Was versteht man unter HRIS?

Was ist ein HRIS und wie kann es Ihrem Unternehmen helfen?

Ein Human Resources Information System (HRIS) ist die am häufigsten verwendete Software im Personalwesen. Tatsächlich wächst der globale HR-Tech-Markt stetig und steigt von 30,8 Milliarden US-Dollar im Jahr 2019 auf voraussichtlich 33,04 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024.

Wenn Sie die Vorteile einer cloudbasierten Lösung für die Verwaltung Ihrer HR-Workflows und -Prozesse noch nicht erkannt haben, sind Sie hier genau richtig.

Was genau ist HRIS? Welche Vorteile bietet ein cloudbasiertes HRIS und was sind die besten Personalinformationssysteme (PIS) auf dem Markt? In diesem Artikel finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen.

Key Facts

1. Ein HRIS ist ein Personalinformationssystem, welches HR-Prozesse vereinfacht und an einem zentralen Ort vereint.
2. HRIS Software macht Personalverwaltung schneller und präziser und ermöglicht das Tracken aller Mitarbeiterzyklen, ohne dabei mit Bürokratie und Unterlagen konfrontiert zu sein.
3. Es gibt verschiedenen HRIS-Systeme mit Lösungen für unterschiedliche Anforderungen. Wählen Sie ein Tool, das zu Ihren Bedürfnissen passt.

• Was ist HRIS?
• HRIS-Funktionen: Was leistet ein HRIS?
• Vorteile von HRIS
• Wer profitiert von einer HRIS?
• Cloudbasiert vs. On-premise
• Arten von HRIS-Systemen: Beispiele
• Beste HRIS-Systeme
• HRIS-Einführung in 6 Schritten

Was ist HRIS?

Beginnen wir mit den Grundlagen: Was ist HRIS und wofür steht diese Abkürzung?

Ein HRIS-System (Human Resource Management Information System) ist eine Personalverwaltungssoftware, die dazu dient, Daten auf jeder Ebene des Lebenszyklus eines Mitarbeitenden zu erfassen, zu speichern, zu pflegen, zu verwalten und zu verarbeiten.

Von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen (Offboarding) sind alle Personalprozesse in einer Lösung vereint.

Darüber hinaus erleichtert sie die exakte Führung von Aufzeichnungen, das Einhalten von Vorschriften sowie die Berichterstattung.

Vereinfacht ausgedrückt umfassen HRIS-Systeme alle grundlegenden Funktionen, die Sie für ein umfassendes Human Resources Management (HRM), auch bekannt als Human Capital Management, benötigen.

Dazu gehören u. a. Dateneingabe, Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Weiterbildung und Training sowie die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren.

HR-Lösungen, wie z. B. ein HRIS, bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Der größte Vorzug besteht darin, dass eine solche Software es Ihnen ermöglicht, mit dem digitalen Wandel im Personalwesen Schritt zu halten und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Auf diese Weise können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, wodurch Ihr Unternehmen auf lange Sicht die Geschäftsziele einhalten kann.

HRIS vs. HCM vs. HRMS – Worin liegt der Unterschied?

Im Allgemeinen können die Begriffe Human Resources Information System (HRIS), Human Resources Management System (HRMS) und Human Capital Management (HCM) synonym verwendet werden. Es gibt jedoch einige feine Unterschiede zwischen den Begriffen, die Sie kennen sollten.

HRIS: Wird für die Verwaltung administrativer Mitarbeiterdaten verwendet. Ein HRIS-System kann zur Verwaltung von Prozessen wie Talentakquise, Rekrutierung und laufender Verwaltung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten eingesetzt werden.

HRMS: Ein Personalmanagementsystem (PMS) ist ähnlich wie ein HRIS, umfasst aber häufig erweiterte Funktionen für Prozesse, wie zum Beispiel die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

HCM: eine Reihe von Verfahren im Zusammenhang mit der Verwaltung von Personalressourcen. Diese Verfahren konzentrieren sich auf den Bedarf an spezifischen Kompetenzen auf organisatorischer Ebene und werden in drei Kategorien implementiert: Personalbeschaffung, Personalverwaltung und Personaloptimierung.

HRIS-Funktionen: Was leistet ein HRIS?

Die Bandbreite der Prozesse, die Sie mit einem Personalinformationssystem verwalten können, hängt von der Softwarelösung ab, die Sie einsetzen.

