In Zeiten von mobilem Arbeiten, New Work und des Fachkräftemangels ist gutes Bewerbermanagement wichtiger denn je. Um das Employer Branding zu stärken und das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgebenden zu präsentieren, müssen Recruitingprozesse professionell und intuitiv ablaufen.
Moderne Arbeitgebende nutzen deshalb Bewerbermanagement-Software, auch Applicant Tracking System (ATS) genannt, um Personalsuche, Bewerbungsprozess und Einstellungsverfahren zu digitalisieren.
Welche Recruitment Software ist die beste?
Im HR-Bereich gibt es unzählige Tools, die umfassende Bewerbermanagement-Funktionen enthalten. Doch wie wählen Sie das geeignete ATS für Ihr Unternehmen aus?
Wir haben die wichtigsten Tools miteinander verglichen und werden unter anderem folgende Fragen im Artikel beantworten: Welche Features dürfen für ein erfolgreiches E-Recruiting nicht fehlen? Worauf ist bei den verschiedenen Softwares zu achten? Was macht Factorial im Vergleich besonders?
1. Factorial
Unsere All-in-One-Software Factorial deckt von der anfänglichen Suche auf Jobportalen bis hin zum Onboarding der Kandidat*innen im Unternehmen alle wichtigen Schritte ab und sorgt für ein glattes Recruiting.
Factorial kann sowohl von kleinen Teams als auch von größeren Unternehmen genutzt werden, ohne an Übersichtlichkeit und User-Zentralität zu verlieren.
Künstliche Intelligenz zur professionellen Anzeigenerstellung
An erster Stelle steht ein Kandidatenprofil mit Anforderungen an die Position – die Grundlage für die Stellenausschreibung. Mit ein paar Klicks sind Jobbezeichnungen und Key Facts wie Standort und Arbeitsmodell definiert. Doch wie sprechen Sie Talente am besten an? Dafür gibt es die Factorial KI, welche die Stellenanzeige auf den Punkt bringt und eine individualisierte Ansprache ermöglicht.
Außerdem erstellt das Tool automatisch Performance-Analysen und Statistiken, sodass Sie genau wissen, wo Ihre Stärken im Bewerbermanagement liegen und in welchen Bereichen noch Verbesserungspotenziale liegen.
Multiposting in Jobportalen
Durch die Verknüpfung von Factorial mit bewährten Jobplattformen wie beispielsweise LinkedIn, Indeed oder Join kann mit einem Post eine große Reichweite erzeugt werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Talenten eine ansprechende und personalisierbare Karriereseite zu bieten, mit der Sie die ersten Schritte im Bewerbungsprozess individualisieren und kreativ gestalten können. Kandidat*innen, welche für zukünftige Positionen infrage kommen, können Sie in den Talent Pool aufnehmen. Zudem können auch über die interne Stellenangebotsseite Jobs veröffentlicht werden.
Factorial ist ein sicheres Tool zur DSGVO-konformen Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
Lebenslauf Screening
Die Factorial AI ermöglicht einen objektiven Vergleich der eingehenden CVs und filtert die für die Position am besten geeigneten Lebensläufe heraus. Dies spart Ihnen Zeit und verringert das Risiko für Fehlentscheidungen in der Personalauswahl.
Einfache Kommunikation und Dokumentenmanagement
Eine schnelle Reaktionszeit ist in Sachen Bewerberkommunikation von zentraler Bedeutung. Über Factorial können Sie Nachrichten automatisieren und haben gleichzeitig einen Überblick über alle Interaktionen mit den Bewerbenden.
Sie können zeitliche Verfügbarkeiten aller am Bewerbungsprozess beteiligten Personen einsehen, um Termine zu vereinbaren, die für alle Verantwortlichen passen. Nutzen Sie die integrierte Chat- und Videofunktion für einen umstandslosen Austausch mit den Bewerbenden.
Bereits während des Gesprächs erhalten Sie die Möglichkeit, in rollenspezifischen Bewerbungsformularen wichtige Informationen zu speichern. Später im Einstellungsprozess fällt das Versenden und Unterzeichnen von Dokumenten und Verträgen durch Features wie die e-Signatur mit unlimitierten digitalen Unterschriften leicht und ist schnell erledigt.
Unkompliziertes Onboarding
Die Einstellung neuer Mitarbeitender ist mit einer Menge an auszufüllenden Formularen und einzureichenden Dokumenten verbunden. Um den Eingliederungsprozess in den Unternehmensalltag so fließend wie möglich zu gestalten, bietet Factorial einen Willkommensbereich für Neuzugänge, sodass diese die geforderten Informationen bereits vor dem ersten Arbeitstag hochladen können – dank der mobilen App sogar von unterwegs aus.
