Die richtige HR-Software zu finden, kann bei der großen Auswahl auf dem Markt eine ziemliche Herausforderung sein. Der Anbieter Zoho vertreibt diverse Business-Softwarelösungen für unterschiedliche Zwecke. Das Tool Zoho People richtet sich dabei an den HR-Bereich. Aber was ist eine gute Zoho People-Alternative?
Im Folgenden werden wir verschiedene Personalmanagement-Softwares vorstellen, welche in ihrem Funktionsumfang vielleicht eine bessere Human Resources-Lösung für Ihre Bedürfnisse darstellen. Hauptzielgruppe sind dabei kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs).
HR-Software – Wie finden Sie die richtige?
Der Bereich Human Resources ist mit den vielfältigen Anforderungen an die Personalverwaltung und Organisation im Unternehmen äußerst umfangreich. Eine entsprechende Softwarelösung dient dazu, das Dokumentenmanagement zu digitalisieren und zu zentralisieren sowie eine transparente Kommunikation über kurze Wege zu gewährleisten.
Gut funktionierende Workflows und ein auf Performance Insights basierendes Management steigern nicht nur die Arbeitgeberattraktivität, sondern tragen auch erheblich zum Retention Management, also letztendlich zur Mitarbeiterbindung bei.
Folgende HR-Funktionen sollte eine All-in-one-Lösung aufweisen:
- Arbeitszeitverwaltung: Tools zur Zeiterfassung, der Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement & Co.
- Talentmanagement: Performance Management, Mitarbeiterentwicklung und Integration von Schulungsmöglichkeiten usw.
- Finanzen: Schnittstellen oder eigene Gehaltsabrechnungssoftware, Spesenmanagement, Firmenkreditkarte etc.
- Dokumentenmanagement: Organisation in digitaler Personalakte, Mitarbeiter-Self-Service, Datenmanagement
- Gewährleistung von Sicherheitsstandards, Datenschutz und Compliance
- Schnittstellen und Integrationen als Anschluss an andere Tools & Applikationen
Anbieter Zoho People
Die Produktpalette des Unternehmens Zoho ist umfassend und reicht von Anwendungen im Marketing und Sales-Bereich über Finance-Tools bis hin zu Lösungen für Sicherheit und IT Management.
Zoho People ist dabei eine Personalmanagement-Software, deren HR-Features zur effizienten und strukturierten Administration von Mitarbeitenden beitragen. Die Software ist in fünf Preisklassen verfügbar, wobei sich die Pakete in ihrem Funktionsumfang unterscheiden.
Personalverwaltung und Kommunikation
Zoho People ermöglicht die Pflege digitaler Personalakten, die neben Stammdaten auch Verträge, Zertifikate und andere wichtige Unterlagen speichern können.
Teilweise wird beim Verwenden der Software allerdings von Schwierigkeiten bzw. nicht funktionierenden Massenimporten berichtet. Ein Mitarbeiter-Self-Service ist gewährleistet, jedoch können User*innen selbst keine Dokumente ablegen, was den administrativen Aufwand wiederum erhöht.
Gut gelöst ist die interne Kommunikation, welche sowohl eine Chatfunktion für Gruppen- und Einzelgespräche umfasst, als auch die Möglichkeit, Videokonferenzen direkt über die Plattform abzuhalten.
Arbeitszeitmanagement
Mit Zoho People können Sie Arbeitszeiten unter Einhaltung der entsprechenden Gesetzesgrundlagen genau erfassen. Überstunden, Abwesenheiten und Urlaubszeiten können getrackt und ausgewertet werden. Das Zeiterfassungs-Modul ist weiterhin nützlich für die Erstellung von Schichtplänen und die genaue Berechnung von Gehältern.
Performance Management
Überdies bietet die Software umfangreiche Funktionen zur Performance-Analyse. Hier können Unternehmen die Leistung ihrer Mitarbeitenden anhand von KPIs und anderen Metriken messen. Es gibt verschiedene Feedback-Funktionen, beispielsweise 360-Grad-Feedback, welche dazu beitragen, individuelle Entwicklungsbedarfe zu identifizieren und zu fördern.
