Ob mittelständisches Unternehmen oder internationaler Betrieb – die All-in-one-Lösung rexx Systems bietet eine umfangreiche HR-Software, mit der Sie Aufgaben im Bereich Personalmanagement bewältigen können. Dennoch lassen sich einige Kritikpunkte festmachen, die andere Tools besser umsetzen. Welche rexx Systems-Alternative ist die beste?
Wir unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung und vergleichen in diesem Artikel einige HR-Softwares, welche als Alternativen zu rexx Systems infrage kommen.
Was bringt eine gute HR-Softwarelösung mit sich?
Das Ziel eines erfolgreichen HR-Tools ist ein effizientes Human Resource Management. Das bedeutet, dass die Personalressourcen eines Unternehmens optimal eingesetzt werden und möglichst reibungslose Arbeitsabläufe hergestellt werden.
Durch transparente Kommunikation, Leistungstracking und Entwicklungsangebote wird nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und das Employee Engagement gesteigert. Das Unternehmen wächst zu einem standhaften Competitor heran und hebt sich als attraktiver Arbeitgebender von der Konkurrenz ab.
Welchen Anforderungen muss eine HR-Software also erfüllen?
Folgende HR-Bereiche sollte ein entsprechendes Tool abdecken:
- Zeit- und Abwesenheitsmanagement
- Personalgewinnung und Talentmanagement
- Gehaltsabrechnung
- Ausgaben und Finanzmanagement
- Personalverwaltung und Automatisierungen
- Mitarbeiterbindung und Engagement
- Compliance und Datensicherheit
Des Weiteren spielt die Benutzererfahrung eine Rolle: Wie intuitiv ist das User Interface? Werden komplexe Prozesse übersichtlich aufbereitet? Wie zugänglich ist die Softwarelösung?
Anbieter rexx Systems
Die All-in-one-Software rexx Systems bietet ein breites Repertoire an HR-Funktionen an und eignet sich daher besonders gut für größere wie auch international agierende Unternehmen. Hier wird auch gleich einer der Hauptgründe klar, wieso die Software vielleicht nicht für jeden Betrieb die beste Lösung ist: Das HR-Tool ist unglaublich komplex.
Es benötigt also etwas Zeit oder eine detaillierte Einführung, bevor Sie sich gut in rexx zurechtfinden, da nicht alle Features selbsterklärend sind. Hat man sich jedoch erst einmal orientiert, bietet die Software vielfältige Möglichkeiten im Personalmanagement.
Neben einer digitalen Personalakte und einem Organigramm erlaubt rexx die Administration umfangreicher Stammdaten sowie einen einfachen Export von Dateien. Ein internes Chatportal ist eine von mehreren Austauschmöglichkeiten und erleichtert die Kommunikation innerhalb von Teams und zwischen Mitarbeitenden.
Die Software beinhaltet Tools zur Personalanalyse, eine Auswahl an Bewertungsformularen und 360°-Feedback. Die automatische grafische Aufbereitung von Daten ist transparent zugänglich und fördert die Mitarbeiterbindung im Unternehmen.
Gut ausgebaut ist ebenfalls der Employee Self Service-Bereich mit Dashboard sowie das Bewerbermanagement: Die Personalsoftware besitzt eine Multiposting-Funktion von Stellenanzeigen auf über 800 Jobportalen und ein integriertes Video-Tool.
Was unter anderem im Recruiting fehlt, sind Vorlagen und die Möglichkeit zur Erstellung einer eigenen Karriereseite. Die Importoptionen für Dokumente sind verbesserungsfähig.
rexx Systems ist sowohl als Cloud-Software als auch als On-Premise-Lösung verfügbar. Die Software hat ihren Serverstandort in Deutschland und ist TÜV-Nord ISO 27001:2013 zertifiziert.
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden können verschiedene Pakete erwerben, beispielsweise Bewerbermanagement oder Personalmanagement, welche bereits Zugänge für 74 Nutzer*innen enthalten. Alternativ ist die rexx Suite ab 600 Euro pro Monat erhältlich.
1. Factorial
HR-Management-Software Factorial ist vor allem in Sachen Benutzerfreundlichkeit rexx Systems überlegen. Das übersichtliche Dashboard, die intuitive Bedienung und das klare und moderne Design machen die Anwendung für alle Mitarbeitenden zu einem Kinderspiel.
Ein einfaches Dokumentenmanagement, die digitale Personalakte und die Zeiterfassung inklusive Shift Planning sind nicht nur als Desktop-Version, sondern auch über die mobile App zugänglich und sorgen für eine hohe Flexibilität und zeiteffizientes Arbeiten. User*innen können über Self-Service-Optionen Ihre Daten updaten und jederzeit von überall aus auf Informationen und Unterlagen zugreifen.
