Die HR-Software von HRlab bietet Ihnen nicht alle Funktionen, die Sie benötigen?
Besonders im Bereich Recruiting ist sie Ihnen zu eingeschränkt – etwa weil Bewerbungsmanagement, CV-Parsing oder Active Sourcing fehlen? Dann lohnt sich ein Blick auf Mitbewerber von HRlab. Wir haben einige Mitbewerber von HRlab für Sie recherchiert und verglichen – damit Sie die HR-Software finden, die wirklich zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche die beste HRlab-Alternative ist.
Wichtige Fakten
- Als beste HRlab-Alternative für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gilt eine All-in-One-Software, die neben Kernfunktionen wie Personalverwaltung und Zeiterfassung auch strategische Module für Recruiting, Performance und Finanzmanagement nahtlos integriert.
- Laut einer Studie des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn weisen im Jahr 2026 über ein Drittel der deutschen KMU eine hohe bis sehr hohe digitale Intensität auf, was den Bedarf an umfassenden HR-Lösungen unterstreicht.
- Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen im Jahr 2026 ist laut Prognose von McKinsey der Fachkräftemangel, der bis 2030 zu einer Lücke von rund 840.000 Fachkräften im öffentlichen Sektor führen wird, was effiziente digitale Recruiting-Prozesse unerlässlich macht.
- Der Einsatz von KI und Automatisierung steht laut dem Online-Portal ZfK bei 47 % der deutschen HR-Führungskräfte ganz oben auf der Investitionsliste für 2026, um administrative Aufgaben zu reduzieren und strategische Ziele zu verfolgen.
Anbieter im Überblick: Welche ist die beste HRlab-Alternative?
| Funktion | HRlab | Factorial HR | Personio | BambooHR |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv | Sehr gut – einfach zu bedienen | Gut – intuitiv bedienbar |
Sehr gut – einfach zu bedienen
|
| Serverstandort | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Irland |
| Deutscher Kundensupport | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung & Abwesenheiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Onboarding | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schulungen | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Zielverfolgung | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Performance | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ |
❌ Nur Projektzeiterfassung
|
| DATEV-Integration | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| ISO | ❌ (nicht kommuniziert) |
✅ | ✅ | ✅ |
| SOC II | ❌ (nicht kommuniziert) |
✅ | ❌ | ✅ |
| Ausgaben & Reisekosten | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Firmenkreditkarte | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Was macht eine gute HR-Software aus?
Digitale Softwarelösungen im Bereich HR – auch bekannt als Human Capital Management (HCM) – verfolgen vor allem ein Ziel: Prozesse sollen automatisiert und effizienter gestaltet werden. Geschäftsabläufe wie die Organisation, Verwaltung und Analyse von Daten der Mitarbeitenden werden dadurch deutlich vereinfacht. Zudem verbessert HR-Software die Datenqualität, da manuelle Eingabefehler reduziert werden. So sinkt die Fehleranfälligkeit im Arbeitsalltag – und es bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, wie zum Beispiel die strategische Ausrichtung des Unternehmens.
HR-Software erhöht im Idealfall auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da administrative Prozesse transparenter, schneller und benutzerfreundlicher ablaufen. Mitarbeitende profitieren von klaren Abläufen, einfachen Self-Service-Funktionen und einer besseren Kommunikation. Auf Unternehmensebene legt sie damit den Grundstein für langfristigen Erfolg auf dem Arbeitsmarkt, da zufriedene Mitarbeitende nicht nur motivierter und produktiver arbeiten, sondern auch als starke Stimmen für die Marke wirken – ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um Talente.
Eine All-in-One-Lösung im HR-Bereich sollte folgende Funktionen und Eigenschaften aufweisen:
- Umfassende Abdeckung zentraler HR-Bereiche, darunter:
- Benutzerfreundlichkeit:
-
- Intuitive Bedienung
- Ansprechendes, modernes Layout
- Self-Service für Mitarbeitende
- Eigenständige Verwaltung von z. B. Urlaubsanträgen, Stammdaten oder Gehaltsabrechnungen
- Mobilitätskompatibilität:
- Verfügbarkeit als App oder für mobile Endgeräte optimiert
- Schnittstellen & Integrationen:
- Anbindung an andere Systeme (z. B. Buchhaltung, ERP, Zeiterfassung etc.)
- Sicherheit & Datenschutz:
- Einhaltung aktueller Datenschutzstandards (z. B. DSGVO)
- Verschlüsselte Datenübertragung und rollenbasierte Zugriffskontrollen
Was sind die Stärken und Schwächen von HRlab?
