Internes Informationssystem und Verteidigung des Hinweisgebers

-

Meldepflichtige Tatsachen:

Der Whistleblower-Kanal sollte als Instrument verstanden werden, das die Kommunikation von Verhaltensweisen ermöglicht, die möglicherweise gegen die Interessen der Europäischen Union verstoßen oder rechtswidrig sind oder gegen geltende Vorschriften verstoßen.

Rechte des Whistleblowers:

Der Whistleblower hat folgende garantierte Rechte:

  • Recht auf Anonymität: Der Whistleblower, der einen Bericht über den Whistleblower-Kanal einreicht, kann seine Identität anonym halten und während des Prozesses garantieren. Es ist optional für den Whistleblower, Daten einzuschließen, die eine Identifizierung über das Beschwerdeformular ermöglichen.
  • Recht auf Vertraulichkeit: Sowohl der Inhalt des Berichts als auch die Identität des Whistleblowers sind vertraulich und dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung nicht an andere als die zuständigen Mitarbeiter zur Entgegennahme und Verarbeitung der Berichte weitergegeben werden, es sei denn, dies ist im Rahmen von Ermittlungen durch Behörden oder im Rahmen gerichtlicher Verfahren gesetzlich vorgeschrieben.
  • Verbot der Vergeltung: Der Whistleblower ist vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, auch wenn die Untersuchung ergibt, dass keine Verletzung der Interessen der Gewerkschaft oder der geltenden Vorschriften vorliegt, sofern er nicht in böser Absicht gehandelt hat.
  • Recht auf Auswahl: Der Whistleblower kann den geeignetsten Kanal für den Bericht wählen und interne oder externe (zuständige Behörden) Meldekanäle nutzen.
  • Recht auf Information: Der Whistleblower hat das Recht, über den Status seines Berichts sowie die Ergebnisse der Untersuchungen informiert zu werden.
  • Recht auf begrenzte Informationen: Der Whistleblower ist nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen, die nicht unbedingt erforderlich sind, um den Bericht zu bearbeiten, und folglich dürfen Daten, die für die Untersuchung nicht unbedingt erforderlich sind, nicht angefordert oder gespeichert werden. Die bereitgestellten Informationen dürfen nicht für andere Zwecke als die Untersuchung verwendet werden. Wenn die Daten zur Untersuchung des Berichts an einen Dritten übermittelt werden (z.B. eine Anwaltskanzlei oder einen externen Prüfer), müssen sowohl der Whistleblower als auch die gemeldete Partei vorher informiert werden. Eine solche Zustimmung ist jedoch nicht erforderlich, wenn die Übertragung gesetzlich genehmigt ist. Die im Rahmen der Einreichung eines Berichts über den FNMT-RCM Whistleblower-Kanal verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, und dem Gesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Garantie digitaler Rechte und anderen geltenden Vorschriften verarbeitet.
  • Recht auf Ausübung von Datenschutzrechten: Der Whistleblower hat das Recht, die ihm von den Datenschutzgesetzen verliehenen Rechte auszuüben.
  • Recht auf Erhalt einer Antwort innerhalb einer angemessenen Frist: Der Whistleblower erhält innerhalb von maximal sieben Tagen nach Eingang seines Berichts eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der Whistleblower fordert ausdrücklich etwas anderes oder das für die Untersuchung zuständige Organ hält eine solche Bestätigung für nicht sinnvoll. Die Frist für die Datenverarbeitung und Untersuchung darf gemäß den geltenden Vorschriften drei Monate nicht überschreiten.
  • Recht auf Löschung von Daten: Nach drei Monaten ab Eingabe der Daten müssen diese aus dem Meldesystem gelöscht werden, es sei denn, es dient dazu, Beweise für das Compliance-Systemmodell aufzubewahren oder es ergibt sich aus rechtlichen Verfahren oder Untersuchungen durch zuständige Behörden.