Neue Teammitglieder erhalten durch ein interaktives Organigramm sowie ein transparentes Dashboard direkt den Überblick über die Unternehmensstruktur und Organisation. Auf diese Weise finden sie sich besser zurecht und leben sich schnell ein. Das Organigramm ist vielfältig in HR-Prozessen einsetzbar und kann beispielsweise auch zur Personalplanung verwendet werden.
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2. Personio
Auch die Personalmanagement-Software Personio vereinfacht Recruiting-Prozesse mithilfe verschiedener Funktionen zur Verwaltung, Analyse und Kommunikation.
Personio richtet sich wie Factorial an KMUs und ist flexibel auf die Mitarbeiterzahl skalierbar.
Stellenausschreibungen und Veröffentlichung
Nachdem Sie Jobangebote erstellt haben, können diese durch eine Kategorisierungsfunktion in verschiedene Bereiche geordnet (z. B. „Werkstudierende“ oder „IT“) und anschließend direkt über das Tool auf einer Bandbreite an Jobportalen gepostet werden. Eine interne Seite für offene Stellen gibt es nicht.
Alle Bewerbungen werden in einer Bewerbungsliste gesammelt, welche Klarheit über den Bearbeitungsstatus schafft. Außerdem geben Kommentare und Bewertungen von allen am Prozess beteiligten Personen Auskunft über den oder die Kandidat*in, sodass eine fundierte Einschätzung getroffen werden kann.
CV Parsing und automatisierte Kommunikation
Durch die Parsing-Funktion werden Lebensläufe von Bewerbenden analysiert und relevante Daten extrahiert, sodass die jeweiligen Talente miteinander verglichen werden können. Über wenige Klicks können Sie Bewerbende per E-Mail benachrichtigen und beispielsweise zu einem Interview einladen.
Auch Personio verfügt über eine Kalenderintegration und die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Informationen und Daten zum Recruitingprozess mit beteiligten Mitarbeitenden zu teilen.
Absagen oder Verträge und Formulare können ohne Aufwand an die entsprechenden Personen geschickt und ggf. e-signiert werden, wobei die Anzahl der Signaturen abhängig vom gewählten Paket limitiert ist.
Organisation von Daten und Aufgaben
Wie auch bei Factorial werden relevante Daten über die Bewerbenden in einer digitalen Personalakte angelegt und mit weiteren Informationen übersichtlich auf dem Dashboard aufbereitet. So können HR-Manager*innen beispielsweise die Performance ihrer Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobplattformen einsehen oder Analyseergebnisse über Recruiting-Kennzahlen anschauen.
Alle Onboarding-Aufgaben sind zentral einsehbar und die Verantwortlichen werden automatisch an anstehende To-Dos erinnert.
3. Rexx Systems
Diese Bewerbermanagement-Software unterstützt Recruiting Teams bei der Personalsuche und Bewerberauswahl und verfügt über einen Jobportal-Konfigurator, mit welchem Unternehmen eine Karriereseite erstellen können.
Rexx Systems ist für mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden und auch für große Konzerne mit bis zu 50.000 Beschäftigten ausgelegt. Die Software ist neben der cloudbasierten Version auch als On-premise-Version zur Installation auf eigenen Servern verfügbar.
KI-Unterstützung
Auch bei Rexx Systems haben Sie die Option, mit künstlicher Intelligenz ihre Stellenausschreibungen zu optimieren, bevor diese auf passenden Jobportalen veröffentlicht werden. Außerdem können Jobanzeigen über Rexx auf Social-Media-Kanälen gepostet werden, was besonders junge Talente ansprechen soll.
Mithilfe von OCR-Texterkennung und einem CV Parser trifft Rexx für HR-Verantwortliche eine Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen, sodass Recruiter*innen nur noch die Entscheidung treffen müssen, welche der Kandidat*innen sie zum Gespräch einladen möchten.
Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Neue Bewerbungen erscheinen auf dem Dashboard, welches wie Factorial und Personio Analysedaten zu verschiedenen Kennzahlen enthält, welche bei der Rekrutierung eine Rolle spielen. Solche Auswertungen tracken die Aktivitäten der Zielgruppe und zeigen beispielsweise auf, wann die beste „Time to hire“ ist.
Talente, die die Auswahlkriterien erfüllen, werden per Klick automatisch benachrichtigt. Termine werden durch den integrierten Outlook-Kalender synchronisiert, sodass ohne ewige Absprachen Zeit und Datum für ein Kennenlernen der Bewerbenden festgelegt werden können.
Das Vertragsmanagement kann ebenfalls digital abgewickelt werden. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf relevante Dokumente, welche in der digitalen Bewerbungsakte gespeichert sind.
