Zoho People: Alternative und Mitbewerber

Die richtige HR-Software zu finden, kann bei der großen Auswahl auf dem Markt eine ziemliche Herausforderung sein. Der Anbieter Zoho vertreibt diverse Business-Softwarelösungen für unterschiedliche Zwecke. Das Tool Zoho People bzw. Zoho People Plus richtet sich dabei an den HR-Bereich. Aber was ist eine gute Zoho People-Alternative?

Im Folgenden werden wir verschiedene Softwares im Bereich HR/Business Management vorstellen, welche in ihrem Funktionsumfang vielleicht eine bessere Lösung für Ihre Bedürfnisse darstellen. Hauptzielgruppe sind dabei kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs).

• Wichtige Funktionen im Überblick
• Anbieter Zoho
• HR-Software – Wie finden Sie die richtige?
• 1. Factorial
• 2. BambooHR
• 3. Kenjo
• Fazit

Wichtige Funktionen im Überblick

HR-Software – Wie finden Sie die richtige?

Der Bereich Human Resources ist mit den vielfältigen Anforderungen an die Personalverwaltung und Organisation im Unternehmen äußerst umfangreich. Eine entsprechende Softwarelösung dient dazu, das Dokumentenmanagement zu digitalisieren und zu zentralisieren sowie eine transparente Kommunikation über kurze Wege zu gewährleisten.

Gut funktionierende Workflows und ein auf Performance Insights basierendes Management steigern nicht nur die Arbeitgeberattraktivität, sondern tragen auch erheblich zum Retention Management, also letztendlich zur Mitarbeiterbindung bei.

Folgende HR-Funktionen sollte eine All-in-one-Lösung aufweisen:

• Arbeitszeitverwaltung: Tools zur Zeiterfassung, der Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement & Co.
• Talentmanagement: Performance Management, Mitarbeiterentwicklung und Integration von Schulungsmöglichkeiten usw.
• Finanzen: Schnittstellen oder eigene Gehaltsabrechnungssoftware, Spesenmanagement, Firmenkreditkarte etc.
• Dokumentenmanagement: Organisation in digitaler Personalakte, Mitarbeiter-Self-Service, Datenmanagement
• Gewährleistung von Sicherheitsstandards, Datenschutz und Compliance
• Schnittstellen und Integrationen als Anschluss an andere Tools & Applikationen

Anbieter Zoho People Plus

Die Produktpalette des Unternehmens Zoho ist umfassend und reicht von Anwendungen im Marketing und Sales-Bereich über Finance-Tools bis hin zu Lösungen für Sicherheit und IT Management.

Zoho People Plus ist dabei eine Personalmanagement-Software, die folgende ausgewählte Tools kombiniert:

• People (alltägliche HR-Verwaltungsaufgaben)
• Recruit (Bewerbermanagement)
• Expense (Ausgaben)
• Cliq (Benachrichtigungen)
• Vault (Passwortsicherheit)
• Connect (Zusammenarbeit)

Personalverwaltung und Kommunikation

Zoho People ist für die Adminiatration täglich anfallender HR-Aufgaben ausgelegt und ermöglicht die Pflege digitaler Personalakten, die neben Stammdaten auch Verträge, Zertifikate und andere wichtige Unterlagen speichern können.

Teilweise wird beim Verwenden der Software allerdings von Schwierigkeiten bzw. nicht funktionierenden Massenimporten berichtet. Ein Mitarbeiter-Self-Service ist gewährleistet, jedoch können User*innen selbst keine Dokumente ablegen, was den administrativen Aufwand wiederum erhöht.

Gut gelöst ist die interne Kommunikation mit Cliq, welche sowohl eine Chatfunktion für Gruppen- und Einzelgespräche umfasst, als auch die Möglichkeit, Videokonferenzen direkt über die Plattform abzuhalten.