Verhängung von Disziplinarmaßnahmen:

Wenn im Rahmen der Untersuchung nachgewiesen wird, dass die untersuchten Tatsachen wahr sind und mit unregelmäßigem oder rechtswidrigem Verhalten verbunden sind, kann der Whistleblower gemäß Arbeitsgesetzgebung und anderen zivil- und handelsrechtlichen Verpflichtungen, die das Mitglied des Unternehmenspersonals, das Unternehmenspersonal oder die damit verbundene Person möglicherweise eingegangen ist, Sanktionen unterworfen werden.

Die Tatsachen können auch den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden, wenn sie eine Straftat darstellen.

Wenn der Whistleblower eine dritte Person ist, mit der kein Arbeitsverhältnis besteht (Lieferant, Handelsvertreter, Kandidat usw.), beschränken sich die anwendbaren Sanktionen auf den kommerziellen Bereich, ohne dass dies die Übermittlung der Fakten an zuständige Behörden beeinträchtigt.

Mitteilung falscher oder böswilliger Berichte:

Der Whistleblower-Kanal muss verantwortungsbewusst und angemessen genutzt werden. Die Kommunikation falscher Tatsachen mit einer bösartigen und moralisch unehrlichen Haltung stellt einen Verstoß gegen die gute Arbeitseinstellung dar, die Arbeitsbeziehungen oder den kommerziellen Bereich prägen sollte.

Wenn nach angemessener Analyse festgestellt werden kann, dass die gemeldeten Tatsachen offensichtlich falsch sind und der Bericht mit einer bösartigen und böswilligen Absicht eingereicht wurde: (i) wird der Bericht archiviert und die Gründe dokumentiert, die zur Schließung der Datei geführt haben, und die Untersuchungsarbeiten werden beendet; (ii) diese Umstände werden dem Leiter der Personalabteilung gemeldet, damit in Zusammenarbeit mit dem Compliance-Ausschuss Disziplinarmaßnahmen gemäß dem geltenden Tarifvertrag vorgeschlagen werden; und (iii) die vorgeschlagene Sanktion wird dem Managementausschuss oder, falls zutreffend, dem Verwaltungsrat schriftlich mitgeteilt, der über die anzuwendende Disziplinarmaßnahme für den bösartigen Whistleblower entscheidet.

Untersuchungsverfahren des Whistleblower-Kanals:

Das interne Verfahren zur Verwaltung von Berichten besteht aus folgenden Phasen:

Initiale Phase:

Wenn der Whistleblower beschließt, den internen Whistleblower-Kanal zu nutzen, muss er das verfügbare Beschwerdeformular ausfüllen.

Der Bericht muss individuell sein. Falls mehrere Personen Kenntnis von der gleichen Tatsache oder Umstand haben, die mitgeteilt werden muss, müssen sie dies jeweils individuell über den Whistleblower-Kanal tun.

Die im Kommunikationsformular erforderlichen Inhalte sind wie folgt:

  • E-Mail-Adresse
  • Identifizierung der gemeldeten Partei (sofern der Bericht nicht anonym erfolgt)
  • Beschreibung der Tatsachen in einem freien Feld.
  • Vor der Formalisierung des Berichts muss die Kommunikation durch Eingabe eines Verifizierungstextes unter Verwendung eines CAPTCHA-Codes bestätigt werden, um eine falsche Registrierung im Meldesystem zu verhindern.

Es ist wichtig, dass der Whistleblower ausreichende Details zu den Tatsachen, Verhaltensweisen oder verdächtigen Aktivitäten angibt, damit der Compliance-Ausschuss oder der Compliance-Beauftragte eine Voranalyse des Inhalts durchführen können. Es ist auch möglich, angehängte Dateien oder Dokumente im Zusammenhang mit den gemeldeten Tatsachen zu senden.