HRworks
Die cloudbasierte Personalmanagement-Lösung ermöglicht eine vollständige Digitalisierung der Bewerbungsprozesse. Geeignet ist HRWorks besonders für KMUs.
Stellenanzeigen
HR-Mitarbeitende können innerhalb weniger Schritte Jobangebote erstellen. Sowohl für Stellenanzeigen als auch für das Verfassen von Benachrichtigungen und E-Mails stehen Standardtexte zur Verfügung, die als Vorlage dienen können oder direkt in ihrer Form weiterverwendet bzw. abgeändert werden können. Das spart Zeit und Aufwand.
Dank der Multiposting-Funktion können Stellenangebote auf verschiedenen Portalen veröffentlicht werden. Sobald neue Bewerbungen eingehen, werden die Recruiting-Verantwortlichen informiert.
Dokumentenmanagement und Statistiken
Alle am Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, die einzelnen Kandidat*innen zu bewerten und können von überall aus einen Kommentar hinterlassen. Der Status der Bewerbungsunterlagen ist durch ein Ampelsystem auf einen Blick sichtbar.
HRworks erstellt automatisch Statistiken der HR-Prozesse, sodass Performances analysiert werden können und das Bewerbermanagement intern verbessert werden kann.
Ist schließlich eine Entscheidung gefallen, wird basierend auf den bereits vorhandenen Daten ein Onboarding-Formular generiert, welches dem zukünftigen Mitarbeitenden via E-Mail zugeschickt wird. Alle Informationen werden direkt in die digitale Personalakte des Angestellten überführt. Über eine mobile App verfügt der Anbieter nicht.
HiBob
Das HR-Tool HiBob bietet mit dem 2024 gelaunchten Tool „Bob Recruiting“ ebenfalls ein Bewerbermanagement an, welches den gesamten Mitarbeiterzyklus berücksichtigt. Dabei richtet sich die Software vor allem an mittelständische und große Unternehmen und international ausgerichtete Firmen.
Recruiting Prozess
Bobs Bewerbermanagement verbindet Talentakquise und Personalplanung: Mit wenigen Klicks ist eine Stellenanzeige erstellt und über diverse Jobbörsen sowie auf der eigenen Karriereseite veröffentlicht. Außerdem trackt und informiert die Recruiting Software die User*innen, welche Einstellungen am erfolgreichsten waren, sodass die HR-Abteilungen ihre Stellenangebote zielorientierter publizieren und managen können.
Organisation und Preboarding
Vorstellungsgespräche können über das Tool geplant werden und neue Mitarbeitende können bereits vor dem ersten Arbeitstag den Preboarding-Workflow durchlaufen und beispielsweise Formulare ausfüllen oder Dokumente signieren. Weitere anstehende Aufgaben können über Bob zum Beispiel der IT-Abteilung zugewiesen werden, sodass diese bereits mit entsprechenden Vorbereitungen für die Einrichtung der neuen Position beginnen können.
Neu eingestellte Personen können sich wie bei Factorial durch ein Organigramm klicken und sich mit der Unternehmensarchitektur vertraut machen.
Bewerbermanagement Software Vergleich
Die folgende Tabelle vergleicht einige zentrale Funktionen der in diesem Beitrag betrachteten Tools miteinander. So haben Sie erste Übersicht und können sich ein erstes Bild verschaffen.
Preise
Die Kosten für das jeweilige Bewerbermanagement Tool lassen sich nur schwer miteinander vergleichen, da diese häufig von der Mitarbeiterzahl und der Größe des Unternehmens abhängen sowie von den individuellen Bedürfnissen an eine Software. Deshalb sind in den meisten Fällen Preise nur auf Anfrage verfügbar.
Als All-in-One-Software haben Sie bei Factorial die Möglichkeit, ihr Bewerbermanagement-Tool durch die Kombination mit verschiedenen Modulen zu individualisieren und perfekt auf die Anforderungen ihres Unternehmens zuzuschneiden. Factorial Recruiting ist dabei – im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern – zu einem festen Preis erhältlich. Neben unserem Core-Paket können Sie das Recruiting-Tool außerdem mit beliebigen anderen Funktionen flexibel ergänzen. Alle Factorial-Produkte finden Sie hier in der Übersicht.
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Besonders, wenn Ihnen eine moderne und effiziente Arbeitsweise mit KI-Integration sowie ein unkompliziertes Dokumentenmanagement mit unlimitierten e-Signaturen wichtig ist, kommt Factorial als Anbieter infrage.
In jedem Fall ist es sinnvoll, eine Demo zu buchen und das Produkt erst einmal zu testen bzw. mit einem oder einer Expert*in über die Anforderungen zu sprechen, welche Ihre Bewerbermanagement Software erfüllen soll.
