Sie sind sich unsicher, ob Papershift eine gute Wahl für das Personalmanagement in ihrem Unternehmen ist? Wir klären den Funktionsumfang des Tools und vergleichen die Anwendung mit Personalmanagement-Softwares, welche eine gute Papershift-Alternative bilden.
Was macht eine gute HR-Software aus?
Bevor wir in den Vergleich gehen, ist es erst einmal wichtig zu wissen, welche Anforderungen eine Softwarelösung im Bereich Human Resources zu erfüllen hat und welche Erwartungen Sie haben dürfen.
Hauptaufgabe eines HR-Tools ist es, Prozesse rund um das Personalwesen und die Kommunikation im Unternehmen effizienter zu gestalten, indem Workflows digitalisiert und Dokumente zentral und transparent verwaltet werden.
Welche Module sollte eine HR-Lösung also idealerweise besitzen?
- Zeitmanagement: Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung etc.
- Talentmanagement: u. a. Performance Tracking, Bewerbermanagement, Mitarbeiterentwicklung
- Finanzmanagement: Spesen, Gehaltsabrechnung usw.
Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass Ihre Personalmanagement-Software alle notwendigen Vorkehrungen zum Datenschutz trifft sowie die Sicherheitsstandards des deutschen Markts einhält.
Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung: Ist die Software für jeden Mitarbeitenden intuitiv? Ist der Self-Service gut ausgestattet? Diese und weitere Fragen gilt es zu beantworten.
Anbieter Papershift
Wie der Name schon andeutet, hat sich Papershift besonders auf ein HR-Feature fokussiert: die Schichtplanung. Endprodukt ist eine SaaS-Lösung, mit der sich Arbeitszeiten planen, erfassen und auswerten lassen. Das 2015 in Deutschland gegründete Unternehmen hat seinen Serverstandort in Frankfurt.
Das Erstellen von Dienstplänen funktioniert demnach mit der Software einwandfrei: Mit ein paar Klicks ordnen Sie freie Mitarbeitende einer Schicht zu, genehmigen Abwesenheitsanfragen über den Kalender und kopieren Wochenpläne mit minimalem Aufwand.
Papershift markiert dabei Schichten, die unterbesetzt sind und ermöglicht sogar eine anonyme Zuordnung mithilfe von Emojis statt Namen. Und es geht noch einfacher: Mit der automatischen Schichtplanung wird Ihnen ohne Zutun ein optimaler Dienstplan erstellt und Sie müssen gegebenenfalls nur noch geringe Änderungen vornehmen.
Das Tool bezieht beim Generieren der Dienstpläne Faktoren zu Verfügbarkeiten und Abwesenheiten wie Elternzeit und die Urlaubsplanung der Arbeitnehmenden ein. Ein Kritikpunkt an dieser Stelle ist die Einhaltung der maximal erlaubten Wochenarbeitszeit, welche zwar einstellbar ist, allerdings dennoch nicht von der automatisierten Zuordnung berücksichtigt wird.
Außerdem kann für besondere Arbeitsverhältnisse, wie beispielsweise bei minderjährigen Auszubildenden, keine zusätzliche Ruhezeit bestimmt werden. Zunächst müssen zudem alle Mitarbeitenden separat angelegt werden, da es keine Massenimportsoption gibt.
Die Zeiterfassung kann über App, Tablet oder die Desktop-Variante erfolgen. In Sachen Abwesenheitsmanagement besteht jedoch Nachholbedarf, da entsprechende Anträge dem oder der jeweiligen Manager*in teilweise gar nicht angezeigt werden.
Papershift ist in erster Linie ein Tool zur Schichtplanung. Was daher leider komplett fehlt, ist ein hinreichendes Talent- bzw. Bewerbermanagement – im Gegensatz zu All-in-one-Lösungen etwas unpraktisch. Die interne Kommunikation findet über ein integriertes Nachrichtencenter statt.
Papershift bietet auch einige Add-ons an, zum Beispiel im Bereich Payroll und Gehaltsabrechnung, natürlich jedoch gegen Aufpreis. Wer also diverse HR-Module benötigt, sollte lieber eine der Alternativen in Betracht ziehen, als in zusätzlichen Kosten zu versinken.
Kosten
Generell ist das Shift Planning ab einem Preis von 4,40 Euro monatlich pro Nutzer*in erhältlich. Add-ons sind mit unterschiedlichen Kosten verbunden, welche teilweise angefragt werden müssen. Die digitale Personalakte (Papershift HR) kann beispielsweise für zusätzliche 4,00 Euro pro Mitarbeitender und Monat erworben werden.