Das Unternehmen muss dem Whistleblower innerhalb einer maximalen Frist von 7 Tagen den Eingang des Berichts bestätigen. Das Unternehmen kann den Whistleblower bitten, zusätzliche Informationen bereitzustellen, wenn dies erforderlich ist. Zum Beispiel:

  • Standort des Büros, in dem die Tatsachen auftreten
  • Beschreibung der Unregelmäßigkeit/Abschnitt des Verfahrens, bei dem eine Klärung oder Interpretation gewünscht wird
  • Zeitpunkt, zu dem es auftritt
  • Kategorisieren, ob es punktuell oder wiederkehrend ist
  • Identifizierung der verantwortlichen Person(en)
  • Identifizierung des Whistleblowers
  • Einzelheiten darüber, wie die Unregelmäßigkeit entdeckt wurde
  • An den Bericht angehängte Dokumentation (Beweise oder Hinweise)
  • Relevante Kommentare
  • Beweise oder Hinweise: Im Falle eines Berichts müssen die Umstände des Berichts detailliert beschrieben werden, und es müssen Beweise oder Hinweise beigefügt werden, die den Bericht stützen, sowie die Identifizierung anderer möglicher Zeugen oder Mitarbeiter, die Kenntnis von den Tatsachen haben könnten.

Wenn innerhalb von 30 Tagen keine Antwort auf die Anfrage erfolgt, gilt der Whistleblower als Verzicht auf die Einreichung eines Berichts, es sei denn, es handelt sich um kritische Fälle.

Instruktive Phase:

Eröffnung des Untersuchungsverfahrens:

  • Zuweisung eines Risikolevels zu jedem Bericht, beispielhaft: NIEDRIG, MITTEL, HOCH oder KRITISCH
  • Aufzeichnung des Datums des Berichts und Planung der Frist für die Lösung
  • Durchführung der Untersuchung und Sammlung von Beweisen oder Hinweisen
  • Vorbereitung eines Berichts/Protokolls oder der vom Instruktor durchgeführten Untersuchungsmaßnahmen

Die Frist für die Lösung darf drei Monate ab Eingang der Bestätigung des Eingangs oder, wenn keine Bestätigung des Eingangs an den Whistleblower gesendet wurde, drei Monate ab Ablauf der siebentägigen Frist nach Einreichung des Berichts nicht überschreiten.

In Ausnahmefällen kann die Frist auf 6 Monate verlängert werden, wenn dies aufgrund besonderer Umstände des Falls erforderlich ist, insbesondere aufgrund der Natur und Komplexität des Gegenstands des Berichts, die eine lange Untersuchung rechtfertigen können.

Auflösungsphase:

Das Unternehmen wird eine Resolution veröffentlichen, die eine dokumentierte und objektive Darstellung der Tatsachen enthält, gefolgt von einer detaillierten Darstellung des Ergebnisses der durchgeführten Untersuchungsmaßnahmen.

Die Auflösung muss dem Whistleblower und der gemeldeten Partei mitgeteilt werden.

Es werden drei Arten von Resolutionen vorgeschlagen:

  • Überprüfung der gemeldeten Tatsachen: Vorschlag von Korrekturmaßnahmen
  • Keine Überprüfung der gemeldeten Tatsachen: Schließung des Falls
    • In diesem Fall erhält der Whistleblower klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldemöglichkeiten bei zuständigen Behörden gemäß Artikel 10 der Whistleblower-Richtlinie und gegebenenfalls bei Institutionen, Organen oder Agenturen der Gewerkschaft.
    • Überweisung der Untersuchung an eine andere Stelle: Weil es sich um eine Straftat handelt oder weil eine andere Institution oder Unternehmen für die Lösung des gemeldeten Problems verantwortlich ist: Hierfür ist es möglicherweise erforderlich, die personenbezogenen Daten des Whistleblowers anzufordern, falls er anonym gemeldet hat, oder seine Zustimmung einzuholen, um seine Identität den Behörden offenlegen zu können.