Bewerbermanagement und Onboarding
Für das Bewerbermanagement bietet ausschließlich Zoho People Plus (der Enterprise-Tarif) eine Recruiting-Software. Hier können Sie Karriereseiten erstellen, welche mit Social-Media-Plattformen verknüpft sind, um eine größere Reichweite bei der Talentsuche zu erzielen.
Das System unterstützt außerdem die Automatisierung von Workflows im Rekrutierungsprozess, einschließlich CV-Parsing und der Analyse von Bewerberdaten. Positiv hervorzuheben ist eine detaillierte Onboarding-Vorlage, welche eine schnelle und flüssige Integration neuer Beschäftigter in den Betrieb erlaubt.
Gehaltsabrechnung
Verbesserungspotenzial gibt es unter anderem hinsichtlich der Gehaltsabrechnung. Zwar bietet Zoho grundlegende Funktionen zur Verwaltung von Entgelten, jedoch fehlen spezifische Integrationen mit in Deutschland verbreiteten Softwares zur Lohnabrechnung wie etwa DATEV.
Preisgestaltung und Support
Während das günstigste der fünf Pakete, Essential HR, bereits für 1,25 Euro pro User*in im Monat verfügbar ist, bietet Zoho People Plus mit einem Preis von 9 Euro monatlich je Nutzer*in einen erweiterten Umfang, der insbesondere für größere Unternehmen interessant sein dürfte. Ein weiterer Aspekt, den es zu beachten gilt: Zohos Kundensupport ist nur in englischer Sprache verfügbar.
1. Factorial
Factorial bietet als cloudbasierte All-in-one-Software ein umfassendes und benutzerfreundliches HR-Tool, das besonders durch seine Flexibilität und intuitive Bedienung überzeugt.
Personalressourcen managen
Verwalten Sie Ihre Personalstammdaten schnell und einfach mithilfe der Massenimportfunktion und der digitalen Personalakte, welche es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Daten zu aktualisieren, hochzuladen oder Verträge zu e-signieren.
Dank der mobilen App ist dies jederzeit und von überall aus möglich. Factorial verfügt über ein Dashboard, dessen interaktive Widgets eine offene Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens sicherstellen und Mitarbeitende beispielsweise über bevorstehende Events oder aktuelle Analysen informieren.
Zeitmanagement und Gehaltsabrechnung
Ebenfalls an dieser Stelle integriert ist der Clock-in-Bereich zur einfachen Zeiterfassung. Das Beantragen von Abwesenheiten sowie die Schichtplanung sind mit wenigen Klicks erledigt.
Erfasste Daten können direkt für die Lohnabrechnung genutzt werden, was durch die DATEV-LODAS-Integration erleichtert wird. Zusätzlich lassen sich Informationen für die Entgeltabrechnung in der DATEV-Cloud speichern.
Leistungstracking
Die Alternative zu Zoho People bietet umfangreiche Funktionen im Performance- und Talentmanagement: Die Plattform unterstützt dabei, klare Entwicklungsziele zu setzen und den Fortschritt durch regelmäßige Bewertungen und Umfragen zu überwachen.
Mitarbeitende können ihren individuellen Leistungsfortschritt anhand von Beurteilingen und Feedbacks tracken. Darüber hinaus lassen sich Schulungsprogramme und Weiterbildungsmaßnahmen direkt über das Tool organisieren.
Recruiting und Onboarding
Im Bewerbermanagement integriert Factorial moderne Technologien wie künstliche Intelligenz und ATS (Bewerber-Tracking-System), die den Prozess der Stellenausschreibung und die Bewerberauswahl beschleunigen. Das AI-gestützte CV-Screening trägt zum Beispiel dazu bei, passende Kandidat*innen schnell zu identifizieren. Unternehmen können eine personalisierbare Karriereseite erstellen und im Talent Pool Kontakte für zukünftige Stellen speichern.