Eine Bereicherung im Bewerbermanagement ist die KI-Integration, welche beim Verfassen von Stellenanzeigen und der E-Mail-Kommunikation unterstützt und durch das CV-Screening eine Entscheidungshilfe bei der Auswahl geeigneter Kandidat*innen zur Stellenbesetzung ist.
Außerdem kann mit der Software eine personalisierbare Karriereseite erstellt werden. Es gibt ein internes Stellenportal und einen Talent Pool, in dem die Kontakte Bewerbender, welche für zukünftige Positionen infrage kommen, hinterlegt werden können.
Neuen Mitarbeitenden wird mit dem Onboarding-Bereich ein leichter Einstieg bereits vor dem ersten Arbeitstag gewährleistet, wo Sie unter anderem einen Überblick über die benötigten Dokumente erhalten und Verträge e-signieren können.
Factorials Talentmanagement verfügt über Möglichkeiten zum Performancetracking, Tools zur Leistungsbeurteilung sowie der Erstellung von Schulungen für Weiterbildungszwecke. Detaillierte Analysen und grafisch aufbereitete Auswertungen können für alle Mitarbeitenden transparent auf der Plattform abgebildet werden.
Das HR-Tool ist besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) geeignet. Die HR-Software legt großen Wert auf Datenschutz- und Sicherheitsstandards gemäß den deutschen Vorschriften. Obwohl das Unternehmen seinen Hauptsitz in Barcelona hat, befinden sich die Server in Deutschland und sind nach ISO 27001 zertifiziert.
Das All-in-one-Tool kann in ihrem Funktionsumfang auf unternehmensspezifische Bedürfnisse angepasst werden, da die einzelnen Produkte beliebig miteinander kombiniert werden können. Grundlage bildet stets Factorial Core, welches bei einem jährlichen Abonnement für 3,75 Euro pro Mitarbeitender und Monat erhältlich ist.
2. Kenjo
HR-Aufgaben zeitsparend bewältigen ist mit der rexx Systems-Alternative Kenjo gut möglich. Die HR-Software kann besonders mit automatisierten Prozessen und der Möglichkeit zur Erstellung zahlreicher Workflows punkten.
Die Personalverwaltungs-Funktionen der HR-Komplettlösung sind umfangreich und beinhalten unter anderem smarte Dokumentenzuweisung, Kennzeichnungsoptionen für eine bessere Übersichtlichkeit und Massenimport von Dokumenten. Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung lassen sich auch über die mobile Applikation ausführen.
Im Bereich Recruiting werden eine Vielzahl an Analysen und Dashboard-Auswertungen erstellt, welche allerdings nicht alle in der kostengünstigeren Variante einsehbar sind. Die Ermittlung des Personalbedarfs stellt sich hingegen als schwierig heraus. Kenjo besitzt weder eine Chat-Funktion noch ein eigenes Multiposting-Tool – dies ist nur mittels der Dienstleistungen einer externen Agentur realisierbar.
Hilfreich sind beispielsweise der Onboarding-Workflow, der sich nach Aktivierung eines neuen Mitarbeiterprofils einschaltet oder auch die wiederverwendbaren E-Mail-Vorlagen. Die anfängliche Kreation entsprechender Workflows ist teilweise jedoch etwas kompliziert, ebenso wie die Zusammenstellung von Teams und Arbeitsgruppen.
Was Sicherheit und Datenschutz angeht ist Kenjo genau wie Factorial datenschutzkonform nach DSGVO-Verordnung. Die Server mit Standort in Frankfurt, Deutschland, sind außerdem ISO 27001:2013-zertifiziert und die Datenübertragung SSL-verschlüsselt.
Mit monatlichen Kosten der Starter-Version des All-in-one-Tools belaufen sich auf 6 Euro pro Anwender*in.
3. Personio
Die HR-Management-Software Personio ist im Gegensatz zu rexx Systems vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt, unter anderem aufgrund der nicht allzu in die Tiefe gehenden Softwareentwicklung. Für diese Zielgruppe verfügt die HR-Software jedoch über alle grundlegenden Funktionen, welche für eine All-in-one-Lösung wichtig sind.
Die Personalverwaltung gelingt wie mit Factorial auch mittels einer digitalen Personalakte und auch hier haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf ein aktuelles Dashboard. Dieses ist ebenfalls über die mobile App einsehbar, welche auch für die Zeiterfassung und das Beantragen von Abwesenheiten genutzt werden kann. Sind Sie an einem Schichtplanungstool interessiert, sind Sie bei Personio an falscher Stelle.
HR-Aufgaben planen, organisieren und Zuständigkeiten erteilen ist ohne Umstände möglich. Hinsichtlich des Recruitings verfügt die HR-Software-Lösung über ein ausgeprägtes Multiposting-Feature und CV-Parsing, hat allerdings keine so ausgebaute AI und erlaubt je nach Abonnement auch nur beschränkte Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten. Eine Karriereseite zu bauen ist hingegen ohne Weiteres möglich.
