Die Leitungsspanne, auch Führungsspanne genannt, ist eine wichtige Kennzahl im Bereich HR-Management und für die Organisation der Führung. Dabei gilt: Die optimale Leitungsspanne ist für jede Instanz individuell, denn jedes Unternehmen und jede Führungsposition ist anders. Welche die wichtigsten Kriterien bei der Festsetzung der Leitungsspanne sind, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.
Key Facts
- Die Leitungsspanne (Span of Control) bezeichnet die Anzahl der Stellen, die einer übergeordneten Instanz direkt unterstellt sind – die jeweilige Führungskraft ist also für die fachliche Anleitung und Aufsicht einer bestimmten Mitarbeiterzahl verantwortlich.
- Faktoren, die die Führungsspanne beeinflussen, sind zum Beispiel die Komplexität der Aufgaben, der Delegationsgrad und die Qualifikation der unterstellten Beschäftigten.
- Die Leitungsspanne wirkt sich auf die Personalkosten, aber auch auf die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen aus.
- Einfach erklärt: Was ist die Leitungsspanne?
- Welche Bedeutung hat die Führungsspanne für Unternehmen?
- Typische Aufgaben von Führungskräften im Rahmen ihrer Leitungsspanne
- Was beeinflusst die optimale Leitungsspanne?
- Organisation der Führung: Wie viele Mitarbeitende kann eine Führungskraft führen?
Einfach erklärt: Was ist die Leitungsspanne?
Die Leitungsspanne – auch Führungsspanne oder Span of Control genannt – beschreibt, wie viele Mitarbeitende einer Führungskraft direkt unterstellt sind. Je mehr Personen eine Führungskraft betreut, desto größer ist die Leitungsspanne. Je weniger Personen sie führt, desto kleiner ist sie.
Eine zu große Leitungsspanne kann dazu führen, dass die Führungskraft überlastet ist und sich nicht genug Zeit für einzelne Teammitglieder nehmen kann. Ist sie hingegen zu klein, kann das zu unnötigen Hierarchieebenen und einem aufgeblähten Management führen. Deshalb ist es wichtig, die Leitungsspanne gut zu planen – je nach Unternehmensgröße, Aufgabenverteilung und Führungsstil.
Welche Bedeutung hat die Führungsspanne für Unternehmen?
Die optimale Führungsspanne wirkt sich direkt auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie auf die Effizienz der Führung aus. Dabei ist es wichtig, eine sinnvolle Balance zu finden: Die Führungskraft sollte einerseits ausgelastet sein, andererseits ihre Aufgaben noch zuverlässig und zur Zufriedenheit aller erfüllen können. Große Leitungsspannen gehen meist mit flachen Hierarchien einher, da weniger Führungsebenen benötigt werden. Umgekehrt korrelieren kleinere Leitungsspannen eher mit steileren Hierarchien mit mehreren Führungsebenen. Moderne IT-Lösungen können hier eine wichtige Rolle spielen: Sie entlasten Führungskräfte bei administrativen Aufgaben, wodurch sich die Führungsspanne potenziell erweitern lässt – ohne Einbußen in der Führungsqualität.
Typische Aufgaben von Führungskräften im Rahmen ihrer Leitungsspanne
Führungskräfte übernehmen viel Verantwortung und müssen ein großes Aufgabengebiet abdecken – ein Grund mehr, die Führungsspanne optimal auszutarieren. Wichtige Aufgaben, die von Führungskräften für die ihnen unterstellten Mitarbeitenden übernommen werden, sind zum Beispiel:
- Festlegung der Aufgaben und Arbeitsziele
- Einweisung und Anleitung der Beschäftigten
- Planung einer rechtzeitigen und dabei möglichst wirtschaftlichen Durchführung der Aufgaben
- Aufgabenkritik
- Mitarbeitergespräche
- Erstellung von Beurteilungen und Durchführung von Beurteilungsgesprächen
- Koordinierung von Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Urlaub
- Planung und Veranlassung von Weiterbildungen/Mitarbeiterschulungen
Was beeinflusst die optimale Leitungsspanne?
Die ideale Leitungsspanne hängt von zahlreichen Faktoren ab, die sich je nach Unternehmen und Team stark unterscheiden können. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Qualifikation der Führungskraft: Wer viel Erfahrung und Führungskompetenz mitbringt, kann in der Regel mehr Mitarbeitende gleichzeitig betreuen. Ebenso entscheidend ist das Know-how der Beschäftigten – je qualifizierter das Team, desto weniger Anleitung ist notwendig, was eine größere Führungsspanne ermöglicht.
