Der Erfolg Ihres Unternehmens liegt auf den symbolischen Schultern Ihrer Mitarbeitenden: Damit das so bleibt, brauchen insbesondere Unternehmen in umkämpften und Wachstumsbranchen konsequent neue Fachkräfte. Doch genau diese in Anbetracht des omnipräsenten Fachkräftemangels zu finden und anschließend vom eigenen Unternehmen zu überzeugen, ist an und für sich bereits eine Herausforderung. Vor allem ist es aber auch mit Kosten, den Cost per Hire, verbunden.
Hier möchten wir Ihnen aufzeigen, wie HR-Mitarbeitende die Cost per Hire berechnen, warum die Berechnung kein einmaliger, sondern ein wiederkehrender Vorgang sein sollte und wie Sie Ihre Recruiting-Kosten nachhaltig optimieren.
Key Facts
- Die Cost per Hire gibt an, wie viel der Einstellungsprozess eines neuen Mitarbeitenden ein Unternehmen kostet.
- Innerhalb eines Unternehmens wird die Cost per Hire nicht mitarbeiterübergreifend identisch sein. Führungskräfte verursachen im Regelfall beispielsweise höhere Kosten.
- Die Summe aller einzelnen Cost per Hire ergibt auf das Jahr betrachtet das Recruiting-Budget: Optimierungspotenziale bestehen sowohl bei den einzelnen als auch Gesamtkosten.
- Was sagt die Cost per Hire (CPH) aus?
- So wird die Cost per Hire berechnet
- Interne und externe Kosten im Recruiting-Prozess
- Abweichungen und Skalierungs- sowie Synergieeffekte in der Personalbeschaffung
- Wie lässt sich die Cost per Hire optimieren?
Was sagt die Cost per Hire (CPH) aus?
Die Definition von „Cost per Hire“ ergibt sich bereits aus der Übersetzung ins Deutsche: Kosten pro Neueinstellung. Wichtig ist hierbei, dass damit der gesamte Recruiting-Prozess mitsamt allen einzelnen Kostenpositionen gemeint ist – von der Ausschreibung über die Sondierung der Bewerbungen bis hin zu der Zeit, die HR-Mitarbeitende für Vorstellungsgespräche aufwenden.
Unternehmen sollten ihre eigenen Kosten aus offensichtlichem Grund immer im Blick behalten, wobei das nicht nur für große Investitionen wie Produkteinführungen oder neue Produktionsstraßen gilt. Selbst die vermeintlich „kleinen“ Kosten können sich aufaddieren und steigern sich speziell in mittleren und großen Unternehmen exponentiell, sofern die nötige Optimierung dieser ausbleibt.
Die Cost per Hire ist eine dieser zunächst vermeintlich kleineren Kostenpositionen: In Deutschland betrug sie laut dem Institute for Labor Economics im Jahr 2013 rund 4.700 Euro (durchschnittlicher CPH pro Neueinstellung). Seither führte das Forschungsinstitut zwar keine neuen Erhebungen für Deutschland mehr durch, es ist aber davon auszugehen, dass die Summe mittlerweile deutlich angestiegen ist.
… und warum ermittelt man die CPH?
Damit Sie Ihre Kosten für die Personalbeschaffung optimieren können, müssen Sie zunächst wissen, an welcher Stelle diese genau in welcher Form entstehen. Die Berechnung der CPH ist daher in den meisten Unternehmen kein einmaliger Vorgang. Stattdessen wird die Kennzahl regelmäßig ermittelt, zwischen mehreren Jahren und mitunter auch mit den Kennzahlen der Wettbewerber verglichen, sofern diese verfügbar sind.
Nach der Berechnung der Kennzahl erhalten Sie also schon einige Möglichkeiten:
- Sie können die CPH zwischen mehreren Jahren verglichen, um die Entwicklung der Recruiting-Kosten nachzuvollziehen.
- Sie können ermitteln, wie groß die Unterschiede je nach Abteilung oder Personalebene sind.
- Sie können Maßnahmen ergreifen, die die CPH senken und den Erfolg dieser Maßnahmen später prüfen.
Gut zu wissen: Die individuelle Berechnung der CPH ist auch notwendig, um überhaupt das für das Jahr verfügbare Recruiting-Budget festzulegen.
So wird die Cost per Hire berechnet
Nun geht es an die Berechnung. Vorab sollte nicht unerwähnt bleiben, dass die Formel für die Berechnung der CPH zwar immer identisch ist, sich die Variablen aber zwischen Unternehmen unterscheiden können. Dies setzt daher immer eine maßgeschneiderte Anpassung gegenüber Ihren Bewerbungs- und Recruiting-Prozessen voraus.
Die Formel für die Berechnung der CPH baut sich wie folgt auf:
(Interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen = Cost per Hire in Euro
Hier kommen wir nun zu den erwähnten Variablen, in Form der internen oder externen Kosten. Diese können zwischen Unternehmen in unterschiedlichem Ausmaß anfallen. Auch gibt es keine in Stein gemeißelte Regel, dass eine der beiden Variablen immer höher als die andere sein muss.
