeitszeitkontrolle für diese Branche allerdings abgewendet werden konnte. Es sei nun verpflichtend zu prüfen, ob eine elektronische Zeiterfassung überhaupt technisch möglich sei.
Mitte Februar stellte sich die FDP dann allerdings gegen den Gesetzesentwurf, sodass Heil die Passagen zur elektronischen Zeiterfassung wieder herausnahm. Damit wurde das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union in Deutschland noch nicht in nationales Recht umgewandelt.
September 2022
Im September 2022 hat sich das Bundesarbeitsgericht entschieden: Die Pflicht zur Zeiterfassung wird durchgesetzt. Dieses ist im BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21) festgelegt.
Inken Gallner, die Präsidentin des höchsten deutschen Arbeitsgerichts, begründete die Entscheidung auf Basis der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs 2019.
Die Regierung musste mit einem deutschen Gesetz nachbessern, da es in der Praxis noch kein Gesetz in Deutschland gab. Das Arbeitsrecht in Deutschland galt also auf das Europäische Arbeitsrecht anzupassen.
Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten und Homeoffice dürften von dem Gesetz besonders betroffen sein.
April 2023
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bekräftigte die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im April 2023 mit einem Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Die geplanten Änderungen lauten wie folgt:
- elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- tägliche Dokumentationspflicht (keine nachträgliche Erfassung)
- Delegation an Mitarbeitende möglich (z. B. durch Apps oder digitale Systeme)
- Übergangsfristen für kleine Unternehmen
Bis heute wurde dieser Gesetzesentwurf allerdings noch nicht verabschiedet!
Was gilt 2025?
Welche Auswirkungen hat dies auf Unternehmen und Arbeitnehmende? Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind derzeit nur die gesetzlichen Regelungen zur Einhaltung der Arbeitszeiten festgelegt. Beispielsweise steht dort auch, dass es zu einer Pause von mindestens 30 Minuten bzw. 45 Minuten kommen muss, wenn zwischen sechs bis neun bzw. mehr als neun Stunden gearbeitet wird.
In § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG ist zudem festgelegt, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden, welche über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, genau erfasst werden muss. Konkret geht es um die Zeit, die die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden überschreitet. Damit sind die folgenden Zeiten gemeint:
- Überstunden
- Mehrarbeit
- Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen
Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist also eine generelle Pflicht für Arbeitgebende.
Für Branchen wie Baugewerbe, Gaststätten oder Fleischwirtschaft gelten nach wie vor diese etwas spezielleren Regelungen:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgeschrieben werden.
- Die Listen dürfen auch handschriftlich erstellt werden.
- Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann auch durch den Arbeitnehmenden erfolgen, der Arbeitgebende sollte diese Dokumentation allerdings prüfen und überwachen.
- Unterschriften von beiden Parteien werden nicht benötigt.
- Unternehmen haben eine Woche Zeit, die Arbeitszeiten zu dokumentieren.
Wenn es um die Vergütung von Überstunden geht, liegt die Beweislast bei den Arbeitnehmenden. Die Beschäftigten müssen darlegen, warum die Überstunden gemacht wurden und dass diese vom Arbeitgebenden geduldet bzw. angeordnet worden sind.
Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassung
Nach Inkrafttreten des Gesetzesentwurfs (der genaue Zeitpunkt ist unklar, da die regierungsinternen Abstimmungen noch immer nicht abgeschlossen sind) gibt es Übergangsfristen: Unternehmen haben allgemein ab diesem Zeitpunkt 1 Jahr Zeit, die elektronische Erfassung umzusetzen, Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden haben zwei Jahre Zeit, bei unter 50 Angestellten sind es fünf Jahre.
Außerdem sind kleine Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten nicht zur elektronischen Aufzeichnung verpflichtet. Hausangestellte in Privathaushalten sowie bis zu 10 Beschäftigte eines ausländischen Arbeitgebers, der seine Angestellten nach Deutschland entsendet, sind ebenfalls von dieser Regelung ausgenommen.