Usability und Übersichtlichkeit
Die Software von HRlab zeichnet sich grundsätzlich durch eine schlüssige Navigation und Benutzerfreundlichkeit aus.
Ein übersichtliches Dashboard ermöglicht den direkten Zugriff auf alle zentralen Funktionen. Dieses kann zudem individualisiert werden, sodass alle Nutzenden genau die Informationen und Tools sehen, die für den eigenen Arbeitsbereich relevant sind.
Allerdings wird in Erfahrungsberichten teilweise angemerkt, dass bestimmte Funktionen – wie etwa die Kalender- und Terminplanung – zunächst etwas versteckt wirken und nicht auf Anhieb auffindbar sind.
Das Dashboard selbst bietet eine klare Struktur und unterstützt die tägliche Arbeit durch hilfreiche Funktionen wie Kalendersynchronisation, Widgets sowie die direkte Verlinkung zu häufig genutzten Modulen (z. B. Abwesenheitsmanagement oder digitale Personalakte). Diese tragen maßgeblich zur Effizienz und Übersicht im Arbeitsalltag bei.
Analysefunktionen & Rekrutierung
HRlab enthält umfassende HR-Funktionen, darunter weitreichende Analysemöglichkeiten: Die Software bietet eine große Auswahl an Standardberichten für Abwesenheiten, Personal- und Entlohnungsstrukturen sowie die Möglichkeit, die vorhandenen Daten individuell auszuwerten. Dies reicht von Gehaltsentwicklungen bis zu Prognosen verschiedenster Art und ermöglicht detaillierte Auswertungen und visuelle Darstellungen.
Häufig wird jedoch bemängelt, dass insbesondere das Bewerbungs-Tool der Software nicht intuitiv genug ist und Schwachstellen aufweist. Kritisiert wird hier die Unübersichtlichkeit der Bewerbungsübersicht, in der der aktuelle Stand von Kandidierenden nicht leicht zu erkennen ist. Für Teammitglieder, die Bewerbungen prüfen und freigeben müssen, ist die direkte Kommunikation und Kommentierung im Tool oft umständlich und nicht effizient. Dies hat zur Folge, dass einige Unternehmen für Recruiting- und Feedbackprozesse weiterhin auf andere Plattformen ausweichen.
Gehaltsabrechnung und Finanzen
Mit der HR-Software lässt sich die Vergütung Ihrer Mitarbeitenden überwachen. Am Monatsende können Stamm- und Bewegungsdaten mit wenigen Klicks an das Abrechnungsprogramm Ihrer Wahl übergeben werden.
Allerdings fehlen im Bereich der Finanzen grundlegende Funktionen. Beispielsweise gibt es kein Zahlungsmanagement, keine Verwaltung von Firmenkreditkarten und keine Rechnungsstellung. Reisekostenabrechnungen und Spesen sind hingegen in der Software abbildbar.
Sicherheit und Datenschutz
Auf der Website konnten wir keine Hinweise auf eine ISO-27001- oder SOC-2-Zertifizierung finden.
Preis auf Anfrage
Laut der offiziellen Preisübersicht von HRlab beginnt das Paket „Core“ bei 6,00 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung und einer Mindestanzahl von 20 Nutzenden. Erweiterungen wie „Time & Absence“ (2,00 €), „Talent Management“ (2,00 €) oder „Recruitment“ (1,00 €) können als Add-ons flexibel hinzugebucht werden. Für individuelle Anforderungen ist der Preis weiterhin auf Anfrage erhältlich.
Welche Softwarelösungen könnten also eine gute Alternative zu HRlab sein?
1. Factorial
Factorial ist eine umfassende All-in-One-HR-Software mit Firmensitz in Spanien und DSGVO-konformem Serverstandort in Frankfurt am Main.
Die Software richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen und zeichnet sich insbesondere durch ihre Benutzerfreundlichkeit, moderne Oberfläche, einfache Implementierung und die breiten Palette an Funktionen aus.
Verwaltung und Finanzen
Mit Factorial können Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden deutlich vereinfachen. Die Software bietet zahlreiche Funktionen im Bereich Personalmanagement, darunter Dokumentenmanagement, Stammdatenverwaltung, digitale Personalakten und das e-Signieren von Dokumenten.
Ein besonderes Highlight ist der Self-Service-Bereich, der Mitarbeitenden sowohl über die mobile App als auch am Desktop zur Verfügung steht. Hier können sie mit nur wenigen Klicks Urlaubsanträge stellen, diese von den zuständigen Personen freigeben lassen, Krankmeldungen hochladen oder auch Reisekosten und Spesen abrechnen – alles zur Vereinfachung Ihrer administrativen und finanziellen Prozesse.
