Die passende HR-Softwarelösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist alles andere als einfach. Ein ausschlaggebender Faktor bei der Entscheidungsfindung ist immer das Budget, sodass Sie selbstverständlich auch kostenfreie Varianten wie die Personalmanagement-Software Sawayo in Betracht ziehen. Welche Stärken und Schwächen hat das Tool? Und was wäre eine geeignete Sawayo-Alternative?
Diesen uns weiteren Fragen gehen wir in diesem Beitrag auf den Grund.
Woran erkennen Sie eine gute HR-Software?
Zuallererst sollten wir klären, was eine Softwarelösung im Bereich Human Resources überhaupt ausmacht, denn nur so können Sie die Funktionen effektiv vergleichen.
Im HR-Bereich dreht sich alles um die Administration und das Management von personellen Ressourcen im Betrieb. Eine gute Organisation ist die Voraussetzung für alle weiteren Arbeitsabläufe und letzten Endes auch entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Wenn die Kommunikation transparent ist und Prozesse schnell und intuitiv ablaufen, steigert das die Arbeitgeberattraktivität und die Mitarbeitermotivation – wichtige Einflussfaktoren im Retention Management. Mitarbeiterbindung ist gerade in der heutigen Zeit, in der wir vor der Herausforderung des Fachkräftemangels stehen und der Arbeitsmarkt von einer starken Fluktuation geprägt ist, von großer Bedeutung.
Mithilfe einer entsprechenden Software lassen sich HR-Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen und Informationen durch die Digitalisierung für alle von überall aus zugänglich machen.
Das sollte eine Personalmanagement-Software beinhalten:
- Zeitmanagement: insb. Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement
- Personalgewinnung: u. a. Talentmanagement, Performance Tracking und Recruiting
- Payroll & Finanzen: Gehaltsabrechnung, Firmenkreditkarte, Spesen usw.
- Verwaltung von Daten & Dokumenten: digitale Personalakte, Organigramm, Mitarbeiterportal uvm.
- Integrationen & Schnittstellen
- Compliance & Sicherheit
Zudem sollten Sie auch Soft Features wie beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit, Self-Service-Optionen oder das Supportangebot berücksichtigen.
Anbieter Sawayo
Das erst 2020 gegründete Unternehmen Sawayo hat sich zur praktischen HR-Lösung entwickelt, welche für viele KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) eine Alternative zu teuren Personal-Softwares bildet. Sawayo hat seinen Serverstandort in Frankfurt, Deutschland, und legt großen Wert auf Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
Das Produkt von Sawayo ist im Vergleich zu anderen Anbietern bislang noch relativ schlank, wird allerdings stetig weiterentwickelt. Hier liegt jedoch auch der zentrale Kritikpunkt: Die Software kann noch nicht alle HR-Prozesse problemlos abdecken, wodurch Unternehmen entsprechend nicht immer die benötigte Unterstützung gewährleistet werden kann.
Personalverwaltung und Zeitwirtschaft
Eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Mitarbeiterdaten ermöglicht Sawayo unter anderem mittels einer digitalen Personalakte. Hier können Mitarbeitende Informationen einsehen und auch selbst bearbeiten, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Dazu tragen ebenfalls die Funktion der E-Signatur sowie ein integrierter Kalender bei, der dabei hilft, Termine und Fristen im Blick zu behalten. Was derzeit noch fehlt, ist die Einbindung von Mail-Applikationen wie beispielsweise Microsoft Outlook, was Prozesse leider wieder etwas komplizierter macht.
Zeiterfassung und das Management von Abwesenheiten kann ebenfalls per App erledigt werden, mit der sich Mitarbeitende im Check-in-Bereich einfach ein- bzw. ausloggen können. Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, die Anwesenheitsdaten Ihrer Teammitglieder einzusehen, Urlaubsanträge zu genehmigen und auf Personalakten zuzugreifen.
Recruiting und Rechtliches
Während Sawayo viele nützliche Funktionen für das Personalmanagement bietet, gibt es einige Bereiche, in denen die Software noch Nachholbedarf hat. Es gibt zum Beispiel überhaupt keine Features im Bewerbermanagement und auch Performance Tracking und Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung werden von der Plattform nicht bereitgestellt.
Dem Unternehmen ist es besonders wichtig, eine Hilfe in Sachen Compliance zu sein. Mit der Software können Sie also sicher sein, dass bei Verwaltungs- und Digitalisierungsprozessen gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Obwohl derzeit keine direkte DATEV-Integration verfügbar ist, kann diese als Add-on hinzugebucht werden.
Preisgestaltung
Sawayo kann in der Basic-Variante für einen Einstiegspreis von 3,79 Euro pro Nutzer*in und Monat erworben werden, was es zu einer kostengünstigen Option für KMUs macht. Außerdem gibt es eine kostenlose Version der Software, welche zwar in ihren Funktionen eingeschränkt ist, aber eine gute Möglichkeit bietet, Sawayo unverbindlich zu testen und einen Eindruck von den Grundfunktionen zu erhalten.