Einige Systeme decken nur grundlegende Arbeitsabläufe ab, während andere Lösungen eine ganze Reihe von HR-Prozessen bieten.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Kernfunktionen der besten HRIS-Systeme:

Personalverwaltung und Mitarbeiterentwicklung:

• Mitarbeiterdatenbank
• Verwaltung von Personaldaten und Mitarbeiterakten
• Automatisiertes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
• Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem (EDMS)
• Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende
• Lernen und Entwicklung
• Leistungsmanagement
• Zentraler Speicher für Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Personalgewinnung und Bewerbermanagement

• Plattform für Recruiting und Talent Acquisition
• Bewerbermanagement und Recruiting
• System zur Verfolgung von Bewerbenden
• Personalplanung (Workforce Planning)

Zeiterfassung und Entgeltabrechnung

• Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Mitarbeiter-Clock-In-System
• Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen

Analyse, Reporting und IT-Infrastruktur

• Software für Berichte und vorausschauende Analysen
• Personalanalyse
• Cloudbasierte HR und SaaS-Anwendungen
• HRIS-Demo
• Software-Tools für die Kostenverwaltung
• Protokollierung und Reporting

Vorteile von HRIS

Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile eines cloudbasierten HRIS. Welche Probleme löst ein HRIS?

Zentrale und automatisierte Datenführung

Ein HRIS-Portal sorgt dafür, dass Ihre Aufzeichnungen so organisiert sind, dass Sie bei Bedarf jederzeit Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten haben.

Anstatt sich auf Papierunterlagen und sperrige Aktenschränke zu verlassen, können Sie eine leicht durchsuchbare Datenbank erstellen, auf die Ihre Personalverantwortlichen in Sekundenschnelle zugreifen können.

Einhalten von Vorschriften

Die Pflege exakter Mitarbeiterdaten hilft Ihnen ebenfalls, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Dazu gehören Kontaktinformationen für den Fall von Unfällen, Steueridentifikationsdaten und Datenschutzbestimmungen.

Neue gesetzliche Regelungen werden automatisch vom System aktualisiert.

Weniger Aufwand – mehr Effizienz

HR ist eine der verwaltungsintensivsten Abteilungen jedes Unternehmens. Die Zentralisierung all Ihrer Personaldaten durch ein HRIS-Programm gewährleistet nicht nur Genauigkeit, sondern strafft auch Ihre Prozesse und spart Zeit, sodass Sie effizienter und nicht härter arbeiten.

So haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, z. B. auf die Strategie und das Erreichen Ihrer Unternehmensziele.

Hoher Sicherheitsfaktor

Im Umgang mit Personalakten handelt es sich um die Administration besonders wertvoller und sensibler Informationen. Seriöse HRIS-Anbieter stellen sicher, dass sämtliche personelle und unternehmensinterne Informationen verschlüsselt und durch Firewalls geschützt sind.

Hoch entwickelte Sicherheitsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsupdates sorgen für zusätzlichen Schutz. Ein weiterer Risikofaktor bei Personalinformationssystemen ist der Zugang und die Einsicht sensibler Daten von jeglichen Mitarbeitenden des Unternehmens. Das Implementieren strenger Zugriffskontrollen sowie Mehrfaktorauthentifizierung sorgen ebenfalls für mehr Sicherheit.

Self-Service HR

Wenn Sie eine Lösung implementieren, die ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende enthält, können diese Antworten auf grundlegende Fragen finden, ohne Ihr HR-Team zu belästigen. So können sie beispielsweise ihre eigenen Kontaktinformationen mit einem Mausklick aktualisieren.

Dies entlastet nicht nur Ihre Personalabteilung, sondern trägt auch dazu bei, dass Sie Ihren Beschäftigten ein gutes und transparentes Arbeitsumfeld bieten können.

Wer profitiert von einer HRIS?

HR-Abteilung

An erster Stelle wird der Arbeits- und Zeitaufwand von Personaler*innen durch die Implementierung einer Personalmanagementsoftware erheblich reduziert. Daten sind zentral und vor allem übersichtlich zusammengefasst und lassen sich leicht auswerten und analysieren. Recruiting- und Onboardingprozesse laufen intuitiver und geregelter ab und lassen sich besser verwalten.

