Mitarbeitende zu rekrutieren, ist eine wichtige Aufgabe in der Personalabteilung. Dabei muss die Rekrutierungsstrategie an die gesuchten Zielgruppen angepasst werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie der typische Ablauf der Personalsuche aussieht sowie gängige und im Trend liegende Methoden, um Personal analog und digital zu rekrutieren.
Key Facts
- Die Personalbeschaffung ist eine der zentralen Aufgaben der Personalabteilung.
- Zunächst ist es essenziell, den Bedarf sowie die geeigneten Kanäle zu identifizieren, die für die gewünschten Zielkräfte notwendig sind.
- Insbesondere Social Media liegt bei der Rekrutierung vor allem von jüngeren Beschäftigten im Trend. Aber auch analoge Methoden — vor allem Mund-zu-Mund-Propaganda sowie die gezielte Suche mithilfe von Headhuntern und Zeitarbeitsfirmen — können hier zielführend sein.
- Was versteht man unter Personalsuche?
- Typischer Ablauf der Personalsuche
- Trends und Tipps beim Recruiting: Kanäle und Strategien
Was versteht man unter Personalsuche?
Die Personalsuche ist eine der Kernaufgaben der HR-Abteilung in einem Unternehmen. Dabei geht es darum, auf gezielt ausgewählten und zur Zielgruppe passenden Kanälen — also über die richtige Recruiting-Strategie — geeignetes Personal für eine bestimmte Stelle im Unternehmen zu finden.
Die Personalbeschaffung ist ein sehr komplexer Prozess. Es geht hierbei nicht bloß um das einfache Schalten einer Stellenanzeige — diese Zeiten sind längst vorbei, vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels, des damit einhergehenden „War for Talents“, der sozialen Medien sowie des sich wandelnden Verständnisses von Arbeit in den jüngeren Generationen.
Diese Kernaufgaben verzahnen und bedingen einander. Das bedeutet, dass die Personalstrategie beispielsweise die Art und die Zielgruppe bei der Mitarbeitersuche bestimmt und somit direkten Einfluss darauf hat, welche Kanäle genutzt werden, wie die Ansprache erfolgt und welche Qualifikationen im Fokus stehen.
Typischer Ablauf der Personalsuche
Der Ablauf der Personalgewinnung folgt normalerweise einem ähnlichen Ablauf. Schauen wir uns die verschiedenen Schritte etwas genauer an.
1. Ausgangslage analysieren/Bedarf identifizieren
Grundsätzlich bestimmt zunächst die Personalstrategie, die beispielsweise von der strategischen Ausrichtung, der Auftragslage und anderen Faktoren abhängt, wie viel Personal wann benötigt wird. Möchte das Unternehmen beispielsweise ins Ausland expandieren, erfordert dies sicherlich eine andere Herangehensweise in der Personalsuche, als wenn lediglich eine frei gewordene Stelle besetzt werden muss, weil beispielsweise Mitarbeiter X aus der Marketingabteilung in Rente gegangen ist.
Diese Ausgangslage bestimmt dann die konkrete Form der Personalrekrutierung.
2. Anforderungsprofil erstellen
Ist klar, wofür und in welchem Ausmaß Personalbedarf besteht – etwa für frei gewordene Stellen – werden für diese Positionen Anforderungsprofile erstellt, um geeignete Arbeitskräfte zu finden.
Bei einem Anforderungsprofil handelt es sich um eine detaillierte Beschreibung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen, die Kandidat*innen für die jeweilige Position mitbringen sollten. Solche Profile dienen im weitere Schritt als Grundlage für die Erstellung der Stellenanzeige und die Auswahl geeigneter Bewerber*innen für die Bewerbungsgespräche.
3. Recruiting-Strategie auswählen
Ausgehend vom Anforderungsprofil werden im nächsten Schritt die geeigneten Kanäle für die Platzierung der Stellenanzeigen bestimmt. Wird beispielsweise jemand für die IT gesucht, kann es sinnvoll sein, die Anzeige auf LinkedIn oder in den sozialen Medien zu posten. Werden hingegen eher erfahrene und ältere Mitarbeiter*innen für den Posten gesucht, kann eine Publikation der Anzeige in einer Zeitung durchaus sinnvoll sein.
4. Bewerbungseingang und Sichtung der Bewerbungen
Die eingegangenen Bewerbungen werden gesichtet, geeignete Bewerber*innen ausgewählt und in einem weiteren Schritt zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen.
