Was macht eine Personalvermittlung? – Definition, Aufgaben und Vorteile

Nicht immer haben Unternehmen die Ressourcen und Kapazitäten für die sehr aufwändige Aufgabe der Personalsuche. Eine Personalvermittlung kann hier helfen, offene Stellen fachkundig und zügig zu besetzen. Was genau eine Personalvermittlung ist, was diese macht und welche Vorteile die Inanspruchnahme für Unternehmen mit sich bringt, erklären wir im folgenden Artikel.

Key Facts

1. Personalvermittlungen suchen im Auftrag von Unternehmen nach geeignetem Personal auf dem Arbeitsmarkt.
2. Im Gegensatz zu einer Arbeitsvermittlung, die Positionen für Arbeitssuchende sucht, vermittelt eine Personalvermittlung Arbeitnehmer*innen für Unternehmen.
3. Gängige Arten der Personalvermittlung sind Headhunting, Direktvermittlung und die Arbeitnehmerüberlassung.

• Was ist eine Personalvermittlung?
• Arten der Personalvermittlung: Vorgehensweise und Beispiele
• Ablauf und Aufgaben von Personalvermittlungen
• Welche Vorteile bringt eine Personalvermittlung für Unternehmen?
• Für wen ist eine Personalvermittlung sinnvoll?

Was ist eine Personalvermittlung?

Personalvermittlung – Definition

Wenn Unternehmen offene Stellen zu besetzen haben, können sie entweder selbst Arbeitssuchende rekrutieren, beispielsweise über ihre eigene Karriere-Website oder durch das Schalten von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, eine Personalvermittlungsfirma zu beauftragen. Diese übernimmt die Suche nach geeigneten Kandidat*innen für die offenen Positionen im Auftrag des Unternehmens.

Die Bandbreite an Personalvermittlungen ist groß: Es gibt sowohl selbstständige Recruiter als auch große Unternehmen wie Hays, Adecco, DIS AG oder Randstad Deutschland.

In Deutschland gab es laut Statistischem Bundesamt im Jahr 2022 etwas mehr als 4.400 Unternehmen, die im engeren Sinne als Personaldienstleister*innen gelten.

Abgrenzung zur Arbeitsvermittlung

Die Abgrenzung zum Begriff der Arbeitsvermittlung ist eher eine Frage der Perspektive – also aus welcher Sicht und für wen die Arbeit vermittelt wird.

Während Personalvermittler*innen von Unternehmen beauftragt werden, um Talente für ihre offenen Stellen zu finden, ist eine Arbeitsvermittlung eine Firma, die für Arbeitssuchende passende Jobs sucht.

Ein bekanntes Beispiel für eine Arbeitsvermittlung ist die Bundesagentur für Arbeit (Arbeitsagentur). Da sie staatlich ist, ist ihre Dienstleistung für Arbeitssuchende kostenlos.

Es gibt jedoch auch nicht-staatliche Arbeitsvermittlungen, an die sich Arbeitssuchende gegen eine Vermittlungsgebühr wenden können.

Arten der Personalvermittlung: Vorgehensweise und Beispiele

Es gibt verschiedene Formen der Personalvermittlung, die sich sowohl in ihrer Vorgehensweise als auch in der Zielgruppe unterscheiden.

Die wichtigsten Arten der Personalvermittlung sind folgende:

1. Headhunting (Executive Search)

Diese Art der Personalvermittlung, auch Executive Search genannt, konzentriert sich insbesondere auf Fach- und Führungskräfte. Aufgrund des zunehmenden Fachkräftemangels in Deutschland hat diese Form des Recruitings in den letzten Jahren stark zugenommen.

Das Ziel ist es, Schlüsselpositionen in Unternehmen zu besetzen. Headhunter nutzen dabei ihr spezialisiertes Netzwerk – auch außerhalb der klassischen Jobbörsen –, um die besten Kandidat*innen zu finden.