Personen in Leitungsfunktionen

Verantwortungen der Mitarbeiterführung sind für Vorgesetzte schneller und einfacher zu erledigen: Mit wenigen Klicks können diese Abwesenheitsanträge genehmigen sowie die Performance ihres Teams einsehen. Die Überwachung von Arbeitszeiten, das Einhalten von KPIs oder das Unterzeichnen wichtiger Dokumente – alles ist an einem Ort und bei cloudbasierten HRIS von überall aus zugreifbar.

Mitarbeitende

Auch alle anderen Mitarbeitenden wird der Alltag erleichtert: Arbeitszeiterfassung und das Bearbeiten persönlicher Informationen ist ohne Aufwand möglich. Neue Angestellte haben es leichter, die Organisation und Struktur des Unternehmens zu durchschauen, da sie beispielsweise Organigramme einsehen können und Kontaktdaten ihrer Ansprechpartner finden.

Cloudbasiert vs. On-premise

Die meisten modernen Human Resources Information Systems sind cloudbasiert. Das bedeutet, dass sie über das Internet gehostet werden und von überall aus zugänglich sind.

Gleichzeitig sind sie dadurch anfälliger für Cyberangriffe – im Gegensatz zu On-premise HRIS-Software, über unternehmensinterne Server läuft. Die Implementierung und insbesondere das Warten und Updaten muss allerdings manuell durchgeführt werden und ist im Endeffekt in der Regel zeit- und kostenaufwändiger.

Arten von HRIS-Systemen: Beispiele

Wir haben bereits einige der gängigsten Funktionen eines HRIS aufgeführt. Schauen wir uns nun einige dieser Funktionen in der Praxis an, damit Sie verstehen, wie diese funktionieren und welchen Nutzen sie daraus ziehen können.

Hier sind einige Beispiele für HRIS-Systeme:

HRIS Payroll System

Ein HRIS-Gehaltsabrechnungssystem dient zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen.

Es macht Ihnen möglich, die Payroll- und Leistungsdaten für jeden Mitarbeitenden zu erfassen und zu speichern, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnungen jeden Monat reibungslos und in Übereinstimmung mit den Zeit- und Anwesenheitsdaten verarbeitet werden.

Zeiterfassung

Ein weiteres Modell ist eine Software zur Erfassung von Zeit- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeitenden, in der Regel über ein Zeiterfassungssystem.

So können Sie nachverfolgen, wie viele Stunden jeder Mitarbeitende in jedem Lohnzeitraum gearbeitet hat, damit Sie diesem den richtigen Betrag zahlen können. Das kann besonders nützlich sein, wenn Ihre Mitarbeitenden im Schichtbetrieb arbeiten.

Applicant Tracking System (ATS)

Eine ATS-Software erleichtert die Verwaltung aller Ihrer Einstellungsverfahren. Mit einem ATS können Sie Bewerberdaten verfolgen, Lebensläufe bearbeiten und offene Stellen mit geeigneten Bewerbenden aus Ihrem Talent Pool abgleichen.

Einarbeitung

Software für das Onboarding von HR-Mitarbeitenden verbessert die Erfahrung sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende.

Mit spezialisierten Tools wie automatisierten Workflows, zentraler Ablage und leicht zugänglichen Schulungsmaterialien begrenzt die Onboarding-Software die Kosten und maximiert die Effizienz.

Personalberichterstattung und -analyse

Viele der umfassenderen HRIS-Lösungen verfügen zudem über Funktionen für die Personalberichterstattung und -analyse. So können Sie beispielsweise automatisierte HR-Berichte zu verschiedenen Themen wie Mitarbeiterfluktuation, Abwesenheit, Leistung und mehr erstellen.

Dies verschafft Ihnen zusätzliche Einblicke, sodass Sie fundierte strategische Entscheidungen treffen können.

Beste HRIS-Systeme

Wenn es darum geht, die besten HRIS-Systeme zu finden, kommt es in der Regel auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und Erwartungen an.

Die Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Funktionen Sie von einer HRIS-Lösung benötigen. Welche Prozesse wollen Sie verwalten? Wie hoch ist Ihr Budget? Sind Sie in der Lage, in eine HRMS-Software zu investieren?

