Microsoft Outlook Calendar

Was ist der Microsoft-Outlook-Kalender?

Die Microsoft-Outlook-Kalender-Integration trägt die in Factorial genehmigten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden in deren Outlook-Kalender ein. Factorial bleibt die zentrale, maßgebliche Datenquelle: Wenn eine Abwesenheit in Factorial genehmigt, geändert oder storniert wird, wird Outlook automatisch aktualisiert. So sehen Ihre Teams in dem Tool, das sie täglich nutzen, wer abwesend ist.

Vorteile

• Keine manuellen Aktualisierungen: Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch in Outlook, und jede Bearbeitung oder Stornierung in Factorial wird dort ebenfalls übernommen.
• Verfügbarkeit auf einen Blick: Abwesenheiten werden als „Abwesend“ angezeigt, oder als „An anderem Ort tätig“ bei Abwesenheitsarten, die als Arbeitszeit zählen, sodass leicht ersichtlich ist, wann jemand abwesend ist, bevor Arbeit oder Besprechungen geplant werden.
• Sie entscheiden, was synchronisiert wird: Wählen Sie aus, welche Abwesenheitsarten zu Outlook hinzugefügt werden und schließen Sie bei Bedarf einzelne Mitarbeitende aus.
• Weniger Konflikte: Auf Wunsch werden Besprechungen, die sich mit einer Abwesenheit überschneiden, automatisch abgelehnt, damit die Organisierenden wissen, dass die Person nicht da ist. Besprechungen während Abwesenheiten, die als Arbeitszeit zählen, werden nie abgelehnt.
• Integrierter Datenschutz: Bei Abwesenheitsarten, für die in Factorial „Diese Abwesenheitsart in Kalendern anzeigen“ deaktiviert ist, zeigt der Termin nur „Abwesend“ ohne die Abwesenheitsart und wird als privat markiert.
• Bestehende Abwesenheiten inklusive: Beim Verbinden können Sie die bereits genehmigten Abwesenheiten hinzufügen – ab Beginn dieses Monats oder dieses Jahres – oder nur die bevorstehenden.
• Sichere Verbindung: Die Verbindung erfolgt über die offizielle Administratorzustimmung von Microsoft und Microsoft Graph. Es werden keine Passwörter geteilt.

Gut zu wissen

• Abgleich über die geschäftliche E-Mail-Adresse: Die Abwesenheiten jeder Person werden in das Outlook-Postfach, dessen Adresse mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse in Factorial übereinstimmt, eingetragen. Personen ohne passendes Microsoft-Postfach werden übersprungen.
• Ganz- und Teiltage: Ganztägige Abwesenheiten erscheinen als Ganztagestermine. Halbe Tage erscheinen als Vormittag (8:00–12:00 Uhr) oder Nachmittag (12:00–17:00 Uhr), stundenweise Abwesenheiten mit ihren Uhrzeiten, jeweils in der Outlook-Zeitzone der Person. Abwesenheiten ohne Enddatum erscheinen „bis auf Weiteres“.
• Keine Erinnerungen: Die Termine haben keine Erinnerungen, tragen die Kategorie „Factorial“ und verlinken auf die Abwesenheiten der Person in Factorial.
• Wechsel von der bisherigen Outlook-Integration: Ihre Abwesenheitsarten und die Einstellung zum Ablehnen von Besprechungen werden automatisch übernommen, und bereits erstellte Termine werden weiter aktualisiert, ohne Duplikate. Ihr Microsoft-Administrator genehmigt die neue App einmalig.
• Deinstallation: Sie können wählen, ob die Termine bevorstehender Abwesenheiten aus Outlook entfernt werden. Vergangene Termine bleiben immer erhalten.

Berechtigungen

• In Factorial (nur Lesezugriff):
  • Mitaaaaaaaaaa
  • baaaaaaaarbeitendewesenheiten
• In Microsoft:
  • Erstellen und Aktualisieren von Terminen in den Kalendern der Mitarbeitenden.
  • Lesen der Zeitzone und Sprache der Postfächer der Mitarbeitenden.

Ein Microsoft-Administrator genehmigt diese Berechtigungen einmalig für die gesamte Organisation.