Was ist der Bradford-Faktor und was sagt er über Ihr Unternehmen aus?

Sie haben das Gefühl, dass der Krankenstand in Ihrem Unternehmen immer mehr steigt und Kurzzeiterkrankungen an der Tagesordnung sind? Der Bradford-Faktor hilft Ihnen dabei, die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden zu berechnen und Handlungsbedarfe zu identifizieren.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Anwendung und Berechnung des Bradford-Faktors, die Vor- und Nachteile der Formel und Lösungen für ein effizientes Abwesenheitsmanagement.

Key Facts

1. Der Bradford-Faktor misst die Häufigkeit und Dauer von Fehlzeiten, wobei kurze, häufige Abwesenheiten stärker gewichtet werden.
2. Je höher der Bradford-Score, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Absentismus im Unternehmen.
3. Der Bradford-Faktor ist ein hilfreiches Instrument, um Abwesenheitsprobleme zu erkennen, sollte aber immer in Kombination mit Gesprächen und einer umfassenden Abwesenheitsstrategie genutzt werden, weil er keine Ursachen beleuchtet.

• Definition: Was ist der Bradford-Faktor?
• Bradford-Faktor berechnen – So geht’s
• Was bedeutet die Punktzahl?
• Aussagekraft der Bradford-Faktors
• Was ist die beste Lösung?
• Software zur Verwaltung von Fehlzeiten

Definition: Was ist der Bradford-Faktor?

Der Bradford-Faktor ist eine einfache mathematische Gleichung, mit der Unternehmen die Abwesenheitsquote ihrer Mitarbeitenden berechnen können. Mithilfe dieses Indikators können Unternehmen Absentismus unter den Angestellten aufdecken und nach Hinweisen und Gegenmaßnahmen für dessen Behebung suchen.

Unter Absentismus versteht man das häufige, oft eintägige Fehlen von Mitarbeitenden ohne direkt ersichtlichen Grund. Das Phänomen macht sich durch Kurzzeiterkrankungen, aber auch einer allgemein verringerten Arbeitsleistung bemerkbar, welche bis zur inneren Kündigung führen kann.

Solche kurzen, ungeplanten Abwesenheiten sind nicht nur störend, sondern wirken sich auch negativ auf die Arbeitsergebnisse im Team und letzten Endes die Produktivität im Unternehmen aus. Mithilfe des Bradford-Faktors können Personalabteilungen die Krankenstände überwachen, Trends erkennen und potenzielle Probleme im Keim ersticken, bevor sie aus dem Ruder laufen.

Absentismus

Absentismus ist meist ein Symptom von Unzufriedenheit, Stress, gesundheitlichen Problemen oder mangelnder Motivation und hat eine hohe Aussagekraft über die Unternehmenskultur und Führungskompetenz. Der Bradford Faktor, auch Bradford Score genannt, ist also ein wichtiges Indiz und Werkzeug für das Arbeitsklima und die Performance eines Unternehmens.

Das Gegenteil von Absentismus ist Präsentismus. Hierbei gehen Arbeitnehmende trotz Krankheit zur Arbeit, was mitunter ein Anzeichen für Überlastung und Personalmangel sein kann. Aktuelle Daten und Gründe von Präsentismus bildet eine TK-Studie zum Thema ab.

Generell gilt: Mit jeder Abwesenheit eines Mitarbeitenden erhöht sich sein Bradford-Faktor. Und je höher der Wert, desto größer sind in der Regel die Auswirkungen auf das Unternehmen bzw. der Handlungsbedarf aufseiten der Führungskräfte und dem Personalmanagement.

Die meisten Arbeitgebende legen Schwellenwerte fest, ab denen die Scores als problematisch angesehen werden sollten. Der Gedanke dahinter ist, dass dies die Mitarbeitenden möglicherweise davon abhält, unnötige Krankheitstage zu nehmen.

Wenn der Wert eines Beschäftigten im roten Bereich liegt, führt dies zu irgendeiner Form der Intervention, beispielsweise ein Mitarbeitergespräch und das Einholen von Feedback aus dem gesamten Team. Je nach Vorgeschichte und Verhalten des entsprechenden Mitarbeitenden kann dies untere Umständen auch zu einer mündlichen oder schriftlichen Abmahnung oder gar einer Entlassung führen.

Obwohl der Bradford-Faktor eine nützliche Methode zur Messung und zum Verständnis der Auswirkungen von Absentismus sein kann, sollte er nicht das einzige Instrument sein, auf das Sie sich als Unternehmen verlassen, da die Kennzahl für sich allein stehend nicht genügend Aussagekraft über den tatsächlichen Hintergrund der Missstände im Unternehmen hat.

Stattdessen sollten Sie den Faktor in eine umfassendere Strategie für das Abwesenheitsmanagement einbeziehen, die auch andere Aspekte wie laufende Gesundheitsprobleme oder Arbeitsunfähigkeit berücksichtigt.

