Was ist Personalwesen – und warum ist es so zentral für den Unternehmenserfolg? Ganz einfach: Ohne die richtigen Mitarbeitenden läuft nichts. Ob Recruiting, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung oder Weiterbildung – das Personalwesen (auch: Human Resources oder kurz HR) ist für alle Prozesse rund um die Mitarbeitenden verantwortlich. In einer gut aufgestellten Personalabteilung laufen die Fäden zusammen: Hier wird geplant, organisiert, entwickelt und gesteuert.
Doch Personalmanagement bedeutet längst mehr als nur Verwaltung. Es geht um die strategische Begleitung von Mitarbeitenden – vom ersten Kontakt bis hin zum Offboarding. In diesem Beitrag erfahren Sie, was alles zum Personalwesen gehört und welche Aufgaben und Ziele das HR-Team verfolgt.
Key Facts
- Das Personalwesen (HR) ist für alle personalbezogenen Prozesse zuständig – von der Personalplanung über Recruiting bis zur Personalentwicklung – und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.
- Neben verwaltenden Aufgaben übernimmt die HR-Abteilung zunehmend strategische Funktionen, etwa im Bereich Personalcontrolling, Organisationsentwicklung und Employer Branding.
- Das Personalwesen verfolgt wirtschaftliche, soziale und organisatorische Ziele – wie die Steigerung der Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Entwicklung einer starken Unternehmenskultur.
- Was ist das Personalwesen – und worauf kommt es da an?
- Aufgaben & Tätigkeitsbereiche: Was gehört alles zum Personalwesen?
- Ziele im Personalwesen
- Digitale HR-Prozesse einfach steuern
Was ist das Personalwesen – und worauf kommt es da an?
Eine Definition: Das Personalwesen umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, qualifizierte Mitarbeitende bereitzustellen, effizient einzusetzen und weiterzuentwickeln. Es ist verantwortlich für die Planung, Organisation und Steuerung aller personalbezogenen Prozesse im Unternehmen.
Personalwirtschaft, Human Resources (HR) oder Personalmanagement: Die Bezeichnungen mögen sich unterscheiden, die Aufgabenbereiche bleiben aber identisch. Jobs im Personalwesen fordern ein feines Gespür für das menschliche Wesen ein. Mehr noch aber, ist dieses feine Gespür gleichzeitig zur Erreichung der Unternehmensziele einzusetzen. Entsprechend vielfältig ist die praktische Arbeit der einzelnen Personalwesen-Bereiche.
Aufgaben & Tätigkeitsbereiche: Was gehört alles zum Personalwesen?
Die Verwaltung des aktuellen Personals im Unternehmen sowie die Planung und Beschaffung von neuen Mitarbeitenden. Solch eine nüchterne Betrachtung wird der wichtigen Arbeit der einzelnen Personalwesen-Bereiche nicht unbedingt gerecht. Das nötige Feingefühl, das für die Jobs im Personalwesen erforderlich ist, liegt nämlich schon in der Bezeichnung.
HR-Mitarbeitende sind konsequent mit dem menschlichen Wesen konfrontiert und bringen dementsprechend oft eine ausgeprägte soziale Kompetenz mit. Das ist auch notwendig. Insbesondere wenn es an Prozesse wie Downsizing, Absagen gegenüber Bewerbenden oder Mahnungen geht. Dann sind ein nüchterner Blick auf die unweigerlichen Realitäten des Arbeitslebens ebenso wie ein gesundes Empathievermögen unabdingbar. Derartige und viele weitere Erkenntnisse zeigen auch die regelmäßig stattfindenden HR-Befragungen des ifo-Instituts auf.
Personalplanung und -bedarfsermittlung
Zwar hält KI laut einer im Januar 2025 veröffentlichten Bitkom-Studie mehr und mehr Einzug in Personalabteilungen, ohne den Faktor Mensch geht es aber nach wie vor nicht. Der muss sich, in Form der HR-Mitarbeitenden, gemeinsam mit der Führungsebene und den einzelnen Abteilungen konsequent absprechen und dabei Antworten auf folgende Fragen ermitteln:
- Wie viel zusätzliches Personal wird zum Erreichen der Unternehmensziele benötigt?
- In welchen Abteilungen wird weniger, in welchen mehr Personal benötigt?
- Welche Qualifikationen fehlen unter den Bestandsmitarbeitenden, wo sind Lücken zu schließen?
- Wie wird sich die Personaldichte im Unternehmen künftig entwickeln? Sind Einsparungen nötig?
Recruiting und Bewerbermanagement
Wird neues Personal benötigt, obliegt es dem Personalwesen, dieses zu beschaffen. Dafür entwickeln Mitarbeitende der Abteilung ganzheitliche Strategien zur Gewinnung von neuen Fachkräften. Alternativ identifizieren sie beispielsweise interne Entwicklungspotenziale durch Weiterbildungen und Beförderungen.
Praktisch: Factorial nimmt Ihnen bei der Fachkräftegewinnung viele Aufgaben ab: unter anderem mit Hinblick auf Stellenausschreibungen und späteres Multiposting in Online-Portalen bis hin zum CV-Parsing und der Formulierung von Angebotsschreiben.