Die HR-Softwarelösung garantiert einen reibungslosen Einstieg in den Arbeitsbetrieb durch den gesonderten Onboarding-Bereich für neue Mitarbeitende. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können hier Dokumente übermittelt, unterzeichnet und weitere wichtige Angaben gemacht werden.
Datenschutz und Sicherheit
Factorial legt großen Wert auf die Einhaltung deutscher Datenschutz- und Sicherheitsstandards und ist DSGVO-konform. Die Server des spanischen Unternehmens befinden sich in Deutschland und sind nach ISO 27001 zertifiziert.
Preisgestaltung und Flexibilität
Die HR-Software lässt sich an Ihre persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen: Bei Factorial erhalten Sie ein Produkt, das perfekt auf individuelle Faktoren und Rahmenbedingungen wie Branche, Betriebsgröße oder Ihre Wachstumsziele abgestimmt ist. Auf diese Weise bezahlen Sie nur für die Funktionen, die Ihr Unternehmen auch wirklich weiterbringt.
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2. BambooHR
Eine weitere Alternative zu Zoho People bildet die All-in-one-Software BambooHR, welche unter anderem in der Dokumentenverwaltung gut ausgebaute Anwendungen besitzt und einen Fokuspunkt auf das Personal legt.
Personal- & Dokumentenmanagement
BambooHR erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten durch eine digitale Personalakte, in der alle wichtigen Dokumente zentral gespeichert werden. User*innen können ihre Informationen selbst über den Employee Self Service verwalten, was HR-Prozesse wie die Aktualisierung von Kontaktdaten und das Einreichen von Abwesenheitsanträgen vereinfacht.
Eine mobile Nutzung solcher Funktionen ist außerdem durch die App gewährleistet, welche ebenfalls über ein Check-in-Widget und eine Kalenderfunktion für eine effiziente Zeiterfassung verfügt. Manager*innen können Anfragen unmittelbar freigeben und die Anwesenheit der Mitarbeitenden einsehen.
Eine Herausforderung für Unternehmen außerhalb der USA: Features wie die Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung sind auf die Anforderungen des amerikanischen Steuerrechts beschränkt.
Abgesehen davon profitieren Sie mit BambooHR von diversen Analysemöglichkeiten, mit denen HR-Teams die Mitarbeiterzufriedenheit und -leistung messen können. Umfrage-Tools und Reportings helfen dabei, Einblicke in die Bedürfnisse und Erwartungen der Beschäftigten zu gewinnen und entsprechende Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Motivation zu ergreifen.
Bewerbermanagement und Onboarding
BambooHR verfügt über ein leistungsstarkes Applicant Tracking System (ATS), das den gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung unterstützt. Unternehmen können individuelle Karriereseiten erstellen und Multiposting-Funktionen zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen nutzen.
Zusätzlich bietet BambooHR eine spezielle Hiring-App als Add-on sowie vorgefertigte Templates und Onboarding-Features, sodass neue Teammitglieder einen leichten Einstieg ins Unternehmen haben. E-Mail-Vorlagen tragen außerdem zu einer schnellen Kommunikation bei.
Datensicherheit
Sicherheit und Datenschutz gewährleistet die Software unter anderem durch die Verwendung von SSL-Zertifikaten und Multi-Faktor-Authentifizierung. Bedauerlicherweise fehlen ISO 27001- und 27018-Zertifizierungen, was für einige Unternehmen ein Nachteil sein könnte, insbesondere in Regionen mit strengen Datenschutzanforderungen. Die Server befinden sich in den USA und Irland.
Kosten
Ein Kritikpunkt bei BambooHR ist die Intransparenz in der Preisgestaltung. Die Kosten für die verschiedenen Modelle, wie Core und Pro, sind nur auf Anfrage erhältlich.
3. Kenjo
Kenjo ist eine flexible HR-Softwarelösung, deren Stärke vor allem in der effizienten Gestaltung von Personalprozessen und der Automatisierung administrativer Aufgaben liegt.
