Microsoft Outlook Calendar

Was ist der Microsoft Outlook Kalender?

Die Microsoft Outlook Kalender-Integration trägt die in Factorial genehmigten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden in deren Outlook-Kalender ein. Factorial bleibt die einzige verlässliche Quelle: Wenn eine Abwesenheit in Factorial genehmigt, geändert oder storniert wird, wird Outlook automatisch aktualisiert. So sehen Ihre Teams in dem Tool, das sie täglich nutzen, wer abwesend ist.

Vorteile

• Keine manuellen Updates: genehmigte Urlaube erscheinen automatisch in Outlook, und jede Bearbeitung oder Stornierung in Factorial wird dort ebenfalls übernommen.
• Klare Verfügbarkeiten: Abwesenheiten werden als „Abwesend“ angezeigt, oder als „Anderswo arbeiten“ bei Abwesenheitsarten, die als Arbeitszeit zählen, sodass leicht ersichtlich ist, wann jemand abwesend ist, bevor Arbeit oder Besprechungen geplant werden.
• Sie entscheiden, was synchronisiert wird: wählen Sie aus, welche Urlaubsarten zu Outlook hinzugefügt werden und schließen Sie bei Bedarf bestimmte Mitarbeiter aus.
• Weniger Konflikte: Auf Wunsch werden Besprechungen, die sich mit einer Abwesenheit überschneiden, automatisch abgelehnt, damit die Organisierenden wissen, dass die Person nicht da ist. Bei Abwesenheiten, die als Arbeitszeit zählen, wird nie abgelehnt.
• Integrierter Datenschutz: Bei Abwesenheitsarten, für die in Factorial „Diese Abwesenheitsart in Kalendern anzeigen“ deaktiviert ist, zeigt der Termin nur „Abwesend“ ohne die Abwesenheitsart und wird als privat markiert.
• Bestehende Abwesenheiten inklusive: Beim Verbinden können Sie die bereits genehmigten Abwesenheiten hinzufügen, ab Beginn dieses Monats oder dieses Jahres, oder nur die bevorstehenden.
• Sichere Verbindung: verbindet sich über die offizielle Administratorzustimmung von Microsoft und Microsoft Graph. Es werden keine Passwörter geteilt.

Gut zu wissen

• Abgleich über die geschäftliche E-Mail-Adresse: Die Abwesenheiten jeder Person werden in das Outlook-Postfach mit derselben E-Mail-Adresse wie ihre geschäftliche E-Mail-Adresse in Factorial eingetragen. Personen ohne passendes Microsoft-Postfach werden übersprungen.
• Ganze und halbe Tage: Ganztägige Abwesenheiten erscheinen als Ganztagestermine. Halbe Tage erscheinen als Vormittag (8:00–12:00) oder Nachmittag (12:00–17:00), stundenweise Abwesenheiten mit ihren Uhrzeiten, jeweils in der Outlook-Zeitzone der Person. Abwesenheiten ohne Enddatum erscheinen „bis auf Weiteres“.
• Keine Erinnerungen: Termine haben keine Erinnerungen, tragen die Kategorie „Factorial“ und verlinken auf die Abwesenheiten der Person in Factorial.
• Wechsel von der bisherigen Outlook-Integration: Ihre Abwesenheitsarten und die Einstellung zum Ablehnen von Besprechungen werden automatisch übernommen, und bereits erstellte Termine werden weiter aktualisiert, ohne Duplikate. Ihr Microsoft-Administrator genehmigt die neue App einmalig.
• Deinstallation: Sie können wählen, ob die Termine bevorstehender Abwesenheiten aus Outlook entfernt werden. Vergangene Termine bleiben immer erhalten.

Berechtigungen

• In Factorial (nur Lesezugriff):
  • Mitarbeiter
  • Urlaub
• In Microsoft:
  • Erstellen und Aktualisieren von Terminen in den Kalendern der Mitarbeiter.
  • Lesen der Zeitzone und Sprache der Postfächer der Mitarbeitenden.

Ein Microsoft-Administrator genehmigt diese Berechtigungen einmalig für die gesamte Organisation.