Personalentwicklung
Eine Weiterbildung im Personalwesen ist ebenso möglich, wie eine Weiterbildung durch das Personalwesen ermöglicht werden kann. Anders ausgedrückt: HR-Fachkräfte identifizieren noch schlummerndes Potenzial in Mitarbeitenden und treffen dann konkrete Maßnahmen, um genau das zu entschlüsseln. So bleiben die jeweiligen Mitarbeitenden dem Unternehmen erhalten. Zugleich lassen sich Stärken einzelner Mitarbeitender fördern oder noch vorhandene Schwächen strategisch durch Weiterbildungen eliminieren.
Personalkommunikation
Kommunikationstalente sind Personaler*innen quasi immer, und das müssen sie auch sein. Sie kommunizieren über Abteilungen hinweg und stehen im konsequenten Austausch mit der Führungsebene. Extern sind sie indes der erste Anlaufpunkt für Bewerbende – und haben damit maßgeblichen Anteil an der Außenwirkung des Unternehmens mit Hinblick auf potenzielle Mitarbeitende.
Personalcontrolling
Insbesondere in großen Unternehmen und Konzernen gilt es, bei einer entsprechend großen Belegschaft, die Übersicht zu wahren. Dafür jonglieren Personaler mit verschiedenen KPIs, die die Effektivität und Effizienz einzelner Prozesse zum Ausdruck bringen. Hierfür könnten Sie die umfassenden HR-Analytics-Funktionen von Factorial nutzen – so behalten Sie die KPIs auch über mittel- und langfristige Entwicklungen konsequent im Blick.
Beurteilungen und Auswertungen
Die primäre Beurteilung von Mitarbeitenden obliegt normalerweise den direkten Vorgesetzten oder Abteilungsleitenden. Im Personalwesen sind die Aufgaben daher primär zusammenfassender Natur: Dort bündeln sich die gewonnenen Erkenntnisse. Gleichermaßen befindet sich da der Stein des Anstoßes für neue Maßnahmen. Das Ziel ist klar: Das Qualitätsniveau der Mitarbeitenden zu erfassen, um anschließend weitere Maßnahmen zu ergreifen. Das könnten Weiterbildungen oder Versetzungen sein, manchmal, realistisch betrachtet, aber auch Kündigungen – oder Beförderungen.
Personalverwaltung und Entgeltabrechnung
In der Personalverwaltung handhaben die HR-Spezialist*innen:
Letztlich also all das, was nun einmal zwangsläufig täglich oder zumindest regelmäßig stattfindet. Dazu gehören die gesetzlich verpflichtende Entgeltabrechnung sowie etwaige Meldungen der Angaben an Sozialversicherungsträger.
Strategisches Personalmanagement
Die Personalabteilung ist eben nicht „nur“ ein verwaltendes Organ, sondern kreiert im Idealfall weitere wichtige Mehrwerte in Bezug auf die festgelegten Unternehmensziele. Hier entsteht nun ein spannendes Wechselspiel: Die Führungsetage definiert gemeinsam mit anderen Abteilungen die Ziele, die Personalabteilung liefert indes notwendige Kennzahlen und KPIs zur besseren Umsetzung dieser. Auch das ist bei genauerer Betrachtung völlig logisch: Schließlich arbeiten alle Mitarbeitenden konsequent an der Zielerreichung, also legt das Fundament dafür gewissermaßen das Personalwesen – denn die kümmern sich wiederum um eben all diese Mitarbeitenden.
Ziele im Personalwesen
Spezifische Unternehmensziele können natürlich sehr individuell sein. Aber wir müssen ein einzelnes Unternehmen gar nicht unter das symbolische Mikroskop legen, um typische Ziele des Personalwesens zu klassifizieren. Diese lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen.
1. Wirtschaftliche und operative Ziele
Das übergeordnete große Ziel von Personalabteilungen greift für jedes Unternehmen: Über das Personalwesen soll die Anzahl und Qualität der Belegschaft nachhaltig und bedarfsgerecht optimiert werden. So wird die unternehmenseigene Produktivität gesteigert, zugleich lassen sich die Kosten für die Belegschaft optimieren. Das Personalwesen muss zudem dafür sorgen, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und sich wichtige Talente sichert.
2. Soziale Ziele
HR-Mitarbeitende müssen die Mitarbeiterzufriedenheit analysieren und gezielt fördern, angenehme und effizienzsteigernde Arbeitsbedingungen schaffen und Fachkräften Entwicklungsmöglichkeiten in Form von Weiterbildungen und Co. anbieten. Auch Aspekte wie die Work-Life-Balance oder Inklusion kommen in der HR-Abteilung zusammen.
3. Organisatorische Ziele
Eine Unternehmenskultur etablieren und diese fördern, die interne Kommunikation optimieren und potenzielle Lücken, zum Beispiel durch Krankheiten, proaktiv schließen. So sorgt das Personalwesen dafür, dass die vorhandenen Mitarbeitenden optimal eingesetzt werden und ein positives gemeinsames Miteinander im Unternehmen entsteht.
Digitale HR-Prozesse einfach steuern
Ob Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung oder Lohnabrechnung – mit Factorial digitalisieren und automatisieren Sie alle zentralen Prozesse im Personalwesen auf einer einzigen Plattform. Unsere cloud-basierte HR-Software unterstützt Sie dabei, sämtliche Aufgaben im HR-Bereich effizient, rechtskonform und teamübergreifend zu managen. Dank integrierter Module für Bewerbermanagement, Performance-Reviews, Abwesenheitsverwaltung oder HR-Analytics behalten Sie jederzeit den Überblick. Dabei sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigern auch die Zufriedenheit in Ihrer Personalabteilung – und im gesamten Unternehmen.
