Die Auswahl der passenden HR-Software ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine strategische Entscheidung. Zoho People ist eine bekannte Lösung. Doch der Markt bietet spezialisierte Alternativen, die oft besser auf die Bedürfnisse deutscher KMU zugeschnitten sind. Dieser Vergleich analysiert die führenden Anbieter und zeigt, welche Lösung Ihre HR-Prozesse wirklich optimiert.
Wichtige Fakten
- Als umfassende Zoho People-Alternative bietet Factorial eine All-in-One-Lösung, die speziell auf die Anforderungen von KMU im deutschen Markt zugeschnitten ist.
- Laut einer Studie von Bitkom aus dem Jahr 2026 investierten bereits 78 % der deutschen Unternehmen in die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse, um die Effizienz zu steigern.
- Eine der größten Herausforderungen für Personalabteilungen ist der administrative Aufwand.
- Unternehmen, die eine integrierte HR-Software nutzen, können die Zeit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung um bis zu 50 % reduzieren. Ebenso kann die Fehlerquote signifikant gesenkt werden.
Welche Zoho People-Alternative passt zu deutschen KMU?
| Funktion | Zoho People Plus | Factorial | ||
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – funktional, aber komplizierter | Sehr gut – einfach zu bedienen | Sehr gut – einfach zu bedienen |
Gut – übersichtlich und selbsterklärend
|
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung & Abwesenheiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtplanung | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Bewerbermanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ausgaben und Reisekostenabrechnung | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| mobile App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ❌ | ✅ | ❌ | ✅ | |
| ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | |
| Deutscher Kundensupport | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Worauf müssen Sie bei der Auswahl einer HR-Software achten?
Der Bereich Human Resources ist mit den vielfältigen Anforderungen an die Personalverwaltung und Organisation im Unternehmen äußerst umfangreich. Eine entsprechende Softwarelösung dient dazu, das Dokumentenmanagement zu digitalisieren und zu zentralisieren sowie eine transparente Kommunikation über kurze Wege zu gewährleisten.
Gut funktionierende Workflows und ein auf Performance Insights basierendes Management steigern nicht nur die Arbeitgeberattraktivität, sondern tragen auch erheblich zum Retention Management, also letztendlich zur Mitarbeitendenbindung bei.
Folgende HR-Funktionen sollte eine All-in-one-Lösung aufweisen:
- Arbeitszeitverwaltung: Tools zur Zeiterfassung, zur Schichtplanung, zum Abwesenheitsmanagement und mehr.
- Talentmanagement: Leistungsmanagement, Management, Mitarbeitendenentwicklung und Integration von Schulungsmöglichkeiten etc.
- Finanzen: Schnittstellen oder eigene ssoftware,Gehaltsabrechnungssoftware, Spesenmanagement, Firmenkreditkarte usw.
- Dokumentenmanagement: Organisation in digitaler Personalakte, Mitarbeitenden-Self-Service, Datenmanagement
- Gewährleistung von Sicherheitsstandards, Datenschutz und Compliance
- Schnittstellen und Integrationen als Anbindung an andere Tools und Anwendungen
Was sind die Stärken und Schwächen von Zoho People Plus?
Die Produktpalette des Unternehmens Zoho ist umfassend und reicht von Anwendungen im Marketing- und Vertriebsbereich über Finanztools bis hin zu Lösungen für Sicherheit und IT-Management.
Zoho People Plus ist dabei eine Personalmanagement-Software, die folgende ausgewählte Tools kombiniert:
- People (alltägliche HR-Verwaltungsaufgaben)
- Recruit (Bewerbermanagement)
- Expense (Ausgaben)
- Cliq (Benachrichtigungen)
- Vault (Passwortsicherheit)
- Connect (Zusammenarbeit)
Personalverwaltung und Kommunikation
Zoho People ist für die Administration täglich anfallender HR-Aufgaben ausgelegt und ermöglicht die Pflege digitaler Personalakten, die neben Stammdaten auch Verträge, Zertifikate und andere wichtige Unterlagen speichern können.
