Facorial HR app privacy policy

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Verantwortlicher für die Webverarbeitung

EVERYDAY SOFTWARE, S.L., ein spanisches Unternehmen mit Sitz in Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, Spanien und CIF B66854530 (im Folgenden "Factorial HR" oder "Factorial") verpflichtet sich zum Schutz Ihrer persönlichen Daten. Diese Datenschutzrichtlinie (im Folgenden "Datenschutzrichtlinie") informiert Sie darüber, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen, wenn Sie mit unserer Webseite (im Folgenden "Webseite") oder unserer Plattform (im Folgenden "Plattform") interagieren.

Kontaktinformationen: Telefon (+34 932 205 976), E-Mail (GDPR@factorial.co).

1. Factorial HR Dienstleistungen

Factorial ist eine Cloud-basierte Personalmanagement-Plattform, die von Unternehmen in ihrer Eigenschaft als Arbeitgeber (im Folgenden "Kunden") genutzt wird, um ihre Personalprozesse durch die Zentralisierung und Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit ihren Mitarbeitern (im Folgenden "Endnutzer") zu optimieren.

2. Verantwortlicher der Verarbeitung

Factorial HR kann sowohl ein für die Verarbeitung Verantwortlicher als auch ein Auftragsverarbeiter von personenbezogenen Daten im Sinne der Allgemeinen Datenschutzverordnung (EU) 2016/679 (im Folgenden "DSGVO") sein. Beispielsweise ist Factorial der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche, wenn ein Kunde direkt mit uns einen Vertrag über die Verarbeitung der Daten dieses Kunden abschließt.

In den meisten Fällen steht Factorial jedoch aufgrund der Art unseres Geschäfts nicht in direkter Beziehung zu den betroffenen Personen und verarbeitet personenbezogene Daten von Endnutzern ausschließlich im Namen von Kunden und gemäß deren Anweisungen. Wenn Sie als Arbeitnehmer unsere Plattform nutzen, handeln wir daher ausschließlich als Datenverarbeiter Ihrer Daten. Unsere Kunden entscheiden über die Zwecke, für die sie unsere Plattform nutzen, sowie über die Art der Datenerhebung im Rahmen der Funktionen unserer Plattform.

Im Falle von Nutzern, die auf unsere Webseite zugreifen, ist Factorial für die Verarbeitung der hier gesammelten Daten verantwortlich, wie z. B. Cookies oder alle Daten, die für die Nutzung unserer Inhalte interessant sind.

Beispiel: Wenn Sie ein Nutzer unserer Webseite sind und Zugang zu einer bestimmten Dienstleistung benötigen, wie z. B. das Abonnieren eines Newsletters, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für den vorgesehenen Zweck verwalten.  

3. Persönliche Endnutzerdaten, die wir von unseren Kunden erhalten

Bevor Sie auf unsere Plattform zugreifen können, hat einer unserer Kunden, z. B. Ihr Arbeitgeber, bereits ein Benutzerkonto für Sie erstellt und uns bestimmte Informationen über Sie zur Verfügung gestellt, darunter:

  Grundlegende Informationen: Vollständiger Name, Arbeits-E-Mail-Adresse, Identitätsnummer, usw.

• Sonstige Daten: Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Telefonnummer, Abteilung, der Sie zugewiesen sind, Urlaubspolitik, Bankkontonummer, Arbeitszeiten, Gehalt, Vertragsdauer, vollständige Adresse, Notfallkontakte usw.

4. Von Google erhaltenen personenbezogenen Daten der Endnutzer

Wenn Sie sich dafür entscheiden, über die Website mit dem Google-Anmeldetool auf unsere Plattform zuzugreifen, wird Google Ireland Limited Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellungen und Ihr Profilbild zu Authentifizierungszwecken an uns weitergeben.

