Das Mitarbeitergespräch: eines der wichtigsten Instrumente im Personalwesen und eine Möglichkeit, Feedback auszutauschen und sich weiterzuentwickeln.
Welche Formen von. Mitarbeitergesprächen es gibt, auf was Vorgesetzte unbedingt achten sollten und wie man am besten an ein solches Gespruach herangeht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Kurz erklärt
Das Mitarbeitergespräch ist ein strukturiertes Vier‑Augen‑Gespräch, in dem Rückblick, Feedback, Entwicklung und konkrete Ziele besprochen und verbindlich dokumentiert werden. Beide Parteien sollten sich gut auf das Gespräch vorbereiten und Belege bzw. Fakten, eigene Fragen sowie eine Vorstellung des gewünschten Gesprächsausgangs vor Augen haben.
Ergebnisse werden am besten schriftlich dokumentiert und enthalten Maßnahmen, Prioritäten sowie einen Follow‑up‑Termin. Der zeitliche Rahmen eines Mitarbeitergesprächs liegt in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten. Das Meeting sollte an einem ruhigen und geschlossenen Ort stattfinden, sodass die Parteien ungestört sprechen können.
Gesetzliche Grundlage
Mitarbeitende können nach § 82 Abs. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes Gespräche zu Leistung, Entgelt und Entwicklung verlangen und dabei ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Protokolle sind nur zu unterschreiben, wenn Inhalte korrekt sind. Bei Betriebsvereinbarungen gelten deren Regeln.
Was ist ein Mitarbeitergespräch (One-to-One)? Definition & Zweck
Mitarbeitergespräche finden planbar oder anlassbezogen statt und haben das Ziel, Klarheit, Entwicklung und Bindung herzustellen. Somit gehören One-to-Ones zu den wichtigen Instrumenten der Personalführung.
Der Gallup‑Engagement‑Index 2024 bestätigt die Relevanz regelmäßiger und wirksamer Gespräche: Ganze 78 Prozent der rund 1.700 Teilnehmenden gaben an, sich lediglich gering emotional an Ihr Unternehmen gebunden zu fühlen – ein Trend, der Jahr für Jahr einen neuen Tiefstand erreicht.
Formen von Mitarbeitergesprächen sind zum Beispiel:
- Jahresgespräche
- Entwicklungsgespräche
- Konfliktgespräche/Kritikgespräche
- Stay Interview
- Zielvereinbarungsgespräche
Das „klassische“ 1:1-Gespräch zwischen Mitarbeitendem und Manager*in findet in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel einmal pro Woche, statt. Das ist wichtig, weil die besprochenen Inhalte im Gedächtnis bleiben sollen und nur so der Lerneffekt greift. Performance-Reviews, also Gespräche zur Leistungsbewertung eines Mitarbeitenden, sollten zum Ende jedes Quartals geführt werden.
Was sind Anlässe für ein Mitarbeitergespräch?
Neben den gängigen regelmäßigen Gesprächen gibt es auch einige besondere Anlässe für Mitarbeitergespräche.
- Ende der Probezeit
- Kündigungen
- Beförderungen
- Rückkehr nach Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit
- Herausragende oder miserable Leistungen
- Streitigkeiten und Konflikte bzw. Konfliktmanagement
- Prozessänderungen, Umstrukturierungen
- Nichteinhaltung von Regeln
- Arbeitsunfälle
- Lohn- bzw. Gehaltsverhandlungen
Übrigens: Mitarbeitende können nach § 82 Abs. 2 BetrVG ein Gespräch verlangen, wenn es um betriebliche Angelegenheiten, Entgelt oder Leistung geht.
Welche Ziele verfolgt das Mitarbeitergespräch?
In einem Unternehmen treffen Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Rollen und Meinungen aufeinander. Dass da nicht immer alles reibungslos abläuft, ist klar. Mitarbeitergespräche zielen deshalb genau wie u. a. Team-Meetings darauf ab, dass sich die Zusammenarbeit verbessert, ein harmonisches und geregeltes Miteinander möglich und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist.
Eine gut umgesetzte Kommunikation mit den Mitarbeitenden ermöglicht es Unternehmen, Feedback einzuholen, Ziele zu definieren, Strategien zu entwickeln und gegebenenfalls zu ändern.
Darüber hinaus erhalten Mitarbeitende dank dieser Methode der Personalbeurteilung Feedback zu ihrem aktuellen Leistungsstand. Darauf basierend lassen sich Perspektiven, Karrierepfade und ggf. neue Verantwortungsbereiche für die nächsten Monate ausarbeiten.
Im Fokus des Mitarbeitergesprächs steht die Weiterentwicklung und Motivation des Mitarbeitenden. Gut geführte Mitarbeitergespräche zeigen Interesse von Seiten des Unternehmens, so dass sich Angestellte wertgeschätzt und verstanden fühlen. Das stärkt nachweislich Bindung und Leistung – vorausgesetzt, Ziele sind SMART und werden nachgehalten.