Welche HR-Software eignet sich also gut als Alternative zu Papershift?
1. Factorial
Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Talentmanagement – die All-in-one-Lösung Factorial deckt alle relevanten Module des Personalmanagements ab. Die cloudbasierte Software mit Serverstandort Deutschland hat sich international etabliert und verfügt über alle im deutschen Markt vorgeschriebenen Sicherheitsstandards.
Zeitwirtschaft ist mit Factorial einfach: Sowohl in der Desktop-Anwendung als auch über die mobile App lassen sich Arbeitszeiten in sekundenschnelle erfassen und Abwesenheiten oder Urlaube beantragen bzw. genehmigen.
Die Dienstplanung löst die Papershift-Alternative über einen übersichtlichen Kalender mit Drag-and-Drop-Funktion, sodass Schichtüberschneidungen vermieden werden und die User*innen Ihre Arbeitszeiten im Blick haben. Im Falle einer Überschreitung der vertraglich festgelegten Soll-Arbeitszeit wird dies im Zeiterfassungstool angezeigt.
Dank der mobilen Anwendung ist für die Mitarbeitenden Terminplanung ein leichtes – sogar ein ortsgebundenes Einchecken per QR-Code ist möglich und die Kommentarfunktion bei den Schichten selbst erleichtert die direkte Kommunikation mit Vorgesetzten.
Neben der Zeiterfassungssoftware ist ein guter Employee Self Service durch die digitale Personalakte gewährleistet, über welche auf Dokumente zugegriffen und Daten bearbeiten werden können.
Das Recruiting neuer Mitarbeitender kann ebenfalls zeiteffizient erledigt werden und wird durch Features wie ein Applicant Tracking System (ATS), CV-Screening und eine KI-Integration unterstützt. Stellenanzeigen können Sie sowohl auf einer personalisierbaren Karriereseite als auch auf dem internen Stellenportal veröffentlichen.
Steht erst einmal ein*e Kandidat*in fest, beginnt ein reibungsloser Onboarding-Workflow. Mit Factorial können sie eine vorbereitende Lohnbuchhaltung erstellen und die Daten dank der DATEV-LODAS-Integration umstandslos für die Gehaltsabrechnung in die Cloud laden.
Informationen und Preise
Sie benötigen gar nicht alle HR-Funktionen der Softwarelösung? Kein Problem – durch den modularen Aufbau wählen Sie nur die Tools aus, die Sie auch wirklich nutzen werden. Basis ist dabei immer das Modul Factorial Core, welches ab 3,75 Euro pro Nutzer*in und Monat bei einem Jahresabo erhältlich ist.
2. HeavenHR
Die Papershift-Alternative HeavenHR hat ihre Stärke in der Personalverwaltung. Das All-in-one-Tool wurde 2014 in Berlin gegründet und hat seinen Serverstandort ebenfalls in Deutschland.
Zeiterfassung kann über stationäre Terminals oder auch über die mobile App erfolgen. Die Software bietet eine digitale Personalakte, die sowohl vom HR-Team als auch von den Beschäftigten selbst gepflegt werden kann, was eine effiziente Bearbeitung von Dokumenten und eine verbesserte Selbstverwaltung ermöglicht. Allerdings fehlt es dem Tool an erweiterten internen Kommunikationsfunktionen, die für eine nahtlose Zusammenarbeit wichtig wären.
Gut gelöst ist das Schichtplanungstool, welches eine detaillierte Personalplanung ermöglicht und eine Echtzeit-Tracking-Funktion enthält, sodass Transparenz und Kontrolle über den Einsatz von Mitarbeitenden gewährleistet sind. Allerdings kann die Einarbeitung aufgrund der vielen Funktionen und der nicht immer intuitiven Oberfläche etwas Zeit in Anspruch nehmen.
HeavenHR verfügt über ein umfassendes Lohnbuchhaltungsfeature. Die Papershift-Alternative übernimmt nicht nur die vorbereitende Lohnabrechnung, sondern auch die vollständige Abwicklung der Gehaltszahlungen, inklusive der Anmeldung bei Krankenkassen und der Durchführung von Überweisungen. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen eine erhebliche Entlastung darstellen, ist aber auch mit erhöhten Kosten verbunden.
Während die Lohnbuchhaltung und die Mitarbeiterverwaltung vollständig abgedeckt sind, könnten einige andere Bereiche wie die interne Kommunikation und die Analysefunktionen noch verbessert werden.