Umfangreiche Funktionen und stabile Workflow-Automatisierung
Factorial überzeugt insbesondere durch seinen umfassenden Funktionsumfang, der bereits im Basis-HR-Paket enthalten ist. Die Software bietet unter anderem ein Schulungs- und Projektverwaltungstool, das bei vielen anderen HR-Anbietern fehlt. Auch eine automatische Schichtplanung ist integriert – eine Funktion, für die viele Unternehmen sonst auf zusätzliche Anbieter zurückgreifen oder manuell planen müssen.
Zudem ist die Workflow-Automatisierung bei Factorial besonders stabil: Viele Prozesse sind direkt im System integriert, was die Fehleranfälligkeit reduziert und die tägliche Arbeit deutlich effizienter macht.
Factorial ermöglicht außerdem detaillierte Analysen und Auswertungen, die Sie als Grundlage für strategische Entscheidungen nutzen können. Mit integrierten Feedback-Funktionen und Leistungsbeurteilungen bleiben Sie im regelmäßigen Austausch mit Ihren Mitarbeitenden und fördern gezielt deren Entwicklung.
Darüber hinaus bietet Factorial ein umfassendes Finanzmanagement-Tool, mit dem Sie Lizenzen, Ausgaben und Projekte effizient verwalten können. Dank Funktionen wie integrierter OCR-Software und Firmenkreditkarten behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Ausgaben – alles zentral an einem Ort.
Sicherheit
Factorial erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards, einschließlich einer ISO-27001-Zertifizierung (Informationssicherheitsmanagement), SOC-2-Konformität sowie SSL-Verschlüsselung. Der Serverstandort in Deutschland garantiert die Einhaltung der DSGVO und sorgt für zusätzliche Rechtssicherheit.
Flexibler Preis und starkes Preis-Leistungs-Verhältnis
Mit der Software von Factorial haben Sie die Möglichkeit, die Lösung flexibel an die individuellen und spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie eine Lösung erhalten, die optimal auf Ihre Branche, die Anzahl der Mitarbeitenden und Ihre Unternehmensziele abgestimmt ist – und das zu einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis. Insgesamt zählt Factorial zu den günstigeren Optionen auf dem Markt.
2. Personio
Dabei handelt es sich um einen der führenden HR-Software-Anbieter auf dem deutschen Markt, der – ebenso wie Factorial – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen anspricht. Auch hier handelt es sich um eine All-in-One-Lösung.
Usability und Support
Das Dashboard bietet einen zentralen Überblick über alle relevanten HR-Funktionen – darunter Abwesenheiten, Bewerbungen, Aufgaben und anstehende Genehmigungen – und erleichtert so den Arbeitsalltag für HR-Teams und Führungskräfte.
Für Mitarbeitende steht ein übersichtlicher Self-Service-Bereich zur Verfügung, der auch mobil per App nutzbar ist. Hier können z. B. Urlaubsanträge gestellt, Dokumente eingesehen oder persönliche Daten aktualisiert werden – ohne direkten HR-Kontakt.
HR-Funktionen und Analysen
Aktuelle Einschränkungen in Systemfeldern und Abhängigkeiten behindern teilweise zentrale HR-Prozesse.
Außerdem fehlt ein vollwertiges Schulungsmodul sowie ein integriertes Schichtmanagement, und in vielen Erfahrungsberichten werden die begrenzten Möglichkeiten zur Individualisierung bemängelt.
Lohn- & Gehaltsabrechnung und Finanzen
Die Lösung eignet sich vor allem für standardisierte Abrechnungsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen. Komplexere Anwendungsfälle werden aktuell jedoch nicht unterstützt.
Sicherheit und Datenschutz
Die HRlab-Alternative erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards hinsichtlich der Verarbeitung und der Speicherung von Daten.
Preisgestaltung
in der Demo-Umgebung sichtbar. Das Unternehmen bietet eine flexible Preisstruktur, die sich an der Unternehmensgröße und den gewählten Modulen orientiert. Allerdings sind nicht alle Funktionen standardmäßig in der All-in-One-Lösung enthalten; bestimmte Features – wie etwa erweiterte Analyse- oder Reportingfunktionen – müssen separat hinzugebucht werden.
3. BambooHR
Die Zielgruppe des Unternehmens sind KMU.
Personalmanagement und Usability
Positiv bewertet wird zudem der intuitive Self-Service-Bereich, der sowohl über Desktop als auch per App nutzbar ist. Die einfache Bedienbarkeit zählt zu den Stärken der Software. Allerdings wird in vielen Erfahrungsberichten deutlich, dass diese Benutzerfreundlichkeit mit einer eingeschränkten Möglichkeit zur Individualisierung einhergeht.