Welche Sawayo-Alternativen gibt es, wie möglicherweise eine bessere Option für Ihr Unternehmen darstellen? Im Folgenden werden wir einige All-in-one-Tools näher beleuchten.
1. Factorial
Effiziente und vor allem auch benutzerfreundliches HR-Management ist mit der cloudbasierten Software Factorial ein Kinderspiel. Das spanische Unternehmen hat sich seit dem Gründungsjahr 2016 international etabliert, wobei der Serverstandort in Deutschland liegt.
Auch Factorial bietet höchste deutsche Sicherheitsstandards und verfügt über eine Zertifizierung nach Norm ISO/IEC 27001 sowie SSL-verschlüsselte Kommunikation. Der Anbieter hat sich vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet.
Unkomplizierte Verwaltung
Factorial erleichtert die Verwaltung von Personalressourcen durch eine digitale Personalakte, die sowohl über den Desktop als auch mobil zugänglich ist. Mitarbeitende haben über den Employee Self Service jederzeit Zugang zu ihren persönlichen Daten und können diese bei Bedarf anpassen.
Ebenfalls über die mobile App möglich sind die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung sowie das Beantragen von Abwesenheiten. Bei Bedarf können Sie außerdem das Schichtplanungs-Tool nutzen, welches intuitiv zu bedienen ist und User*innen einen guten Überblick über ihre nächsten Arbeitszeiten gibt.
Über das Dashboard können neben diesen Funktionen auch kommende Events oder aktuelle Performance Auswertungen geteilt werden. Dank der interaktiven Widgets sind alle wichtigen Infos immer griffbereit.
Bewerbermanagement
Im Bereich Recruiting kann Factorial mit fortschrittlichen Tools dem Bewerber-Tracking-System (ATS) und KI-Integration überzeugen: Verfassen Sie Stellenanzeigen in Sekunden und identifizieren Sie die besten Talente mithilfe der CV-Screening-Funktion. Des Weiteren können Unternehmen ihre Karriereseiten individuell gestalten und Stellenausschreibungen sowohl auf externen Plattformen als auch intern veröffentlichen.
Das Onboarding neuer Mitarbeitenden wird durch vorgefertigte Workflows und einen gesonderten Bereich innerhalb der Plattform gewährleistet, sodass neue Teammitglieder bereits vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen und Dokumente erhalten bzw. hochladen und e-signieren können.
Flexible Preisgestaltung
Bei Factorial zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich brauchen. Factorial-Core als Basis können Sie mit beliebig vielen Module (wie z. B. Recruiting oder Talentmanagement) kombinieren, sodass Sie am Ende eine maßgeschneiderte Lösung erhalten.
Die Software ist ab einem monatlichen Preis von 3,75 Euro pro Nutzer*in erhältlich (Jahresabonnement).
2. Papershift
Die Sawayo-Alternative Papershift hat sich besonders auf ein HR-Feature spezialisiert: die Schichtplanung. 2015 in Deutschland gegründet, ist die SaaS-Lösung auf diesem Gebiet mittlerweile eines der meistgenutzten Tools.
Hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz erfüllt Papershift erforderliche Bedingungen. Die Server befinden sich in Frankfurt.
Zeitmanagement
Die Schichtplanung mit Papershift ist unkompliziert und benutzerfreundlich. Mit wenigen Klicks können freie Mitarbeitende einer Schicht zugeordnet, Abwesenheitsanfragen über den integrierten Kalender genehmigt und Wochenpläne mühelos kopiert werden.
Hilfreich sind außerdem Funktionen wie die Kennzeichnung unterbesetzter Schichten oder die Gewährleistung von mehr Anonymität mithilfe von Emojis (statt Namen). Zudem gibt es eine automatische Planung von Schichten, welche basierend auf Mitarbeiterverfügbarkeiten einen optimierten Dienstplan generiert. Leider berücksichtigt das Tool hierbei nicht immer die maximale Wochenarbeitszeit.
Die Zeiterfassung in Papershift kann flexibel über App, Tablet oder Desktop erfolgen, was den Nutzer*innen eine hohe Flexibilität bietet. Abwesenheitsanträge werden allerdings nicht immer zuverlässig an die zuständigen Manager*innen weitergeleitet.
Ein integriertes Nachrichtencenter dient zum Austausch innerhalb des Teams bzw. Betriebs.
Performance und Bewerbermanagement
Papershift konzentriert sich in erster Linie auf die Schichtplanung und bietet in diesem Bereich eine solide Lösung. Jedoch fehlen erweiterte HR-Funktionen wie Talentmanagement oder Recruiting, was es im Vergleich zu anderen Lösungen wie Factorial weniger vielseitig macht.
Das Produkt lässt sich über Add-ons erweitern, was beispielsweise die Entgeltabrechnung möglich macht – solche Erweiterungen bedeuten aber natürlich auch zusätzliche Kosten.
Preis
Papershift ist ab 4,40 Euro pro Nutzer*in und Monat verfügbar. Sie können mehr Funktionen hinzubuchen, beispielsweise ist die digitale Personalakte, Papershift HR, für 4,00 Euro monatlich je User*in erhältlich. Weitere Preise für Zusätze müssen in den meisten Fällen angefragt werden.
