Die Personalarbeit steckt in einem Dilemma: Laut Studien dominieren administrative Aufgaben, obwohl die strategische Ausrichtung immer wichtiger wird. HR-Outsourcing hilft dabei, diese Lücke zwischen Anspruch und Realität zu schließen. Im Folgenden erfahren Sie, wie.
Kurz erklärt:
HR-Outsourcing bedeutet – ähnlich wie beim regulären Outsourcing –, dass bestimmte Prozesse der Personalabteilung an einen externen Dienstleister ausgelagert oder Aufgaben von HR-Software übernommen werden.
Studien, wie die Haufe HR Service Experience Studie 2024, zeigen, dass administrative Aufgaben einen sehr großen Teil der HR-Arbeit ausmachen. Outsourcing kann hier entlasten und den internen Mitarbeitenden ermöglichen, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Gesetzliche Grundlage:
Gerichte, wie das Landesarbeitsgericht München (Az.: 7 Sa 170/21), bestätigen, dass Outsourcing ein legitimer betriebsbedingter Kündigungsgrund sein kann, wie im Kündigungsschutzgesetz (§ 1 Abs. 2.) festgelegt ist.
Was bedeutet HR Outsourcing (HRO)?
Bevor wir klären, was genau HR-Outsourcing ist, ist es hilfreich, zunächst den Begriff des Outsourcings grundlegend zu betrachten.
Was versteht man unter Outsourcing?
Outsourcing (deutsch: Auslagerung) bedeutet die Auslagerung bestimmter Geschäftsprozesse an externe Dienstleister oder Firmen. Das heißt, eine Aufgabe, die normalerweise intern durchgeführt wurde, wird nun von einem externen Unternehmen übernommen.
Outsourcing wird häufig bei Aufgaben eingesetzt, die Spezialwissen erfordern, Technologien nutzen, die im Unternehmen nicht vorhanden sind, oder für die intern keine Ressourcen zur Verfügung stehen.
Beispiele für Outsourcing:
- Kundenservice: Das Unternehmen selbst stellt keine eigenen Mitarbeitenden ein; große Dienstleister übernehmen den Service, z. B. über Callcenter.
- IT-Dienstleistungen: Bestimmte IT-Aufgaben oder ganze IT-Infrastrukturen werden von externen Spezialfirmen betreut.
Weiterführende Informationen hierzu finden Sie auch in unserem Blogartikel zum Thema Outsourcing.
Also: Was ist HR-Outsourcing?
Beim HR-Outsourcing werden die Geschäftsprozesse rund um die Personalarbeit an externe Dienstleister ausgelagert. Das bedeutet, dass ein spezialisiertes Unternehmen Aufgaben übernimmt, die normalerweise intern von der HR-Abteilung erledigt werden. Auf diese Weise hat die Personalabteilung beispielsweise mehr Zeit für strategische Aufgaben.
So zeigt die Haufe HR Service Experience Studie 2024, dass administrative Routineaufgaben einen großen Teil der HR-Arbeit ausmachen. Gleichzeitig bestätigt die PwC-Studie „Trend-Barometer: People Management 2035“, dass die strategischen Aufgaben des Personalmanagements stark ansteigen werden müssen, um Themen wie Fachkräftemangel und den Wandel der Arbeitswelt zu bewältigen. Dies führt zu einer strukturellen Lücke zwischen dem administrativen Alltag und dem strategischen Anspruch.
Beispiele für ausgelagerte HR-Aufgaben sind unter anderem:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Rekrutierung und Bewerbermanagement
-
Mitarbeiterverwaltung (Personalakten, Verträge, Urlaubs- und Krankheitsmanagement)
- Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung
- Employer-Branding und Personalmarketing
Was ist ein HR-Dienstleister?
Ein HR-Dienstleister ist ein Unternehmen, das Aufgaben im Bereich Human Resources übernimmt, die normalerweise intern von der Personalabteilung erledigt werden.
Wie läuft das genau ab?
Damit HR-Outsourcing erfolgreich ist, müssen Unternehmen zunächst analysieren, welche HR-Prozesse ausgelagert werden sollen. Typischerweise ist Payroll ein Bereich, in dem viele kleine und mittlere Unternehmen überfordert sind, insbesondere weil sich gesetzliche Anforderungen schnell ändern. Gleiches gilt für Compliance-Themen, zum Beispiel Arbeitszeitgesetze oder die Erfassung von Daten.
Im nächsten Schritt wird dann das passende HR-Serviceunternehmen gesucht, dass genau diese Dienste zuverlässig und kompetent anbietet.
Wichtig zu beachten: HR-Outsourcing bedeutet nicht immer, dass Prozesse komplett ausgelagert werden. Sie können auch teilweise ausgelagert oder durch Automatisierung mit HR-Softwarelösungen unterstützt werden.
Dazu im Folgenden mehr.