Mit Zoho People können Sie auch Arbeitszeiten unter Einhaltung der entsprechenden Gesetzesgrundlagen genau erfassen. Überstunden, Abwesenheiten und Urlaubszeiten können getrackt und ausgewertet werden. Das Zeiterfassungs-Modul ist weiterhin nützlich für die Erstellung von Schichtplänen und die genaue Berechnung von Gehältern.

Bewerbermanagement und Onboarding

Für das Bewerbermanagement bietet ausschließlich Zoho People Plus eine Recruiting-Software. Hier können Sie Karriereseiten erstellen, welche mit Social-Media-Plattformen verknüpft sind, um eine größere Reichweite bei der Talentsuche zu erzielen.

Das System unterstützt außerdem die Automatisierung von Workflows im Rekrutierungsprozess, einschließlich CV-Parsing und der Analyse von Bewerberdaten. Die Onboarding Features sind umfangreich, was laut Reviews allerdings teils zu Verwirrung aufseiten der User*innen führt.

Ausgabenmanagement

Belege können mit Zoho People Plus in die App geladen und von OCR-Software extrahiert werden. Grundsätzlich funktioniert das Expense Management gut, allerdings müssen Nutzer*innen Ihre Ausgaben erst in einem Ausgabenbericht zusammenfassen und gesammelt hochladen, was insbesondere bei missverständlichen/fehlenden Angaben den Prozess der Rückerstattung verzögert.

Gehaltsabrechnung

Verbesserungspotenzial gibt es unter anderem hinsichtlich der Gehaltsabrechnung. Zwar bietet Zoho grundlegende Funktionen zur Verwaltung von Entgelten, jedoch fehlen spezifische Integrationen mit in Deutschland verbreiteten Softwares zur Lohnabrechnung wie etwa DATEV. Die extra Anwendung Zoho Payroll ist nur für Indien verfügbar.

Preisgestaltung und Support

Während im Premium-Paket, das für 4,50 Euro pro User*in im Monat verfügbar ist, nur 3 der 6 Anwendungen enthalten sind, bietet Zoho People Plus Enterprise mit einem Preis von 10 Euro monatlich je Nutzer*in den vollen Umfang. Ein weiterer Aspekt, den es zu beachten gilt: Zohos Kundensupport ist nur in englischer Sprache verfügbar.

Nutzer*innen von Zoho People Plus berichten oft von einer weniger intuitiven Benutzeroberfläche, teils komplizierten Prozessen und weniger Individualisierungsmöglichkeiten als bei anderen Softwares. Welche Alternativen könnten also infrage kommen?

1. Factorial

Factorial bietet als cloudbasierte Business Management Software ein umfassendes und benutzerfreundliches HR-Tool, das besonders durch seine Flexibilität und intuitive Bedienung überzeugt.

Personalressourcen managen

Verwalten Sie Ihre Personalstammdaten schnell und einfach mithilfe der Massenimportfunktion und der digitalen Personalakte, welche es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Daten zu aktualisieren, hochzuladen oder unbegrenzt Verträge zu e-signieren.

Dank der mobilen App ist dies jederzeit und von überall aus möglich. Factorial verfügt über ein Dashboard, dessen interaktive Widgets eine offene Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens sicherstellen und Mitarbeitende beispielsweise über bevorstehende Events oder aktuelle Analysen informieren.

Zeitmanagement und Gehaltsabrechnung

Ebenfalls an dieser Stelle integriert ist der Clock-in-Bereich zur einfachen Zeiterfassung. Das Beantragen von Abwesenheiten sowie die Schichtplanung sind mit wenigen Klicks erledigt.

Erfasste Daten können direkt für die Lohnabrechnung genutzt werden, was durch die bilaterale Schnittstelle zu DATEV ein Kinderspiel ist. Factorial ist DATEV Schnittstellen-Partner, das heißt für Sie: Eine nahtlose Integration und eine sichere Gehaltsabrechnung.