Interne und externe Kosten im Recruiting-Prozess
Lassen Sie uns dazu einen Blick auf die möglichen internen Kosten werfen:
- Investierte Arbeitszeit der HR-Mitarbeitenden
- Auslagen für Bewerbende, beispielsweise Anfahrtskosten
- Evtl. Prämien, falls eine Vermittlung durch Bestandsmitarbeitende stattfand
- Kosten für eine rechtliche Beratung, beispielsweise zu Themen wie Datenschutz und Gleichberechtigung
Und natürlich: Wenn Sie dafür eine Software wie Factorial nutzen, sind auch dies Kosten, die zu berücksichtigen sind. Mit unserer All-in-One-Lösung verstehen wir es aber als unsere Aufgabe, diese Kosten für Sie gleich mehrfach wieder einzuspielen. So zum Beispiel durch Effizienzgewinne in der Kommunikation mit Bewerber*innen, optimierte und automatisierte Workflows, ganzheitliche Bewerber*innen-Trackings und einem effizienten Dokumentenmanagement.
Jetzt müssen Sie aber noch die externen Kosten berücksichtigen. Diese schwanken traditionell etwas stärker, was folgende mögliche externe Kostenstellen verdeutlichen:
- Kosten für Karriere- und Personalmessen
- Vergütungen für externe Personalagenturen und/oder Headhunter
- Gebühren, die für die Schaltung von Offline- oder Online-Anzeigen anfallen
- Honorare, die Sie für externe Assessment-Center oder vergleichbare Überprüfungen ausgeben
Denken Sie kurz an die Formel am Anfang dieses Absatzes zurück. Eine Beispielrechnung für ein mittelständisches Unternehmen könnte folglich so aussehen:
- Interne Kosten fielen 10.000 Euro an.
- Externe Kosten bezifferten sich auf 8.000 Euro.
- Sie suchten und gewannen 2 Mitarbeitende.
(10.000 Euro + 8.000 Euro) / 2 = 9.000 Euro
Die zwei neuen Mitarbeitenden hätten also 18.000 Euro insgesamt beziehungsweise 9.000 Euro pro Kopf (Cost per Hire) gekostet. Sofern Sie im Jahr 20 neue Mitarbeitende suchen, sollte das Recruiting-Budget also rund 180.000 Euro betragen. Hier sind allerdings Skaleneffekte zu bedenken:
Abweichungen und Skalierungs- sowie Synergieeffekte in der Personalbeschaffung
Wie sich interne und externe Kosten zusammensetzen, kann sich zwischen Unternehmen unterscheiden. So berücksichtigen einige Unternehmen zum Beispiel die Onboarding-Kosten und die anfänglich reduzierte Produktivität neuer Mitarbeitenden ebenfalls, während andere Firmen beide Punkte nicht in die Recruiting-Kosten einkalkulieren. Hier gilt es für HR-Mitarbeitende gemeinsam mit der Führungsebene eine standardisierte Berechnung zu schaffen. Um die Cost per Hire mittel- und langfristig analysieren und vergleichen zu können, sollte diese konsequent beibehalten werden.
Des Weiteren verdeutlicht unsere Rechnung, dass Skalierungs- und Synergieeffekte zu berücksichtigen sind. Ein einfaches Beispiel: Suchen Sie nur eine neue Fachkraft, verursacht der Auftritt auf einer Karrieremesse hohe externe Kosten, die komplett auf diese eine Neueinstellung entfallen. Suchen Sie hingegen 20 neue Mitarbeitende, wären die Messekosten für 20 erfolgreich besetzte Stellen vernachlässigbar.
Wie lässt sich die Cost per Hire optimieren?
Hinsichtlich der Recruiting-Kosten gibt es durchaus mehrere Ansätze, die Cost per Hire zu optimieren. Abseits der schon genannten Variablen wirken sich zum Beispiel folgende Kernfaktoren auf den CPH aus:
- die Unternehmensgröße
- die Reputation des Unternehmens
- die Branche und das Wettbewerbsniveau
- die Art der Position innerhalb der Unternehmenshierarchie
- der Standort
Einige dieser Kernfaktoren sind unveränderbar, was aber nicht bedeutet, dass es nicht viele Möglichkeiten zur Senkung der Cost per Hire gäbe. Das könnten sein:
- Optimierung des gesamten Bewerbungsprozesses
- Zukunftsorientierter Aufbau eines Talentpools
- Mitarbeiterempfehlungsprogramme
- Stärkung der Arbeitgebermarke und Reputation des Unternehmens
- Nutzung von Active Sourcing
Wir haben sogar einen noch besseren Vorschlag: Unsere Factorial Software ist als All-in-One-Lösung prädestiniert, um Ihre Bewerbungsprozesse ganzheitlich zu optimieren.
Innerhalb unserer Software können Sie Ihre Workflows automatisieren, KI-gestützt Stellenanzeigen erstellen und diese mit nur einem Klick auf diversen Job-Plattformen publizieren. Ihre Bewerber*innen lassen sich mit CV-Screening und ATS zudem effizienter kategorisieren. HR-Mitarbeitende erstellen später den Arbeitsvertrag in Factorial und lassen ihn mit einer digitalen Signatur rechtsgültig unterzeichnen. Das Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und ermöglicht einen nahtlosen Einstieg ins Unternehmen. Währenddessen arbeiten alle HR-Mitarbeitenden im Unternehmen innerhalb einer einheitlichen Plattform – was Übersicht und langfristige Effizienz gleichermaßen schafft.