Teilweise wird bei der Verwendung der Software allerdings von Schwierigkeiten beziehungsweise nicht funktionierenden Massenimporten berichtet. Ein Mitarbeitenden-Self-Service ist vorhanden. jedoch können Nutzende selbst keine Dokumente ablegen, was den administrativen Aufwand wiederum erhöht.
Gut gelöst ist die interne Kommunikation mit Cliq, die sowohl eine Chatfunktion für Gruppen- und Einzelgespräche umfasst, als auch die Möglichkeit, Videokonferenzen direkt über die Plattform abzuhalten.
Mit Zoho People können Sie auch Arbeitszeiten unter Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen genau erfassen. Überstunden, Abwesenheiten und Urlaubszeiten können verfolgt und ausgewertet werden. Das Zeiterfassungsmodul ist weiterhin nützlich für die Erstellung von Schichtplänen und die genaue Berechnung von Gehältern.
Bewerbermanagement und Onboarding
Für das Bewerbermanagement bietet ausschließlich Zoho People Plus eine Recruiting-Software. Hier können Sie Karriereseiten erstellen, die mit Social-Media-Plattformen verknüpft sind, um eine größere Reichweite bei der Talentsuche zu erzielen.
Das System unterstützt außerdem die Automatisierung von Workflows im Rekrutierungsprozess, einschließlich CV-Parsing und der Analyse von Bewerberdaten. Die Onboarding-Features sind umfangreich, was laut Bewertungen allerdings teils zu Verwirrung aufseiten der Nutzenden führt.
Ausgabenmanagement
Belege können mit Zoho People Plus in die App geladen und von Texterkennungssoftware extrahiert werden. Grundsätzlich funktioniert das Ausgabenmanagement gut, allerdings müssen Nutzende ihre Ausgaben erst in einem Ausgabenbericht zusammenfassen und gesammelt hochladen, was insbesondere bei missverständlichen oder fehlenden Angaben den Prozess der Rückerstattung verzögert.
Gehaltsabrechnung
Verbesserungspotenzial gibt es unter anderem hinsichtlich der Gehaltsabrechnung. Die Zusatzanwendung Anwendung Zoho Payroll ist nur für Indien verfügbar.
Preisgestaltung und Support
Laut der offiziellen Zoho-Preisübersicht (Stand Mai 2026) beginnt der „People Plus“-Plan bei 10 € pro beschäftigter Person und Monat bei jährlicher Abrechnung. Günstigere Pläne wie „Premium“ für 3,50 € oder „Professional“ für 2,50 € bieten einen reduzierten Funktionsumfang.
Nutzende von Zoho People Plus berichten teils von einer weniger intuitiven Benutzeroberfläche und komplizierten Prozessen. Welche Alternativen schließen diese Lücken?
1. Factorial
Factorial bietet als cloudbasierte Business-Management-Software ein umfassendes und benutzerfreundliches HR-Tool, das besonders durch seine Flexibilität und intuitive Bedienung überzeugt.
Personalressourcen verwalten
Verwalten Sie Ihre Personalstammdaten schnell und einfach mithilfe der Massenimportfunktion und der digitalen Personalakte, die es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Daten zu aktualisieren, hochzuladen oder unbegrenzt Verträge zu elektronisch zu unterzeichnen.
Dank der mobilen App ist dies jederzeit und von überall aus möglich. Factorial verfügt über ein Dashboard, dessen interaktive Widgets eine offene Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens sicherstellen und Mitarbeitende beispielsweise über bevorstehende Veranstaltungen oder aktuelle Analysen informieren.
Zeitmanagement und Gehaltsabrechnung
Ebenfalls an dieser Stelle integriert ist der Bereich zur einfachen Zeiterfassung. Das Beantragen von Abwesenheiten sowie die Schichtplanung sind mit wenigen Klicks erledigt.
Recruiting und Onboarding
Im Bewerbermanagement integriert Factorial moderne Technologien wie künstliche Intelligenz und Bewerber-Tracking-System (ATS), die den Prozess der Stellenausschreibung und die Bewerberauswahl beschleunigen. Das KI-gestützte CV-Screening trägt zum Beispiel dazu bei, passende Bewerbende schnell zu identifizieren. Unternehmen können eine personalisierbare Karriereseite erstellen und im Talent Pool Kontakte für zukünftige Stellen speichern.