Es gibt unterschiedliche Vergütungsmodelle:

• Häufig wird ein Prozentsatz des Bruttojahresgehalts der vermittelten Person als Provision gezahlt.
• Alternativ gibt es Honorar-Modelle, bei denen die Bezahlung in mehreren Schritten erfolgt:
  1. Start der Vermittlung
  2. Präsentation geeigneter Kandidat*innen
  3. Erfolgreiche Vermittlung & Vertragsabschluss

2. Direktvermittlung

Hierbei handelt es sich um die gängigste Variante der Personalvermittlung. Ein Unternehmen beauftragt eine Personalvermittlung, Personal für eine oder mehrere offene Positionen zu finden. Die Vermittlung sucht nach geeigneten Kandidat*innen und erhält in der Regel eine Provision bei erfolgreicher Einstellung der Bewerber*innen.

Diese Form des Recruitings konzentriert sich im Gegensatz zum Headhunting auf alle möglichen Positionen. Die Direktvermittlung eignet sich für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche, von kleinen und mittleren bis hin zu großen Konzernen.

3. Arbeitnehmerüberlassung

Diese Form der Vermittlung wird auch Zeitarbeit oder Leiharbeit genannt. Eine spezielle Zeitarbeitsfirma verleiht dabei Arbeitskräfte an ein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum. Die Beschäftigten sind also nicht im Unternehmen angestellt, an das sie ausgeliehen werden, sondern bei der Zeitarbeitsfirma. Das Unternehmen zahlt an die Zeitarbeitsfirma eine Vermittlungsgebühr.

Ablauf und Aufgaben von Personalvermittlungen

Der Ablauf und die damit verbundenen Aufgaben in der Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung sehen in der Regel wie folgt aus:

1. Interner Bedarf im Unternehmen klären: Das heißt, es wird entschieden, welche Stellen zu besetzen sind. Ein Anforderungsprofil wird erstellt und der Personalvermittlung übermittelt. Dabei ist insbesondere relevant, welche Hard– und Soft Skills erforderlich sind, bis wann die Stelle besetzt sein muss, welche Qualifikationen benötigt werden und welche Erfahrungen gewünscht sind.
2. Übermittlung der Anforderungen: Teilweise bieten die Personaldienstleister*in Online-Fragebögen an, in dem die Anforderungen an die Stelle direkt eingegeben werden können.
3. Suche nach geeigneten Kandidat*innen: Im nächsten Schritt macht sich die Vermittlungsfirma auf die Suche nach den passenden Bewerber*innen. Je nach zu besetzender Position oder Branche kann dies von Minuten über Stunden bis hin zu Wochen dauern, letzteres insbesondere bei Top-Positionen.
4. Auswahl der Kandidat*innen: Normalerweise stellt die Vermittlungsfirma dem Unternehmen nach einiger Zeit eine Auswahl der verschiedenen Kandidat*innen vor. Das Unternehmen hat nun die Möglichkeit, die Bewerbungen zu sichten und die geeigneten Personen zu einem Interview einzuladen.
5. Erfolgreiche Vermittlung: Bei erfolgreicher Vermittlung erhält die Vermittlungsfirma eine Provision.

Personalvermittlung Provision – Was sind die Kosten für Personaldienstleister*innen?

Die Kosten für Personaldienstleister*innen können stark variieren. Insbesondere bei der Suche nach Top-Positionen fallen höhere Honorare und Provisionen an. Im Allgemeinen liegt der Prozentsatz zwischen 15 und 30 % des Jahresbruttogehalts. Er kann aber auch höher ausfallen.

Darüber hinaus gibt es speziell bei der Leiharbeit oder der Direktvermittlung auch die Möglichkeit, feste Verträge zu günstigeren Konditionen zu vereinbaren. Dies gilt vor allem dann, wenn Unternehmen regelmäßig neues Personal benötigen.

