Laut einer Studie der BOC Group sehen 70 % der befragten Unternehmen in Zukunft einen erhöhten oder stark erhöhten Bedarf an BPM – also Business Process Management. Ein zentrales Element für die erfolgreiche Umsetzung ist dabei eine leistungsstarke BPM-Software. Einer der bekanntesten und wichtigsten Anbieter in diesem Bereich ist sicherlich SAP SuccessFactors. Doch wie schneidet dieser Anbieter im Vergleich zu anderen ab? Welche SAP Alternative gibt es, und wodurch zeichnen sie sich aus? Und vor allem: Wie finden Sie heraus, welche BPM-Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
All das erfahren Sie im folgenden Artikel.
SAP vergleichen: Was sind Alternativen zu SAP?
| Funktion | SAP SuccessFactors | Factorial | Workday HCM | ADP Workforce Now |
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – funktional, aber teilweise komplex | Sehr gut – einfach zu bedienen |
Gut – Intuitiv bedienbar |
Mittel – komplizierter in der Bedienung |
| Serverstandort | unterschiedliche Standorte (für EU-Unternehmen eu-basierte Standorte, teils eigener SAP-Server) | Frankfurt, Deutschland | u. a Irland, Niederande | weltweit; keine genauen Standortangaben |
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Onboarding | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Whistleblowing | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Schulungen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zielverfolgung | ✅ | ✅ | ❌ nur Feedback | ✅ |
| Performance | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ nur Projektzeiterfassung | ❌ |
| Reporting- und Analysefunktion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| DATEV Schnittstelle | ❌ Drittanbieter nötig | ✅ | ✅ | ❌ Drittanbieter nötig |
| DATEV Marktplatz Schnittstellenpartner | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Deutscher Kundensupport | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Das sollte eine Business-Management-Software mitbringen
Bevor wir uns SAP und die Alternativen zu SAP genauer anschauen, steht zuerst die Frage im Raum: Was sollte eine Business-Process-Management-Software überhaupt mitbringen? Was ist ihr Zweck und wozu wird sie verwendet?
Zunächst einmal soll eine Business-Management-Software Unternehmen grundsätzlich dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche effizient und optimiert zu planen, zu steuern und zu verwalten.
Das Ziel ist ein optimierter, reibungsloser und effizienter Betriebsablauf, ein erfolgreiches und produktives Unternehmen, geringere Kosten sowie natürlich zufriedene Mitarbeitende und Kund*innen.
Wie kann eine Business-Management-Software in dieser Hinsicht unterstützen?
- Automatisierung von Abläufen: Prozesse werden optimiert, indem Workflows wie Urlaubsanträge, Schichtplanung oder die Erstellung der Lohnabrechnung automatisiert werden. Dadurch werden zudem menschliche Fehler reduziert.
- Dokumente, digitale Personalakten, Finanzen sowie Daten von Kund*innen und Lieferant*innen werden alle zentral gespeichert. So können die jeweiligen berechtigten Personen weltweit vom Desktop bzw. der App aus auf die jeweiligen Dokumente zugreifen.
- Ziele und Performance: Unterstützung bei der Zielsetzung, Überwachung und Bewertung der Unternehmens- und Mitarbeiterleistung.
- Recruiting und Onboarding werden durch digitale Verwaltung von Bewerbungen sowie automatisches Multiposting von Stellenanzeigen und strukturierte Einarbeitungsprozesse erleichtert.
- Bessere Kommunikation und Vernetzung: Förderung des Informationsaustauschs und der Zusammenarbeit im Team.
- Compliance: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien sowie Integration relevanter Schnittstellen für nahtlose Abläufe
- Finanzen: Unterstützung bei Spesenabrechnungen, Verwaltung von Firmenkreditkarten und weiteren Finanzprozessen für mehr Transparenz und Kontrolle
- Reportings und Analysen: Eine gute BPM-Software liefert übersichtliche Auswertungen und Berichte für bessere Entscheidungen und frühzeitiges Erkennen von Trends
Neben diesen Aspekten spielen auch Soft Features wie die Qualität und Quantität des Supports sowie die Benutzerfreundlichkeit und das Design eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, welche Business-Process-Management-Software für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Anbieter SAP SuccessFactors
Das deutsche Unternehmen SAP bietet mit SAP SuccessFactors eine der führenden und umfassendsten Business-Process-Management-Softwares auf dem Markt. Die Lösung richtet sich vor allem an mittelständische und große Unternehmen, da sowohl die Implementierungskosten als auch der Einrichtungsaufwand vergleichsweise hoch sein können. Dafür überzeugt die Plattform mit einem großen Funktionsumfang, der nahezu alle Bereiche des Personal- und Unternehmensmanagements abdeckt.