Auch die Komplexität der Aufgaben beeinflusst die Leitungsspanne. Bei anspruchsvollen oder häufig wechselnden Tätigkeiten ist meist eine engere Führung nötig. Der Delegations– und Selbstbestimmungsgrad spielt ebenfalls eine Rolle. Können Aufgaben gut verteilt und eigenständig bearbeitet werden, lassen sich mehr Mitarbeitende gleichzeitig führen. Routineaufgaben fördern tendenziell eine größere Führungsspanne, während Veränderungsprozesse eher kleinere Teams erfordern. Nicht zuletzt beeinflusst auch die Frage, wie stark Führungskräfte selbst in operative Aufgaben eingebunden sind, die Anzahl der Personen, die sie effektiv führen können.
Organisation der Führung: Wie viele Mitarbeitende kann eine Führungskraft führen?
Es gibt kein Patentrezept, ob eine große oder kleine Führungsspanne sinnvoll ist. Dies hängt, wie schon erwähnt, von verschiedenen Faktoren ab, wie der Qualifikation der Führungskraft, den Aufgaben im Team oder der digitalen Ausstattung. Wie viele Führungsebenen sinnvoll sind und wie groß idealerweise die Leitungsspanne ist, entscheiden also die individuellen Gegebenheiten.
Große Leitungsspanne: Vor- und Nachteile
Eine große Leitungsspanne hat einen wesentlichen Vorteil: Da weniger Führungskräfte benötigt werden, fallen die Personalkosten geringer aus. Auch die Kommunikationswege sind in der Regel kurz, weil es weniger Führungsebenen gibt. Nicht zuletzt werden die Eigenverantwortlichkeit und die Selbstständigkeit der Beschäftigten gefördert.
Große Führungsspannen haben aber auch Nachteile – beispielsweise besteht die Gefahr, dass die Führungskräfte überlastet werden, was sich letztlich auf die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen, aber auch auf die Motivation auswirken kann. Laut der Gallup-Studie 2024 ist die Motivation und das Engagement des Teams zu 70 % auf die jeweilige Führungskraft zurückzuführen! Die Wirtschaftlichkeit leidet bei einer zu großen Führungsspanne also ebenso wie die Mitarbeiterzufriedenheit.
Kleine Leitungsspanne: Vor- und Nachteile
Ist die Führungsspanne eher klein, können Führungskräfte besseren Einfluss auf ihre Mitarbeitenden nehmen. Sie haben mehr Zeit für wichtige Führungsaufgaben und es gibt mehr Kontrollmöglichkeiten.
Allerdings gilt auch: Sehr kleine Führungsspannen gehen häufig mit einem Mangel an Flexibilität einher. Außerdem kann hier eine Tendenz zu unselbstständigen Beschäftigten entstehen. Nicht zuletzt fallen auch die Personalkosten bei kleinen Führungsspannen und vielen Hierarchieebenen höher aus.
Die optimale Führungsspanne: Fragen, die Sie sich stellen sollten
Die Leitungsspanne ist nicht in Stein gemeißelt, sondern für jede Position individuell. Außerdem sollte sie so flexibel sein, dass sie bei Änderungen im Unternehmen schnell an die neuen Erfordernisse angepasst werden kann. Bei der Festsetzung der optimalen Leitungsspanne sind unter anderem die folgenden Fragen relevant:
- Welche Qualifikationen und Erfahrungswerte bringt die Führungskraft mit?
- Über welche Qualifikationen verfügen die Mitarbeitenden?
- Wie ist das Verhältnis zwischen fachlichen Aufgaben und Führungsaufgaben?
- Wechseln die zu erfüllenden Aufgaben häufig oder sind sie eher standardisiert?
- Wie digital ist das Unternehmen ausgerichtet?
In Bezug auf die letzte Frage gilt: Je digitaler ein Unternehmen agiert, desto mehr Routineaufgaben können über entsprechende Softwarelösungen erledigt werden. Eine All-in-One-Software wie die von Factorial unterstützt Sie maßgeblich bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer täglichen Prozesse – und liefert obendrein noch praktische Berichte auf Basis Ihrer Kennzahlen. Von Recruiting über Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung bis hin zu Performance Management bietet Factorial praktische und intuitive Lösungen. Damit Sie sich weniger auf administrative Aufgaben und mehr auf Ihre Mitarbeitenden konzentrieren können.
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