5. Von unserer Plattform erfasste Endnutzerdaten

Um unseren Kunden Dienstleistungen anbieten zu können, sammelt die Factorial-Plattform die folgenden Informationen von Endnutzern:

Gerätedaten: Wir erfassen automatisch Geräteinformationen, wie Geräte-ID, Modell und Hersteller, Betriebssystem, Versionsinformationen und IP-Adresse usw.

Standortlokalisierungsinformationen (in der App): Wenn Sie Check-in- oder Check-out-Erinnerungen aktivieren (Einstellungen>Benachrichtigungen>Benachrichtigungen aktivieren>Erinnerungen beim Betreten des Arbeitsplatzes), wir Factorial HR den Zugriff oder die Erlaubnis anfordern und fortlaufend standortbezogene Informationen von Ihrem Mobilgerät erfassen (d. h. auch dann, wenn die Plattform geschlossen ist und nicht genutzt wird).

Dadurch kann unsere Version der Plattform-App erkennen, wenn Sie der Ihnen in Factorial zugewiesene Büroadresse betreten oder diese verlassen, was eine entsprechende Push-Benachrichtigung auslöst. Ihre Standortdaten werden auf Ihrem Telefon gespeichert und niemals an Factorial HR gesendet.

Wenn Sie unseren Zugang oder unsere Berechtigungen ändern möchten, können Sie dies über unsere Plattform oder in den Einstellungen Ihres Geräts tun.

• Log-in-Informationen: Wenn Sie die Plattform zur Erfassung Ihrer Arbeitszeiten nutzen, erfassen wir das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie ein- und ausgehen, sowie die Dauer Ihrer Schicht, wenn in Ihrem Unternehmen die Ortungsfunktion aktiviert ist und Sie der Plattform die Erlaubnis erteilt haben, darauf zuzugreifen, werden wir auch Ihre Standortdaten erfassen.

In den Fällen, in denen der Kunde dies aktiviert hat, kann die Zeitmessung über unsere Gesichtserkennungsfunktion erfolgen, wobei wir die Gesichtsdaten (Bild des Gesichts des Endnutzers, Vektor des Gesichts des Endnutzers) erfassen. Das Bild wird vom Arbeitnehmer vor Ort zur Verfügung gestellt, und der Vektor ist eine automatisch generierte Datei. Diese Daten gelten als sensible Daten, da sie der Definition von Artikel 9 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen: "Biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person".

Die Daten werden von dem Gesichtserkennungstool verwendet, bis der Kunde Factorial über (a) das Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Organisation, (b) das Ausscheiden des Kunden als Nutzer von Factorial oder (c) das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Gesichtserkennungstool informiert. Die Verwendung der vorgenannten personenbezogenen Daten durch Factorial erfolgt ausschließlich gemäß den Anweisungen des Kunden und zum Zweck der Erbringung der vom Kunden in Auftrag gegebenen Dienstleistung.

Freistellungsdaten: Wenn Sie die Plattform nutzen, um eine Freistellung zu beantragen, erfassen wir Informationen über die Art der beantragten Freistellung (z. B. Urlaub, Krankheit usw.), die Dauer der beantragten Freistellung und sonstige Informationen, die Sie in der Beschreibung des Antrags angeben möchten.

6. Von unserer Website erfassten Daten der Endnutzer

Um bestimmte Dienstleistungen über unsere Website anbieten zu können, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Kostenloses Angebot an digitalen Inhalten:
  • Erfasste Daten: E-Mail-Adresse, Nachname, Vorname, Titel, Bezeichnung.
  • Verwendungszweck: personalisierte Bereitstellung der angeforderten Inhalte.
• Von Factorial ins Leben gerufene Veranstaltungen: Um an unseren Veranstaltungen teilnehmen zu können, verwalten wir die folgenden personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).
• Fordern Sie eine Demo unserer Software an: Wenn Sie einen Termin für eine Webdemo anfragen, werden wir Ihre Daten verwenden, um Sie zu kontaktieren und gemeinsam einen Termin für die Demo zu vereinbaren.

