3 Tipps für eine erfolgreiche Urlaubsverwaltung

Der Sommer rückt näher und so auch deine Urlaubsplanung. Die Abstimmung über Urlaubstage scheint in KMU kein Problem darzustellen. Wenn sich der Personalbestand aber vergrößert, kann die Verwaltung von Urlaubstagen sich zu einem langwierigen und komplexen Prozess entwickeln.

Deshalb sollte ein Unternehmen sorgfältig über die Festlegung einer Strategie,welche die Verwaltung von Urlaubstagen organisiert, nachdenken. Ansonsten kann die Personalabteilung schnell überfordert sein, da sie mit widersprüchlichen Urlaubsanträgen überhäuft wird. Im folgenden geben wir deine einige Tipps, die dir dabei helfen, die Urlaube und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter auf eine effiziente und angenehme Weise zu verwalten, so dass am Ende des Tages alle Beteiligten zufrieden sind.

Wichtige Aspekte eines effektiven Time-Off-Managements

Du solltest wissen, was das Gesetz und der Arbeitsvertrag sagt
Dies kann selbstverständlich klingen, aber es ist notwendig, Unternehmen wiederholt daran zu erinnern. Wenn ein Unternehmen über verschiedene Niederlassungen weltweit verfügt, kann sich dieser Prozess komplex gestalten. Jedes Land, jede Region und jeder Staat hat seine eigenen Gesetze bezüglich der Gestaltung des Urlaubsanspruches. Das solltest du immer im Hinterkopf behalten! Außerdem können auch Tarifverträge vorliegen, die diese Gesetze in gewisser Weise leicht modifizieren (dies immer zugunsten der Mitarbeiter).

Ist es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch im Austausch gegen Geld nicht wahrnehmen? Und wie sieht der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch aus?

Der/Die HR-Beauftragte muss Neuigkeiten und sowie geltenden Gesetze im Auge behalten, um ernsthafte in der Gegenwart sowie in der Zukunft Probleme vermeiden zu können. Währenddessen sollte der Mitarbeiter sich über die Bestimmungen und Vereinbarungen seines Vertrags sowie über geltenden Gesetze seines/ihres Heimatlandes im Klaren sein, damit keine Missverständnisse entstehen.

Kenne deine Prioritäten
In manchen Unternehmen existieren Kriterien, nach denen entschieden wird, welche/r MitarbeiterIn vorrangig Anspruch auf Urlaub hat. Diese Kriterien der „Sozialauswahl“ richten sich unter anderem nach:

  • MitarbeiterInnen mit Kindern: Um den Mitarbeitern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern, werden Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern in gewissen Situationen bevorzugt. Gerade im Sommer, wenn die Kinder der Mitarbeiter Schulferien haben, haben diese MitarbeiterInnen vorrangig Anspruch auf Urlaub.
  • Betriebszugehörigkeit: Begünstigt werden außerdem die Mitarbeiter, die am längsten dem Unternehmen zugehörig sind. Dies kann als Zeichen der Wertschätzung des Unternehmens für  die Loyalität des Mitarbeiters gedeutet werden.
  • Rotationsverfahren: Bei diesem Verfahren wird kein MitarbeiterIn bevorzugt. Nach einer willkürlich festgelegten Reihenfolgen, kommt jeder MitarbeiterIn einmal als Erste/r an die Reihe.

Mitarbeiter sollten darüber Bescheid wissen, welches Verfahren in ihrem Unternehmen angewendet wird, so dass sie sich anpassen und organisieren zu können, um letztendlich Missverständnisse zu vermeiden.

Verwende eine entsprechende HR Software, um Urlaube und Abwesenheiten zu verwalten

Wenn du dir darüber bewusst bist, was das Gesetz sagt und wie die Prioritäten in deinem Unternehmen festgelegt sind (falls es welche gibt), dann benötigt es im folgenden Schritt eine Möglichkeit bzw. ein Tool, um einen Überblick über alle Urlaube und Urlaubsanfragen zu haben.

Viele Unternehmen und Personaler verwenden nach wie vor komplexe Excel-Tabellen. Das kann sich zwar nach einer guten Lösung anhören, auf lange Sicht aber erweisen sich diese als verwirrend und zeitaufwendig. Ein Excel-Kalender erfordert stetige Anpassung, technische Fähigkeiten und gestaltet sich zeitaufwendig und komplex.

Der beste Weg, um die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter zu verwalten, ist die Verwendung einer HR-Software, die dir dabei Hilft, administrative HR Aufgaben zu automatisieren. Mit FactorialHR, einer kostenlosen HR Software, kann jeder Mitarbeiter in wenigen Klicks auf sein Konto zugreifen und eine Beurlaubung beantragen. Im nächsten Schritt erhält der Vorgesetzte die Anfrage per Mail und kann diese im Handumdrehen annehmen oder ablehnen.

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FactorialHR verfügt zudem über einen Unternehmens-/ Teamkalender. Der Personaler kann über diesen sicherstellen, dass zu einem gewissen Zeitpunkt genügend Mitarbeiter eines Teams anwesend sind, um anstehende Aufgaben zu erledigen. Der Kalender wird automatisch mit neuen Abwesenheiten synchronisiert, so dass jeder im Unternehmen erfahren kann, wer, wann und wie lange nicht im Büro ansprechbar ist. Darüber hinaus lässt sich FactorialHR an Länder, Regionen bzw. Städte benutzerdefiniert anpassen, so dass regionale Feiertage mit der Software synchronisiert werden.

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