Tipp: Der einfachste Weg, alle Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden zu organisieren und Outputs im Blick zu behalten, ist die Performance Management Software von Factorial. Umfragen erstellen, Stimmung im Team tracken und Leistungen beurteilen – das alles und mehr in einem Tool! Mit dem 1:1-Feature für Mitarbeitergespräche erhalten Sie sogar KI-Unterstützung bei Planung und Gesprächszusammenfassungen. Wie so etwas aussieht, können Sie hier sehen: ⬇️
Themen im Mitarbeitergespräch: Feedback, Mitarbeiterentwicklung & Co.
Mitarbeitergespräche drehen sich um einen oder mehrere bestimmte Inhalte mit einer klaren Zielsetzung. Eine gute Vorbereitung ist essenziell für einen zielführenden Dialog. Am Ende des Gesprächs sollten beide Gesprächspartner eine Einigung finden, damit sie gemeinsam an den besprochenen Zielen arbeiten und im nächsten Mitarbeitergespräch daran anknüpfen können.
Die folgenden Themen bieten sich für das Personalgespräch an:
- Erwartungen kommunizieren
- Feedback geben und besprechen
- Leistungen der letzten Monate besprechen und dabei sowohl Kritik und Verbesserungsvorschläge äußern als auch Wertschätzung und Lob aussprechen
- Probleme besprechen und Unklarheiten aus dem Weg schaffen (z. B. auffällige Fehlzeiten, Beschwerden, Abmahnungen, persönliche Probleme)
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeiterentwicklung besprechen
- Kernkompetenzen besprechen und gegebenenfalls neue Verantwortungsbereiche übertragen
- Wünsche äußern
- Kündigungsgespräch führen
- Aufgabenbereich und einzelne Aufgaben des Mitarbeitenden besprechen
- Neue Ziele setzen
Aufbau eines Mitarbeitergesprächs
Eine gute Vorbereitung verleiht dem Gespräch eine Struktur, welche beiden Gesprächspartnern hilft, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten. So können Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten:
Struktur und Vorbereitung
Welche Themen behandelt werden, sollten Sie vor dem Gespräch aufschreiben. Ordnen Sie Ihre Gedanken, um während des Gesprächs nicht ins Straucheln zu geraten. So können Sie gemeinsam an Zielen und Lösungen arbeiten.
- Setzen Sie sich ein Ziel für das Gespräch. Warum führen Sie dieses Gespräch und was wollen Sie erreichen?
- Wie wollen Sie dieses Ziel erreichen? Überlegen Sie sich eine Strategie.
- Wie könnte Ihr Gegenüber reagieren und was wäre eine angemessene Reaktion Ihrerseits?
- Ist eine abweichende Meinung Ihres Gegenübers zu erwarten? Wie könnte man einen Kompromiss finden? Seien Sie auf Gegenwind vorbereitet.
- Lässt sich eine Lösung finden, die beiden Gesprächspartnern zusagt?
- Wie soll es nach dem Gespräch weitergehen? Gibt es eine neue Zielsetzung?
Beschaffen Sie sich aussagekräftige Zahlen, Daten und Fakten, um Ihre Argumente zu untermalen. Dabei können ehemalige Leistungsbeurteilungen und Analysen hilfreich sein, die sich gegebenenfalls schon in Ihrer HR-Software finden.
Checkliste: Mitarbeitergespräch
Im folgenden teilen wir eine kurze Checkliste der Phasen mit Ihnen, die Sie bei einem Gespräch im Blick haben sollten. Also: Welche 5 Phasen hat ein Mitarbeitergespräch?
- Vorbereitung: Sammeln Sie Ziele und Belege (z. B. Analysedaten und Leistungsmarken) und versenden Sie die Agenda bzw. Einladung.
- Einstieg: Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie Rahmen und Ziel klären.
- Analyse/Feedback: Bringen Sie Ihre Fakten auf und analysieren bzw. erklären Sie die Situation. Sprechen Sie nicht nur selbst, sondern hören Sie sich auch aktiv die Meinung Ihres Gegenübers an.
- Zielvereinbarung: Setzen Sie maximal 5 SMART‑Ziele. Legen Sie Zuständigkeiten fest und einen Zeitpunkt, an dem die Ziele erreicht sein sollten.
- Nachbereitung: Sichern Sie das Protokoll, ggf. mit Unterschrift, und planen Sie ein Follow-up.