7. Zwecke und Gründe für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Factorial HR verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten:

• Um auf Ihre Anfrage nach einer Demonstration, einem Kontakt oder zusätzlichen Informationen als Kunde, Lieferant oder Endverbraucher zu reagieren

für die Ausarbeitung, Aushandlung oder Unterzeichnung von Verträgen oder anderen Vereinbarungen mit Ihnen.

• Zur Sicherung und Darstellung unserer Webseite oder Plattform (Log-Dateien)

Für unseren Kunden - als für die Datenverarbeitung Verantwortliche - festgelegten Zwecke und auf deren Anweisung, wie in der zwischen uns und unseren Kunden abgeschlossenen Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA

Da jeder Kunde unsere Dienste zu unterschiedlichen Zwecken nutzen kann, empfehlen wir Ihnen, sich stets in den unternehmensspezifischen Datenschutzrichtlinien nach den entsprechenden Informationen zum Datenschutz zu erkundigen.

• Für den Fall, dass Sie sich für das Factorial-Team bewerben möchten, sei es, weil es eine Stelle gibt, die zu Ihrem Profil passt, oder weil Sie uns Ihren Lebenslauf schicken möchten, werden wir diese Daten zu diesem Zweck verwenden.

Beispiel: Wenn Sie ein potenzieller Kunde sind und eine Demonstration mit uns durchführen möchten, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie zu kontaktieren.

Factorial HR verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nicht für eigene Zwecke. Wenn wir Nutzungs- und Analyseinformationen sowie einige aus personenbezogenen Daten abgeleitete statistische und aggregierte Daten zur Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Dienste verarbeiten, geschieht dies in anonymisierter Form.

Auf unserer Website verwenden wir den "Quora Tracking Pixel", der von Quora Inc, 650 Castro Street, Suite 450, Mountain View, CA 94041, USA ("Quora") bereitgestellt wird.

Das Verhalten der Nutzer kann nach der Weiterleitung auf unsere Websites durch Klicken auf eine Quora-Anzeige verfolgt werden. Auf diese Weise können wir die Wirksamkeit der Werbung für statistische und Marktforschungszwecke verfolgen. Die so erhobenen Daten sind für uns anonymisiert, d.h. wir sehen keine personenbezogenen Daten einzelner Nutzer.

Da diese Daten jedoch von Quora gespeichert und verarbeitet werden, informieren wir Sie auf der Grundlage unseres Verständnisses der Situation: Quora kann diese Informationen mit Ihrem Quora-Konto verknüpfen und sie für eigene Werbezwecke in Übereinstimmung mit Quoras Datenschutzbestimmungen verwenden: https://www.quora.com/about/privacy. Zu diesem Zweck kann auch ein Cookie auf Ihrem Gerät gespeichert werden.

8. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgender Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) GDPR oder für ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß den angegebenen Verarbeitungszwecken ist:

• Kontaktaufnahme: Wenn Sie mit uns in Kontakt treten möchten, z.B. weil Sie uns eine E-Mail senden oder uns über ein Kontaktformular anschreiben, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der vollständigen Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme. Da Sie sich an uns wenden, gehen wir davon aus, dass es keine Interessen Ihrerseits gibt, die der Bearbeitung Ihrer Anfrage entgegenstehen. Erfolgt die Kontaktaufnahme zum Zwecke des Abschlusses oder der Erfüllung eines Vertrages, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Im Falle einer Einwilligung ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung des Kontakts Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder, falls anwendbar, Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
• Verträge: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung oder Anbahnung von Verträgen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Dazu gehört insbesondere die Verarbeitung von Daten durch die Nutzung unserer Plattform, sofern nicht ein anderer beschriebener Verarbeitungszweck (und eine entsprechende Rechtsgrundlage) einschlägig ist. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten auch gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, die sich z.B. aus dem Steuerrecht ergeben. Diese Art der Verarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO rechtmäßig. Bei Anfragen, die kein Vertragsverhältnis begründen, haben wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ein berechtigtes Interesse daran, die Anfragedaten für einen begrenzten Zeitraum zu speichern, um unsere Rechtsansprüche durchzusetzen oder uns gegen Klagen zu verteidigen.