Dokumentenverwaltung und Zeitwirtschaft
Mit der Anwendung verfügen Sie über umfassende Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten. Die Software ermöglicht den Massenimport von Personaldaten, was den administrativen Aufwand reduziert. Eine smarte Dokumentenzuweisung und individuell anpassbare Kennzeichnungen sorgen dafür, dass wichtige Unterlagen leicht auffindbar und gut organisiert sind.
Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement können sowohl über die Desktop-Version als auch über eine mobile App erledigt werden.
Automatisierte Workflows
Des Weiteren haben Sie mit Kenjo die Option, automatisierte Workflows zu erstellen. Das spart Zeit und ist zum Optimieren von HR-Prozessen ein praktisches Feature. Sobald beispielsweise ein neues Mitarbeiterprofil aktiviert wird, startet direkt ein Onboarding-Flow.
Wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen erleichtern zusätzlich die Kommunikation – mehr an internen Austauchmöglichkeiten gibt es allerdings auch nicht. Ebenfalls schwierig ist das Erstellen von Teams.
Recruiting und Analysen
Im Bewerbermanagement zeigt Kenjo einige Einschränkungen. Die Personalmanagement-Software verfügt wie Factorial über ein Dashboard, welches unter anderem Insights und grafische Aufbereitungen von Analysen enthält. Die meisten dieser Funktionen sind jedoch nur in den teureren Abonnements nutzbar.
Ein Multiposting-Tool für Stellenausschreibungen ist ebenfalls nicht integriert. Wer effektives Recruiting betreiben will, muss für solche Features auf externe Agenturen zurückgreifen.
Sicherheit und Datenschutz
Kenjo ist vollständig DSGVO-konform und hat seine Server in Frankfurt, Deutschland. Diese sind nach ISO 27001:2013 zertifiziert, was ein hohes Maß an Sicherheit garantiert. Die Datenübertragung erfolgt über SSL-Verschlüsselung.
Preisgestaltung und Flexibilität
Das günstigste HR-Tool des Anbieters ist für 2,90 Euro pro Mitarbeitender und Monat erhältlich, bietet aber kaum ausreichende Möglichkeiten für ein vollwertiges Personalmanagement. Das Kenjo Starterpaket beginnt bei 6 Euro pro Anwender*in und Monat.
Die Kosten variieren je nach gewähltem Abonnement, wobei einige erweiterte Funktionen nur in den höheren Preismodellen verfügbar sind.
Fazit
Die Frage nach der idealen HR-Software ist nicht so einfach zu beantworten. Bevor Sie sich für eines der Tools entscheiden, ist es essenziell, dass Sie sich über die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens im Klaren sind.
Für welche Größe sollte die Personalmanagement-Software ausgelegt sein? Welche Aufgaben im Bereich Human Resources planen Sie mithilfe des Tools effizienter zu gestalten? Wie wichtig ist Ihnen Bewerbermanagement? Benötigen Sie massenhaft Kommunikationskanäle oder reicht Ihnen hier eine Schnittstelle zu einer Organisationssoftware, die Sie vielleicht bereits eh schon nutzen?
Neben all diesen offenen Punkten sollten Sie außerdem die Meinung und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Auf welchem Gebiet wünscht sich Ihr HR-Team Unterstützung und verbesserte Arbeitsabläufe?
Des Weiteren ist es immer sinnvoll, Bewertungen von vertrauenswürdigen Vergleichsportalen anzusehen und sich verschiedenen Meinungen einzuholen.
Zu guter Letzt bietet nahezu jede der HR-Softwares eine kostenlose Testversion bzw. Möglichkeit einer Demo an. Das ist unbedingt zu empfehlen, denn auf diese Weise erhalten Sie nicht nur einen detaillierteren Einblick in den Funktionsumfang der Anwendung, sondern können auch herausfinden, wie zufrieden Sie mit den Workflows und der Usability sind.
Bei Factorial stehen Ihnen außerdem Expert*innen zur Seite, welche Ihnen eine kurze Einführung in die für Ihr Unternehmen interessanten Module geben und jederzeit bei Fragen und Unklarheiten für Sie da sind. Also – Worauf warten Sie noch?