3. kiwiHR
Ein ebenfalls relativ junges Unternehmen ist die All-in-one-Lösung kiwiHR, welche seit 2018 eine cloudbasierte Plattform bereitstellt, die HR-Prozesse digitalisiert und optimiert. Mit Servern in Deutschland garantiert kiwiHR hohen Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.
Dokumentenmanagement und Zeiterfassung
Die Sawayo-Alternative verfügt wie Factorial über eine sehr intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, was sich positiv auf den Self Service auswirkt. Mithilfe der digitalen Akte lassen sich Dokumente zentral und effizient verwalten.
Ähnlich wie bei Sawayo ist der Funktionsumfang von kiwiHR teilweise etwas eingeschränkt, weshalb sich die Software auch eher für kleinere Unternehmen eignet. Dies wird zum Beispiel an der fehlenden Funktionen wie dem Massenimport oder der Zusammenstellung von Teams deutlich.
Grundlegende HR-Aufgaben lassen sich jedoch problemlos abwickeln. So ist die Erfassung der Arbeitszeit und die Abwesenheitsverwaltung ohne großen Zeitaufwand möglich. Des Weiteren stellt die Softwarelösung ebenfalls eine App bereit.
Schnittstellen und Performance
Insbesondere im Bewerbermanagement bleibt Potenzial ungenutzt: kiwiHR hat keine eigenen Recruiting-Features, sondern greift auf Schnittstellen zu externen Anbietern wie Recruitee oder Softgarden zurück. Für das On- und Offboarding stehen einfache, automatisierte Vorlagen und Checklisten zur Verfügung.
In Sachen Personalentwicklung bietet kiwiHR derzeit nur begrenzte Möglichkeiten. Abgesehen von einigen Feedbackbögen gibt es keine eigenen Tools zur Arbeit an Entwicklungsstrategien bzw. dem Einbinden von Mitarbeiterschulungen.
Obwohl die Gehaltsabrechnung gut strukturiert ist, fehlt eine direkte Schnittstelle zu gängigen Abrechnungssoftwares wie DATEV, was entsprechende HR-Prozesse erschwert.
Preisgestaltung
Das Starter-Paket der Sawayo-Alternative ist ab 3,50 Euro pro Anwender*in und Monat verfügbar, was es zu einer attraktiven Option für Unternehmen mit begrenztem Budget macht.
Das etwas ausgebautere Tool mit mehr Funktionen kostet 6 Euro monatlich je Mitarbeitender.
Fazit
Zu welchem Ergebnis kommen wir also nach diesem Vergleich? Die Auswahl der richtigen Lösung im Bereich des Personalmanagements ist mit einer einmaligen Suche nicht getan.
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie mehrere Aspekte im Blick haben.
1. Analyse Ihres eigenen Unternehmens
Wichtig zu wissen ist, welche Aufgaben Sie in Ihrem Betrieb überhaupt mit einer solchen Software lösen wollen.
Benötigen Sie lediglich ein Tool für die grundlegende Optimierung Ihrer administrativen Prozesse, weil die händische Bearbeitung in einem Unternehmen Ihrer Größe zu aufwendig geworden ist?
Wollen Sie Ihre Mitarbeitenden mehr einbinden und transparenter sein, zum Beispiel was die Offenlegung leistungsbezogener Daten oder Berichte und Kosten angeht?
Oder geht es Ihnen darum, die Performance und Attraktivität Ihres Unternehmens innerhalb Ihrer Branche und auf dem Arbeitsmarkt zu steigern?
2. Erfahrungen und Bewertungen
Nehmen Sie Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden auf und fragen Sie diese nach Ihrer Meinung. Welche Aufgaben würde das HR-Team gerne effizienter lösen? Welche Erfahrungen haben Ihre Beschäftigten eventuell mit anderen Anbietern und Alternativen auf dem Markt?
Ziehen Sie ebenfalls Berichte und Bewertungen von vertrauenswürdigen Vergleichsportalen in Betracht. Welche Tools haben eine gute Review und welche Alternativen stellen sich als eher ungünstig für Ihre Bedürfnisse heraus?
3. Selbst testen
Bevor Sie sich endgültig auf eine Sawayo-Alternative festlegen, sollten Sie die entsprechende Softwarelösung unbedingt testen. Die meisten Unternehmen bieten Demos oder kostenlose Testversionen an, welche Ihnen dabei helfen, einen Überblick über den tatsächlichen Umfang zu gewinnen und wichtige Schlüsse zu ziehen.
Ist dieses Tool tatsächlich die richtige Wahl bei der Größe Ihres Betriebs? Wie steht es um die Benutzerfreundlichkeit?
Factorial stellt Ihnen erfahrene Berater*innen zur Seite, welche Ihnen die verschiedenen Funktionen und Kombinationsmöglichkeiten erklären und Ihnen alle Fragen und Unklarheiten beantworten. So können Sie am Ende sicher sein, dass Sie das perfekte HR-Tool für Ihr Unternehmen gefunden haben. Worauf warten Sie noch?