Die HR-Softwarelösung garantiert einen reibungslosen Einstieg in den Arbeitsbetrieb durch den gesonderten Onboarding-Bereich für neue Mitarbeitende. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können hier Dokumente übermittelt, unterzeichnet und weitere wichtige Angaben gemacht werden.
Projektmanagement
Dank der Business-Management-Software haben Sie alles im Blick und können nicht nur Ihre Finanzen, sondern auch Ihre Projekte effizient verwalten. Funktionen wie Projektzeiterfassung, automatisierte Berichterstattung und ein intelligentes Ausgabenmanagement ermöglichen reibungslose Abläufe.
Ausgaben können ebenfalls einfach in die App geladen werden, Informationen werden extrahiert und können direkt genehmigt werden. Im Zuge des Lohnabrechnungsprozesses werden die Kosten dann als Zulage auf der nächsten Gehaltsabrechnung berücksichtigt oder können direkt über SEPA erstattet werden!
Datenschutz und Sicherheit
Factorial gewährleistet volle DSGVO-Konformität. Die Server des Unternehmens befinden sich in der EU (DEutschland, Frankfurt) und sind nach ISO 27001 sowie SOC 2 zertifiziert, was höchste Datensicherheit nach europäischen Standards sicherstellt.
Preisgestaltung und Flexibilität
Die Business-Management-Software lässt sich an Ihre persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen: Bei Factorial erhalten Sie ein Produkt, das perfekt auf individuelle Faktoren und Rahmenbedingungen wie Branche, Betriebsgröße oder Ihre Wachstumsziele abgestimmt ist.
2. BambooHR
Personal- und Dokumentenmanagement
Nutzende können ihre Informationen selbst über den Mitarbeitenden-Self-Service verwalten, was HR-Prozesse wie die Aktualisierung von Kontaktdaten und das Einreichen von Abwesenheitsanträgen vereinfacht.
Eine mobile Nutzung solcher Funktionen ist außerdem durch die App gewährleistet, die ebenfalls über ein Check-in-Widget und eine Kalenderfunktion für eine effiziente Zeiterfassung verfügt. Führungskräfte können Anfragen unmittelbar freigeben und die Anwesenheit der Mitarbeitenden einsehen.
Eine Herausforderung für Unternehmen außerhalb der USA: Funktionen wie die Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung sind auf die Erfordernisse des amerikanischen Steuerrechts beschränkt.
Bewerbermanagement und Onboarding
Unternehmen können individuelle Karriereseiten erstellen und Multiposting-Funktionen zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen nutzen.
E-Mail-Vorlagen tragen außerdem zu einer schnellen Kommunikation bei.
Ausgabenmanagement
Datensicherheit
Sicherheit und Datenschutz gewährleistet die Software unter anderem durch die Verwendung von SSL-Zertifikaten und Multi-Faktor-Authentifizierung. nach ISO 27001 zertifiziert. Die Server befinden sich in den USA und in Irland.
Kosten
Die Kosten für die angebotenen Modelle Core und Pro sind nur auf Anfrage erhältlich.
3. Kenjo
Dokumentenverwaltung und Zeitwirtschaft
Mit der Anwendung verfügen Sie über umfassende Tools zur Verwaltung von Mitarbeitendendaten und Dokumenten. Die Software ermöglicht den Massenimport von Personaldaten, was den administrativen Aufwand reduziert. Eine intelligente Dokumentenzuweisung und individuell anpassbare Kennzeichnungen sorgen dafür, dass wichtige Unterlagen leicht auffindbar und gut organisiert sind.
Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement können sowohl über die Desktop-Version als auch über eine mobile App erledigt werden.
Recruiting und Analysen
Die Personalmanagement-Software verfügt wie Factorial über ein Dashboard, das unter anderem Einblicke und grafische Aufbereitungen von Analysen enthält. Die meisten dieser Funktionen sind jedoch nur in den erweiterten Abonnements nutzbar.