Sicherheit und Präsentation unserer Website: Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien, sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Gespeichert werden der Name der abgerufenen Webseite, die Datei, das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, die übertragene Datenmenge, die Meldung über den erfolgreichen Abruf, der Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, die Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), die IP-Adresse und der anfragende Provider. Diese Datensätze aus Logfiles werden ausgewertet, um unsere Webseite vor Angriffen zu schützen, Fehler zu finden und zu beheben sowie die Serverauslastung zu überwachen. Dies ist auch unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO Cookies und andere Technologien können für die vollständige und korrekte Darstellung unserer Website erforderlich sein. Soweit nicht anders angegeben, liegt in der vollständigen und korrekten Darstellung ein berechtigtes Interesse unsererseits an dieser Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Nutzung des Quora-Dienstes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Um die Tracking-Funktion über das Quora-Pixel zu deaktivieren, besuchen Sie bitte diese Seite:https://www.quora.com/optout.

• Veranstaltungen und Demonstrationen: Wenn auf unsere Website zugegriffen wird und ein Formular ausgefüllt wird, um eine Aktion im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Demonstrationen durchzuführen, ist die Legitimationsgrundlage, die wir berücksichtigen, die Zustimmung der interessierten Partei. 

9. Sicherheitsrelevante Maßnahmen

Factorial HR wendet modernste Sicherheitsstandards an, um unbefugten Zugriff zu verhindern, die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten und die korrekte Verwendung der Informationen sicherzustellen. Wir ergreifen auch geeignete organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Wir wenden unsere Sicherheitsstandards auch bei der Zusammenarbeit mit Geschäfts- und Technologiepartnern an. Wir wählen nur Auftragsverarbeiter und Dritte aus und schließen Verträge mit ihnen ab, die geeignete Sicherheitsmaßnahmen anwenden und ausreichende Garantien, einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen, bieten, um einen angemessenen Schutz der Daten, die wir ihnen anvertrauen, zu gewährleisten.

Darüber hinaus haben die Mitarbeiter von Factorial HR eine Geheimhaltungsvereinbarung oder -klausel in Bezug auf ihre Beschäftigung unterzeichnet, und wir haben interne Prozesse wie laufende Schulungen und Richtlinien eingeführt, die häufig aktualisiert werden, um die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit unserer Systeme und Dienstleistungen zu gewährleisten. Darüber hinaus hat Factorial einen Notfallplan für den Fall eines physischen oder technischen Zwischenfalls definiert.

10. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte

Die von Factorial HR verarbeiteten Daten werden in der EU gehostet und innerhalb der EU oder in einem Drittland verarbeitet, das nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Sicherheitsniveau bietet, oder von Dienstleistern, die verbindliche Vereinbarungen getroffen haben, die die Rechtmäßigkeit von Übermittlungen in Drittländer vollständig gewährleisten. In diesem Zusammenhang werden Ihre Daten in der Region EU-West1 von Amazon Web Services (AWS), genauer gesagt in Frankfurt, gespeichert.

Die aktuelle Liste der Unterverarbeiter sieht wie folgt aus: 

Unterverarbeiter

Funktion

Land

Amazon Web Services (AWS)

Webhosting

Frankfurt

(DE)

Amazon Web Services (AWS) - Rekognition

Gesichtserkennung

Frankfurt

(DE)

Hubspot

Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundendienst

USA

Sendgrid

E-Mail-Dienste

USA

Getsitecontrol

Umwandlung von Internetverkehr

Zypern

Stripe

Online-Zahlungsabwicklung

Irland

Zu den anderen Empfängern Ihrer Daten können staatliche Stellen und Verwaltungen gehören, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sowie Dienstleistungsunternehmen wie Steuerberater oder Rechtsanwälte.