Recruiting und Onboarding

Im Bewerbermanagement integriert Factorial moderne Technologien wie künstliche Intelligenz und ATS (Bewerber-Tracking-System), die den Prozess der Stellenausschreibung und die Bewerberauswahl beschleunigen. Das AI-gestützte CV-Screening trägt zum Beispiel dazu bei, passende Kandidat*innen schnell zu identifizieren. Unternehmen können eine personalisierbare Karriereseite erstellen und im Talent Pool Kontakte für zukünftige Stellen speichern.

Die HR-Softwarelösung garantiert einen reibungslosen Einstieg in den Arbeitsbetrieb durch den gesonderten Onboarding-Bereich für neue Mitarbeitende. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können hier Dokumente übermittelt, unterzeichnet und weitere wichtige Angaben gemacht werden.

Projektmanagement

Dank der Business Management Software haben Sie alles im Blick und können nicht nur Ihre Finanzen, sondern auch Ihre Projekte effizient managen. Funktionen wie Projektzeiterfassung, automatische Berichtserstattung und ein smartes Expense Management ermöglichen reibungslose Prozesse.

Ausgaben können ebenfalls einfach in die App geladen werden, Informationen werden extrahiert und können direkt genehmigt werden. Im Zuge des Payroll-Prozesse werden die Kosten dann als Zulage auf der nächsten Gehaltsabrechnung berücksichtigt oder können direkt über SEPA erstattet wetden!

Datenschutz und Sicherheit

Factorial legt großen Wert auf die Einhaltung deutscher Datenschutz- und Sicherheitsstandards und ist DSGVO-konform. Die Server des spanischen Unternehmens befinden sich in Deutschland und sind nach ISO 27001 sowie SOC 2-zertifiziert.

Preisgestaltung und Flexibilität

Die Business Management Software lässt sich an Ihre persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen: Bei Factorial erhalten Sie ein Produkt, das perfekt auf individuelle Faktoren und Rahmenbedingungen wie Branche, Betriebsgröße oder Ihre Wachstumsziele abgestimmt ist.

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2. BambooHR

Eine weitere Alternative zu Zoho People Plus bildet die All-in-one-Software BambooHR, welche unter anderem in der Dokumentenverwaltung gut ausgebaute Anwendungen besitzt und einen Fokuspunkt auf das Personal legt.

Personal- & Dokumentenmanagement

BambooHR erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten durch eine digitale Personalakte, in der alle wichtigen Dokumente zentral gespeichert werden. User*innen können ihre Informationen selbst über den Employee Self Service verwalten, was HR-Prozesse wie die Aktualisierung von Kontaktdaten und das Einreichen von Abwesenheitsanträgen vereinfacht.

Eine mobile Nutzung solcher Funktionen ist außerdem durch die App gewährleistet, welche ebenfalls über ein Check-in-Widget und eine Kalenderfunktion für eine effiziente Zeiterfassung verfügt. Manager*innen können Anfragen unmittelbar freigeben und die Anwesenheit der Mitarbeitenden einsehen.

Eine Herausforderung für Unternehmen außerhalb der USA: Features wie die Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung sind auf die Anforderungen des amerikanischen Steuerrechts beschränkt.

Bewerbermanagement und Onboarding

BambooHR verfügt über ein leistungsstarkes Applicant Tracking System (ATS), das den gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung unterstützt. Unternehmen können individuelle Karriereseiten erstellen und Multiposting-Funktionen zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen nutzen.

Zusätzlich bietet BambooHR eine spezielle Hiring-App als Add-on sowie vorgefertigte Templates und Onboarding-Features, sodass neue Teammitglieder einen leichten Einstieg ins Unternehmen haben. E-Mail-Vorlagen tragen außerdem zu einer schnellen Kommunikation bei.

Expenses

BambooHR besitzt kein eigenes Tool zum Ausgabenmanagement.

Datensicherheit

Sicherheit und Datenschutz gewährleistet die Software unter anderem durch die Verwendung von SSL-Zertifikaten und Multi-Faktor-Authentifizierung. BambooHR ist ISO 27001- zertifiziert. Die Server befinden sich in den USA und Irland.