Benutzerfreundlichkeit und Mitarbeitererfahrung
Mit SuccessFactors legt SAP großen Wert auf die Employee Experience – also auf die Benutzerfreundlichkeit aus Sicht der Mitarbeitenden. Die Software ist als umfassende Human Experience Management Suite konzipiert und bietet zahlreiche Self-Service-Funktionen, etwa für Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder das Abrufen von Gehaltsabrechnungen. Diese Funktionen sind in der Regel intuitiv nutzbar, unter anderem durch eine In-App-Guidance.
Während der Mitarbeiterbereich in der Usability meist positiv bewertet wird, gilt die Plattform in der Administrations- und Einrichtungsphase als technisch anspruchsvoll. Die Konfiguration, Individualisierung und Wartung der Lösung erfordern häufig spezialisiertes Know-how oder externe Unterstützung. Das macht SuccessFactors vor allem für größere Unternehmen mit entsprechenden Ressourcen attraktiv.
Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit
Die Business-Management-Software von SAP SuccessFactors zeichnet sich besonders durch ihre flexible Skalierbarkeit aus. Obwohl das System nicht tiefgreifend individuell angepasst werden kann, bietet SAP umfangreiche Extensibility-Funktionen. Über das Metadata Framework lassen sich benutzerdefinierte Objekte und Anwendungen erstellen, die nahtlos in SuccessFactors integriert werden können. So können neue Funktionen hinzugefügt werden, ohne den Kern des Systems zu verändern.
Diese Erweiterungsmöglichkeiten setzen jedoch technisches Know-how voraus und können zusätzliche Ressourcen erfordern, was bei einigen Unternehmen die Umsetzung spezieller Anforderungen beeinflussen kann.
Core HR, Payroll und regionale Compliance
SAP SuccessFactors Core HR zentralisiert die Verwaltung aller Mitarbeiterdaten in einer cloudbasierten Lösung und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in über 100 Ländern. Die Payroll-Komponente automatisiert die Gehaltsabrechnung inklusive Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, was besonders für international agierende Unternehmen von Vorteil ist.
Die eigentliche Abrechnung erfolgt nicht nativ in SuccessFactors, sondern über externe Systeme wie ADP oder das ältere SAP Payroll-System, was die Automatisierung einschränken und die Komplexität erhöhen kann. SAP hat keine direkte DATEV Schnittstelle – eine Informationsübertragung ist über Umwege möglich und somit die Abrechnung mit DATEV theoretisch realisierbar, allerdings stellt sich dieser Prozess laut Userberichten als kompliziert heraus.
Umfangreiche Module: Personalanalysen und Leistungsmanagement
SAP SuccessFactors bietet eine Vielzahl von Modulen, die Unternehmen flexibel nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen können. Jedes Modul wird separat lizenziert, was zwar eine individuelle Anpassung ermöglicht, aber auch die Gesamtkosten erhöhen kann. Die Module reichen von Talent Management über Onboarding bis hin zu Leistungsmanagement.
Besonders hervorzuheben sind die integrierten Analysefunktionen. SuccessFactors bietet hier umfangreiche Reporting- und Dashboard-Funktionalitäten, die auf Echtzeitdaten basieren. Allerdings sind viele dieser Analyse- und Prozessmanagement-Funktionen nicht Teil des Core-HR-Moduls, sondern müssen als separate Module lizenziert werden. Das kann die Implementierung komplexer machen und die Kosten erhöhen. Zudem erfordern die umfangreichen Analysewerkzeuge meist eine gewisse Einarbeitungszeit und Schulungen, damit sie effektiv genutzt werden können.
Preise
SAP SuccessFactors ist ab etwa 71,52 Euro pro Nutzer*in und Monat verfügbar. Die Module werden separat berechnet. Die Implementierungskosten können allerdings sehr hoch sein und müssen von einem zertifizierten Partner durchgeführt werden. Diese Kosten sind auf der Website nicht einsehbar, da sie von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, Anforderungen und Umfang des Projekts abhängen.