Welche Unternehmen gibt es? – HR Outsourcing Companies
Es gibt eine Vielzahl von Unternehmen, die HR-Outsourcing-Dienstleistungen anbieten. Diese lassen sich grob in drei Kategorien einteilen:
-
Internationale Anbieter:
Große, global tätige Unternehmen wie ADP bieten umfassende HR-Outsourcing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. -
Spezialisierte HR-Dienstleister:
Diese Anbieter konzentrieren sich auf einzelne HR-Bereiche. So bietet beispielsweise die IRC GmbH Dienstleistungen im Recruiting an, insbesondere mit Fokus auf Führungskräfte (Executive Search) und Personalmarketing. -
Software-Anbieter:
Unternehmen wie Factorial bieten cloudbasierte All-in-One-HR-Lösungen an, die mehrere HR-Funktionen gleichzeitig abdecken, z. B. Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Onboarding oder Performance-Management. Im Bereich Recruiting unterstützt Factorial unter anderem Unternehmen bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen.So können mit Factorials Multiposting-Funktion beispielsweise Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf über 30 Jobportalen gleichzeitig veröffentlicht werden, darunter LinkedIn, Indeed und Glassdoor. Dies spart Zeit und erhöht die Reichweite der Ausschreibungen erheblich. Zudem bietet Factorial Funktionen wie die KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbungen, die automatisierte Terminplanung für Interviews und die Erstellung individueller Bewerbungsformulare.
Dies sind nur einige Beispiele, wie die All-in-One-Lösungen die Personalabteilung unterstützen und entlasten können. Sprechen Sie noch heute mit unseren Expert*innen – sie beraten Sie gerne zu den umfangreichen Funktionen und stellen Ihnen gerne eine kostenlose Testversion zur Verfügung.
Warum lagern Firmen HR-Prozesse aus? Vorteile und Nachteile im Überblick
- Entlastung der Personalabteilung:
Durch die Auslagerung bestimmter Aufgaben wird die Personalabteilung entlastet, sodass sie sich auf strategische Themen wie Personalentwicklung, Planung und Mitarbeiterbindung konzentrieren kann.
- Expertenwissen:
Gerade bei schnell veränderlichen Anforderungen oder komplexen Bereichen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen externe Dienstleister über aktuelles Spezialwissen, das im eigenen Unternehmen oft fehlt. Dieses Wissen intern aufzubauen, wäre zeit- und kostenintensiv. Durch HR-Outsourcing kann das Unternehmen von der Expertise des Dienstleisters profitieren und gleichzeitig Kosten sparen. Besonders für kleinere Unternehmen kann ein gestuftes Outsourcing sinnvoll sein: zunächst einzelne Prozesse auslagern und später ggf. weitere Aufgaben ergänzen.
- Kosten und Flexibilität durch HR-Software:
Insbesondere HR-Software bietet den zusätzlichen Vorteil, dass die Kosten in der Regel deutlich überschaubarer sind als beim Beauftragen einer externen Firma. Zudem sind die Kosten oftmals flexibel und richten sich nach dem Umfang der gewählten Funktionen.
Gerade wenn zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht – etwa durch neue Aufgaben, gestiegene Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung oder verschärfte Compliance-Regeln in der Lohnabrechnung – kann die Automatisierung durch HR-Software im Verhältnis zur Einstellung neuer Mitarbeitender die bessere und einfachere Lösung sein. Die Software ist in der Regel flexibel anpassbar und wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit.
Mögliche Schwachstelle:
Allerdings sollten sich Unternehmen vor einem Outsourcing auch der Risiken bewusst sein. So werden sensible Daten an externe Dienstleister weitergegeben – hier ist unbedingt sicherzustellen, dass alle Sicherheitsstandards, wie z. B. DSGVO-Konformität, eingehalten werden.
Wie sieht denn so eine HR-Software überhaupt aus? Hier ein Beispiel:
Und was passiert mit den Mitarbeitenden bei HR-Outsourcing?
Outsourcing kann zunächst einmal nur bedeuten, dass die interne Personalabteilung entlastet und Kapazitäten für strategische Aufgaben geschaffen werden, ohne dass Mitarbeitende ihr Beschäftigungsverhältnis verlieren.
Allerdings kann Outsourcing in bestimmten Fällen zu betriebsbedingten Kündigungen führen – und dies wird als anerkannter Kündigungsgrund angesehen. Ein aktueller Fall vor dem Landesarbeitsgericht München (Az.: 7 Sa 170/21) zeigt: Wird eine Position ins Ausland verlagert und die Aufgaben an eine ausländische Konzerngesellschaft übertragen, kann dies einen rechtlich anerkannten Grund für eine betriebsbedingte Kündigung darstellen. Das Gericht bestätigte, dass eine solche unternehmerische Entscheidung zulässig ist.
Für Arbeitnehmende ist es in solchen Fällen entscheidend, ihre Rechte zu kennen: Nach Erhalt einer Kündigung bleibt ihnen eine Frist von drei Wochen, um beim Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage einzureichen und die Rechtmäßigkeit der Kündigung überprüfen zu lassen.