11. Internationale Datenübermittlung

Die Daten, die wir von Ihnen erheben, können in Drittländern verarbeitet werden, wie in Artikel 44 DSGVO festgelegt. Einige Drittländer, wie z. B. die Vereinigten Staaten, haben derzeit keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union gemäß Artikel 45 der Datenschutz-Grundverordnung erhalten, was bedeutet, dass Ihre Daten dort möglicherweise nicht das gleiche Schutzniveau genießen wie nach der Datenschutz-Grundverordnung.

Die internationale Datenübermittlung erfolgt in der Regel auf der Grundlage vertraglicher oder sonstiger gesetzlich vorgesehener Regelungen, die einen angemessenen Schutz Ihrer Daten gewährleisten sollen und die Sie auf Anfrage einsehen können. Dabei stützen wir uns auf die in Artikel 46 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder gegebenenfalls auf die in Artikel 49 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgesehenen Garantien. Wir und unsere Auftragsverarbeiter sind bestrebt, angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu treffen. Daher verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den in unserer Datenschutzrichtlinie beschriebenen Praktiken.

12. Aufbewahrung und Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir bewahren personenbezogene Daten für unterschiedliche Zeiträume auf, je nach Art der Informationen, der Dauer unseres Vertrags mit unseren Kunden, den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf bestimmte Arten von Daten und anderen Faktoren.

Wenn wir Ihre Daten aufbewahren müssen, um einer vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen oder um Streitigkeiten beizulegen oder unsere Rechte durchzusetzen, beschränken wir den Zugang auf bestimmte Personen oder Funktionen.

13. Ausübung Ihrer persönlichen Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie bestimmte Rechte, wenn es um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns geht:

• Recht auf Information: Sie haben das Recht, klare, transparente und leicht verständliche Informationen darüber zu erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und welche Rechte Sie haben.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind.
• Recht auf Löschung: Mit diesem Recht können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn es keinen zwingenden Grund gibt, sie weiter zu verwenden. Es handelt sich nicht um ein absolutes Recht auf Löschung, und es gelten Ausnahmen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die weitere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu sperren oder zu löschen. Wenn die Verarbeitung eingeschränkt wird, können wir Ihre personenbezogenen Daten weiterhin speichern, dürfen sie aber nicht mehr verwenden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und für Ihre eigenen Zwecke in verschiedenen Diensten weiterzuverwenden.
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie haben das Recht, gegen bestimmte Arten der Verarbeitung Widerspruch einzulegen.
• Recht auf Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde über die Art und Weise zu beschweren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten behandeln oder verarbeiten.
• Recht auf Widerruf des Einverständnisses: Wenn Sie Ihre Zustimmung zu allem gegeben haben, was wir mit Ihren personenbezogenen Daten tun, haben Sie das Recht, Ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen.
• Recht, keiner automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden: Sie haben das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruht und rechtliche (oder ähnlich wichtige) Auswirkungen für Sie hat.

Factorial HR bearbeitet Anfragen und stellt Informationen in der Regel kostenlos zur Verfügung, kann jedoch eine angemessene Gebühr erheben, um unsere Verwaltungskosten für die Bereitstellung der Informationen zu decken:

• unbegründete oder übermäßige/wiederholte Anträge; oder
• mehrere Kopien der gleichen Informationen.

Sie können Ihre Mitteilungen und Rechte wahrnehmen, indem Sie eine schriftliche Mitteilung an die folgende E-Mail-Adresse senden: GDPR@factorial.co. In einigen Fällen kann der Antrag abgelehnt werden, wenn die Löschung von Daten beantragt wird, die zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich sind.

14. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie zu ändern, um sie an Produkt- und Dienstleistungsentwicklungen, Branchenstandards oder neue Vorschriften anzupassen. Wenn solche Änderungen wesentlich sind, werden wir unser Bestes tun, um Sie zu informieren.

Letzte Aktualisierung: 27. Oktober 2021