Was sind also mögliche Alternativen zu SAP? Wir möchten Ihnen einige vorstellen.
1. Factorial
Die All-in-One Business-Management-Software Factorial wurde 2016 in Spanien gegründet und hat sich seither international etabliert. Der Serverstandort befindet sich in Frankfurt, Deutschland. Factorial richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen und zeichnet sich durch günstige Preise ohne hohe Implentierungskosten aus.
Schauen wir uns die Features im Vergleich zu SAP SuccessFactors an: Was bietet Factorial?
Benutzerfreundlichkeit und Organisation
Factorial überzeugt besonders durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit. Die Plattform ist sehr intuitiv gestaltet und leicht navigierbar. Zudem bietet sie eine mobile App, über die zentrale Funktionen wie Schichtplanung, Urlaubsanträge und Zeiterfassung von den Mitarbeitenden genutzt werden können. Die App wird für ihre einfache Bedienung und Effizienz geschätzt und enthält im Vergleich zu anderen Produkten auf dem Markt sehr viele Features. Mitarbeitende können hier auf ihre Personalakte zugreifen, Daten ändern und Dokumente elektronisch unterschreiben – was insbesondere beim Onboarding oder für Teams, die an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Ländern arbeiten, sehr praktisch ist.
Über interaktive Widgets können Beschäftigte Informationen teilen, ihre Teams loben (Kudos vergeben) und aktuelle Challenges verfolgen. Die Zeiterfassung erfolgt wahlweise per QR-Code oder durch digitales Ein- und Ausstempeln. Zudem ermöglicht die All-in-One-Lösung eine effiziente Organisation und Einsatzplanung der Mitarbeitenden durch einen integrierten Schichtplaner mit Schichtverwaltung. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre Einsatzpläne und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt.
Finanzen und Analysen
Mit Factorial kann die Lohnabrechnung vorbereitend durchgeführt werden – das bedeutet, dass alle abrechnungsrelevanten Personaldaten wie Arbeitszeiten, Urlaubstage, Boni oder Zuschläge in der Software erfasst und strukturiert werden. Diese Daten werden dann automatisch über eine Schnittstelle an eine spezialisierte Abrechnungssoftware wie DATEV übertragen, wo die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt. Als offizieller Marktplatz-Schnittstellenpartner von DATEV bietet Factorial eine besonders reibungslose und bilaterale Integration in deutsche Buchhaltungsprozesse. Unternehmen haben also die Möglichkeit, Factorial als Software für ihre vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung zu nutzen oder den gesamten Payroll-Prozess über die DATEV-Schnittstelle auszulagern.
Im Bereich Reporting und Analysen stellt Factorial verschiedene Dashboards und Berichte zur Verfügung – beispielsweise zur Mitarbeiteranzahl, Fehlzeiten, Urlaubstagen oder zur Entwicklung von Personalkosten. Diese Funktionen reichen für kleine und mittlere Unternehmen in der Regel aus, da sie einen schnellen Überblick über wichtige HR-Kennzahlen ermöglichen.
SAP SuccessFactors bietet umfangreiche Analysefunktionen, die tiefgehende Auswertungen und beispielsweise auch Szenarien-Simulationen ermöglichen. Im Vergleich dazu ist das Analytics Tool von Factorial etwas zugänglicher gestaltet, bietet aber dennoch eine Vielzahl an Funktionen, die im Marktvergleich umfangreich und für KMUs völlig ausreichend sind.
Kosteneffektive Pläne und einfache Implementierung
Bei Factorial können sich Unternehmen darauf verlassen, dass eine Business-Process-Management-Software nicht sofort das Budget sprengt, sondern genau das tut, was sie soll: effizient unterstützen. Factorial bietet transparente Preismodelle und eine schnelle, unkomplizierte Implementierung – ideal für Unternehmen, die eine passende Lösung zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis suchen.
Factorial startet ab 8 € pro Nutzer*in und Monat und bietet verschiedene Tarife an. Zusätzlich steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung, was bei SAP SuccessFactors nicht möglich ist.
2. Workday HCM
Eine weitere Alternative zu SAP ist die cloudbasierte HR-Lösung Workday, welche sich vor allem an mittelständische bis große Unternehmen mit komplexeren Anforderungen richtet. Das US-amerikanische Unternehmen verfügt über verschiedene Standorte und Rechenzentren, unter anderem in den USA, den Niederlanden und Irland.
