Arbeitsverträge unterliegen in Deutschland einer ganzen Reihe von Gesetzen und Vorgaben, die unter anderem im Bürgerlichen Gesetzbuch und Nachweisgesetz geregelt sind. In Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag kann dieser nachträglich erweitert oder ergänzt werden – wobei hierfür immer eine beidseitige Zustimmung erforderlich ist.
Im Unternehmensalltag ist solch ein Addendum die gängige Praxis, wenn nur einzelne Bestandteile oder Bedingungen des Arbeitsvertrags angepasst werden. In diesem Fall muss der Vertrag nicht komplett neu aufgesetzt werden. Hier erfahren Sie, wann solch ein Nachtrag zum Arbeitsvertrag Anwendung finden könnte und worauf hinsichtlich der Ausgestaltung zu achten ist.
Key Facts
- Durch die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag werden einzelne oder mehrere vertragliche Bestimmungen neu geregelt.
- Eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag könnte erforderlich sein, falls sich beispielsweise der Arbeitsplatz/Standort, die Arbeitszeiten, gewährte Benefits oder das Gehalt ändern.
- Das Addendum können sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende vorschlagen, eine Zustimmung ist aber immer von beiden Parteien notwendig und gehört schriftlich festgehalten.
- Erklärung zur Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
- Wann wird eine Zusatzvereinbarung einem komplett neuen Arbeitsvertrag vorgezogen?
- Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag Vorlage: Enthaltene Inhalte und Aufbau
- Welche Vereinbarungen sind mit einer Ergänzung zum Arbeitsvertrag möglich?
- Was ist weiterhin zu beachten? Praxistipps für Unternehmen
Erklärung zur Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Beschäftigungsverhältnisse können sich im Laufe der Zeit verändern. Dies gilt ebenso für die individuelle Situation von Arbeitnehmenden oder die Rahmenbedingungen im Unternehmen. Kam oder kommt es zu solch einer Veränderung, müssen die neuen Arbeitsbedingungen schriftlich dokumentiert werden. Das Dokument wird von beiden Parteien unterzeichnet.
Ebenso wie der ursprüngliche Arbeitsvertrag untersteht eine solche Zusatzvereinbarung den geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Dazu ein einfaches Beispiel: Kündigungsfristen könnten sich durch ein Addendum neu regeln lassen, dürfen aber natürlich weiterhin nicht die gesetzlich festgelegten Mindestfristen unterschreiten.
Arbeitgebende, die eine Zusatzvereinbarung für den Arbeitsvertrag als Vorlage anpassen möchten, müssen dabei folglich die individuellen Arbeitsrechtsbestimmungen aus diesen Gesetzen konsequent beachten:
- BGB §§ 611 ff. BGB
- Nachweisgesetz (NachwG)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Kündigungsschutzgesetz (KSchG)
- Mutterschutzgesetz (MuSchG) sowie Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
Wann wird eine Zusatzvereinbarung einem komplett neuen Arbeitsvertrag vorgezogen?
Das ist stets individuell und gehört von den zuständigen HR-Mitarbeitenden daher auch individuell betrachtet. Sofern es sich lediglich um eine kleine Anpassung handelt, beispielsweise eine überschaubare Gehaltserhöhung, empfiehlt sich ein entsprechender Nachtrag im Arbeitsvertrag – sofern weitere Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses unverändert bestehen bleiben.
Den Arbeitsvertrag gänzlich neu aufzusetzen, ist bei eher größeren und umfangreichen Veränderungen mitunter angebracht. So zum Beispiel, wenn Mitarbeitende im Unternehmen fortan eine völlig andere Position einnehmen, mit der sich zugleich die Arbeitszeit, Verantwortungsbestimmungen und das Gehalt verändern.
Prinzipiell müssen Sie sich also eine einfache Frage stellen: Ist es zeitsparender die spezifische Formulierung für die Ergänzung zum Arbeitsvertrag auszuarbeiten, oder ist es effizienter den Arbeitsvertrag entsprechend der neuen Situation komplett neu aufzusetzen?
Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag Vorlage: Enthaltene Inhalte und Aufbau
Entscheiden Sie sich für das Addendum, sind diese Grundvoraussetzungen einzuhalten:
- beide Parteien müssen den Nachtrag im Arbeitsvertrag freiwillig unterzeichnen (und natürlich vorab kennen)
- die Ergänzung sollte aus Gründen der Transparenz und Rechtssicherheit immer schriftlich erfolgen
- Änderungen dürfen ebenso wie die vorherige Fassung vom Arbeitsvertrag nicht gegen geltendes Arbeitsrecht verstoßen
- bei einem Betriebsrat im Unternehmen sind ggf. Mitbestimmungsrechte vorab zu prüfen
Die Zusatzvereinbarung selbst kann formfrei erfolgen, sofern alle notwendigen Bestandteile und Inhalte darin enthalten sind. Ein möglicher Aufbau könnte demnach wie folgt aussehen:
- Überschrift: Klarstellung, dass das Dokument eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag ist
- Vertragsparteien: Benennung des Unternehmens und der arbeitnehmenden Person
- Änderungen: Punkte, die geändert werden, übersichtlich darstellen, inklusive einer präzisen Beschreibung der Veränderung und Neugestaltung
- Verweise: Vermerk darüber, dass nicht geänderte Bestandteile aus dem bisherigen Arbeitsvertrag unverändert weiter Gültigkeit haben
- Schlussbestimmungen: Angaben, zu welchem Datum die Zusatzvereinbarung wirksam wird, zur Geltungsdauer und etwaigen Kündigungsmöglichkeiten
Wenn Sie das Addendum digital erstellen, können Sie mit Factorial den gesamten Prozess effizient abwickeln: Die Software ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente mit den Daten aus der digitalen Personalakte zu erstellen, an Ihre Mitarbeitenden zu senden und elektronisch unterzeichnen zu lassen. Die Zusatzvereinbarung erlangt immer erst Gültigkeit, sobald sie beidseitig signiert wurde und das Datum der Wirksamkeit darin klar benannt ist.
Welche Vereinbarungen sind mit einer Ergänzung zum Arbeitsvertrag möglich?
Hinweis: Ein Arbeitsvertrag in der Urfassung kann auch mehrere Nachträge erhalten. Das ist manchmal sogar notwendig, wenn sich im Beschäftigungsverhältnis bereits einiges geändert hat und/oder der ursprüngliche Arbeitsvertrag sehr präzise formuliert war – was dann bei Veränderungen eine Anpassung erforderlich macht.
Die Möglichkeiten dieser nachträglichen Änderungen sind entsprechend weitreichend. Aus welchen Gründen nutzen Arbeitnehmende und Arbeitgebende einen Nachtrag also oft in der Praxis?
Gehaltsanpassungen
Anpassungen des Gehalts sind der häufigste Grund, da die weiteren Bestandteile des Arbeitsvertrags im Zuge von beispielsweise einer Gehaltserhöhung meistens sowieso bestehen bleiben. Auch etwaige erfolgsabhängige Bonuszahlungen oder andere separate Vergütungen lassen sich so flexibel verändern bzw. erstmals integrieren.
Regelungen zur Remote Work
Wie unter anderem das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft kürzlich in Form einer Meta-Studie zusammenfasste, wirkt sich das Homeoffice laut der Wissenschaft produktivitätssteigernd aus. Besonders im Zuge der Corona-Pandemie hat remote Work vermehrt Fahrt aufgenommen, auch wenn einige Arbeitgebende die Regelungen dazu mittlerweile wieder kassieren und verstärkter auf Präsenzpflicht setzen.
Die Zusatzvereinbarung für den Arbeitsvertrag eignet sich prinzipiell sehr gut, um das Homeoffice neu zu regeln. Das Addendum sollte dann präzise Informationen über die exakten Regelungen enthalten. Sind einige Präsenztage weiterhin erforderlich? Gibt es neue Benefits wie zum Beispiel eine anteilige Strom- oder Internetkostenübernahme durch Arbeitgebende?
Des Weiteren könnte das Addendum auch Pflichten benennen: Unter anderem dahingehend, wie Arbeitnehmende mit empfindlichen Unternehmenssystemen, Hardware und dem Backend in den eigenen Räumen zuhause umzugehen haben, um eine einwandfreie Datensicherheit zu gewährleisten.