Ein Multiposting-Tool für Stellenausschreibungen ist ebenfalls nicht integriert. Wer effektives Recruiting betreiben will, muss für solche Funktionen auf externe Agenturen zurückgreifen.
Finanzen und Gehaltsabrechnung
Sicherheit und Datenschutz
Diese sind nach ISO 27001:2026 zertifiziert, was ein hohes Maß an Sicherheit garantiert. Die Datenübertragung erfolgt über SSL-Verschlüsselung.
Preisgestaltung und Flexibilität
Umfassendere Pakete mit erweiterten Funktionen wie Leistungsmanagement sind zu höheren Preisen verfügbar.
Fazit
Die ideale Zoho People-Alternative hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wägen Sie vor einer Entscheidung die entscheidenden Faktoren ab: Ist ein deutschsprachiger Support unerlässlich? Und wie wichtig ist die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards mit Serverstandort in der EU?
Für welche Größe sollte die Software ausgelegt sein? Welche Aufgaben im Bereich Human Resources planen Sie mithilfe des Tools effizienter zu gestalten? Wie wichtig ist Ihnen Bewerbermanagement? Benötigen Sie zahlreiche Kommunikationskanäle oder reicht Ihnen hier eine Anbindung an eine Organisationssoftware, die Sie vielleicht bereits nutzen?
Neben all diesen offenen Punkten sollten Sie außerdem die Meinung und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. In welchem Bereich wünscht sich Ihr HR-Team Unterstützung und verbesserte Arbeitsabläufe?
Des Weiteren ist es immer sinnvoll, Bewertungen von vertrauenswürdigen Vergleichportalen anzusehen und sich verschiedenen Meinungen einzuholen.
Zu guter Letzt bietet nahezu jede HR- oder Business-Management-Software eine kostenlose Testversion bzw. die Möglichkeit einer Demo an. Das ist unbedingt zu empfehlen, denn auf diese Weise erhalten Sie nicht nur einen detaillierteren Einblick in den Funktionsumfang der Anwendung, sondern können auch herausfinden, wie zufrieden Sie mit den Workflows und der Nutzungsfreundlichkeit sind.
Bei Factorial stehen Ihnen außerdem Fachkräfte zur Seite, die Ihnen eine kurze Einführung in die für Ihr Unternehmen relevanten Module geben und jederzeit bei Fragen und Unklarheiten für Sie da sind. Also – worauf warten Sie noch?
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
FAQ
Was sind die Nachteile von Zoho People?
Zu den Nachteilen können eine weniger intuitive Benutzeroberfläche, fehlende deutsche Schnittstellen wie DATEV und ein nur auf Englisch verfügbarer Kundensupport gehören. Auch eingeschränkte Individualisierungsmöglichkeiten und umständliche Prozesse bei der Dokumenten- oder Ausgabenverwaltung können die Effizienz beeinträchtigen.
Hat Zoho eine DATEV Schnittstelle?
Nicht alle Lösungen bieten eine direkte DATEV-Schnittstelle, was die Lohnabrechnung für deutsche Unternehmen erschwert. Die All-in-one-Unternehmenssoftware Factorial ist offizieller DATEV-Schnittstellen-Partner und gewährleistet so eine nahtlose und sichere Gehaltsabrechnung.
Welche HR-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Für kleine Unternehmen eignet sich eine Lösung, die zentrale HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und vorbereitende Lohnbuchhaltung bündelt. Die All-in-one-Unternehmenssoftware Factorial ist speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten und lässt sich flexibel anpassen.
Was kostet Zoho People?
Die Kosten für Personalmanagement-Tools variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Üblich sind monatliche Abonnementmodelle, die pro Nutzer*in abgerechnet werden. Für eine genaue Preisgestaltung ist es ratsam, direkt beim Anbieter ein individuelles Angebot anzufordern.
Welche Funktionen sollte eine gute HR-Software haben?
Eine gute Lösung sollte Kernfunktionen wie digitale Personalakten, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Bewerbermanagement zentralisieren. Wichtig sind zudem Schnittstellen zu Lohnabrechnungstools wie DATEV, Funktionen zum Spesenmanagement sowie hohe Standards bei Datenschutz und Sicherheit.
