Von Grund auf: Wie das Kimpton-Team dank Factorials automatisiertem Einstellungsprozess gewachsen ist
Das Kimpton Vividora Hotel ist ein luxuriöses Boutique-Hotel im Herzen Barcelonas. Die Gäste genießen hier ein erstklassiges Erlebnis mit stilvollen Zimmern und Suiten – nur wenige Schritte von den bekanntesten Sehenswürdigkeiten Barcelonas entfernt. Seit der Eröffnung steht Kimpton für Exzellenz – ein Anspruch, den das Team Tag für Tag lebt.
Hotellerie
200 Mitarbeitende
Barcelona, Spanien
Die Herausforderung: Prozesse komplett neu aufsetzen
Das kleine Team von Kimpton arbeitete zunächst mit Tabellen, um Aufgaben manuell zu erledigen. Dienstpläne wurden erstellt, Urlaubsanträge ausgefüllt und neue Talente rekrutiert – alles von Hand. Der Einstellungsprozess war veraltet, ineffizient und kostete viel Zeit. Das hatte direkte Auswirkungen auf das Team, die dringend benötigte Unterstützung kam nicht schnell genug.
Auch das Dokumentensystem war unübersichtlich und sorgte bei allen Mitarbeitenden für Frust. Viel Zeit ging verloren – sei es bei der Suche von Prozessen oder bei der Unterlagensammlung von neuen Mitarbeitenden. Mit dem Wachstum des Teams wurde schnell klar: Tabellen reichen nicht aus. Kimpton brauchte eine skalierbare Lösung, um den Anforderungen des wachsenden Personals gerecht zu werden – und das möglichst schnell.
Manuelle Prozesse
Das Team nutzte Excel-Tabellen für Dienstpläne und Urlaubsanträge. Dieser manuelle Prozess war fehleranfällig, was dazu führte, dass Aufgaben im HR-Team häufig doppelt gemacht wurden.
Zu viele Tools
Für jede Aufgabe gab es ein anderes Tool – Lohnabrechnung, Schichtplanung, Zeiterfassung oder Dokumentenmanagement. Die Nutzung mehrerer Softwarelösungen führte zu Ineffizienzen und Verwirrung.
Unübersichtliche Dokumentenablage
Das Team von Kimpton nutzte Google Drive und andere Tools, um wichtige Informationen zu speichern und zu teilen. Dies führte dazu, dass Verträge, Dokumente und Mitarbeiterdaten unorganisiert abgelegt wurden – und viel Zeit dafür verwendet wurde, sie wiederzufinden.
Die Lösung: Ein zentrales Tool für das ganze Unternehmen
Dank Factorial konnte Kimpton endlich auf Excel und verschiedene Plattformen verzichten. Mit allen Daten zentral an einem Ort lassen sich nun Dienstpläne verwalten, Urlaubsanträge genehmigen und Verträge unterzeichnen – alles, was sie für den reibungslosen Betrieb ihres Hotels brauchen.
Dieser Wandel ermöglichte es dem Team, sich auf das Wachstum des Unternehmens und die Unterstützung ihrer Mitarbeitenden zu konzentrieren. Der Zeitaufwand für doppelte Aufgaben, das Suchen in verschiedenen Tools und das Navigieren durch komplizierte Prozesse wurde deutlich reduziert. Das Ergebnis: eine spürbare Entlastung des HR-Teams und ein Produktivitätsschub für das gesamte Unternehmen.
Automatisierte Workflows
Abläufe wie Urlaubsanträge wurden optimiert, so dass Führungskräfte die Abwesenheiten ihrer Teams einfacher und schneller genehmigen können.
Einfacher Recruitingprozess
Mit Factorial konnte Kimpton die besten Talente für sich gewinnen – denn Kommunikation, Terminplanung und Dokumente für jede Phase des Einstellungsprozesses sind zentral gebündelt.
Zentralisierte Dokumente
Alle Mitarbeiterdokumente sind sicher gespeichert und jederzeit leicht zugänglich. Zudem kann Kimpton direkt über Factorial elektronische Unterschriften anfordern – besonders praktisch beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
Digitale Zeiterfassung
Mitarbeitende können sich per App oder Desktop ein- und ausstempeln – mit aktivierter Geolokalisierung. Auch die Schichtplanung ist jetzt automatisiert, was die Erstellung mehrerer Schichtpläne für das wachsende Team deutlich vereinfacht.
„Ich hatte viele Tools im Einsatz, aber nichts war miteinander verbunden. Mir wurde klar, wie viel Zeit ich damit verlor, Informationen doppelt einzugeben oder die gleichen Schritte immer wieder auszuführen.”
Bauen Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt auf
Skalieren Sie wie Kimpton – mit Factorial und einem starken, wachsenden Team.