Bradford-Faktor berechnen – So geht’s

Der Bradford-Faktor basiert auf der Häufigkeit und Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Es werden also die Zahl an Krankmeldungen der Zahl an Krankheitstagen innerhalb einer Abwesenheit gegenübergestellt. Sie berechnen die Punktzahl nach der folgenden Formel:

S x S x D = Bradford-Score

S steht für die Anzahl der „Spells“ oder Gelegenheiten für Absentismus innerhalb eines bestimmten Zeitraums, in der Regel 52 Wochen. Diese Zahl wird quadriert (mit sich selbst multipliziert).

D steht für die Gesamtzahl der Krankheitstage im gleichen Zeitraum (Gesamtzahl der Fehltage).

Hier ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Mitarbeiterin X hat im Januar eine Grippe und ist deshalb 7 Tage lang krank. Später im Jahr hat sie einen kleinen Unfall bei der Gartenarbeit zu Hause und ist weitere 4 Tage abwesend. In diesem Jahr hat sie keine weiteren ungeplanten Fehlzeiten.

Das bedeutet, dass Mitarbeiterin X 2 Abwesenheitsperioden von insgesamt 11 Tagen in diesem Zeitraum hatte. Die Berechnung des Bradford-Faktors lautete wie folgt:

(2 x 2) x 11 = 44

Das heißt, der Score von Mitarbeiterin X liegt bei 44.

Was bedeutet die Punktzahl?

Für den Bradford-Faktor gibt es keine spezifischen Benchmarks. Es ist Sache jeder Organisation, ihre eigenen Schwellenwerte festzulegen. Im Allgemeinen gilt jedoch: Je höher die Punktzahl, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Absentismus.

Viele Unternehmen orientieren sich an Abgrenzungen mit ungefähr diesen Triggerpunkten:

• 0-49: unauffällig; kein wirklicher Handlungsbedarf
• 50-149: grenzwertig; Einführung von Maßnahmen zur Prävention von Absentismus sinnvoll
• 150-800: Situation problematisch; dringende Optimierung notwendig

Um bei dem Beispiel von eben zu bleiben: 44 wäre im Allgemeinen ein niedriger Wert, der sicherlich kein Eingreifen rechtfertigen würde. Wenn jedoch ein anderer Mitarbeiter Y in diesem Jahr 9 Mal abwesend war, und zwar jedes Mal für nur einen Tag, dann hat dieser einen viel höheren Score:

(9 x 9) x 9 = 729

Obwohl beide Mitarbeitende in einem Jahr 9 Tage gefehlt haben, haben Sie aufgrund verschiedener Fehlzeiten unterschiedlich hohe Scores. An diesem Punkt sollte eingegriffen werden, um zu prüfen, ob es einen Grund für die häufige Abwesenheit von Mitarbeiter Y gibt.

Aussagekraft des Bradford-Faktors

Im Vergleich zum Krankenstand, einem Wert im Unternehmen, der die allgemeine Abwesenheitsrate anzeigt, hilft der Bradford-Faktor, explizit Teams oder Mitarbeitende mit häufigen Fehlzeiten zu identifizieren und gezielte Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Hinweis: Vermehrte und kurzzeitige Krankheitsfälle haben nicht selten mit dem Management und der Kommunikation im Betrieb zu tun. Führungskräfte, die einen hohen Score bei Ihren Mitarbeitenden berechnet haben, sollten unbedingt auch ihr eigenes Verhalten reflektieren und hinterfragen und natürlich ins Gespräch gehen.

Erfahren Sie, wie Sie richtig Feedback geben oder ein Führungskräfte-Coaching durchführen.

Vorteile des Bradford-Faktors

• Effizienz: Die Berechnung des Bradford-Faktors ist einfach und anhand der Scores lässt sich gut zur Überwachung von Abwesenheitsproblemen verwenden, sodass Sie bei Bedarf entsprechend reagieren können. Im Vergleich zur manuellen Überwachung wird Zeit gewonnen, die für Probleme mit hoher Priorität verwendet werden kann.
• Rechtzeitige Warnung: Die Formel macht auf objektive Probleme aufmerksam, die sonst unentdeckt bleiben könnten. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen nützlich sein, in denen die Ressourcen möglicherweise begrenzt sind.
• Geringere Abwesenheitszeiten: Die Mitarbeiter werden ermutigt, sich nur dann ungeplant freizunehmen, wenn es unbedingt notwendig ist. Denn sie sind sich bewusst, wie sich eine kurzfristige Abwesenheit langfristig negativ auf ihr Ergebnis auswirken kann.
• Fairness: Es handelt sich um eine objektive mathematische Gleichung, die jeden Mitarbeitenden gleich behandelt.