Benutzerfreundlichkeit und Organisation
Die Software ist intuitiv gestaltet, der Schulungsaufwand gering. Workday ist ebenso für die mobile Nutzung optimiert: Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Genehmigungen können auch mobil eingesehen und bearbeitet werden.
Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert – sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version. Dokumentenmanagement und Zeiterfassung sind benutzerfreundlich integriert.
Eine dedizierte Schichtplaner-Funktion ist in Workday standardmäßig nicht enthalten, was für Schichtbetriebe nachteilig ist.
Umfassende Module: Finanzen und Personalplanung
Workday HCM überzeugt mit einer breiten Palette integrierter HR-Module. Dazu zählen unter anderem Mitarbeiterengagement, Recruiting, Onboarding, Karriereentwicklung, Nachfolgeplanung sowie ein Bewerber-Tracking-System (ATS), das sowohl als kostenlose Basisversion als auch als kostenpflichtige Premium-Version verfügbar ist. Das ATS wird allerdings hauptsächlich aufgrund der vergleichsweise niedrigen Kosten genutzt und ist besonders auf dem US-amerikanischen Markt weit verbreitet. Die Arbeitsabläufe im ATS sind teilweise kompliziert und können Prozesse verlangsamen, während andere Module weniger davon betroffen sind.
Außerdem berichten Anwender*innen vereinzelt von Systemfehlern oder unerwarteten Abbrüchen in Workflows, was in der täglichen Nutzung zu Reibungsverlusten führen kann. Diese Stolpersteine beeinträchtigen gelegentlich die Benutzererfahrung – insbesondere, wenn mehrere Module parallel genutzt werden.
Workday HCM überzeugt allerdings in den Bereichen Core HR, Finanz- und Personalplanung sowie Talentmanagement. Die Plattform bietet eine sehr gute Integration zwischen HR- und Finanzdaten, was Unternehmen hilft, Personal- und Budgetplanung effizient zu verbinden.
Skalierbarkeit und Prozessorientierung
Workday ist vor allem auf mittelgroße und große Unternehmen ausgerichtet und legt deshalb einen starken Fokus auf hohe Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass das System problemlos mit der Anzahl der Mitarbeitenden und den komplexen Geschäftsprozessen wachsen kann. Es ermöglicht Unternehmen, sehr schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.
Die Architektur von Workday ist API-gesteuert, was eine einfache Integration mit anderen Systemen und flexible Erweiterungen ermöglicht.
Preisgestaltung und Implementierung
Workday veröffentlicht keine festen Preise auf der Website, da die Kosten je nach Unternehmensgröße, benötigten Modulen und individuellen Anforderungen stark variieren. Workday gehört zu den teuersten Anbietern auf dem Markt.
Die Implementierung von Workday gilt als komplex und zeitintensiv. Viele Kund*innen berichten von Implementierungszeiten, die mehrere Monate bis zu über einem Jahr dauern können, abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Module und der Komplexität der bestehenden HR-Strukturen.
Der Support wird als exzellent bewertet, und es werden umfangreiche Schulungen angeboten, um die Kund*innen bestmöglich bei der Einführung und Nutzung zu unterstützen.
3. ADP Workforce Now
ADP Workforce Now ist vor allem in den USA stark vertreten, bietet aber auch globale Lösungen an. Für deutsche Unternehmen sind jedoch keine genauen Serverstandorte bekannt. Die Lösung richtet sich an Unternehmen aller Größen und ist besonders im Bereich Payroll sowie bei Analytics-Funktionen leistungsstark.
Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität
Die Benutzerfreundlichkeit von ADP Workforce Now wird im Vergleich zu einigen moderneren Systemen oft als weniger intuitiv oder „sperrig“ beschrieben. Dies liegt an der großen Funktionsvielfalt und -tiefe, die eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert. Dennoch bietet die Lösung umfassende Funktionen für Dokumentenmanagement, Onboarding, Talentmanagement, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.
Zu den Analytics-Funktionen gehören standardisierte und anpassbare Berichte und Dashboards zu Kennzahlen wie Fluktuation, Abwesenheit und Personalkosten. Echtzeit- und Trendanalysen sowie Datenvisualisierungen unterstützen datengestützte Entscheidungen. Die Integration mit den Payroll-Daten sorgt für präzise Kostenanalysen. Eine optionale Benchmark-Analyse mit anderen Unternehmen derselben Branche ist ein zusätzliches Highlight.