Im Recruiting-Bereich bietet die All-in-one-Lösung nützliche Features wie die Möglichkeit, eine eigene Karriereseite zu erstellen und Stellenausschreibungen mit dem Multiposting-Tool zu veröffentlichen. Darüber hinaus unterstützt die Software ein strukturiertes Onboarding, indem sie neuen Angestellten alle notwendigen Aufgaben zuweist.
Preis-Überblick
Die Papershift-Alternative wird in verschiedenen Modulen angeboten, die je nach Bedarf des Unternehmens kombiniert werden können und erheblich im Preis schwanken. Zum Beispiel kostet das Personalverwaltungstool 5,46 Euro pro Nutzer und Monat, wobei ein Mindestpreis von 99 Euro pro Monat gilt.
3. Personio
Personio ist eine auf dem deutschen Markt weit verbreitete Personalmanagement-Software, deren Server sich in Frankfurt befinden. Die Lösung bietet eine gut ausgestattete Plattform für die Verwaltung von Personaldaten, Zeiterfassung (auch mittels einer App) sowie Lohnabrechnung und ist dazu benutzerfreundlich.
Stark ist Personio auch im Bewerbermanagement, wo es mit einem effizienten Multiposting-Tool punktet, das die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen ermöglicht. Zudem bietet die Software ein Bewerber-Tracking-Feature sowie CV-Parsing, das die Verarbeitung von Lebensläufen erleichtert. Für das Onboarding neuer Mitarbeitender stellt Personio automatisierte Workflows bereit, die den administrativen Aufwand minimieren.
Ein Kritikpunkt ist das Fehlen eines integrierten Schichtplanungstools und eines Beschwerdekanals, was in bestimmten Branchen bzw. Unternehmen nachteilig ist. Dafür sind jedoch andere Kernfunktionen wie Zeiterfassung, Management von Abwesenheiten und Personalverwaltung gut umgesetzt und einfach zu handhaben.
Da die Software nicht über ein eigenes Modul zur Personaleinsatzplanung verfügt, können Schichtpläne und die Personalplanung nur mithilfe eines anderen Anbieters im Bereich Workforce Management realisiert werden. Zudem besteht die Möglichkeit einer Schnittstelle zu einem Schichtplanungstool wie etwa Shiftbase oder auch Papershift. Jedoch sollten Sie sich die Frage stellen, inwiefern eine Kombination aus beiden Tools Sinn ergibt, auch hinsichtlich der Kosten.
Ähnlich wie bei Factorial wird die Entgeltabrechnung über eine DATEV-Integration abgewickelt, allerdings gegen Aufpreis. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung über Personio Payroll durchzuführen. Dieses spezielle Tool des Anbieters ist ausschließlich im deutschen Markt verfügbar.
Preis
Die Preisstruktur der Papershift-Alternative Personio ist nicht sofort ersichtlich und erfordert eine individuelle Anfrage. Generell sind die Kosten im Vergleich etwas höher als bei den meisten Alternativen.
Fazit
Papershift hat seinen Schwerpunkt auf Personaleinsatzplanung und einen flexiblen Umgang mit Personalressourcen gesetzt.
Die vorgestellten Cloud-Softwarelösungen verfügen im Vergleich zu Papershift über zusätzliche Funktionen und HR-Prozesse und gehen auch in ihren Core Features über Mitarbeiterplanung hinaus. Um eine begründete Entscheidung treffen zu können, ist es jedoch erst einmal erforderlich, dass Sie die Ressourcen und Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens kennen:
Welche Informationen möchten Sie mit einem solchen Online-Tool verwalten? Welchen Funktionsumfang benötigen Sie? Stellen Sie eine Liste mit den Anforderungen zusammen, die Ihre zukünftige Software lösen muss und fragen Sie auch Ihr Team Feedback.
Beziehen Sie auf der Suche nach Alternativen zu Papershift außerdem Bewertungen von seriösen Vergleichsportalen mit ein. In der Regel bieten Unternehmen Demos und kostenlose Testversionen an – nehmen Sie diesen Dienst vor Ihrer entgültigen Wahl unbedingt in Anspruch! Auf diese Weise können Sie sich einen Überblick über alle Features und Module verschaffen.
Bei Factorial können Sie sich außerdem auf die Unterstützung durch Expert*innen verlassen, welche Ihnen alles Unklare erläutern und Fragen beantworten. Wir stellen sicher, dass Ihr Unternehmen nur die Leistungen in Anspruch nimmt, die für eine effiziente Verwaltung und Steigerung der Performance Ihres Teams erforderlich sind.
Aber finden Sie es doch selbst heraus!