8 Tipps für Führungskräfte
Im Dialog mit dem Personal soll ein Austausch stattfinden, bei dem beide Seiten ihre Anliegen äußern sollen. Nur so können Mitarbeitende und Vorgesetzte auf einen Nenner kommen. Damit dies klappt und Probleme konkret angegangen und nachhaltig Lösungen gefunden werden können, gilt es, einige Verhaltensregeln zu beachten:
1. Ausreden lassen:
Lassen Sie Ihren Gesprächspartner nicht nur zu Wort kommen, sondern hören Sie ihm bis zum Ende zu. Unterbrechen Sie ihn nicht mitten im Satz, sondern lassen Sie ihn seinen Gedanken ausführen. Zu einem Dialog gehören immer zwei Aspekte: Aktives Zuhören und selbst reden. Achten Sie darauf, dass die Dialoganteile ausgeglichen sind.
2. Nachfragen:
Zum aktiven Zuhören gehört auch gezieltes Nachfragen, um Missverständnisse zu vermeiden und ehrliches Interesse zu zeigen.
3. Kerninhalte in eigenen Worten zusammenfassen:
Auch das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und dem Gespräch eine Struktur zu geben.
4. Freundliche Körperhaltung:
Schenken Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit. Dazu gehört auch eine offene, zugewandte Körperhaltung. Schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen und schenken Sie ihm ein Lächeln. Vermeiden Sie dagegen verschränkte Arme, eine abgewandte Körperhaltung und zum Beispiel den Blick auf die Uhr.
5. Aufmerksamkeit:
Vermeiden Sie Unterbrechungen durch beispielsweise Telefonate oder E-Mails.
6. Safe Space:
Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in einem geschlossenen Raum stattfindet, wo sich keine anderen Mitarbeitenden befinden, die das Gespräch mitbekommen oder dazwischen kommen können. Nur so kann ein offener und ehrlicher Austausch stattfinden und Probleme direkt angesprochen werden.
7. Klare Aussagen und positive Ausdrucksweise:
Vermeiden Sie ungenaue Aussagen und stützen Sie sich stattdessen auf Fakten und bleiben Sie realistisch.
8. Verantwortung übernehmen:
Gerade bei Konfliktgesprächen sollten Sie Anschuldigungen und Vorwürfe vermeiden. Kommunizieren Sie stattdessen in Ich-Botschaften (z.B. statt: „Sie erscheinen unpünktlich zu jedem Meeting.“ besser: „Ich warte in jedem Team Meeting auf Sie und fühle mich dadurch nicht ernstgenommen.“)
Sollten Sie das Gespräch aufnehmen wollen, müssen Sie nach § 201 StGB die vorige Einwilligung Ihres Gegenüber einholen.
Tipp:
Einfacher und gelassener lässt sich das ganze mit den KI-Funktionen von Factorial umsetzen: Haben Sie diese aktiviert, fasst KI automatisch die Inhalte Ihres Gesprächs als Notizen zusammen, sodass Sie sich voll und ganz auf die Konversation konzentrieren können, ohne nebenbei ständig Punkte notieren zu müssen. Bei späteren Unstimmigkeiten haben Sie außerdem direkt ein Protokoll zur Hand, auf das Sie sich berufen können. Geht es denn noch einfacher?
Welche Fragen kommen beim Mitarbeitergespräch?
Das Mitarbeitergespräch soll u. a. dazu dienen, herauszufinden, wie sich Arbeitnehmende fühlen. Nicht immer ist es einfach, die richtigen Worte zu finden. Die folgenden Beispielfragen für Vorgesetzte können hilfreich sein, wenn Sie Ihr Mitarbeitergespräch vorbereiten.
- Was steht gerade an, an welchen Projekten arbeiten Sie?
- Gibt es Probleme, bei denen ich Sie unterstützen kann? Was blockiert Sie?
- In welchen Bereichen würden Sie sich gerne weiterentwickeln? Was möchten Sie lernen?
- Woran messen wir Fortschritt?
- Sind Sie mit Ihren Aufgaben zufrieden?
- Gibt es etwas, was Sie ansprechen möchten?
- Was würden Sie sich noch wünschen?
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was sollte man in einem Mitarbeitergespräch sagen?
Das Mitarbeitergespräch soll u. a. dazu dienen, herauszufinden, wie sich Arbeitnehmende fühlen. Nicht immer ist es einfach, die richtigen Worte zu finden. Blicken Sie gemeinsam auf Zahlen bzw. Fakten zur Mitarbeiterperformance, benennen Sie Hindernisse und greifen Sie gewünschte Weiterentwicklung und konkrete Unterstützungsbedarfe auf. Geben Sie respektvolles Feedback in Ich‑Botschaften.
Was sind Anlässe für ein Mitarbeitergespräch?
Anlässe für ein Mitarbeitergespräch können sein: Kündigungen, Beförderungen, Ende der Probezeit, Streitigkeiten u. Konflikte.
Was sind Ziele eines Mitarbeitergesprächs?
Mitarbeitergespräche zielen u. a. darauf ab, dass sich die Zusammenarbeit verbessert, ein harmonisches und geregeltes Miteinander möglich und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist.