Onboarding und Engagement
Verschiedene Vorlagen und automatisierte Aufgabenlisten sorgen dafür, dass Einarbeitungsprozesse reibungslos und effizient ablaufen und sich neue Mitarbeitende gut eingebunden und nicht verloren fühlen.
Auch das integrierte Applicant Tracking System (ATS) unterstützt einen einfachen und strukturierten Bewerbungsprozess – es ermöglicht die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Kandidierenden sowie die Nachverfolgung aller Schritte bis zur Einstellung.
Optional kann auch die Hiring-App als Add-on genutzt werden. Diese erlaubt es Recruiting-Fachkräften, Bewerbungen und Kandidierende mobil zu verwalten, Feedback zu hinterlegen und schnelle Entscheidungen direkt über das Smartphone zu treffen – besonders praktisch im Team oder bei dezentralen Prozessen.
Finanzen, Gehaltsabrechnung und Reportings
Obwohl das Reporting grundsätzlich breit aufgestellt ist, fehlen an mehreren Stellen wichtige Anpassungsmöglichkeiten: So lassen sich beispielsweise Zeiträume oder Stichtage in Berichten nicht flexibel definieren, was zu zusätzlichem manuellem Aufwand führt.
Sicherheitsvorkehrungen
Die Alternative zu HRlab erfüllt alle relevanten Sicherheitsvorkehrungen. Das heißt, sie verfügt sowohl über eine ISO-Zertifizierung als auch über einen SOC-2-Bericht für europäische Standards.
Kostenaufwand
Es werden zwei Pakete angeboten: Core, das grundlegende Funktionen wie digitale Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Onboarding umfasst, sowie Pro, das zusätzlich Performance-Management und Umfragen unter Mitarbeitenden bietet. Interessierte sollten jedoch beachten, dass kein deutschsprachiger Kundensupport verfügbar ist.
Fazit: Welche HR-Software eignet sich am besten für Ihr Unternehmen?
Welche HRlab-Alternative die beste Wahl für Sie ist, lässt sich nicht pauschal beantworten – sie hängt maßgeblich von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrer Branche sowie der Größe Ihres Unternehmens ab.
Wenn Sie allerdings auf der Suche nach einer leistungsstarken, modernen und einfach zu bedienenden HR-All-in-One-Lösung sind, dann ist Factorial HR die überzeugendste Alternative zu HRlab. Besonders wenn Ihnen eine intuitive Benutzerführung, ein breiter Funktionsumfang und ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig sind, ist Factorial die erste Wahl. Die Software vereint zentrale HR-Funktionen wie Personalverwaltung, Zeiterfassung, Ausgabenmanagement, Onboarding und Performance-Management in einer einzigen Plattform – klar strukturiert, mobil verfügbar und DSGVO-konform mit Serverstandort in Deutschland.
Nutzen Sie zur Orientierung auch unabhängige Bewertungsplattformen wie Trusted, um echte Meinungen von Nutzenden zu vergleichen.
Beziehen Sie Ihr HR-Team und weitere Beschäftigte in die Entscheidung ein: Welche Funktionen fehlen aktuell? Was würde den Arbeitsalltag wirklich erleichtern?
Auch eine kostenlose Testversion kann Ihnen helfen, die Benutzerfreundlichkeit, Struktur und Passgenauigkeit der Software besser einzuschätzen.
Bei Factorial erhalten Sie nicht nur Zugang zur Cloud-Lösung, sondern auch eine persönliche Einführung. Während der Testphase steht Ihnen ein erfahrenes Beratungsteam zur Seite, beantworten Ihre Fragen und unterstützen Sie dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.
Sprechen Sie noch heute mit unseren Fachleuten – wir begleiten Sie auf dem Weg zur passenden HR-Software.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen (Stand: Mai 2026) können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten. Falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
FAQ
Welche HR-Software ist die beste?
Die beste Software hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial ist ideal, wenn Sie eine intuitive, umfassende Lösung mit starkem Preis-Leistungs-Verhältnis suchen, die zentrale Prozesse von der Personalverwaltung bis zum Ausgabenmanagement in einer Plattform vereint.
Welche kostenlosen HR-Softwares gibt es?
Dauerhaft kostenlose Software bietet oft nur eingeschränkte Funktionen. Viele Anbieter, darunter die All-in-one-Unternehmenssoftware Factorial, stellen jedoch kostenlose Testversionen zur Verfügung. So können Sie unverbindlich prüfen, welche Lösung am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