Ein integriertes Schichtplanungstool ist jedoch meist nicht Teil des Kernprodukts. Die Anpassungsmöglichkeiten sind im Vergleich zu flexibleren Systemen wie Factorial eher eingeschränkt.
Compliance und Infrastruktur
Ein besonderes Merkmal von ADP Workforce Now ist seine robuste Compliance-Fähigkeit. Als erfahrener Payroll-Dienstleister legt ADP großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften. Dies wird durch eine robuste Serverstruktur und eine zuverlässige Infrastruktur untermauert, die hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit gewährleistet.
Finanzen und Payroll
ADP Workforce Now ist besonders stark im Bereich der Gehaltsabrechnung. Unternehmen, die eine effiziente und präzise Lohnabrechnung benötigen, profitieren hier von den tiefgehenden Funktionen, die auch die komplexen Aspekte der Steuerberechnung umfassen. Auch bei ADP Workforce ist die wie bei Factoiral beispielsweise die komplette Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung möglich. Eine direkte und nahtlose DATEV-Anbindung im Sinne einer Echtzeit-Schnittstelle ist dabei typischerweise nicht vorgesehen, da ADP die Payroll-Verarbeitung selbst übernimmt und die notwendigen Daten für die Buchhaltung und Steuererklärung exportiert werden können.
Preise
Die genauen Kosten für die Software werden nur auf Anfrage bekannt gegeben. Zwar bietet ADP Workforce flexible Preisstrukturen – je nachdem, welche Funktionen abgedeckt werden –, insgesamt zählt ADP eher zu den höherpreisigen Anbietern im Bereich BPM.
Fazit: Welche SAP Alternative ist am besten?
Wie können Sie nun entscheiden, welche die beste Alternative zu SAP SuccessFactors ist? Zunächst spielen vor allem Ihre Unternehmensgröße, ihre Branchen und das verfügbare Budget eine entscheidende Rolle. Ebenso wichtig ist, wo Ihr Schwerpunkt liegt und welches Ziel Sie mit der Business-Management-Implementierung verfolgen.
Möchten Ihr Schwerpunkt auf Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt könnte ADP Workforce Now eine gute Wahl sein. Geht es Ihnen hingegen um eine gut aufgestellte All-in-One-Lösung mit niedrigen Einstiegshürden und einer intuitiven, einfachen Nutzung ohne großen Aufwand, ist Factorial wahrscheinlich die beste Option.
Auch die direkte Kommunikation und der Austausch mit Ihren Mitarbeitenden sind wichtig. Möglicherweise haben Ihre HR-Mitarbeitenden bereits Erfahrungen mit bestimmten Softwarelösungen und können wertvolle Einblicke geben. Ein weiterer entscheidender Punkt ist, wie wichtig für Ihr Unternehmen die Self-Service-Erfahrung für Mitarbeitende ist – hier punkten beispielsweise SAP SuccessFactors oder Factorial besonders.
Online auf verschiedenen Vergleichsplattformen wie Trusted erhalten Sie ebenfalls einen guten Überblick über die verschiedenen Anbieter sowie Insights von anderen Nutzer*innen. Nutzen Sie außerdem die Möglichkeit (wenn vorhanden), kostenlose Testversionen auszuprobieren. So können Sie direkt erfahren, inwiefern die Software zu Ihren Bedürfnissen passt und sich einen ersten Eindruck verschaffen.
Bei Factorial beraten wir Sie gerne, stellen Ihnen verschiedene Features vor und bieten flexible Abopreise an – damit Sie die Lösung wählen, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und mit Ihnen wachsen kann.
Noch Fragen? Wenden Sie sich an unsere Factorial-Expert*innen!
Tipp zum Schluss: SAP Open Source Alternative
Natürlich gibt es auch Open-Source-Alternativen zu SAP – also Software, die frei verfügbar, einsehbar und veränderbar ist. Beispiele hierfür sind Odoo, ERPNext oder Dolibarr. Allerdings erfordert die Installation, Wartung, Inbetriebnahme und Aktualisierung in der Regel fortgeschrittenes IT-Wissen.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