💡 Insbesondere in dieser Phase kann das Bewerbermanagement-Tool von Factorial HR-Software unterstützen. Beispielsweise erleichtert sie das Filtern von Bewerbungen durch KI-gestützte Filter, um geeignete Kandidat*innen zu finden. Benötigen Sie beispielsweise für die freie Stelle jemanden, der unbedingt zusätzlich zu Deutsch noch zwei andere Sprachen spricht, können Sie dieses Kriterium gezielt filtern.
5. Bewerbungsgespräche und Einstellung
Nachdem die vielversprechendsten Kandidat*innen ausgewählt wurden, geht es an die Gespräche. Hier können je nach Betrieb unterschiedliche Beschäftigte teilnehmen.
Meistens ist es jedoch jemand aus der HR-Abteilung, möglicherweise eine Führungskraft oder in kleineren Unternehmen sogar die Vorgesetzten und möglicherweise noch eine Person aus der konkreten Abteilung, in der die Stelle besetzt werden soll.
Haben alle Beteiligten eine*n geeignete*n Kandidat*in ausgewählt und diese*r nimmt den Job an, kann es an die Vertragsvorbereitungen und den Einstellungsprozess gehen.
Tipp: Auch hier kann HR-Software unterstützen, beispielsweise beim E-Signing von Dokumenten. Außerdem sorgt sie dafür, dass alle Dokumente zentral an einem Ort sind. Zudem können mit der Software automatische Absagen an die Kandidat*innen, die es nicht geschafft haben, versandt werden.
Bei Vorstellungsgesprächen, die online stattfinden, sollten Sie allerdings beachten, dass der „persönliche“ Aspekt von Bewerber*innen möglicherweise nicht so stark zur Geltung kommt wie bei analogen Gesprächen. Eine Studie fand jüngst heraus, dass digitale Bewerber*innen trotz gleicher Leistung bei Online-Verfahren negativer bewertet werden als diejenigen, die analog interviewt wurden.
6. Onboarding-Prozess und Evaluierung
Schließlich müssen die neuen Mitarbeitenden ins Unternehmen eingearbeitet werden. Der Onboarding-Prozess ist essenziell, damit sich Beschäftigte gut im Betrieb einfinden und wohlfühlen. Läuft hier etwas schief, kann die Mitarbeiterbindung darunter leiden, und die Beschäftigten suchen sich schnell wieder einen anderen Job. Auch hier kann Factorial Sie unterstützen: Mit Factorial können Sie Ihren gesamten Onboarding-Prozess online gestalten.
Zum Schluss: Evaluieren Sie Ihre Rekrutierungsstrategien regelmäßig.
Trends und Tipps beim Recruiting: Kanäle und Strategien
Wo am besten Personal finden?
Die typischen und gängigen Kanäle lassen sich in analoge und digitale unterteilen.
Zu den analogen gehören:
- Inserieren in Zeitungen (z. B. Die Zeit)
- Interne Ausschreibungen, z. B. am schwarzen Brett
- Karrieremessen, bei denen Sie direkt in Kontakt mit potenziellen Interessierten kommen können
- Mund-zu-Mund-Propaganda
Digitale Wege:
- Ganz klar: Social Media wird in der Rekrutierung von Personal immer wichtiger. Eine Studie der Universität Bamberg zeigte, dass insbesondere die jüngere Generation es zu beinahe 80 Prozent positiv bewertet, wenn Betriebe über Social Media rekrutieren.
- Karriereseiten auf der Unternehmenswebsite: auch die können Sie ganz einfach mit Factorial erstellen; aktuelle Stellenangebote können Sie hier ganz einfach veröffentlichen
- Inserate bei der Bundesagentur für Arbeit
Strategien, die sowohl analog als auch digital sein können:
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende
- Interne Ausschreibungen können auch digital erfolgen, beispielsweise auf internen Websites oder Plattformen des Unternehmens.
- Headhunter suchen gezielt über ihre Kanäle nach geeigneten Fachkräften für Sie
- Zeitarbeitsfirmen rekrutieren mit speziellem Know-how Personal für Sie
Mitarbeitende rekrutieren: Ausland
Wenn es darum geht, Beschäftigte im Ausland zu rekrutieren, braucht es unter Umständen andere Kanäle. Die gängigen Jobbörsen können auch hier zielführend sein. Darüber hinaus kann die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit unterstützen. Diese hilft bei der gezielten Suche im Ausland. Ebenso bietet das Europäische Portal zur beruflichen Mobilität des European Employment Services (EURES) eine Möglichkeit, Unternehmen mit Bewerber*innen im Ausland zu verbinden.
Auch spezielle Jobmessen mit internationaler Ausrichtung oder direkt im Ausland können eine wertvolle Plattform zur Rekrutierung bieten.