Zusätzliche Regelungen aus Tarifverträgen, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen können auch noch hinzukommen.
Wie geht es nun weiter? – Handlungsempfehlung für Arbeitgebende
Da der Gesetzesentwurf in vermutlich nicht allzu ferner Zukunft mit Sicherheit in Kraft treten wird, besteht kein Grund, die elektronische Arbeitszeiterfassung im eigenen Betrieb unnötig herauszuzögern, zumal diese viele Vorteile mit sich bringt. Wie können Unternehmen also jetzt schon tätig werden? Was müssen Sie beachten?
- Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit müssten angepasst werden.
- Zeiterfassungssysteme müssten ggf. optimiert werden.
Und welche Vorteile hat dies?
- Es wird die Buchführung vereinfachen.
- Arbeitnehmende könnten genauer belegen, wo sie wann gearbeitet haben.
- Die Transparenz wird zu mehr Vertrauen zwischen Arbeitgebendem und Beschäftigten führen.
Nachteile gibt es allerdings auch einige. So führt die Einführung eines Gesetzes beispielsweise zu einem hohen Kostenaufwand für bestimmte Branchen, in denen Mitarbeitende größtenteils außerhalb bei Kund*innen oder auf Baustellen arbeiten. Für diese müssen mobile Geräte angeschafft werden, um die Arbeitszeiten zu erfassen.
Digitale Zeiterfassungssoftware
Wie die elektronische Zeiterfassung einwandfrei funktionieren kann, zeigt das Tool von Factorial: Mitarbeitende können sich selbstständig über den Clock-in-Bereich Ein- und Ausstempeln – sowohl per App, als auch über die Desktop-Variante. Ob im Homeoffice, unterwegs oder vor Ort am Arbeitsplatz: Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden wird rechtskonform unter Berücksichtigung der gesetzlichen Pausenzeiten aufgezeichnet.
Für ortgebundene Arbeitszeiterfassung besteht außerdem die Möglichkeit eines QR-Code-Scans. Das Beste? Das Zeiterfassungstool von Factorial lässt sich automatisch mit weiteren angrenzenden Funktionen der All-in-One-Software kombinieren. Auf diese Weise haben Sie beispielsweise direkt die Schichtplanung im Blick, verfügen über ein intuitives Abwesenheitsmanagement, haben die vorbereitende Lohnabrechnung fertig für den Eport zum Corporate Partner DATEV und können nebenbei Projekte und Performance Ihrer Mitarbeitenden tracken.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Ist Zeiterfassung Pflicht?
In § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG ist derzeit nur festgelegt, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden genau erfasst werden muss, welche über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht zu erfassen. Konkret geht es um alle Stunden, die die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden überschreitet. Aufgrund des Urteils des BAG aus dem Jahr 2022 ist eine korrekte Arbeitszeiterfassung aber jetzt schon Pflicht.
Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?
Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist eine generelle Pflicht für Arbeitgebende. Für Branchen wie Baugewerbe, Gaststätten oder Fleischwirtschaft gelten nach wie vor etwas speziellere Regelungen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit muss aufgeschrieben werden. Die Listen dürfen auch handschriftlich erstellt werden. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann auch durch den Arbeitnehmenden erfolgen, der Arbeitgebende sollte diese Dokumentation allerdings prüfen und überwachen. Unterschriften von beiden Parteien werden nicht benötigt. Unternehmen haben eine Woche Zeit, die Arbeitszeiten zu dokumentieren.
Wann kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Laut einer Sprecherin des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht der Koalitionsvertrag vor, dass die Bundesregierung im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wird, welcher Anpassungsbedarf sich angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshof zum Arbeitszeitrecht ergibt. Es ist immer noch nicht klar, wann eine (elektronische) Arbeitszeiterfassung in Deutschland Gesetz wird.
