Digitale Schichtplanung und HR-Verwaltung zentralisiert
Die AlsterText GmbH & Co. KG stand vor der Herausforderung, mehrere unflexible Tools für die Schichtplanung, Dokumentenverwaltung und Abwesenheiten parallel zu nutzen – darunter ein CRM-System, das nicht mehr mit der modernen Infrastruktur kompatibel war. Die Einführung von Factorial schuf eine zentrale Lösung, mit der Urlaubsanträge nun direkt von Führungskräften genehmigt, Schichten digital koordiniert werden und sich die HR Abteilung wieder auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Welche Herausforderungen hatte AlsterText?
Mit dem Wachstum von AlsterText stiegen auch die Anforderungen an eine moderne HR-Verwaltung. Die bestehenden Systeme waren funktional, stießen jedoch bei der technischen Umstellung auf neue Betriebssysteme an ihre Grenzen. Gleichzeitig erforderte die Nutzung mehrerer Einzeltools für Zeiterfassung, Schichtplanung und Dokumentenmanagement einen hohen Koordinationsaufwand. Um Prozesse zu bündeln und das HR Management strategisch weiterzuentwickeln, entschied sich AlsterText für eine integrierte Lösung mit Factorial.
Viele Systeme ohne zentrale Übersicht
Schichtpläne, Personalakten und Abwesenheiten wurden über verschiedene Tools gepflegt – eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse war dadurch nicht möglich.
Operativer Mehraufwand in der HR
Wiederkehrende Aufgaben wie doppelte Kalenderpflege oder manuelle Urlaubsfreigaben kosteten viel Zeit – Zeit, die in den täglichen Abläufen der HR-Abteilung fehlte.
Wunsch nach klareren Zuständigkeiten
Die HR Abteilung übernahm viele Freigabe- und Verwaltungsaufgaben, die idealerweise bei den Führungskräften liegen sollten. Die Einführung eines Systems sollte diesen mehr Eigenständigkeit ermöglichen.
Welche Lösung bietet Factorial?
Factorial bietet AlsterText eine zentrale Plattform, um HR-Prozesse übersichtlich, effizient und anwenderfreundlich zu steuern. Durch die Bündelung vormals verteilter Aufgaben wird die tägliche Arbeit deutlich entlastet – insbesondere in den Bereichen Schichtplanung, Abwesenheiten und Zeiterfassung. Die Verantwortung wird stärker auf Führungskräfte verteilt, wodurch die HR Abteilung wieder Raum für strategischere Themen gewinnt.
Abwesenheitsmanagement
Urlaubsanträge werden nicht mehr zentral von der Personalabteilung bearbeitet, sondern direkt von Führungskräften genehmigt – inklusive transparenter Kalenderintegration.
Integrierte Schichtplanung
Schichtmodelle können flexibel über das System geplant und verwaltet werden. Das sorgt für mehr Übersicht und eine strukturierte Einsatzplanung im gesamten Fachbereich.
Digitale Zeiterfassung mit Self-Service-Funktion
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten selbstständig und digital, wodurch Transparenz entsteht und der manuelle Aufwand im Backoffice reduziert wird.
Zentrale HR-Plattform statt Insellösungen
Statt drei verschiedenen Programmen nutzt AlsterText nun eine Lösung, die Personalakte, Dokumente und Prozesse übersichtlich vereint – ohne Systembrüche oder doppelte Pflege.
Was AlsterText über Factorial sagt
„Factorial hat uns die Arbeit deutlich erleichtert, weil wir nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen wechseln müssen und uns im HR wieder auf unser Daily Business konzentrieren können – das ist auf jeden Fall eine große Erleichterung.“
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