Nachteile des Bradford-Faktors

• Nicht ausreichend: Die alleinige Anwendung des Bradford-Faktors und dessen Interpretation sollte nicht das einzige Werkzeug zur Prävention von Absentismus sein. Abwesenheiten können sich stark auf die Produktivität auswirken, daher ist es wichtig, nicht an der falschen Stelle zu sparen und Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation einzuführen.
• Nicht spezifisch genug: Der Bradford-Faktor berücksichtigt nur die mathematische Natur der Fehlzeiten, nicht aber die zugrunde liegenden Probleme, die sie verursachen. Ein Mitarbeitender kann einen triftigen Grund für regelmäßige Fehlzeiten haben, z. B. eine chronische Erkrankung oder psychische Probleme. Es ist also extrem wichtig, dass Sie in einem solchen Fall das Problem ansprechen und Unterstützung anzubieten. Seien Sie proaktiv. Die entsprechende Person wird sich auch wertgeschätzt fühlen, wenn Sie sich die Zeit für ein Gespräch nehmen.
• Stressfaktor: Wenn Sie Ihre Schwellenwerte zu niedrig ansetzen, könnte dies für die Angestellten unangemessenen Stress bedeuten. Sie könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, bevor sie sich vollständig von einer Krankheit erholt haben, weil sie Angst vor den negativen Auswirkungen auf ihr Ergebnis haben und zu Präsentismus führen. Dies kann die langfristige Gesundheit, das Wohlbefinden und die Moral der Mitarbeitenden beeinträchtigen.
• Benachteiligung guter Angestellter: Wenn Sie einen Mitarbeitenden dafür bestrafen, dass er aus echten Gründen (z. B. für die Pflege von Familienangehörigen) eine Auszeit nimmt, könnte dies als Diskriminierung eingestuft werden und zu rechtlichen Schritten führen (Sie könnten gegen das Gleichbehandlungsgesetz verstoßen).
• Nicht fair genug: Nur weil Sie alle gleich behandeln, heißt das noch lange nicht, dass Sie auch alle gerecht behandeln. Sie müssen auch die medizinische Vorgeschichte, die Betreuungspflichten und die persönlichen Umstände berücksichtigen. Die Tatsache, dass der Bradford-Faktor alle gleich behandelt, ist an dieser Stelle eine Schwäche und keine Stärke.

Was ist die beste Lösung?

Der Bradford-Faktor kann zwar ein effizientes Mittel zur Identifikation von Absentismus sein, doch darf man nicht vergessen, dass es sich dabei nur um eine Formel handelt. Er berücksichtigt nicht die eigentlichen Gründe für die Abwesenheit von Mitarbeitenden und sollte daher nie als alleiniges Instrument verwendet werden.

Sie sollten Ihre Mitarbeitenden immer als Menschen und nicht als Zahlen behandeln. Anstatt Menschen für ihre Abwesenheit zu bestrafen, sollten Sie eine persönlichere Strategie für das Abwesenheitsmanagement verfolgen. Eine Strategie, die proaktive Maßnahmen, einschließlich einer umfassenden Abwesenheitspolitik, vorsieht. Sie sollten die Abwesenheitsdaten regelmäßig analysieren, damit Sie über alle Probleme informiert sind.

Ergreifen Sie bei Bedarf disziplinarische Maßnahmen und bieten Sie Unterstützung an, wann immer Sie können. Des Weiteren sollten Sie regelmäßig Gespräche über die Rückkehr an den Arbeitsplatz führen, um mögliche Probleme mit den Beschäftigten zu besprechen. Dies wird dazu beitragen, eine Kultur zu schaffen, in der gerne zur Arbeit gegangen wird. Zudem werden dadurch die Arbeitsmoral und die Gesamtleistung verbessert.

Software zur Verwaltung von Fehlzeiten

Ungeplante Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen lassen sich am besten mit einer zuverlässigen Software zur Verwaltung von Fehlzeiten tracken. Mit Factorial HR erhalten Sie Zugang zu zuverlässigen Daten, mit denen Sie potenzielle Abwesenheitstrends erkennen können (auch die Lohnabrechnung wird dadurch effizienter).

Sie können Abwesenheiten in einem Kalender (nach Abwesenheitsart) oder einer Vorlage verfolgen und Wiederholungstäter*innen identifizieren. Sie können auch Ihre Wiedereingliederungsgespräche über die Software verwalten, was den Prozess vereinfacht und Fehler minimiert.

So können Sie die tatsächlichen Kosten der Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen berechnen und reduzieren. Die Software hilft Ihnen außerdem, über alle Mitarbeitende auf dem Laufenden zu bleiben, gemeinsame Performance-Ziele zu setzen und regelmäßiges (anonymes) Feedback einzuholen.

Factorial bietet ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität und Unabhängigkeit. Mit zentralisierten Daten und Auswertungen können Sie passgenaue Insights formulieren und sich mehr Zeit für Ihre Mitarbeitenden anstatt der Verwaltung von Daten nehmen. Klingt nach genau der Lösung, die Sie schon lange suchen? Starten Sie jetzt kostenfrei mit Ihrem individuellen Plan!