Weiterhin besitzt Personio diverse Optionen für individuelle Anpassungen, beispielsweise bei der Berichtsumstellung. Nicht alle Features sind jedoch in der Core-Variante vorhanden.
Die rexx Systems-Alternative ist auch im Performance Management gut aufgestellt. Mitarbeiterziele und -leistungen können mit Personio verfolgt, Schulungen erstellt und deren Teilnahme getrackt werden. Es gibt unterschiedliche Feedback-Funktionen, allerdings keinen Beschwerdekanal.
Personio erfüllt alle für den deutschen Markt erforderlichen Sicherheitsstandards. Alle personenbezogenen Daten der Cloud-Software sind auf ISO/IEC 27001-zertifizierten Servern in Frankfurt gespeichert.
Im Vergleich zu anderen Softwarelösungen soll Personio im Blick etwas teurer ausfallen. Eine genaue Aussage in Bezug auf die Kosten kann allerdings nicht getroffen werden, da der Anbieter hier sehr intransparent ist und Preisinformationen nur auf Anfrage herausgegeben werden.
4. HRworks
Die Stärken dieser Software im Bereich Human Resources liegt vor allem in administrativen Aufgaben und im Reisekostenmanagement. HRworks ist auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet.
Einwandfrei funktionieren Personalverwaltung und Dokumentenmanagement inklusive Massenimport von Dateien und einer digitalen Akte. Der Self-Service ist gut ausgebaut und das Interface für Mitarbeitende und Führungskräfte benutzerfreundlich, wohingegen die Oberfläche für Administrator*innen komplizierter zu bedienen ist.
Zeiterfassung und grundlegende Anforderungen ans Talent Management und die Personalentwicklung sind ebenfalls gegeben. Im Bereich Bewerbungsmanagement fehlen jedoch einige nützliche Funktionen wie beispielsweise das unmittelbare Multiposting oder ein internes Stellenportal. Eine Karriereseite kann dagegen erstellt und individuell personalisiert werden.
Der Onboarding-Bereich von HRworks ist absoluter Standard und außer einem hilfreichen Formular und einer strukturierten E-Mail-Kommunikation gibt es keine nennenswerten Features. Positiv hervorzuheben ist die intuitive Reisekostenabwicklung, bei der Belege mittels der App einfach digitalisiert werden können.
Während die Vergabe von Rollen und Funktionen gut funktioniert, ist die Kommunikation über das Tool sowie die Teamverwaltung nur schwer möglich. Eine Gruppierung von Mitarbeitenden für Projekte, wie beispielsweise in Factorial, ist kaum realisierbar.
HRworks hat seinen Serverstandort in Irland und verfügt über Server mit ISO/IEC 27001- und 27018-Zertifizierung. Wie alle anderen Alternativen auch nutzt die Software SSL-Verschlüsselung.
Das Human-Resources-Tool berechnet abhängig von der Mitarbeiterzahl eine monatliche Grundgebühr. Davon abgesehen kann die Software ab 9,90 Euro pro Monat und Nutzer*in erworben werden.
Fazit
Jede der vorgestellten Softwarelösungen kann eine gute Alternative zu rexx Systems darstellen. Wenn es um die Entscheidungsfindung geht, sollten Sie besonders die Unterschiede und die spezifischen Stärken und Schwächen der einzelnen Anwendungen betrachten und auf Ihr Unternehmen beziehen.
Legen Sie fest, welche Qualitäten Ihnen wichtig sind und welche Ansprüche Sie an Ihre zukünftige Personalmanagement-Software haben. Welche Funktionen werden Sie am meisten nutzen? Wo sollten die Vorteile des Tools liegen?
Wer wird die Plattform verwenden und welche Schnittstellen zu bereits bestehenden Softwares sollten gegeben sein? Sprechen Sie außerdem mit ihren Mitarbeitenden, um deren Anforderungen mit einzubeziehen.
Achten Sie beim Vergleich der verschiedenen Angebote auch auf Feedback von Unternehmen, welche den Anbieter im HR-Bereich bereits nutzen und lesen Sie sich Bewertungen seriöser Ressourcen durch!
Bevor Ihr HR-Team sich endgültig auf eine Alternative festlegt, ist es sinnvoll, sich durch eine kostenlose Testversion bzw. eine Demo einen Überblick über alle Features zu verschaffen.
Bei Factorial erhalten Sie eine erste Einführung in die Software durch eine bzw. einen unserer und kompetenten Berater*innen. Diese beantworten all Ihre offenen Fragen und werden Sie bei dem gesamten Auswahl- und Implementierungsprozess begleiten.
So bezahlen Sie nur für die Module, die Ihr Unternehmen auch wirklich braucht. Stellen Sie sich Ihre Funktionen individuell zusammen. Worauf also noch warten?
