Lichtblick für modernes HR
Wie der OP-Leuchten-Hersteller Dr. Mach die Verwaltung von 170 Mitarbeitenden digitalisiert, sein Recruiting neu aufgestellt und sein HR-Team zu einem echten strategischen Partner der Geschäftsführung gemacht hat.
Über Dr. Mach
Seit 1948 baut das Familienunternehmen Dr. Mach hochmoderne Operationsleuchten und Untersuchungsleuchten, die ÄrztInnen und ChirurgInnen weltweit jeden Tag in deren Praxis, Behandlungsraum oder Operationssaal unterstützen. Gegründet von Walter Mach und Hans Dufter ist das Unternehmen bis heute in Familienbesitz und vor Kurzem in ein neues Gebäude in Grafing bei München gezogen.
„Wir bauen Licht. Ohne Licht - kein Leben.“ — Dagmar Ananou, Inhaberin und Tochter des Gründers Walter Mach
170 Mitarbeitende – von der Entwicklung über Produktion und Lager bis zur Buchhaltung – sorgen jeden Tag dafür, dass diese Leuchten pünktlich in Operationssäle auf der ganzen Welt kommen.
Die Herausforderung: Wachstum, das die Verwaltung nicht mehr mithalten lässt
Der Umzug ins neue Gebäude in Grafing zeigt, wie dynamisch sich Dr. Mach weiterentwickelt hat. Diese Entwicklung stellte die noch junge Personalabteilung vor neue Anforderungen.
Verwaltung am Limit
Die Personalverwaltung für 170 Mitarbeitende basierte auf einem Metall-Aktenschrank, physischen Schlüsseln und Excel-Listen. Es fehlte ein zentrales, digitales System.
Zwei Arbeitswelten, eine Lösung
Ein großer Teil der Belegschaft arbeitet gewerblich in Produktion und Lager, ohne eigenen Laptop-Arbeitsplatz. Wichtige Unternehmensinformationen erreichten diese Teams oft nur verzögert oder gar nicht.
Datenschutz ist nicht verhandelbar
Für die Geschäftsführung stand fest, dass sensible Personaldaten ausschließlich auf europäischen Servern liegen dürfen. DSGVO-Konformität war von Anfang an eine wichtige Grundvoraussetzung, kein Nice-to-have.
Die Lösung: Eine Plattform für alle Mitarbeitende – vom Lager bis ins Büro
Auf der Suche nach einer Plattform, die mit dem Unternehmen mitwächst und zu seiner Mitarbeitenden-Struktur passt, entschied sich Dr. Mach für Factorial. Ausschlaggebend waren die intuitive Bedienung, eine mobile App für Blue-Collar-Mitarbeitende und die Möglichkeit, modular zu starten und Schritt für Schritt auszubauen.
Digitale Personalakte & E-Signatur
Verträge & Vereinbarungen digital unterschreiben - ideal für viel reisende Führungskräfte & gewerbliche Mitarbeitende.
Eine App für alle
Auch Mitarbeitende ohne festen Bildschirmarbeitsplatz sind eingebunden – inkl. Krankmeldung direkt von zu Hause.
Recruiting, das dem Unternehmen gerecht wird
Offene Stellen laufen direkt über Factorial - einfach, kostensparend und zentralisiert.
Modular gewachsen
Gestartet mit Core und Recruiting, ergänzt um das Performance-Modul – im Tempo, das zu Dr. Mach passt.
Die Wirkung
Der Rollout von Factorial wurde bei Dr. Mach bewusst nicht erzwungen: Dem Team wurde rund ein Jahr Zeit gegeben, sich mit der neuen digitalen Arbeitsweise vertraut zu machen – ohne Zwang und mit langsamen Heranführen an das digitale Upgrade. Heute hat jede und jeder der 170 Mitarbeitenden aktiven Zugriff auf Factorial.
„Einige Mitarbeiter waren anfangs skeptisch. Wir haben ihnen ganz genau erklärt, wie sie das jetzt über Factorial machen können, und dann kam sofort das Feedback: Oh, das ist ja einfach! Das wusste ich gar nicht.” — Sabine Piper, HR
170
Mitarbeitende
vom Aktenschrank in eine einzige App überführt.
100%
digitale Personalakte
Freigaben und Unterschriften laufen komplett über E-Signatur, auch für gewerbliche Teams.
Mehr Zeit
für Menschen
Bürokratie kostet keine Zeit mehr, die stattdessen den Mitarbeitenden zugutekommt.
Mehr als eine HR-Software: Der Factorial Beratungsservice
Was Factorial von einem reinen Softwareanbieter unterscheidet, ist der Beratungsservice: Erfahrene Consultants begleiten Unternehmen nicht nur bei der technischen Einführung, sondern arbeiten mit dem Management gemeinsam an den strategischen Fragen dahinter.
Bei Dr. Mach übernahm Consultant Jessica genau diese Rolle: In einem mehrtägigen Workshop vor Ort erarbeitete sie gemeinsam mit dem Management-Team und der HR-Abteilung eine Strategie für den Ausbau der Performance-Prozesse.
„Wir haben mit der gesamten Managementrunde gestartet und unsere Ziele definiert. Dabei haben wir ganz klar formuliert, in welche Richtung sich unsere Performance-Strategie mit Factorial entwickeln soll.“ — Tina Müller, Assistenz der Geschäftsführung
Mit Jessicas Unterstützung wurde ein strategischer Change-Management-Prozess entlang klarer Leitprinzipien entworfen: Wertschätzung, Transparenz, klare Kommunikation und ein regelmäßiger Informationsfluss, der das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur nachhaltig prägt. Bei der Optimierung des Performance-Prozesses geht es darum,
- Führungskräfte für die Nutzung datenbasierter HR-Prozesse zu befähigen,
- künftige Kompetenzanforderungen im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und
- Mitarbeitende langfristig zu binden.
Für Tina und Sabine war besonders wertvoll, dass auf die strategische Einordnung ein ganz konkreter, praktischer Teil folgte:
“Darauf hieß es Hands-On und wir sind ins Detail gegangen. Es ging nicht nur um die reine Anwendung des Performance-Moduls von Factorial, sondern einen Schritt weiter: Wie kann Dr. Mach seinen Performance-Prozess mithilfe von Factorial optimal entwickeln? Es war wirklich schön, diesen ganzen Prozess mit Jessica zu durchlaufen und auch ihr Feedback und ihre Erfahrung da mit einfließen zu lassen.“ — Sabine Piper, HR
Das Ergebnis: ein Konzept, das nicht in der Schublade blieb, sondern direkt in die Unternehmensstruktur integriert wurde – und beim gesamten Team die Akzeptanz für einen neuen Performance-Prozess deutlich gestärkt hat.
„Eine Software verkaufen kann jeder. Aber das, was Factorial auszeichnet, ist das Mehr dahinter: der zusätzliche Service, dass sowas wie Beratungsworkshops angeboten werden, und allgemein das Menschliche - das ist Factorial.“ — Tina Müller, Assistenz der Geschäftsführung
„Wir haben jetzt deutlich mehr Zeit für das, was zählt: unsere Mitarbeitenden und ihre Anliegen.“