Zusatzvereinbarungen für weitere Benefits
Weitere Benefits, die Arbeitnehmende beispielsweise erst nach einiger Zeit im Unternehmen erhalten, lassen sich ebenfalls über die Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag rechtssicher dokumentieren. Das könnten zum Beispiel überlassene Smartphones, Tablets, Laptops oder Dienstwagen sein. In jedem Fall muss der Gegenstand der Sache, also der Benefit, klar benannt werden – bei Fahrzeugen zum Beispiel inklusive Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Zustand und dem Modell.
Auch ist klar zu regeln, ob und wie stark die Nutzung durch Arbeitgebende eingeschränkt wird – beispielsweise ob Arbeitnehmende den Dienstwagen nutzen dürfen, um privat in den Urlaub zu reisen.
Unternehmen sollten zudem Regelungen treffen, unter welchen Bedingungen der gewährte Benefit entfällt. Beim Beispiel des Dienstwagens könnte das aus betrieblichen Gründen oder bei einem Verlust der Fahrerlaubnis geschehen. Sofern Arbeitnehmende ein Fahrtenbuch führen müssen, ist auch das in dem Nachtrag eindeutig inklusive der korrekten Form zu benennen.
Befristete Änderungen, auch in Bezug auf Arbeitszeiten
Sollten sich die Arbeitszeiten in gravierender Weise und dauerhaft verändern, ist meist eine Neufassung des Arbeitsvertrags empfehlenswert. Bei temporären und/oder geringfügigen Veränderungen ist eine Zusatzvereinbarung einfacher. Dazu könnte es kommen, wenn beispielsweise im Zuge eines spezifischen Projekts, das eine bestimmte Dauer hat, die Gleitzeit nicht mehr greift oder die Arbeitsstunden temporär abgesenkt oder angehoben werden.
Auch bei einer Veränderung der jeweils ausgeführten Schicht im Betrieb ist das Addendum eine Option. Ein Beispiel wäre hierfür, wenn ein Portier im Hotel, der bisher immer in der Nachtschicht arbeitete, nun in den Frühdienst wechselt. Bei Anpassungen zwischen Vollzeit und Teilzeit ist die Zusatzvereinbarung ebenfalls eine Möglichkeit.
Weitere Gründe, warum eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag vorgenommen werden könnte:
- Arbeitnehmende erhalten Zugriff auf sensible Daten, sodass eine umfassendere Schweigepflicht greift
- Regelungen zur Übernahme von Weiterbildungskosten
- Regelungen zu anfallenden Reisekosten und deren Übernahme
- private Nutzung von Unternehmenseigentum, beispielsweise dem Internetanschluss
- Anpassungen der Kündigungsfristen und Kündigungsgründe (innerhalb des gesetzlichen Rahmens)
Aufgrund der Vielfalt der Inhalte, die eine Zusatzvereinbarung umfassen kann, müssen Personaler*innen die aktuell geltenden Regelungen aus dem Arbeitsvertrag sowie eventuell bereits vorhandene Zusatzvereinbarungen konsequent im Blick behalten. Das digitale Dokumentenmanagement von Factorial unterstützt Sie dabei und sorgt für ganzheitlich effiziente Abläufe, schnellere Anpassungen und eine sichere Archivierung der jeweils neu verfassten bzw. angepassten Verträge.
Was ist weiterhin zu beachten? Praxistipps für Unternehmen
Einige Änderungen sind ausschließlich in Schriftform gültig, zum Beispiel solche mit Hinblick auf Befristungen. Generell empfiehlt es sich, das Addendum sowieso immer schriftlich zu verfassen. Nachträgliche nachteilige Veränderungen könnten aus Sicht von Arbeitnehmenden anfechtbar sein. Selbiges gilt, wenn die genutzte Sprache nicht ausreichend klar und präzise ist – auf vage Formulierungen ist, ebenso wie im Arbeitsvertrag, unbedingt zu verzichten.
Sofern Arbeitnehmende im Unternehmen unter bestimmte Betriebsvereinbarungen oder beispielsweise Tarifverträge fallen, ist ebenso zu prüfen, ob die jeweils anvisierten Änderungen überhaupt zulässig sind. Arbeitgebende und HR-Mitarbeitende, die sich unsicher sind, sollten daher gegebenenfalls vorab eine juristische Beratung in Anspruch nehmen. Das gilt umso mehr, sofern die Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag eher komplexe Punkte behandelt, wie zum Beispiel weitreichende Wettbewerbsverbote oder variable sowie erfolgsgebundene Vergütungsmodelle.