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine Lösung wählen, die sich in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt. Die HRIS-Lösung von Factorial beispielsweise umfasst eine Bandbreite von Funktionen zur Verwaltung einer Reihe von HR-Prozessen.

Wir haben im HR Software Vergleich für Sie einmal die vier bekanntesten HRIS Tools untersucht.

Das bietet Factorial:

• Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden, verbessern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen und reduzieren Sie Fehlzeiten mit der Zeiterfassungssoftware von Factorial.
• Verwalten Sie Ihre Auswahlprozesse und gewinnen Sie mehr Bewerbende durch ein anpassbares und zentralisiertes Stellenportal.
• Erstellen Sie individuelle Berichte auf der Grundlage Ihrer Unternehmensdaten und treffen Sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Ihre Beschäftigten und Ihr Unternehmen.
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden einen individuellen Bereich in Ihrem HRIS-Portal, in dem sie alle persönlichen Informationen, Dokumente, Urlaube und andere Funktionen verwalten können.

HRIS-Einführung in 6 Schritten

Lassen Sie uns abschließend einen kurzen Leitfaden für die schrittweise Einführung eines Personalinformationssystems in Ihrem Unternehmen betrachten.

Bedarf definieren und Recherche durchführen

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Bedürfnisse zu definieren.

Welche Anforderungen haben Sie an ein HRIS? Welche Funktionen würden Ihrem Team helfen, effizienter zu arbeiten? Wie hoch ist Ihr Budget?

Sobald Sie alle Fragen für sich beantwortet haben, können Sie mit der Suche nach der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen beginnen.

Erstellen Sie einen Lenkungsausschuss

Der nächste Schritt ist die Kreation eines Lenkungsausschusses für die Implementierung. Das ist ein Team, welches die Umsetzung und Einführung der von Ihnen gewählten Lösung überwachen wird.

Das Team sollte aus Ihrer Personalleitung oder -managements, einem bzw. einer internen Projektmanager*in sowie einer leitenden Vertretung des von Ihnen gewählten HRIS-Anbieters bestehen.

Die Bildung eines Teams wird Ihnen dabei helfen, Ihren Implementierungsfahrplan so effektiv wie möglich zu gestalten, damit alles reibungslos abläuft.

Definieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe

Der nächste Schritt ist die Definition Ihrer bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe.

Wie kann das von Ihnen gewählte Personalinformationssystem in Ihre derzeitige Arbeitsweise integriert werden?

Welche funktionalen und technischen Anforderungen haben Sie an die HRIS-Infrastruktur, das System und die Sicherheit?

Müssen Sie Ihre Lösung mit anderen bestehenden Systemen integrieren?

Testen Sie Ihre HRIS-Lösung

Sobald alles eingerichtet ist, müssen Sie Ihr Personalinformationssystem testen, um mögliche Fehler zu erkennen. Dies geschieht am besten, indem Sie ein Testteam zusammenstellen, das Probleme identifiziert und Feedback für mögliche Verbesserungen gibt.

Schulung und Kommunikation

Bevor Sie Ihr HRIS einführen, müssen Sie allen relevanten Führungskräften eine HRIS-Schulung anbieten, damit diese verstehen, wie die verschiedenen Anwendungen in Ihrem System funktionieren. Werden Sie Ihre Mitarbeitenden intern schulen oder werden Sie dies extern vergeben?

Außerdem müssen Sie einen Kommunikationsplan erstellen und unterstützende Dokumente wie ein Schulungshandbuch oder eine Seite mit häufig gestellten Fragen entwerfen.

Starten Sie Ihre HRIS-Lösung

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre HRIS-Lösung offiziell einführen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden verstehen, worum es sich handelt, wie es funktioniert und wie es ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Wenn Sie sich für eine Lösung mit einem Selbstbedienungsportal entscheiden, erstellen Sie ein Benutzerhandbuch und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese in der Lage sind, das Portal richtig zu bedienen.

Und das Wichtigste: Sammeln Sie das Feedback Ihrer Angestellten und aktualisieren Sie Ihr Schulungshandbuch entsprechend. Konstante, präzise Kommunikation ist hier der Schlüssel.

Wir hoffen, dass dieser Beitrag die Frage „Was ist HRIS?“ beantwortet und Ihnen gezeigt hat, wie die richtige Software Ihrem Unternehmen helfen kann, effektiv und effizient zu wachsen und sich zu entwickeln.