Kosten

Die Kosten für die angebotenen Modelle Core und Pro sind nur auf Anfrage erhältlich.

3. Kenjo

Kenjo ist eine flexible HR-Softwarelösung, deren Stärke vor allem in der effizienten Gestaltung von Personalprozessen und der Automatisierung administrativer Aufgaben liegt.

Dokumentenverwaltung und Zeitwirtschaft

Mit der Anwendung verfügen Sie über umfassende Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten. Die Software ermöglicht den Massenimport von Personaldaten, was den administrativen Aufwand reduziert. Eine smarte Dokumentenzuweisung und individuell anpassbare Kennzeichnungen sorgen dafür, dass wichtige Unterlagen leicht auffindbar und gut organisiert sind.

Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement können sowohl über die Desktop-Version als auch über eine mobile App erledigt werden.

Recruiting und Analysen

Im Bewerbermanagement zeigt Kenjo einige Einschränkungen. Die Personalmanagement-Software verfügt wie Factorial über ein Dashboard, welches unter anderem Insights und grafische Aufbereitungen von Analysen enthält. Die meisten dieser Funktionen sind jedoch nur in den erweiterten Abonnements nutzbar.

Ein Multiposting-Tool für Stellenausschreibungen ist ebenfalls nicht integriert. Wer effektives Recruiting betreiben will, muss für solche Features auf externe Agenturen zurückgreifen.

Finanzen & Payroll

Kenjo bietet keine Funktion für Ausgaben- oder Zahlungsmanagement. Features zur vorbereitenden Gehaltsabrechnung gibt es jedoch und eine DATEV-Integration ist auch vorhanden.

Sicherheit und Datenschutz

Kenjo ist vollständig DSGVO-konform und hat seine Server in Frankfurt, Deutschland. Diese sind nach ISO 27001:2013 zertifiziert, was ein hohes Maß an Sicherheit garantiert. Die Datenübertragung erfolgt über SSL-Verschlüsselung.

Preisgestaltung und Flexibilität

Das Kenjo Starterpaket beginnt bei 6 Euro pro Anwender*in und Monat und enthält Tools zur Bearbeitung allgemeiner Personalaufgaben. 

Fazit

Die Frage nach der idealen Software rund um den Bereich Personalmanagement ist nicht so einfach zu beantworten. Bevor Sie sich für eines der Tools entscheiden, ist es essenziell, dass Sie sich über die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens im Klaren sind.

Für welche Größe sollte die Software ausgelegt sein? Welche Aufgaben im Bereich Human Resources planen Sie mithilfe des Tools effizienter zu gestalten? Wie wichtig ist Ihnen Bewerbermanagement? Benötigen Sie massenhaft Kommunikationskanäle oder reicht Ihnen hier eine Schnittstelle zu einer Organisationssoftware, die Sie vielleicht bereits eh schon nutzen?

Neben all diesen offenen Punkten sollten Sie außerdem die Meinung und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Auf welchem Gebiet wünscht sich Ihr HR-Team Unterstützung und verbesserte Arbeitsabläufe?

Des Weiteren ist es immer sinnvoll, Bewertungen von vertrauenswürdigen Vergleichsportalen anzusehen und sich verschiedenen Meinungen einzuholen.

Zu guter Letzt bietet nahezu jede der HR/BM-Softwares eine kostenlose Testversion bzw. Möglichkeit einer Demo an. Das ist unbedingt zu empfehlen, denn auf diese Weise erhalten Sie nicht nur einen detaillierteren Einblick in den Funktionsumfang der Anwendung, sondern können auch herausfinden, wie zufrieden Sie mit den Workflows und der Usability sind.

Bei Factorial stehen Ihnen außerdem Expert*innen zur Seite, welche Ihnen eine kurze Einführung in die für Ihr Unternehmen interessanten Module geben und jederzeit bei Fragen und Unklarheiten für Sie da sind. Also – Worauf warten Sie noch?

Hinweis:

Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.