Hinweis: Der höchste Umsatz für Personaldienstleister*innen wird übrigens laut Gesamtverband der Personaldienstleister in den Branchen Fahrzeug- und Maschinenbau, Logistik und Verkehr, sonstige Dienstleistungen und in der chemischen Industrie erzielt.

Welche Vorteile bringt eine Personalvermittlung für Unternehmen?

Die Inanspruchnahme einer Personalvermittlung bei der Suche nach Personal bringt viele Vorteile mit sich, u. a.:

Größeres Netzwerk: Personalvermittlungen haben andere und größere Netzwerke und/oder Talentpools, auf die sie zugreifen können, oftmals auch über die gängigen Portale hinaus.

Effizienz und Schnelligkeit: Da die Personaldienstleister*innen sich ausschließlich auf das Recruiting konzentrieren und keine anderen Aufgaben erledigen müssen, die regelmäßig in der Personalabteilung neben dem Recruiting anfallen, arbeiten sie in der Regel effizienter. So können Stellen schneller besetzt werden, was vorteilhaft für die Unternehmen ist.

Flexibilität: Insbesondere dann, wenn kurzfristig oder für eine temporäre Zeit ein erhöhter Personalbedarf besteht, beispielsweise bei erhöhter Auftragslage oder während des Weihnachtsgeschäfts, kann es notwendig sein, schnell zu reagieren. Hier können Personalvermittler*innen schnell handeln und personalbedarfsgerecht projektbasiert, temporär oder auch über Zeitarbeit/Leiharbeit lösen.

Schwierige Positionen besetzen: Unter Umständen kann es Probleme geben, bestimmte Positionen zu besetzen, z. B. aufgrund einer hohen Spezialisierung oder des Fachkräftemangels. Personalvermittler*innen können aufgrund ihrer fachlichen Expertise, eines größeren Netzwerks und ihres Fokus auf die Vermittlung häufig auch für solche Stellen geeignete Talente zeitnah finden.

Fachliche Expertise: Personalvermittler*innen vermitteln nicht nur Personal, sondern können auch in fachlichen und arbeitsrechtlichen Themen beratend zur Seite stehen.

Für wen ist eine Personalvermittlung sinnvoll?

Grundsätzlich kann eine Personalvermittlung in jedem Unternehmen, jeder Größe und Branche unter bestimmten Umständen notwendig und auch sinnvoll sein.

Insbesondere ist eine Personalvermittlung in folgenden Fällen sinnvoll:

1. Für Unternehmen, die schwer zu besetzende Stellen haben: Das können beispielsweise hochgradig spezialisierte Positionen sein, für die es einfach nicht genügend qualifizierte Bewerber*innen gibt. Unter Umständen kann hier auch eine Auslandsrekrutierung erfolgversprechend sein.
2. Unternehmen mit schwankendem Personalbedarf: Hier kann es notwendig sein, dass Personal nur zeitweise gebraucht wird, weil die Auftragslage es so erfordert.
3. Für Betriebe, die keine Ressourcen für das Recruiting haben: Sei es personell, finanziell oder auch, weil ihnen das Know-how im Bereich Recruiting fehlt. In solchen Fällen kann es sich lohnen, einen Personaldienstleister zu beauftragen.
4. Unternehmen mit hohem Personalbedarf, die stark wachsen: Wenn Unternehmen stark wachsen und mit dem Recruiting nicht hinterherkommen oder stark in andere Bereiche oder Standorte expandieren, kann eine Vermittlungsfirma sinnvoll sein.

👉 Hinweis: Viele Aufgaben, die im Recruiting anfallen und sehr aufwändig sind, können mit einer HR-Software und einem speziellen Recruiting-Tool automatisiert und erleichtert werden. So hilft Ihnen das Tool bei der Interview- und Terminplanung, unterstützt bei der Auswahl der Bewerber*innen durch KI-gestützte Filter und optimiert das Onboarding sowie die zentralisierte Dokumentenverwaltung.